Бухгалтерский учет и документооборот в организации с филиалами (О.А. Курбангалеева, "Российский налоговый курьер", N 13-14, июль 2010 г.)

Бухгалтерский учет и документооборот в организации с филиалами

Рассмотрим особенности ведения бухгалтерского учета и осуществления документооборота в организации, имеющей обособленные подразделения, как выделенные, так и не выделенные на отдельный баланс.

Гражданское законодательство относит к обособленным подразделениям представительства и филиалы фирмы, которые находятся вне места ее нахождения (ст. 55 ГК РФ). Так, филиал - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть. А представительство может представлять интересы организации и осуществлять их защиту. Обособленные подразделения не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Названные обособленные подразделения должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Напомним, что признание подразделения обособленным в целях налогообложения не зависит от полномочий, которыми оно наделено, от того, отражено или нет его создание в учредительных документах организации, а также утверждено или нет положение о филиале (представительстве). Необходимо лишь наличие следующих признаков: территориальная обособленность от головной организации, наличие стационарных рабочих мест, созданных на срок более одного месяца, а также ведение организацией деятельности через обособленное подразделение.

Способы ведения бухгалтерского учета

Существует два способа ведения бухгалтерского учета в организациях с обособленными подразделениями - централизованный и децентрализованный.

При первом способе учет всех операций, которые осуществляют указанные обособленные подразделения, ведет головная организация. Для этого каждое обособленное подразделение (филиал) передает ей все первичные учетные документы, как полученные от контрагентов, так и сформированные его работниками. На основании этих документов бухгалтерия головной организации отражает данные в централизованном бухгалтерском учете.

При втором способе обособленные подразделения ведут бухгалтерский учет самостоятельно. Головная организация отражает в своем бухучете только непосредственно осуществляемые ею финансово-хозяйственные операции. При этом бухгалтерская отчетность в целом по юридическому лицу составляется путем суммирования показателей учетных регистров головной организации и филиалов.

Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в организациях, которые имеют обособленные подразделения, зависит от того, выделены последние на отдельный баланс или нет. В первом случае бухгалтерский учет ведется децентрализованно, во втором - централизованно.

Примечание. В течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения организации следует подать в налоговый орган по месту нахождения этого обособленного подразделения заявление о постановке на учет (ст. 83 НК РФ). В такой же срок она должна письменно сообщить в налоговый орган по месту учета о созданном на территории РФ обособленном подразделении (ст. 23 НК РФ).

Филиал не выделен на отдельный баланс

В сроки, установленные в учетной политике, филиал передает головной организации первичные учетные документы, оформленные вне ее распоряжения. В соответствии с ними результаты совершенных филиалами финансово-хозяйственных операций отражаются в бухгалтерском учете головной организации.

Передача первичных учетных документов происходит согласно специальному реестру, оформленному в двух экземплярах. Организация самостоятельно разрабатывает форму реестра и утверждает ее в качестве приложения к учетной политике. На основании пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) в реестре необходимо указать:

- наименование документа, номер и дату его составления;

- наименование обособленного подразделения (организации), которое составило реестр;

- перечень передаваемых документов с указанием их номеров и дат составления;

- подпись, ФИО, должность сотрудника, передавшего документы;

- подпись, ФИО, должность работника, принявшего документы;

- дату передачи (получения) документов.

Реестр оформляется не менее чем в двух экземплярах.

Правила документооборота между головной организацией и филиалом утверждаются в составе учетной политики (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ). Они должны предусматривать состав, порядок и сроки передачи информации обособленным подразделением в адрес головной организации и обратно. То есть в учетной политике нужно указать, какие документы, в какой срок и кем должны быть представлены в бухгалтерию головной организации из филиала и, наоборот, в бухгалтерию этого обособленного подразделения из головной организации.

Финансово-хозяйственные операции филиала, не выделенного на отдельный баланс, отражаются в аналитическом учете головной организации на дополнительных субсчетах, открытых к счетам ее бухгалтерского учета.

Бухгалтерская отчетность по такому филиалу отдельно не составляется.

Филиал выделен на отдельный баланс

Филиал, выделенный на отдельный баланс, бухгалтерский учет ведет самостоятельно, обособленно от головной организации. Однако следует помнить о положениях пункта 9 ПБУ 1/2008. Так, способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их места нахождения.

