Пропажи и кражи в гостиницах и отелях (С.В. Гордеева, "Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2010 г.)

Пропажи и кражи в гостиницах и отелях

Практика показывает, что многие организации гостиничного хозяйства периодически сталкиваются с пропажами и недостачами материальных ценностей. В гостинице или отеле не так много ценностей, которые нужно ставить на контроль, но они есть. "Ходовые" материальные ценности могут "осесть" в карманах нечистых на руку постояльцев или, что тоже, к сожалению, не исключено, работников заведений. Гостиница или отель самостоятельно решает, как предотвратить такие происшествия. Рассмотрим нюансы учета и налогообложения последствий таких неприятных ситуаций.

Пропажа пропаже рознь!

Для временного размещения и проживания постояльцам нужны различные предметы бытового обихода. Одни из них, можно сказать, предметы одноразового пользования (письменные принадлежности (блокноты, ручки, карандаши), салфетки, тапочки), другие, наоборот, используются неоднократно (полотенца, простыни, наволочки), но при этом требуют стирки, глажки и других процедур, необходимых для последующего их предоставления новому гостю.

Из приведенных примеров ясно, что в первом случае речь идет не о пропаже вещей, а об их убыли. Естественной ее, конечно, назвать сложно (в изначальном понимании такого процесса, как изменение свойств вещей). Тем не менее, потери объяснимы и организация может не искать виноватых, а запасаться одноразовыми принадлежностями для постояльцев. В другой ситуации (с предметами многоразового пользования) гостиница не заинтересована "прощать" утрату вещей. Постельное белье и полотенца - это не письменные принадлежности и салфетки, они отличаются и по стоимости, и по порядку использования. Поэтому пропажа постельного белья и полотенец является небольшим ЧП, виноватых в котором находить необходимо.

Предотвратить подобные случаи можно, проверяя сохранность находящихся в номере вещей по описи перед тем, как гость сдаст ключи.

Но согласитесь, сейчас не те времена, и это обидит гостя. Как все же действовать, чтобы не испортить отношения с клиентом и не понести ущерб? Есть более цивилизованный способ - затянуть процедуру освобождения номера. За это время горничная успеет проверить сохранность имущества (полотенец, халатов, постельного белья и т.д.). О случаях недостачи или порчи имущества она сообщит администратору, который договорится с гостем о возмещении пропажи или порчи имущества (гостю предлагают приобрести полотенце или другую вещь, которой не оказалось в номере после выезда). Для этих целей лучше знать стоимость возмещения порчи имущества, сумма которого может быть дополнительно включена в счет за проживание. Если пропажа обнаружена после выезда гостя, оплату имущества производит ответственный персонал, допустивший выезд гостя без фиксации ущерба. Беспокоить гостя после выезда по данному вопросу бесполезно (нет достаточных оснований), посредник (туристическая фирма) вообще не имеет отношения к вопросу, так как у него иные договорные отношения с гостиницей.

Иногда в целях предупреждения мелкого мошенничества отели используют систему депозитов на дополнительные расходы. При поселении гостю сразу объясняют, для чего может быть использована сумма депозита, тогда у него будет меньше желания положить в свой чемодан имущество отеля. Неспроста в стоимость мини-баров закладывается сумма выше их реальной себестоимости, что и является суммой компенсации рисков отеля или гостиницы. Альтернативой предупреждения краж и пропаж является система видеонаблюдения за коридорами, холлами и другими местами общего пользования, но она не дает стопроцентного результата, который можно получить, проверив номер непосредственно перед сдачей ключей. Но какой бы способ предупреждения выбран не был, нужно помнить о корректности, юридической грамотности, презумпции невиновности гостя и о репутации гостиницы (отеля), которая может пострадать из-за поспешных и необдуманных действий персонала и руководства.

