Аутсорсинг: "подотчетные" расходы сторонних работников (Ю.В. Ирлица, "Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2010 г.)

Аутсорсинг: "подотчетные" расходы сторонних работников

Аутсорсинг персонала позволяет компаниям уменьшить расходы, разгрузить кадровую службу, снизить хозяйственные риски. Но новые технологии порождают и новые вопросы. Самый популярный из них: можно ли выдавать "подотчетные" деньги "арендованным" работникам?

Причины, по которым компании прибегают к использованию труда "чужих" работников, различны. Потребность в заемном труде возникает при сезонных работах или при необходимости привлечения сторонних специалистов, имеющих соответствующие знания и профессиональные навыки. Но при "аренде" таких работников появляются сложности. Например, если используется труд "заемных" уборщиков, то возникают проблемы с приобретением ими хозинвентаря, если используются "чужие" курьеры - трудности с оплатой ими услуг "подотчетными" деньгами для компании-клиента. Какой должен быть документооборот в этих случаях? Как отражать такие хозяйственные операции в учете?

Аутсорсинг персонала - непростая услуга

Есть 2 способа использования "заемного" труда.

Первый. Аутсорсинг деятельности - это передача выполнения определенных хозяйственных функций внешней компании-исполнителю, специализирующейся на реализации таких функций для своих клиентов. В этом случае компания-заказчик освобождается от необходимости заниматься переданными функциями.

Второй. Аутсорсинг персонала, аутстаффинг - это передача компании-заказчику конкретных работающих в фирме-провайдере специалистов. В этом случае сторонняя компания - провайдер предоставляет только сотрудников нужной профессии и квалификации.

В обоих случаях компания-провайдер является работодателем для таких работников, именно она заключает с ними трудовые договоры и выплачивает зарплату. Трудовое законодательство не регулирует правоотношения, связанные с наймом персонала через специализированные фирмы. Поэтому аутсорсинг осуществляется на основании договоров возмездного оказания услуг, заключенных между двумя компаниями*(1). В Налоговом кодексе предусмотрено, что такие затраты относят к прочим расходам*(2).

В договоре аутсорсинга персонала нужно подробно отразить, что именно входит в перечень услуг компании-провайдера. В нем нужно предусмотреть квалификационные требования к работникам, сроки их замены, взаимные штрафные санкции на случай досрочного расторжения и ответственность компании-провайдера за работу предоставленных ею специалистов. Следует учитывать, что отсутствие конкретной информации об оказанных услугах, данных о формировании цены и определении стоимости оказываемых услуг влечет за собой непризнание расходов на такие услуги в целях налогообложения прибыли, поскольку они документально не подтверждены*(3).

Важнейшими условиями договора аутсорсинга являются цена, срок и порядок оплаты услуг. В случае если в процессе работы объем услуг, оказываемых сторонними работниками, будет изменяться, то есть они будут оказывать дополнительные услуги, то сумма такого договора может состоять из 2 частей: основной и переменной. Это условие должно быть заранее предусмотрено договором. Изменение итоговой суммы договора, возникающее из-за корректировки переменной части суммы, должно оформляться дополнительными соглашениями к договору и соответствующими актами выполненных работ. Необходимо указать перечень подтверждающих первичных документов, на основании которых можно определить изменение объемов и цены выполняемых работ.

Сложные ситуации - документы и учет

При "аренде" персонала иногда возникают сложные ситуации. Например, компания-заказчик не хочет принимать в свой штат уборщиц. Поэтому она заключает договор предоставления персонала с клининговой компанией. Уборщицы зачислены в штат компании-аутсорсера и получают там зарплату. Компания-заказчик, заключая такой договор, должна включить в него все существенные условия его выполнения, в том числе обеспечение уборщиц хозинвентарем. Но можно ли выдавать сторонним уборщицам под отчет наличные деньги на приобретение хозинвентаря? Дело в том, что уборщицы не являются штатными сотрудниками фирмы, а в инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета*(4) речь идет о подотчетных расчетах с работниками. Как быть? Есть несколько способов решения вопроса.