Таким образом, если в учетной политике для целей бухгалтерского учета указано, что амортизация по основным средствам организации начисляется только линейным способом, то филиал не может амортизировать находящиеся у него основные средства способом уменьшаемого остатка или путем списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования либо пропорционально объему продукции (работ).

Справка. Отдельный баланс обособленного подразделения

В действовавшем ранее ПБУ 4/96, которое было утверждено приказом Минфина России от 08.02.96 N 10, понятие "отдельный баланс" трактовалось как система показателей, формируемая подразделением организации, которая отражает его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности.

ПБУ 4/96 перестало действовать начиная с бухгалтерской отчетности 2000 года. В сменившее его ПБУ 4/99 определение "отдельный баланс" не вошло. Таким образом, в законодательстве по бухгалтерскому учету образовался некий пробел.

В письме от 29.03.2004 N 04-05-06-27 специалисты Минфина России разъяснили, что организация самостоятельно устанавливает конкретный перечень показателей для формирования отдельного баланса своего подразделения и отражения имущественного и финансового положения подразделения на отчетную дату для нужд управления организацией.

Таким образом, отдельный баланс обособленного подразделения - это перечень показателей, с помощью которых отражается его имущественное и финансовое положение в целях составления бухгалтерской отчетности организации в целом.

Показатели деятельности обособленного подразделения формируются в определенной системе счетов бухгалтерского учета, которая называется рабочим планом счетов.

Отметим, что график документооборота между головной организацией и выделенным на отдельный баланс филиалом, рабочий план счетов, а также формы документов, разработанные организацией самостоятельно, утверждаются в составе учетной политики. В ней юридическому лицу необходимо указать рабочий план счетов головной организации и каждого филиала.

В рабочий план счетов филиала, как правило, не включаются счета, которые имеют значение для организации в целом:

- 75 "Расчеты с учредителями";

- 80 "Уставный капитал";

- 81 "Собственные акции";

- 82 "Резервный капитал";

- 83 "Добавочный капитал".

Счета бухгалтерского учета, которые включены в рабочий план счетов обособленного подразделения, должны быть синхронизированы с аналогичными счетами рабочего плана счетов головной организации.

Обмен информацией между головной организацией и филиалом

В процессе внутрихозяйственных расчетов прием-передача затрат, обязательств и финансовых результатов между головной организацией и обособленным подразделением производится на основании документа, который называется "авизо", или "извещение". Унифицированной формы авизо не существует. Организация может разработать ее самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ и зафиксировать в учетной политике. В этом же организационно-распорядительном документе ей необходимо закрепить сроки передачи авизо из филиала в головную организацию и наоборот.

Примечание. Авизо (от итальянского - avviso) означает официальное извещение об изменениях в состоянии взаимных расчетов, переводе денег, отправке товаров и т.п., направляемое одним контрагентом другому.

Авизо составляется в тех случаях, когда головная организация не участвует в осуществляемых филиалом хозяйственных операциях, и наоборот. К каждому авизо прикладываются копии первичных учетных документов, послуживших основанием для отражения конкретных хозяйственных операций. Авизо не составляется по операциям приема-передачи между головной организацией и филиалом имущества и денежных средств. Ведь такие операции оформляются соответствующими первичными документами: платежными поручениями, накладными, актами приема-передачи и др.

Головная организация и филиал могут обмениваться бухгалтерскими данными путем прямого импорта информации из одной бухгалтерской программы в другую. При этом составляется реестр передачи сведений с указанием, от кого и кому переданы данные, а также количества передаваемых бухгалтерских записей, номенклатуры, количества, стоимости и мест хранения соответствующих документов.

Учет расчетов между головной организацией и филиалом

Для учета расчетов между головной организацией и выделенным на отдельный баланс филиалом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". На этом счете, в частности, отражаются расчеты по выделенному имуществу, взаимному отпуску материальных ценностей, продаже продукции, работ, услуг, передаче расходов по общеуправленческой деятельности, оплате труда работникам подразделений.

Состояние расчетов с указанным филиалом по переданным ему внеоборотным и оборотным активам учитывается на субсчете 79-1 "Расчеты по выделенному имуществу".