Учет утраты одноразовых предметов обихода

При утрате и последующем возмещении одноразового имущества порядок ведения учета прост. Такое имущество учитывается в составе материальных ценностей, которые списываются по мере передачи в эксплуатацию. Единственная сложность состоит в утверждении норм выдачи для горничной и списании предметов домашнего обихода. Согласитесь, контроль за движением материальных ценностей, пусть даже обладающих небольшой стоимостью, должен быть. Поэтому гостинице или отелю целесообразно утвердить норматив выдачи одноразовых принадлежностей на номер (либо на определенное количество номеров). Здесь нужно отметить, что, по большому счету, гостиничные услуги могут оказываться и без использования одноразовых принадлежностей, поэтому такие материальные расходы больше подходят под "технологические" потери, нежели под материалы, применяемые непосредственно для оказания услуг. Для учета потерь также нужен норматив списания материальных ценностей одноразового использования. При этом расходы списываются по нормативам не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.

Хотя в Налоговом кодексе не говорится о нормах таких потерь, налоговики не без оснований считают: эти расходы должны быть нормированы, что является одним из доказательств их экономической обоснованности. Разработка и утверждение нормативов "технологических" потерь в процессе деятельности не регулируются налоговым законодательством, организация вправе сделать это самостоятельно. Норматив устанавливается организацией в количественном выражении. На основании таких данных потери от утраты одноразовых предметов обихода учитываются в уменьшение налогооблагаемой прибыли в оценке материальных ценностей, переданных в эксплуатацию. Таким образом, гостиница (отель) может установить для целей налогообложения те же правила, что и в бухгалтерском учете. Это позволит избежать разниц, а также снизить налоговые риски по признанию расходов в пределах нормативов в составе материальных затрат гостиницы.

Пример 1

Допустим, при заезде в номер гостю предлагаются наборы письменных и обувных принадлежностей. Стоимость обоих наборов в сумме составляет 10 руб. Приказом по гостинице утверждена норма выдачи комплектов: по 2 шт. на четыре одноместных номера и по 4 шт. на пять двухместных номеров. Расчет произведен исходя из того, что не все клиенты пользуются предлагаемыми наборами письменных и обувных принадлежностей. Предположим, номерная емкость средства размещения составляет 1 500 одноместных и 1 000 двухместных номеров. За месяц осуществляется по 4 заезда в одноместные номера и по 3 заезда в двухместные. Рассчитаем необходимое количество наборов письменных и обувных принадлежностей.

Количество наборов, выданных горничной для одноместных номеров, составляет 3 000 шт. (1 500 x 2 / 4 x 4), для двухместных - 2 400 шт. (1 000 x 4 / 5 x 3). Их стоимостная оценка составит 54 000 руб. (5 400 шт. x 10 руб. / шт.). Обращаем внимание, мы получили стоимостную оценку норматива, что совсем не означает, что бухгалтер должен списывать расходы в этой сумме.

Если мы позиционируем одноразовые предметы бытового обихода как "технологические" потери, то списывать их нужно столько, сколько израсходовано по факту. Норматив лишь ограничивает количество принадлежностей, выдаваемых горничным, на самом деле последние могут израсходовать меньше, чем им выдано. Тогда бухгалтеру следует отразить столько, сколько израсходовано по факту, то есть меньше норматива, а разницу можно считать экономией, которую следует учесть при выдаче принадлежностей в следующем месяце. Возможно, такой порядок читатель посчитает трудоемким, но он позволяет контролировать движение материальных ценностей, и бухгалтер вправе самостоятельно решать, следовать ему или нет. Это лишь один из вариантов, при котором нужно отразить две операции: выдачу материальных ценностей и их списание. Предположим, что горничные отчитались о расходовании 5 000 наборов принадлежностей.

В бухгалтерском учете гостиницы будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В части дополнительной услуги
Выданы принадлежности горничным по нормативу	10	10	54 000
Списаны принадлежности по факту расходования*(1)	20	10	50 000
*(1) На счете 10 образовался остаток (400 наборов на сумму 4 000 руб.). Такой же остаток несписанных расходов - в налоговом учете, что будет принято во внимание при выдаче горничным письменных и обувных принадлежностей по нормативу в следующем месяце.

