Электронный билет: как подтвердить расходы на проезд в командировку (Т. Маслова, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 8, август 2010 г.)

Электронный билет: как подтвердить расходы на проезд в командировку

Комментарий к письму Минфина России от 04.06.10 N 03-03-06/1/384 "Об учёте для целей налогообложения прибыли расходов на приобретение электронного железнодорожного билета на проезд в командировку"

В наше время интернет-технологии развиваются стремительными темпами. Современный интернет многофункционален: он позволяет не только обмениваться информацией, но и осуществлять деловые сделки, оптимизировать расходы за счёт инновационных технологий, в том числе в области автоматизации и информатизации.

На транспорте интернет-технологии зарекомендовали себя эффективным инструментом предоставления каналов удалённого обслуживания клиентов, включая оформление проездных документов. Теперь через интернет можно заказать как бумажный билет и его доставку пассажиру, так и электронный, оплатив его с помощью банковской карты или электронных систем расчётов.

Всё это хорошо, но основой бухгалтерского учёта и контроля являются первичные документы. Поэтому когда электронный билет приобретает работник, направляемый в командировку, то и сам работник, и бухгалтер задаются вопросом: как документально подтвердить факт приобретения такого виртуального билета и сам проезд? Вопрос закономерный ещё и потому, что документальное подтверждение трат является обязательным условием признания расходов в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Отдельные моменты, связанные с налоговым учётом расходов на приобретение электронного железнодорожного билета, прояснил Минфин России в комментируемом письме от 04.06.10 N 03-03-06/1/384.

Схема онлайн-покупки билета

Чтобы понять, почему возникают проблемы с документальным подтверждением расходов на проезд при приобретении железнодорожного электронного билета, рассмотрим саму процедуру онлайн-покупки такого билета.

Оформить заказ на билет можно на работе, не вставая с рабочего кресла, или дома, что называется "с дивана". Технология резервирования билета через интернет позволяет в режиме реального времени самостоятельно задавать стандартные и особенные параметры запроса маршрута поезда и выбрать любой из предложенных актуальных вариантов. При онлайн-покупке клиент самостоятельно вводит и проверяет свои паспортные данные, что существенно снижает вероятность ошибки в оформлении билета.

Перед оформлением заказа нужно пройти процедуру регистрации, в ходе которой вводится личный пароль. Он может понадобиться для просмотра в случае необходимости информации о заказах.

Затем оформляется сам заказ на покупку билета: последовательно в предлагаемые поля вносятся реквизиты поездки и персональные данные пассажира.

При этом необходимо руководствоваться общими Правилами оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузо-багажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.05 N 111).

Правила (п. 19) гласят, что персональные данные должны соответствовать сведениям, указанным в документе, удостоверяющем личность пассажира. К таким документам, в частности, относятся:

- паспорт (общегражданский паспорт гражданина РФ (в билете отображается буквами ПН - паспорт новый));

- военный билет;

- удостоверение или др.

Если у направляемого в командировку работника по какой-то причине нет общегражданского паспорта (например, он сдан в подразделение ФМС России для обмена), то можно оформить заказ и выкупить билет по любому другому документу, удостоверяющему личность (например, загранпаспорту (в билете отображается буквами ЗП) или водительскому удостоверению). Если паспорт утерян и нет других документов, то приобрести электронный билет не удастся. Справка из милиции об утере паспорта в данном случае не поможет.

Может случиться так, что заказ на билет оформлялся на старый паспорт, а на день выезда в командировку работник уже получил новый. Как быть? В этом случае можно сослаться на штамп с данными старого паспорта, который должен стоять в новом документе. Если же такого штампа нет, то работнику нужно будет в территориальном органе ФМС взять справку о том, что старый паспорт сдан и взамен его выдан новый.

Для лиц, имеющих право оплаты стоимости проезда со скидкой или бесплатного проезда, заявка оформляется на основании документов, подтверждающих указанное право.