Примечание. Реализацией товаров (работ, услуг) признается передача на возмездной основе права собственности на товары (результаты выполненных работ, оказанных услуг) одним лицом для другого лица (ст. 39 НК РФ). При передаче имущества головной организацией филиалу и наоборот перехода права собственности не происходит. Поэтому такая передача имущества реализацией не является.

Пример 1

Головная организация (ООО "ПримаВера") передало своему филиалу, выделенному на отдельный баланс, станок, введенный ранее в эксплуатацию. Его первоначальная стоимость в бухгалтерском учете составляет 960 000 руб., а срок полезного использования - 96 месяцев (8 лет). К моменту передачи станка амортизация начислена в размере 100 000 руб. (метод начисления амортизации - линейный).

Право собственности на переданный филиалу станок остается у головной организации. Поэтому она не отражает выбытие станка.

В бухгалтерском учете головной организации на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2 *(1)) нужно сделать следующие записи:

Дебет 79-1 Кредит 01

- 960 000 руб. - списана первоначальная стоимость станка, переданного в филиал;

Дебет 02 Кредит 79-1

- 100 000 руб. - отражена сумма начисленной амортизации станка, переданного в филиал.

Вместе со станком, помимо названной накладной, головная организация передаст в филиал инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6 *(1)) с отметкой о перемещении станка внутри ООО "ПримаВера".

В бухгалтерском учете филиала получение станка от головной организации будет отражено следующими записями:

Дебет 01 Кредит 79-1

- 960 000 руб. - отражена первоначальная стоимость станка, полученного от головной организации;

Дебет 79-1 Кредит 02

- 100 000 руб. - отражена сумма амортизации, начисленной за время эксплуатации станка в головной организации.

Дальнейшее начисление амортизации по данному станку филиал будет отражать в бухгалтерском учете в том же порядке, как и в период его учета на балансе головной организации, - ежемесячно в сумме 10 000 руб. (960 000 руб. : 96 мес.):

Дебет 20 Кредит 02

- 10 000 руб. - отражена ежемесячная сумма амортизации станка.

Информация о стоимости объектов основных средств, числящихся на балансе филиала, и суммах начисленной по ним амортизации подлежит раскрытию в бухгалтерской отчетности ООО "ПримаВера" в целом.

Состояние расчетов организации с филиалами, выделенными на отдельные балансы, по текущим операциям учитывается на субсчете 79-2 "Расчеты по текущим операциям".

Отметим, что в учете расчетов между головной организацией и филиалом имеет значение наличие или отсутствие у последнего расчетного счета. Если таковой имеется, то обособленное подразделение, как правило, само оплачивает свои расходы. При его отсутствии расходы филиала оплачивает головная организация, она же контролирует зачисление выручки за реализованную обособленным подразделением продукцию на расчетный счет.

Примечание. Согласно пункту 8 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).

Пример 2

Филиал ООО "ПримаВера", выделенный на отдельный баланс и не имеющий своего расчетного счета, оказал ЗАО "Антик" (заказчик) транспортные услуги на сумму 55 000 руб. (без учета НДС) и воспользовался информационными услугами сторонней организации, стоимость которых 36 000 руб. (без учета НДС).

Для оплаты информационных услуг филиал направил головной организации авизо, содержащее сведения о получателе, его реквизитах, сумме и сроках платежа, с приложением копии счета на оплату.

После оплаты счета сторонней организации и получения от ЗАО "Антик" денег на расчетный счет головная организация направила филиалу авизо с информацией о совершенных операциях и с приложением копий платежных поручений и выписок банка.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

в головной организации

Дебет 79-2 Кредит 51

- 36 000 руб. - оплачены информационные услуги сторонней организации;

Дебет 51 Кредит 79-2

- 55 000 руб. - поступила оплата от заказчика за оказанные транспортные услуги;

в филиале

Дебет 20 Кредит 76

- 36 000 руб. - учтены информационные услуги;

Дебет 76 Кредит 79-2

- 36 000 руб. - оплачены информационные услуги;

Дебет 62 Кредит 90-1

- 55 000 руб. - отражена выручка от реализации транспортных услуг;

Дебет 79-2 Кредит 62

- 55 000 руб. - поступила оплата за реализованные услуги.

Примечание. Порядок открытия расчетного счета обособленному подразделению не зависит от того, выделено обособленное подразделение на отдельный баланс или не выделено. Таким образом, обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, также могут иметь расчетный счет.

