"Первичка" в произвольной форме (Т.А. Аверина, "Зарплата", N 8, август 2010 г.)

"Первичка" в произвольной форме

Обязаны ли бухгалтеры и кадровики использовать в работе унифицированные формы? Такой вопрос возник на одном из недавних семинаров, проведенных журналом "Зарплата".

Наверняка вам знакома следующая проблема: унифицированный бланк не имеет граф или строк, в которых необходимо отразить определенную информацию. Что делать в таких случаях?

Требования закона

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть документально оформлены. На основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет.

Если в ходе налоговой проверки инспекторы обнаружат, что первичные документы отсутствуют, они вправе оштрафовать компанию минимум на 5000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Первичные документы принимаются к учету, если составлены в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Об этом говорится в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Кто утвердил унифицированные бланки

Во исполнение требований Закона N 129-ФЗ в 1997 году Правительство РФ возложило на Госкомстат России функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. Об этом говорится в постановлении Правительства РФ от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах".

Унифицированные формы бланков по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - постановление N 1).

Среди них формы N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и др. Эти формы используются более шести лет и хорошо знакомы бухгалтерам и инспекторам отдела кадров.

Почему возник вопрос о применении бланков

В ходе административной реформы Главное статистическое управление было лишено полномочий по разработке и утверждению унифицированных форм (протокол заседания Правительства РФ от 18.12.2003 N 47). Упоминание о таких функциях отсутствует и в действующем Положении о Федеральной службе государственной статистики, утвержденном постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 N 420.

В результате возникла спорная ситуация. Унифицированные бланки существуют и применяются по всей стране. Однако вопросы, связанные с их использованием, в настоящее время не регулирует ни Росстат, ни ФНС России, ни Минфин России (письмо Минфина России от 04.05.2009 N 07-02-10/24).

Из практики

Если унифицированный бланк не отвечает потребностям учета, в нем невозможно отразить всю необходимую информацию.

Допустим, организация предоставляет отпуск сезонному работнику в рабочих днях. Но в форме N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", утвержденной постановлением N 1, есть возможность указать только количество календарных дней отпуска.

Другой случай: работница уходит в отпуск по уходу за ребенком. В приказе по форме N Т-6 нет граф для того, чтобы отразить информацию о назначении ей выплат в этот период.

Как поступить в данных ситуациях?

Варианты решения проблемы

На практике возможны три варианта:

- дополнить унифицированный бланк необходимыми полями, реквизитами, обозначениями;

- разработать отдельный бланк (в дополнение к унифицированному) в произвольном виде исходя из ситуации с учетом всех необходимых реквизитов. Этот вариант применяется, если, например, часть информации можно отразить в унифицированной форме, а дополнять бланк трудоемко и (или) сложно;

- разработать документ в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов. При этом унифицированная форма не используется вовсе.

Дополняем бланк

Дополнить унифицированный бланк необходимыми строками, графами или пунктами разрешает постановление Госкомстата России от 24.03.99 N 20. "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

В нем сказано, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Дополнения утверждаются локальным нормативным актом (например, приказом руководителя организации). Как его оформить, читайте в статье "Отпуск сезонного работника" ("Зарплата", 2010, N 5).

Оформляем документ в произвольном виде

Законодательство не запрещает оформить документ в произвольном виде с учетом необходимых реквизитов. Их список приведен в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ:

- наименование и дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Возможные препятствия. Можно предположить, что противниками применения бланков в произвольном виде станут сотрудники налоговой инспекции, которые проверяют соответствие расходов, признанных налогоплательщиком при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль, требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Так, согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса при расчете налога на прибыль можно учесть экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме того, представители трудовой инспекции могут попытаться наказать компанию за оформление кадровых документов не на утвержденных бланках, а в произвольном виде.

Как доказать свою правоту. Предположим, вы составили бланк в произвольном виде с учетом всех необходимых реквизитов, а инспекторы посчитали это нарушением. Какие аргументы можно привести в поддержку позиции фирмы? Фирма вправе разработать собственный бланк, поскольку:

- в настоящее время ни Росстат, ни другое ведомство не имеет права на разработку и утверждение унифицированных форм первичных документов.

- обязана вести учет хозяйственных операций. Форма документа, составленного в произвольном виде, не влияет на факт совершения хозяйственной операции и не может его отменить. В документе отражаются натуральные и стоимостные показатели (дни, штуки, метры, килограммы, рубли и т.д.), которые требуют учета.

Мнение специалистов Минздравсоцразвития России

Какую позицию по вопросу применения документов, оформленных в произвольном виде, занимают специалисты Минздравсоцразвития России, мы попросили рассказать Нину Заурбековну Ковязину.

Вот что она ответила: "Действительно, использование унифицированных документов, утвержденных постановлением N 1, вызывает споры. На данный момент мы рекомендуем применять унифицированные формы, при необходимости дополняя их.

В то же время, если организация оформит документ в произвольном виде с учетом всех обязательных реквизитов, трудовые инспекторы не должны штрафовать ее за это.

В данный момент Минздравсоцразвития России прорабатывает вопрос применения унифицированных форм с Министерством юстиции России".

Как только станут известны итоги консультаций представителей двух ведомств, редакция журнала "Зарплата" незамедлительно доведет их до вашего сведения.

Т.А. Аверина,

главный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 8, август 2010 г.