Кадровый аудит в филиале организации (Н. Сергеева, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2010 г.)

Кадровый аудит в филиале организации

Как правильно оформить право руководителя филиала на прием и увольнение работников филиала? Какие документы подлежат проверке при проведении кадрового аудита в филиале? В какой форме зафиксировать результаты проверки кадровых документов? Как оформить акт о результатах проверки филиала? На эти вопросы мы и ответим в статье.

Выбираем способ ведения кадровой документации

После открытия филиала организации у руководителя возникает вопрос: каким способом целесообразнее вести кадровую документацию в филиале?*(1) Здесь существуют два варианта. Во-первых, централизованно. В данном случае головная организация ведет кадровое делопроизводство и в своем филиале. Во-вторых, самостоятельно, а филиал ведет отдельно.

Как правило, если у организации несколько филиалов в стране, то целесообразнее передать полномочия по ведению кадровой документации им. Таким образом, в каждом подразделении будет либо работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу, бухгалтер), либо отдельное подразделение (например, отдел кадров, отдел персонала). Если работа с кадровой документацией возлагается на одного сотрудника, то его полномочия необходимо должным образом оформить. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства должны быть прописаны в трудовом договоре либо закреплены в должностной инструкции, а также могут быть возложены на работника приказом руководителя.

Как определить полномочия руководителя филиала

Полномочия руководителя филиала определяет головная организация, так как в соответствии со ст. 55 ГК РФ для того чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия, например, в трудовом договоре, доверенности (см. Пример 1).

Пример 1

Трудовой договор N 6/2010
(извлечение)

г. Москва                                               "15" июня 2010 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" (ООО "Сирта-М"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Ларионов Вадим Александрович, именуемый в дальнейшем "Директор филиала", с другой стороны заключили договор о нижеследующем:

3. Права и обязанности Директора филиала.

"..."

3.3. Полномочия Директора филиала по кадровым вопросам:

3.3.1. Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.

3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.

3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.

3.3.4. Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.

3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

4. Права и обязанности Работодателя.

"..."

4.4. Работодатель обязан предоставить Директору филиала всю информацию, касающуюся деятельности ООО "Сирта-М".

4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО "Сирта-М" с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"

ООО "Сирта-М"

117186, Российская Федерация, г. Москва, ул. Нагорная, д. 12, стр. 7

ИНН 6475952875, ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728

р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"

к/с 56732146512127649987, БИК 651037376

Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11.

e-mail: sirt-m@mm.ru

Доверенность N 3/2010

город Москва, шестнадцатое июня две тысячи десятого года

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на Ларионова Вадима Александровича (паспорт: серия 4698, N 637949, выдан ОВД "Нагорный" г. Москвы 4 июня 2005 г., зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Нагорная, д. 135, кв. 15), являющегося руководителем филиала ООО "Сирта-М" в г. Твери на основании решения общего собрания участников (протокол N 8 от 15 июня 2010 г.), осуществлять следующие действия:

- представлять интересы ООО "Сирта-М" в государственных органах Российской Федерации в связи с регистрацией, перерегистрацией филиала;

- осуществлять руководство филиалом, в том числе заключать любые сделки и подписывать от имени ООО "Сирта-М" договоры и иные необходимые документы, связанные с деятельностью филиала, открывать расчетные, валютные и иные счета филиала в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации и распоряжаться находящимися на них денежными средствами, подписывать финансовые документы, связанные с деятельностью филиала, осуществлять иные действия по руководству филиалом;

- принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО "Сирта-М" как работодателя;

- представлять интересы ООО "Сирта-М" во взаимодействии с государственными, общественными и коммерческими организациями в Российской Федерации и иностранными организациями в связи с деятельностью филиала;

- вести от имени и в интересах ООО "Сирта-М" любые гражданские дела, связанные с деятельностью филиала, во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения, обжалования судебных актов, предъявления исполнительного листа к взысканию, обжалования действий судебного пристава-исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки и получения любых необходимых для выполнения данного поручения документов, с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех необходимых действий, связанных с выполнением данного поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года с правом передоверия.

Подпись гражданина Ларионова Вадима Александровича Ларионов удостоверяю.