Первый. Можно поручить приобретение хозинвентаря компании-аутсорсеру, но за счет компании-заказчика. Для этого необходимо предусмотреть такие положения в договоре на предоставление персонала. Компания-провайдер будет выдавать свои деньги под отчет уборщицам на закупку хозинвентаря и моющих средств (ведра, тряпки и т.д.), а затем работники клининговой фирмы отчитаются о произведенных ими расходах (по авансовым отчетам). Расчеты между компаниями будут проводиться в конце месяца. Компания-провайдер должна будет представить компании-заказчику отчет о произведенных закупках хозинвентаря и копии первичных документов.

Второй. При выдаче денег на приобретение хозинвентаря непосредственно сторонним уборщицам необходимы 2 доверенности от компании-заказчика. Одна - на получение денежных средств в кассе компании-заказчика, так как сотрудник привлечен со стороны. И вторая - по форме N М-2 или М-2а - на получение материальных ценностей от продавца хозинвентаря*(5). Компания-заказчик может выдавать доверенности как штатным работникам, так и иным лицам*(6). Такой точки зрения придерживаются и судьи, исходя из положений Гражданского кодекса *(7). Однако в постановлении Госкомстата России N 71а указано, что доверенность выдается только работникам организации.

Оплаченный и полученный "заемным" работником хозинвентарь должен быть оприходован. Оприходование оформляется на склад компании-клиента кладовщиком, который, получив и проверив материальные ценности, составляет приходный ордер формы N М-4. Отчитываться о произведенных расходах "чужие" уборщицы будут перед бухгалтерией компании-клиента по обычному авансовому отчету. Возможность приобретения хозинвентаря сторонними уборщицами компании-аутсорсера должна быть оговорена заранее в договоре аутсорсинга либо в дополнительном соглашении к нему. Оказание таких услуг должно оплачиваться компанией-заказчиком провайдеру. Деньги на покупку хозинвентаря и моющих средств уборщицам, которые не состоят в штате компании-заказчика, выдаются по расходному кассовому ордеру *(8). Такие средства отражаются не на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Пример

В апреле 2010 г. уборщику клининговой фирмы (не состоящему в штате компании) выдали из кассы компании-заказчика 3000 руб. на покупку хозинвентаря и моющих средств. Из них на покупку хозинвентаря - 1400 руб., на покупку моющих средств - 1600 руб. Расход за месяц данных материалов у заказчика составил: 1300 руб. - хозинвентарь (тряпки, перчатки) и 1100 руб. - моющие средства. В учете компании-заказчика бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 76-7 субсчет "Расчеты по покупке хозинвентаря и пр." Кредит 50

- 3000 руб. - выданы деньги уборщику клининговой фирмы на приобретение хозинвентаря и моющих средств (по расходному кассовому ордеру, основание - доверенность, договор аутсорсинга, в котором предусмотрено, что покупается хозинвентарь для компании-провайдера);

Дебет 10-9 субсчет "Хозинвентарь" Кредит 76-7 субсчет "Расчеты по покупке хозинвентаря пр."

- 1400 руб. - отражена стоимость приобретенного хозинвентаря (согласно чекам продавцов и авансовому отчету);

Дебет 10-6 субсчет "Моющие средства" Кредит 76-7 субсчет "Расчеты по покупке хозинвентаря"

- 1600 руб. - отражена стоимость приобретенных моющих средств (согласно чекам продавцов и авансовому отчету);

Дебет 26 Кредит 10-9 субсчет "Хозинвентарь"

- 1300 руб. - списана стоимость израсходованного хозинвентаря;

Дебет 26 Кредит 10-6 субсчет "Моющие средства"

- 1100 руб. - списана стоимость израсходованных моющих средств.