Учет утраты предметов многоразового пользования

Представим следующую ситуацию. В гостинице после выезда гостей обнаружена пропажа полотенец, посуды с символикой гостиницы, а также утрата пульта и повреждение телевизора. Есть несколько вариантов развития ситуации, в зависимости от того, удалось ли персоналу вовремя обнаружить пропажу и предпринять действия по взысканию с виновников причиненных убытков.

Допустим, до момента окончательного расчета постояльца и сдачи ключей от номера пропажа была обнаружена и гость согласился возместить убытки. В таком случае они могут быть включены в счет отдельной строкой (например, как допсервис или дополнительные услуги). Чтобы отразить это в учете как возмещение ущерба, а не как реализацию услуг, доходы от которых учитываются при расчете налога на прибыль и НДС, нужно документально оформить операцию.

Как правило, недостачу ценностей, возникшую в процессе их хранения, выявляют после проведения инвентаризации. В нашем случае иная ситуация. Утрата имущества и его повреждение выявляются в процессе эксплуатации. Унифицированного бланка нет, поэтому гостиница (отель) может составить акт в произвольной форме, в котором будет отражен факт выявления недостачи (порчи) имущества. Напоминаем, чтобы считать такой документ "первичкой", в нем должны быть обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете для первичного учетного документа. На основании акта отражается списание утраченных (поврежденных) материальных ценностей на счет учета недостач и потерь от порчи ценностей. Также нужен документ, на основании которого недостачи будут отнесены на виновного клиента (постояльца), например, бумага, подписанная клиентом, который согласен с тем, что он виновен в недостаче и готов возместить ее гостинице (отелю), или счет, в котором отдельной строкой выделен "дополнительный сервис", а согласие с оплатой данного счета отчасти означает признание клиентом своей вины. Остается на основании документа, подтверждающего поступление денежных средств, отразить погашение задолженности виновного в недостаче (порче) имущества лица.

Предложенный порядок документального оформления достаточно прост и приближен к практике, но если читатель сомневается, он может пойти по традиционному пути и оформить недостачу (повреждение) имущества путем проведения инвентаризации и оформления документов, приведенных в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Пример 2

Допустим, при выезде гостя из номера персоналом отеля выявлен факт порчи телевизора и недостачи полотенец, посуды. Убытки оценены по рыночной стоимости полотенец, недостающей посуды (2 000 руб.) и ремонта телевизора (8 000 руб.), общая сумма составила 10 000 руб. Постоялец, пойманный с поличным, согласен в добровольном порядке возместить причиненный отелю ущерб, оплатив счет, в который включена стоимость недостающих полотенец, посуды и предполагаемого ремонта телевизора.

Для учета недостач материальных и иных ценностей, в том числе денежных средств, в Плане счетов предусмотрен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По дебету он корреспондирует со счетами учета ценностей, а по кредиту отражается списание недостач на счета расчетов с виновными лицами. Для отражения расчетов при возмещении посетителем причиненного ущерба можно воспользоваться счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". По дебету этого счета отражаются выявленные суммы недостач, а по кредиту - суммы погашения задолженности виновного лица перед потерпевшей стороной. В данном примере будет задействован счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", он нужен для отражения задолженности по предполагаемому ремонту телевизора.

В бухгалтерском учете отеля будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена выявленная недостача полотенец и посуды*(2)	94	10	2 000
Отражена задолженность за ремонт телевизора	94	60	8 000
Оплачен ремонт поврежденного телевизора	60	51	8 000
Недостача и порча отнесены на виновное лицо	76	94	10 000
Сумма недостачи погашена виновником	50	76	10 000
*(2) Несмотря на то, что полотенца и посуда могут быть списаны уже в учете, на их замену потребуются новые материальные ценности, которые учитываются на счете 10 и списываются после фактической передачи их в номер.

Недостачи, возникшие по вине посетителей гостиницы или отеля, - одни из самых неприятных, потому что взыскать этот ущерб, как показывает практика, непросто. Нечистые на руку постояльцы знают, что если они будут пойманы, то помимо возмещения ущерба им может грозить привлечение к административной или уголовной ответственности (в зависимости от размера причиненного ущерба). При установлении последнего судьи исходят из стоимости и значимости похищенного имущества для потерпевшей стороны, юридического лица, в зависимости от его финансово-экономического состояния. При таком подходе "попавшиеся" клиенты в ряде случаев могут отделаться несущественными административными штрафами, которые не препятствуют совершению ими противоправных действий в дальнейшем.

