Оформляем трудовую книжку работнику, заключающему трудовой договор впервые (О.А. Фролова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)

Оформляем трудовую книжку работнику, заключающему трудовой договор впервые

Предприятия общественного питания часто принимают работников, заключающих трудовой договор впервые. В данном случае в обязанность работодателя входит обеспечение их трудовыми книжками. Как отразить в учете и при налогообложении операции, связанные с покупкой трудовых книжек для таких работников? Каков порядок их оформления? Об этом в настоящей статье.

Оформляем трудовую книжку

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и предъявляется при заключении трудового договора (ст. 65, 66 ТК РФ). Однако если работник заключает трудовой договор впервые, трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования в силу ст. 65 ТК РФ для него должен оформить работодатель. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление о трудовых книжках).

Трудовая книжка работнику, принятому на работу впервые, оформляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления о трудовых книжках). Согласно п. 13 Постановления о трудовых книжках трудовая книжка заполняется в соответствии с Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

При оформлении книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике (п. 9 Постановления о трудовых книжках, п. 2.1 Инструкции):

- фамилия, имя, отчество. Указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, водительских прав, заграничного паспорта);

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование (общее (основное, среднее); профессиональное (начальное, среднее, высшее, послевузовское)*(1)). Запись делается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и др.*(2)). Если образование незаконченное, то сведения заносятся на основании представленных надлежаще заверенных документов (например, студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения);

- профессия, специальность. Указывается также на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Далее вписывается дата заполнения трудовой книжки, и работник своей подписью на первой странице (титульном листе) книжки заверяет правильность внесенных сведений (п. 2.2 Инструкции). Также данную страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации. Приведем пример заполнения титульного листа трудовой книжки работника, заключающего трудовой договор с работодателем впервые.

Герб
Российской Федерации

Трудовая книжка

Фамилия   Иванова

         ------------

Имя       Елена

     ----------------

Отчество  Петровна

          -----------

Дата рождения      10.10.1983

               --------------------

               (число, месяц, год)

Образование     среднее профессиональное

             --------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Профессия, специальность    технолог

                          --------------

Дата заполнения     01.07.2010

                 --------------------

                 (число, месяц, год)

Подпись владельца книжки     Иванова

                          -----------------

М.П.                    Подпись лица, ответственного за ведение

                                      трудовых книжек

                                       Соколова

                                     ------------

                                     (разборчиво)

Если впоследствии сведения, указанные в титульном листе трудовой книжки меняются, то необходимо внести соответствующие изменения: на основании паспорта, свидетельств (о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества) и других документов со ссылкой на их номер и дату (п. 2.3 Инструкции). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на перечисленные документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (ответственного лица) и печатью. Например, "Фамилия изменена на "Семенова" на основании свидетельства о браке серия ХХХ, N ХХХХ, выданного отделом ЗАГС 10 июля 2010 года. Начальник отдела кадров Соколова".

Записи о полученных новых образовании, профессии, специальности делаются путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки можно указать: "Сведения об образовании, профессии, специальности дополнены на основании диплома серия ХХХ N ХХХХ, выданного ХХХХХ. Начальник отдела кадров Соколова".

Герб
Российской Федерации

Трудовая книжка

 Фамилия   Иванова Семенова

         --------------------

 Имя       Елена

     ----------------

 Отчество  Петровна

          -----------

 Дата рождения      10.10.1983

               --------------------

               (число, месяц, год)

 Образование     среднее профессиональное, высшие профессиональное

             ------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

 Профессия, специальность    технолог, инженер

                          ----------------------

 Дата заполнения     01.07.2010

                 --------------------

                 (число, месяц, год)

 Подпись владельца книжки     Иванова

                          -----------------

 М.П.                    Подпись лица, ответственного за ведение

                                      трудовых книжек

                                       Соколова

                                     ------------

                                     (разборчиво)

Также нужно учитывать, что в соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке следует делать аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (например, нельзя писать "пр." вместо "приказ"). Дата во всех разделах пишется арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу с 1 июля 2010 года, в трудовой книжке записывается: 01.07.2010. В разделе "Сведения о работе" и "Сведения о вознаграждении" никакие зачеркивания недопустимы (п. 1.2 Инструкции). Если необходимо исправить какую-либо запись, после последней ставится следующий порядковый номер, дата, а в графе 3 трудовой книжки пишется: "Запись за N ХХ недействительна". После этого вносится правильная запись.