Если персональные данные в документе указаны на двух языках (русском и латинском), информация в заказе заполняется на русском языке. Все ошибки, которые могут быть допущены в персональных данных пассажира или реквизитах документа, удостоверяющего его личность, нужно исправить до момента оплаты заказа.

За правильность указания персональных сведений и реквизитов документа полную ответственность несёт лицо, оформляющее заказ.

Обратите внимание: в случае ошибки при вводе номеров документов, удостоверяющих личность, и других личных данных пассажир не сможет получить проездной документ (билет) в железнодорожной кассе. При несоответствии фамилии пассажира или номера документа, удостоверяющего личность, соответственно фамилии или номеру, указанным в предъявленном проездном документе (билете), пассажир к посадке в поезд не допускается.

При оформлении заказа на проезд во всех типах вагонов поездов российского формирования в стоимость проездных документов (билетов) автоматически включается плата за пользование комплектом постельного белья. Во всех случаях, когда оплата стоимости комплекта постельного белья произведена через интернет, в проездном документе печатается соответствующая информация (УО "с бельём").

В поездах 800-й нумерации (пригородные поезда) курсируют только вагоны с местами для сидения. При покупке проездного документа (билета) в поезд 800-й нумерации необходимо учесть, что:

- вагон с местами для сидения 1-го класса обслуживания обозначен как тип вагона купе (купейный);

- вагон с местами для сидения 2-го класса обслуживания обозначен как тип вагона плацкарт (плацкартный).

Оплата заказа

Мы рассматриваем вариант полностью онлайн-покупки билета. Это значит, что заказанный билет оплачивается с помощью банковской карты или с использованием платёжных систем.

При заказе на сайте ОАО "РЖД" для оплаты принимаются банковские карты Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro международных платёжных систем Visa International, MasterCard International.

Принятие решения об оплате заказа и ввод реквизитов банковской карты ограничены по времени (до 10 минут). Если установленное время будет превышено, заказ аннулируется.

При оплате заказа вводятся следующие реквизиты банковской карты:

- имя и фамилия держателя банковской карты;

- номер и срок действия карты;

- трёхзначный код (CVV2 или CVC2).

Если в оплате заказа через интернет будет отказано, то причину нужно узнавать в службе поддержки банка, выпустившего карту. Он же будет решать все спорные вопросы, связанные со списанием средств.

Безопасность процедуры оплаты обеспечивается применением средств шифрования трафика (SSL).

После проведения процедуры оплаты заказа формируется бланк заказа, в котором указывается номер заказа (14 цифр). Нужно обязательно распечатать бланк заказа или запомнить его номер. По нему оформляют проездные документы (билеты) в железнодорожной кассе, или на стойке регистрации "Электронного билета", или с помощью терминала самообслуживания.

Бланк оригинала билета может получить не сам работник, направляемый в командировку, а доверенное лицо (например, сотрудник организации, ответственный за документальное оформление командировки). Для этого кассиру нужно предъявить оригинал документа пассажира (если нет оригинала, предъявляется доверенность) и продиктовать 14-значный код заказа. Номер заказа (14 цифр) известен только заказчику. Без бланка заказа или его номера билет не оформят.

После оформления и оплаты заказа распечатывается его бланк.

Если бланк заказа утерян или забыт номер заказа, отчаиваться не нужно. Необходимо найти возможность воспользоваться интернетом, зайти в личный кабинет под своим паролем и найти нужный заказ.

Если заказ оформлялся через оператора транспортного агентства, то можно обратиться к нему. Он найдёт нужный заказ и при необходимости повторно его распечатает.

Нужно помнить: бланк заказа не является проездным документом (билетом) и не даёт права проезда.