Пример 3

Воспользуемся условием примера 2. Допустим, помимо оплаты приобретенных филиалом товаров (работ, услуг) и контроля за зачислением выручки на расчетный счет, головная организация осуществляет также учет дебиторской и кредиторской задолженности обособленного подразделения.

В этом случае хозяйственные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

в головной организации

Дебет 79-2 Кредит 76

36 000 руб. - учтены информационные услуги, оказанные филиалу сторонней организацией;

Дебет 76 Кредит 51

36 000 руб. - оплачены информационные услуги;

Дебет 62 Кредит 79-2

55 000 руб. - отражена реализация филиалом транспортных услуг;

Дебет 51 Кредит 62

55 000 руб. - поступила оплата за оказанные филиалом услуги;

в филиале

Дебет 20 Кредит 79-2

- 36 000 руб. - приняты на учет информационные услуги;

Дебет 79-2 Кредит 90-1

- 55 000 руб. - отражена выручка от реализации транспортных услуг.

Приобретение имущества филиалом

Право собственности на имущество (основные средства, нематериальные активы), приобретенное через филиал (созданное филиалом), принадлежит организации в целом. Поэтому первоначальная стоимость такого имущества, как правило, сначала отражается в бухгалтерском учете головной организации, а затем в учете филиала, у которого оно осталось.

Например, филиал передает в головную организацию информацию о произведенных капитальных вложениях в приобретенные (созданные) им основные средства. Головная организация формирует первоначальную стоимость такого объекта основных средств и составляет акт по форме N ОС-1 *(2). Затем оформляется передача основного средства в филиал по накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).

Первоначальную стоимость основного средства может сформировать и филиал, который его приобрел или создал. В этом случае акт по форме N ОС-1 оформляется филиалом, а утверждается головной организацией. Капитальные затраты головной организации передаются в филиал по авизо.

Приобретенные выделенным на отдельный баланс филиалом сырье, материалы, товары принимаются им к бухгалтерскому учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости в общеустановленном порядке. Так, например, получение материалов от поставщика отражается филиалом по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Формирование себестоимости продукции (работ, услуг)

Формирование себестоимости продукции (работ, услуг) в организациях с филиалами может осуществляться двумя способами:

- отдельно в каждом обособленном подразделении;

- централизованно в головной организации.

Первый способ используется в том случае, если производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) в филиалах является законченным процессом. При этом головная организация выполняет лишь административные функции, непосредственно не связанные с производством.

Примечание. Себестоимость продукции (работ, услуг) может формироваться отдельно в каждом обособленном подразделении или централизованно в головной организации.

Пример 4

ООО "Трансвей", расположенное в Москве, осуществляет грузовые перевозки автомобильным транспортом. Общество имеет филиалы, выделенные на отдельный баланс, во многих российских городах. В каждом из них есть специалисты для приема заказов на перевозки, а также на автомобили, с помощью которых перевозятся грузы. Иными словами, филиалы самостоятельно выполняют работу по автоперевозкам. Поэтому они и формируют себестоимость перевозок. По окончании месяца фактические расходы по выполненным перевозкам списываются с кредита счета 20 в дебет счета 90-2. Головная организация формирует себестоимость своих перевозок отдельно.

Второй способ применяется в случае, если головная организация участвует в производственном процессе. При этом возникает необходимость отражения в бухгалтерском учете готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом всех фактических затрат.

Пример 5

Воспользуемся условием примера 4. Допустим, отдел логистики, который принимает заказы на перевозки, осуществляет диспетчерскую связь с водителями в рейсе, оформляет документы, связанные с грузоперевозками, находится в головной организации. Иными словами, фактические расходы на осуществление грузоперевозок складываются:

- из расходов обособленного подразделения на содержание автомобилей и выплаты водителям;

- расходов головной организации на содержание отдела логистики.

В этом случае по окончании месяца филиалы на основании авизо передают головной организации свои фактические расходы, связанные с осуществлением грузоперевозок.

В бухгалтерском учете обособленных подразделений производится такая запись:

Дебет 79-2 Кредит 20

- фактические расходы на осуществление грузоперевозок переданы в головную организацию.