                                   /--                --\

Генеральный директор ООО "Сирта-М" |Печать ООО "Сирта-М"|  А.Д. Панкратов

                                   \--                --/

Какие документы следует проверить при проведении кадрового аудита

Кадровый аудит филиала - это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ. В документе о проведении кадрового аудита необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале организации от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единый перечень документов, которые обязательно должны присутствовать в организации или ее филиале. Для определения перечня обязательных документов следует обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(2). В данном Перечне все документы, которые должны присутствовать в организациях, классифицированы по разделам. Сейчас нас интересуют два раздела: 7 "Трудовые отношения" (см. Таблицу 1), 8 "Кадровое обеспечение" (см. Таблицу 2). Перечислим те документы, которые встречаются наиболее часто в кадровой деятельности как организации, так и ее филиала.

Таблица 1

Трудовые отношения
Трудоустройство	Организация труда	Нормирование труда, тарификация, оплата труда	Охрана труда
1	2	3	4
"..." 263. Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников. 264. Переписка по вопросам трудоустройства. 265. Направления на трудоустройство работников. "..."	<...> 268. Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда. "..." 272. Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий. 273. Журналы учета работников совмещающих профессий. "..." 275. Коллективный договор. 276. Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора. 277. Документы (отчеты, справки, информация) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю. "..."	"..." 285. Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок. "..." 290. Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы. "..." 293. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников. "..."	"..." 295. Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении. "..." 297. Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий. "..." 302. Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков. "..." 312. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. "..." 330. Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников. "..."

Таблица 2

Кадровое обеспечение
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников	Установление квалификации работников	Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников	Награждение
"..." 336. Записки, заменяющие приказы по личному составу. 337. Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания; б) работников; "..." 351. Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним. 352. Переписка об оформлении командировок. "..."	"..." 359. Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий. "..." 362. Квалификационные требования: а) по месту разработки и утверждения; б) в других организациях. "..." 366. Переписка об аттестации и установлении квалификации. 367. Графики проведения аттестации, установления квалификации. "..."	"..." 368. Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации. "..." 371. Учебные планы, программы: а) по месту разработки; б) в других организациях. "..." 375. Договоры об обучении. 376. Графики работы курсов повышения квалификации. 377. Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации. "..." 383. Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения. "..."	384. Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: а) в награждающих организациях; б) в других организациях. "..." 386. Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий. 387. Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению: а) по месту разработки и утверждения; б) в других организациях. "..."

Оформляем результаты проведения кадрового аудита

Для удобства проверки кадровых документов рекомендуем оформить журнал, в котором можно фиксировать ход проверки (наличие или отсутствие документа, оформлен ли документ в соответствии с действующим законодательством и т.д.) (см. Пример 2).

Пример 2

Вид документа	Присутствует		Отсутствует	Соответствие законодательству РФ	Дополнительные сведения
	полностью	частично (в % или указать кол-во)
1	2	3	4	5	6
...	...	...	...	...	...
Приказы (распоряжения) о приеме работников на работу	нет	85%	нет	да	Нет приказов (распоряжений) о приеме на работу: - менеджеров отдела маркетинга; - начальника АХО
Журнал регистрации локальных нормативных актов	нет	нет	да	нет	Разработать форму журнала
Должностные инструкции работников	нет	90%	нет	частично	Нет должностных инструкций секретаря директора филиала, работника столовой и кассира бухгалтерии
...	...	...	...	...	...

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала (см. Пример 3).

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"

ООО "Сирта-М"

117186, Российская Федерация, г. Москва, ул. Нагорная, д. 12, стр. 7

ИНН 6475952875

ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728

р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"

к/с 56732146512127649987

БИК 651037376

Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11.

e-mail: sirt-m@mm.ru

Акт N 6/2010
о результатах проведения кадрового аудита в филиале ООО "Сирта-М"

г. Тверь "28" июня 2010 г.

Время составления акта: 15 часов 30 мин.

Мною, начальником отдела кадров ООО "Сирта-М", Кузнецовым О.Т.,

      -------------------------------------------------------------------

               (должность, фамилия, инициалы составителя акта)

при участии следующих лиц:

юрисконсульта ООО "Сирта-М", Данильчинкова Л.Ю.,

             ------------------------------------------------------------

менеджера по управлению персоналом ООО "Сирта-М", Малининой Л.С.,

                                  ---------------------------------------

инспектора отдела кадров ООО "Сирта-М", Волковой Г.И.,

                        -------------------------------------------------

проведен аудит кадровой документации филиала ООО "Сирта-М",

расположенного  по  адресу:  170016,   Тверская  область,  г. Тверь,  ул.