Третий. "Заемные" работники провайдера осуществляют не приобретение ТМЦ, а оплату услуг для компании-клиента с использованием ее денег. Например, турфирма использует труд работников сторонней курьерской фирмы. Курьеру выдаются из кассы компании деньги по расходному ордеру для оплаты виз клиентов. Наличные деньги вносятся в банк, где у посольства открыт расчетный счет для оплаты услуг по оформлению виз. При этом банк дает курьеру приходный кассовый ордер. Как отразить в учете такие операции?

В этом случае целесообразно использовать счет 57 "Переводы в пути", он предназначен для обобщения информации о движении денег в пути, то есть денежных сумм, внесенных в кассы кредитных организаций для зачисления на расчетный счет компании, но еще не зачисленных по назначению*(9).

При этом в бухгалтерском учете будут сделаны записи:

Дебет 57 Кредит 50

- выданы наличные деньги курьеру;

Дебет 76 Кредит 57

- внесены наличные деньги на расчетный счет в банке.

Инструкция не предусматривает корреспонденцию счетов 76 и 57, поэтому нужно утвердить эту проводку в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров*(10).

Выдача из кассы компании денег курьеру должна быть предусмотрена в договоре с курьерской фирмой.

Простые способы решения

Существуют простые способы избежать некоторых вышеуказанных проблем. Решить вопрос снабжения сторонних сотрудников клининговой фирмы - аутсорсера можно проще. По заявке уборщицы хозинвентарь и моющие средства может приобрести сотрудник компании-клиента, занимающийся снабжением.

Порядком ведения кассовых операций запрещена передача денег от подотчетного лица третьему лицу*(11). Поэтому недопустим вариант, когда компания-заказчик оформляет выдачу денег под отчет своему сотруднику, а он передает деньги "заемной" уборщице, которая реально приобретает хозинвентарь и моющие средства. На практике часто встречается именно такое решение. Но оно является противозаконным.

Ю.В. Ирлица,

аудитор

Экспертиза статьи:

Е.В. Мельникова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Примечание

Т.К. Унароков, ведущий консультант АКГ "Интерком-Аудит"

Пункт 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ указывает на обязательное наличие заключенного договора для выдачи денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия. То есть договор между организацией и уборщицей обязательно должен быть заключен. Это может быть агентский договор, по которому уборщица выступает агентом по закупке товаров в интересах фирмы. Минусом будет то, что договором следует предусмотреть вознаграждение уборщицы-агента, с которого организация должна удерживать зарплатные налоги. В противном случае компания получает безвозмездную услугу посредника, с которой тоже следует платить налог.

Агентом может выступать не сама уборщица, а ее работодатель. Такие обязательства могут быть предусмотрены, например, в самом договоре на оказание аутсорсинговых услуг. В этом случае уборщица также имеет право получить наличные деньги из кассы организации-заказчика на основании доверенности. Но здесь возникает другой значительный минус. Полученные в компании средства должны быть сначала оприходованы в кассу агента - аутсорсинговой организации. И только затем они могут быть потрачены на закупки.

Примечание. Доверенность

Подготовил Е. Логинов

Основы института представительства были заложены в древнем римском праве и закреплены в институциях императора Юстиниана. В России понятие о доверенности как о верительной грамоте появилось в XVIII веке. Шли времена, изменялись формы и виды представительства. Так, например, в советское время доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдавались только должностным лицам предприятий, организаций и учреждений. Согласно Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 года N 17 не допускалась выдача таких доверенностей лицам, не работающим на предприятии. В ныне действующем Гражданском кодексе такого ограничения нет (гл. 10 ГК РФ).

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) гл. 39, п. 1 ст. 779 ГК РФ

*(2) подп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(3) пост. ФАС УО от 19.09.2005 N Ф09-4081/05-С7, ФАС ПО от 15.05.2007 N А65-24256/06

*(4) утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(5) утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а

*(6) гл. 10 ГК РФ

*(7) пост. ФАС ПО от 02.03.2007 N А12-14441/06-С51

*(8) п. 16 Порядка, утв. советом директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок)

*(9) План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(10) п. 16 Порядка

*(11) п. 11 Порядка