В бухгалтерском учете головной организации делается проводка:

Дебет 20 Кредит 79-2

- расходы филиалов на осуществление перевозок включены в себестоимость оказанных услуг.

Определение финансового результата филиалом

Полученный финансовый результат (прибыль или убыток) филиал может передавать по авизо головной организации ежеквартально или в конце года. В первом случае делаются следующие записи:

в головной организации

Дебет 79 Кредит 99

- отражено ежеквартальное получение прибыли от филиала;

в филиале

Дебет 99 Кредит 79

- отражена ежеквартальная передача прибыли головной организации.

Таким образом, в балансе филиала показатель "Нераспределенная прибыль" будет отсутствовать.

Во втором случае оформляются следующие проводки:

в головной организации

Дебет 79 Кредит 84 субсчет "Нераспределенная прибыль отчетного года"

- отражено ежегодное получение прибыли от филиала;

в филиале

Дебет 84 субсчет "Нераспределенная прибыль отчетного года" Кредит 79

- отражена ежегодная передача прибыли головной организации.

Примечание. Данные по счету 79 (его субсчетам) при составлении бухгалтерской отчетности организации в целом не отражаются.

Аналогичным образом отражается в бухгалтерском учете прием-передача убытков филиала.

Отметим, что филиал определяет собственный финансовый результат, если он представляет собой законченное звено производственного процесса, самостоятельно получает выручку от реализации товаров (работ, услуг), не зависит от головной организации и других ее обособленных подразделений. В противном случае ему следует извещать головную организацию о своих доходах и расходах для определения итогового финансового результата в целом по организации.

Бухгалтерская отчетность организации, имеющей филиалы

Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (в том числе и выделенных на отдельные балансы). Об этом говорится в пункте 8 ПБУ 4/99.

Примечание. Отчетность филиала является составной частью отчетности организации.

Перед составлением бухгалтерской отчетности филиалу, выделенному на отдельный баланс, и головной организации необходимо сверить остатки по субсчетам счета 79. Они должны быть зеркально равны. Например, остаток по дебету субсчета 79-1 головной организации должен совпадать с остатком по кредиту того же субсчета у обособленного подразделения.

Данные головной организации и филиала по субсчетам счета 79 взаимно погашаются и не учитываются при составлении бухгалтерской отчетности по организации в целом. В противном случае происходит завышение общей валюты баланса.

Остатки по другим счетам филиала прибавляются к остаткам по соответствующим счетам головной организации.

Составляя отчет о прибылях и убытках (форма N 2), отчет об изменениях капитала (форма N 3), приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5), показатели деятельности головной организации и филиала необходимо построчно сложить. Так же следует поступить при заполнении отчета о движении денежных средств (форма N 4). Однако при этом данные о движении денежных средств между головной организацией и филиалом, то есть обороты по счетам учета денежных средств (50, 51, 52, 55) в корреспонденции со счетом 79, не должны учитываться.

В порядке, предусмотренном Налоговым кодексом, филиалы и иные обособленные подразделения российских организаций исполняют обязанности указанных организаций по уплате налогов и сборов по месту нахождения этих филиалов и иных обособленных подразделений (абз. 2 ст. 19 НК РФ).

Примечание. По мнению Минфина России, приведенному в письме от 18.08.2009 N 03-03-06/1/527, законодательство не обязывает организации представлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы по месту нахождения обособленных подразделений.

Статьей 15 Закона N 129-ФЗ определено, что организации представляют бухгалтерскую отчетность органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять по месту нахождения организации бухгалтерскую отчетность в соответствии с требованиями, установленными Законом N 129-ФЗ. Это не касается случаев, когда организации в соответствии с указанным федеральным законом не обязаны вести бухгалтерский учет или освобождены от его ведения.

В целях проведения налогового контроля налогоплательщики подлежат постановке на учет в налоговых органах и по месту нахождения организации, и по месту нахождения ее обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Таким образом, в налоговом органе по месту нахождения обособленных подразделений на учете стоит сам налогоплательщик - юридическое лицо, а не обособленное подразделение. Поэтому налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы по месту нахождения обособленных подразделений бухгалтерскую отчетность организации*(3).

О.А. Курбангалеева,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 13-14, июль 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указанные формы первичных учетных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

*(2) Данная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

*(3) Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 27.07.2004 N 03-03-05/1/87.