Электронный билет может быть оплачен корпоративной картой. Это такое платёжное средство, которое позволяет работникам организации (держателям карт) совершать операции с её деньгами, находящимися в банке (п. 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт, утв. Банком России 24.12.04 N 266-П). Корпоративные карты выпускаются к банковскому (карточному) счёту, предназначенному только для совершения операций с этими картами. Об открытии такого счёта необходимо сообщать в налоговую инспекцию в десятидневный срок (п. 2 ст. 11 и п. 2 ст. 23 НК РФ).

Корпоративные карты могут быть расчётные (деньги на карту перечисляются с расчётного счёта) или кредитные (на карточный счёт зачисляется кредит).

К одному карточному счёту банк может выпустить несколько корпоративных карт. Операции по карточному счёту отражаются на счёте 55 "Специальные счета в банках" субсчёт "Карточный счёт".

Выпуск корпоративной банковской карты производится по распоряжению руководителя организации. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника. Авансовый отчёт о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и в срок (3 рабочих дня), которые предусмотрены пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749).

Учёт расчётов с использованием корпоративных карт аналогичен учёту подотчётных сумм с использованием наличных денег.

Пример

Сотруднику отдела маркетинга организации для оплаты командировочных расходов выдана расчётная корпоративная карта. Этой картой 20 июля 2010 года работник оплатил заказ на покупку электронного железнодорожного билета стоимостью 5900 руб., включая НДС по ставке 18% - 900 руб. По окончании командировки 29 августа 2010 года работник сдал авансовый отчёт, приложив к нему необходимые первичные документы. Для упрощения примера иные расходы, связанные с командировкой, в примере не рассматриваются.

В бухгалтерском учёте эта хозяйственная операция отражена следующим образом.

20 июля - на дату оплаты заказа на электронный билет:

Дебет 55 субсчёт "Карточный счёт" Кредит 51

- 5900 руб. - зачислены средства на карточный счёт согласно выпискам банка;

Дебет 60 Кредит 55 субсчёт "Карточный счёт"

- 5900 руб. - оплачен электронный билет;

Дебет 97 Кредит 60

- 5900 руб. - отражена стоимость билета на основании маршрут-квитанции;

Дебет 71 Кредит 97

- 5900 руб. - отнесена стоимость приобретённого электронного билета на подотчётное лицо, направляемое в командировку.

29 августа - на дату представления авансового отчёта:

Дебет 26 Кредит 71

- 5000 руб. (5900 - 900) - отражена сумма расходов на покупку электронного билета;

Дебет 19 Кредит 71

- 900 руб. - отражён входящий НДС, указанный в проездном документе;

Дебет 68 Кредит 19

- 900 руб. - предъявлен к вычету НДС.

При отсутствии документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со статьями 238, 241 и 248 Трудового кодекса РФ.

Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несёт держатель корпоративной карты.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций.

Электронная регистрация

Налогоплательщик, обратившийся за разъяснением в Минфин, в запросе уточнил, что командированный работник воспользовался услугой "электронная регистрация". Такая технология на российских железных дорогах внедрена год назад для тех пассажиров, которые оплатили билет через интернет. Они могут осуществить посадку в поезд, не оформляя бумажного проездного документа.

В этом случае при посадке пассажир лишь предъявляет проводнику документ, удостоверяющий личность, который был указан в заявке при оформлении билета через интернет.

Что делать в такой ситуации?

Электронный - не значит безбумажный

Главное направление своих разъяснений специалисты Минфина донесли предельно чётко.

По привычке они сначала сослались на положения НК РФ, а именно на пункт 1 статьи 252 НК РФ, в котором определены условия признания расходов для целей налогообложения прибыли.

Напомним и мы эти условия.

Расходами являются обоснованные и документально подтверждённые затраты, а в случаях, предусмотренных статьёй 265 НК РФ, - убытки налогоплательщика. Обоснованные расходы - это экономически оправданные затраты в денежной оценке.

Расходы подтверждаются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены траты, или документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы.