При внесении записи о приеме на работу сначала в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии). Под этим заголовком в соответствующих графах ставится порядковый номер вносимой записи, дата, запись о принятии в структурное подразделение организации, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а также заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции). Наименование должности (работы), профессии с указанием квалификации вносится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Заметим, что если работник трудится еще и по совместительству, то работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку запись о такой работе на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1 Инструкции). Приведем пример записи о приеме на работу.

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью "Кленовый лист"
				(ООО "Кленовый лист")
01	01	07	2010	Принята в ресторан на должность инженера-технолога	Приказ от 01.07.2010 N 54

Напомним, что со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку (в том числе с записью о приеме на работу) необходимо ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке работника (форма N Т-2 *(3)), в которой эти записи дублируются (п. 12 Постановления о трудовых книжках).

Также работодатель-"общепитовец" должен учитывать, что если он принимает работника, который перед поступлением к нему служил в армии, в трудовую книжку необходимо внести соответствующую запись о данном периоде (п. 21 Постановления о трудовых книжках). Причем сделать это следует до внесения записи о приме на работу. Основанием для внесения записи является военный билет работника*(4).

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Служба в вооруженных силах Российской Федерации с 21	Военный билет от 12 мая 2010 года
01	01	07	2010	апреля 2009 по 12 мая 2010 года	ПК N 175365
				Общество с ограниченной ответственностью "Кленовый лист"
				(ООО "Кленовый лист")
02	01	07	2010	Принят в ресторан на должность инженера-технолога	Приказ от 01.07.2010 N 54

Покупка бланков трудовых книжек и выдача их работнику

В соответствии с п. 44 Постановления о трудовых книжках работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Согласно Порядку обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н, их изготовление осуществляется только ФГУП "Гознак". Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Приобрести их можно либо по договору с данным предприятием, либо через распространителей, отвечающих требованиям, установленным ФГУП "Гознак". Заметим, что иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша к ней может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Решение ВС РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564*(5)).

Учет бланков ведется бухгалтером в приходно-расходной книге (по форме, представленной в Инструкции), куда вносятся сведения обо всех операциях по их получению и выдаче с указанием серии и номера каждой книжки и вкладышей к ней (п. 40, 41 Постановления о трудовых книжках). Хранятся они как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за их ведение, по его заявке (п. 42 Постановления о трудовых книжках). Ответственные лица ведут свою книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (по форме, представленной в Инструкции). При этом обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Согласно п. 47 Постановления о трудовых книжках при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение. Причем, как говорится в Решении ВС РФ N ГКПИ07-564, Трудовой кодекс не содержит норм, которые возлагали бы на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников. Стоимость не взимается только за переоформленные трудовые книжки в случае их массовой утраты работодателем в результате чрезвычайных ситуаций и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки, а также в случае их порчи не по вине работника.

По окончании каждого месяца ответственное за ведение трудовых книжек лицо отчитывается перед бухгалтерией о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера. Иногда налоговики при взимании платы с работника за трудовую книжку требуют применения ККТ. Однако судьи считают, что взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую она была приобретена, предприятие фактически осуществляет возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров, которая должна сопровождаться применением ККТ (Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 N А56-44214/2006). Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Постановления о трудовых книжках).

Налог на доходы физических лиц. Если трудовая книжка передается работнику бесплатно, считается, что ее стоимость является доходом работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ) и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106, от 27.11.2008 N 03-07-11/367).

Налог на добавленную стоимость. Официальная позиция состоит в том, что операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров (п. 1 ст. 39, ст. 146 НК РФ) и, соответственно, объектом обложения НДС (письма Минфина от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367). С этим трудно согласиться, поскольку передача трудовой книжки работнику осуществляется в рамках исполнения обязанности работодателя, установленной для него Трудовым кодексом, и полученную плату нельзя признать выручкой за реализованные товары (работы, услуги), облагаемой НДС в соответствии со ст. 146 НК РФ. Однако нужно быть готовым к спору с контролирующим органом. При этом если предприятие примет точку зрения финансового органа, то у него есть полное право принять к вычету сумму НДС, предъявленную изготовителем (распространителем) бланков в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль. Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, поскольку данные расходы являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода (Письмо Минфина РФ от 26.09.2007 N 07-05-06/242). Учитываются они в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата работников за трудовые книжки в налоговом учете включается в состав внереализационных доходов в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ.