                         ------------------------------------------------

Левитана, д. 37, корп. 3

-------------------------------------------------------------------------

В результате кадрового аудита установлено:

1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации:

1.1. Отсутствуют приказы (распоряжения) о приеме на работу менеджеров отдела маркетинга и начальника АХО.

1.2. Отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов.

1.3. Отсутствуют должностные инструкции секретаря директора филиала, работника столовой и кассира бухгалтерии.

2. Не созданы условия хранения трудовых книжек (нет металлических шкафов).

3. Устранить указанные нарушения в двухнедельный срок со дня подписания настоящего акта.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: первый экземпляр направлен генеральному директору ООО "Сирта-М", второй экземпляр передан генеральному директору филиала ООО "Сирта-М".

Начальник отдела кадров ООО "Сирта-М"     Кузнецов          О.Т. Кузнецов

Юрисконсульт ООО "Сирта-М"              Данильчинков    Л.Ю. Данильчинков

Менеджер по управлению персоналом        Малинина           Л.С. Малинина

ООО "Сирта-М"

Инспектор отдела кадров ООО "Сирта-М"     Волков              Г.И. Волков

С результатами и актом проверки ознакомлен:

Директор филиала "Сирта-М"           Ларионов               В.А. Ларионов

Мнение

Светлана Баянова, руководитель отдела кадров компании "1С: Бухучет и Торговля" (БИТ):

В кризисное время, когда крупные компании больше остальных уделяют внимание кадровым перестановкам и увольнениям, а государственные органы особенно строго следят за соблюдением всех формальностей в отношении работников, необходимо быть уверенным в том, что все документы оформлены правильно. Крайне неприятно обнаружить в такой ситуации, что подписывал приказы о назначении и увольнении не тот человек, который имел на это право.

При создании офиса необходимо либо так составлять документы, на основании которых он будет действовать, чтобы передать все кадровые полномочия на места, либо как следует продумать систему передачи документации, своевременную связь и коммуникацию.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Что означают слова "назначаются юридическим лицом"? В соответствии с ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Так, ООО может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества (ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ред. от 30.12.2008 г.).

Руководители филиалов и представительств общества назначаются обществом и действуют на основании его доверенности.

В ООО избирается единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент и т.д.), в полномочия которого входят:

1) действия без доверенности от имени общества, в т.ч. представление его интересов и совершение сделок;

2) выдача доверенностей на право представительства от имени общества, в т.ч. доверенностей с правом передоверия;

3) издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий.

Таким образом, ясно, что приказы о назначении на должность руководителей филиалов издаются руководителем юридического лица, его единоличным исполнительным органом.

Приведу порядок действий по открытию филиала и назначению его руководителя:

- принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения;

- принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации общим собранием (советом директоров);

- действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица);

- издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц сотрудников филиала, а также их должностные оклады;

- заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).

Чтобы руководитель филиала имел право сам принимать и увольнять работников, ему необходимо специально передать эти полномочия, иначе некоторые его действия могут быть признаны недействительными. Лучше всего, если такая передача будет закреплена в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности (пример показан в статье).

В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов.

Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением.

Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды обращают внимание прежде всего на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления.

В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Целью аудита является улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации.

Кадровый аудит включает:

- проверку наличия локальных нормативных актов, обязательных для организации;

- контроль наличия документов по кадровому делопроизводству, обязательных для организации;

- проверку порядка оформления документов по учету кадров и их оценку на предмет соответствия действующему законодательству с учетом стандартов оформления организационно-распорядительных и учетных документов.

Результатом кадрового аудита является заключение, которое содержит:

- мнение организации о соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству РФ;

- перечень выявленных проблем и нарушений, рекомендации по их устранению;

- рекомендации, касающиеся улучшения ведения кадрового делопроизводства.

Н. Сергеева,

начальник юридического

отдела ЗАО "Дормашинвест"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ).

*(2) Утверждено Росархивом 06.10.2000 г.