Расходами являются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Из вопроса, сформулированного в письме, не ясно, была ли командировка на территории РФ или работник был командирован за границу. Не вдаваясь в такие подробности, Минфин приправил своё разъяснение выдержками из приказа Минтранса России от 23.07.07 N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

В нём (п. 1) сказано, что электронный билет состоит из электронного проездного документа и электронного контрольного купона. А пунктом 2 приказа установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утверждённом в качестве бланка строгой отчётности проездном документе (билете). Если же проездной документ оформляется не на БСО, то дополнительно к нему должен быть выдан документ, подтверждающий произведённую оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).

С учётом этого специалисты финансового ведомства сделали вывод: при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок в командировки на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведённые расходы, могут являться маршрут-квитанция, оформленная на утверждённом в качестве бланка строгой отчётности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведённую оплату перевозки.

Косвенное подтверждение расходов

Как видим, "электронный" не означает (по крайней мере, сейчас) "безбумажный" или "безбилетный".

Согласно инструкции кассира по бронированию и продаже пассажирских железнодорожных перевозок в системе продажи железнодорожных перевозок (СПЖД) при резервировании железнодорожных проездных документов кассир выписывает пассажиру маршрут-квитанцию на бумаге формата А4, в которой указываются личные данные пассажира, номер заказа в АСУ "Экспресс 3" (УФС) и адрес выбранного пункта выдачи железнодорожного проездного документа.

По мнению специалистов Минфина, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если такие расходы имеют косвенное подтверждение. Другими словами, затраты можно, в частности, подтвердить документами о направлении сотрудника в командировку, о проживании за границей. Это могут быть и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учётной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке. Подойдёт и распечатка электронного билета или посадочного талона с указанием сведений, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Ответственность за нарушение правил учёта

Преимущества электронного билета очевидны:

- исключается риск потери бланка билета;

- экономятся средства (в тариф не включаются комиссионные сборы, что делает билет дешевле);

- значительно экономится время (заказ и распечатка электронного билета занимает минуты);

- имеется возможность заказывать билет для работника, находящегося в другом городе.

Но, используя в хозяйственной деятельности интернет-технологии, нужно позаботиться о документальном оформлении таких операций. Ведь наличию, содержанию и форме первичных документов налоговые инспекторы уделяют особое внимание.

Многие виды первичных документов унифицированы. И если для оформления тех или иных операций законодательством предусмотрено применение унифицированных форм первичных документов, для подтверждения расхода должна применяться именно такая форма. Иначе налоговики будут иметь все основания не признавать сумму расхода в целях налогообложения прибыли. Если форма первичного документа не унифицирована, она должна содержать реквизиты, приведённые в статье 9 закона N 129-ФЗ.

Как мы выяснили, форма электронного железнодорожного билета утверждена приказом Минтранса N 102. А вот маршрут-квитанция - современная замена бумажного билета - в этом приказе не упоминается. Рекомендуем не удалять её из электронного почтового ящика до окончания командировки. А ещё лучше сохранить её электронный вариант в течение срока хранения документов, установленного для хранения аналогичного бумажного аналога.

Сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта налогоплательщик обязан обеспечивать в течение четырёх лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Столько же должны храниться и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Возможно, что Минтранс внесёт соответствующие изменения в свой нормативный акт, как он недавно сделал это для гражданской авиации. В начале июня текущего года Минюстом был зарегистрирован приказ Минтранса от 18.05.10 N 117, которым внесены поправки в другой приказ того же ведомства, от 08.11.06 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации". Отныне установлено, что маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчётности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники. Маршрут-квитанция обязательно оформляется и направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

В соответствии с НК РФ (п. 1 ст. 120) отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения. За это нарушение к организации могут быть применены следующие санкции:

- если нарушение совершено в течение одного налогового периода - штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ);

- если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода - штраф в размере 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Т. Маслова,

эксперт "ПБУ"

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 8, август 2010 г.