Бухгалтерский учет. Расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша к ней финансовый орган*(6) рекомендует относить на прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"*(7)), а плату, взимаемую работодателем с работника при ее выдаче, - на прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации"*(8)). Доход и расход в этом случае отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Поступление бланков трудовых книжек учитывается на счете 10 "Материалы", одновременно бланки трудовой книжки и вкладыши в нее учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке, например 1 руб. за один бланк. В качестве такой оценки можно также принять стоимость приобретения (Инструкция по применению Плана счетов*(9)). Если следовать разъяснениям Минфина, что операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров, то трудовые книжки необходимо отразить на счете 41 "Товары". Однако в данном случае расходы и доходы по операциям с трудовыми книжками должны учитываться в бухгалтерском учете не в составе прочих, а в составе расходов и доходов по обычным видам деятельности, отражаемым на счете 90 "Продажи" (п. 5 ПБУ 10/99, п. 5 ПБУ 9/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Некоторые эксперты предлагают стоимость трудовых книжек сразу списывать на расходы без отражения на счетах материальных ценностей. Однако если мы обратимся к одному "старому" документу (Протокол заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001 "О решениях Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам"), мы увидим: п. 22 данного протокола было установлено, что документы строгой отчетности отражаются на счетах бухгалтерского учета как материальные ценности по фактической себестоимости их изготовления (приобретения). Выданные под отчет бланки списываются со счетов учета материальных ценностей на соответствующие счета учета затрат (расходы на продажу). Одновременно такие документы учитываются на счете 006 в условной оценке, списание с которого производится на основании соответствующих документов об их использовании, уничтожении и др.

Передача бланка трудовой книжки работнику отражается на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Ее стоимость может быть оплачена либо через кассу предприятия (счет 50 "Касса"), либо удержана из заработной платы работника (счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда").

Пример

ООО "Кленовый лист", осуществляющее деятельность по оказанию услуг общественного питания, 30.06.2010 приобрело 50 бланков трудовой книжки по цене 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.) за 1 шт. За балансом (на счете 006) стоимость трудовых книжек учитывается по стоимости приобретения. 1 июля 2010 г. один бланк был оформлен работнику, принятому на работу, заключающему трудовой договор впервые. Стоимость бланка была удержана из заработной платы работника за июль 2010 г.

В бухгалтерском учете ООО "Кленовый лист" будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
30 июня 2010 г.
Оплачена стоимость трудовых книжек (118 руб. х 50 шт.)	60	51	5 900
Отражены расходы по приобретению трудовых книжек (5 900 руб. / 118 х 18)	10	60	5 000
Отражен "входной" НДС	19	60	900
Принят к вычету "входной" НДС	68	19	900
Бланки трудовых книжек поставлены на забалансовый учет (100 руб. х 50 шт.)	006		5 000
01 июля 2010 г.
Отражена передача трудовой книжки работнику	73	91-1	118
Отражено списание стоимости	91-2	10	100
Начислен НДС на стоимость переданной трудовой книжки	91-2	68	18
Списана стоимость заполненного бланка трудовой книжки		006	100
31 июля 2010 г.
Удержана из заработной платы работника стоимость бланка трудовой книжки	70	73	118

* * *

Итак, мы рассмотрели порядок оформления трудовой книжки работнику, заключающему трудовой договор впервые. При этом нельзя назвать однозначным порядок отражения на счетах бухгалтерского учета и налогообложения операций, связанных с передачей бланков работникам. Налогоплательщику придется сделать свой выбор.

О.А. Фролова,

эксперт журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В соответствии со ст. 9 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании".

*(2) В соответствии со ст. 27 Закона N 3266-1.

*(3) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

*(4) В соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

*(5) Определением ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 данное решение оставлено без изменения.

*(6) Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18.

*(7) Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 N 33н.

*(8) Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 N 32н.

*(9) Утверждена Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.