На практике может возникнуть ситуация, когда виновные лица установлены, но взыскать задолженность с них не представляется возможным. В этом случае организация должна принять решение о реальности взыскания такой задолженности. Если это невозможно ни в текущем, ни в следующих периодах, ее нужно списать. В противном случае сделать это можно по истечении срока исковой давности, который составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных к взысканию, включаются в состав прочих расходов организации.

Пример 3

Изменим условия примера 2. Предположим, что в VIP-номере повреждена дорогостоящая видео- и аудио аппаратура, которая не подлежит ремонту. Цена имущества на этот момент составила 100 000 руб. и соответствует рыночной стоимости. Причиненный отелю ущерб постоялец отказался погасить добровольно, в связи с чем организация обратилась в правоохранительные органы, после чего попыталась взыскать ущерб в суде. Действия судебных приставов по взысканию с виновного лица заявленных денежных сумм не увенчались успехом.

В бухгалтерском учете отеля будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена порча дорогостоящего имущества*(1)	94	01	100 000
Недостача отнесена на виновное лицо	76	94	100 000
Списана сумма не взысканного с виновника ущерба*(2)	91-2	76	100 000
*(1) Напомним, если причинен ущерб имуществу работодателя, то размер такого ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом степени износа этого имущества. *(2) Основанием признания дебиторской задолженности безнадежной может являться постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства (письма Минфина РФ от 26.08.2010 N 03-03-06/4/77, от 16.08.2010 N 03-03-06/2/146).

Мы рассмотрели ситуации, когда виновник хищения из числа посетителей установлен. К сожалению, так происходит не всегда. В ином случае причиненный организации ущерб вряд ли будет возмещен, значит, недостачу следует списать на финансовые результаты как прочие расходы отчетного периода (Дебет 94 Кредит 50, Дебет 91 Кредит 94) тогда, когда организация может документально подтвердить невозможность взыскания убытков либо внутренними распорядительными документами, либо обращениями в соответствующие органы (МВД, суд) по фактам недостач и решениями этих органов.

Для документального подтверждения понадобятся заявление в органы внутренних дел, справка, подтверждающая факт хищения, постановление о возбуждении уголовного дела, постановление о приостановлении уголовного дела. Можно, в принципе, обойтись без этих документов, но тогда для целей налогообложения учесть расходы в виде стоимости утраченных (похищенных) ценностей не удастся, останется только списать их. Если стоимость утраченного имущества (например, пары полотенец) невысока, можно поступить именно так, при этом даже учесть его стоимость при налогообложении и, таким образом, пойти на налоговый риск. Кстати, этот подход имеет место, когда нужно мелкими недочетами отвлечь налоговиков от крупных просчетов. Но если бухгалтер предпочитает не делать ни мелких ошибок, ни крупных и для этого есть все условия, при неподтверждении отсутствия виновных лиц расходы в виде стоимости недостающего имущества не могут быть учтены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Практика показывает, что есть еще один выход из ситуации, когда виновные в хищении (порче) имущества лица (клиенты) не установлены. Речь идет о том, что в отдельных гостиницах и отелях оплату пропавшего (испорченного) имущества отеля производит ответственный персонал, допустивший выезд гостя без фиксации ущерба. Такие действия не всегда можно считать правомерными, так как даже если обслуживающий персонал подпадает под категорию материально ответственных лиц, он не имеет возможности обеспечивать постоянную сохранность имущества в номере гостиницы (отеля). Напомним, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Здесь же ущерб причиняет не работник, а клиент (постоялец) гостиницы (отеля). Поэтому нет четких правовых оснований штрафовать сотрудников за то, что они вовремя не обнаружили пропажу и не взыскали ее стоимость при выезде гостя из номера. Тем не менее, это не останавливает работодателей, которые вписывают в должностные инструкции работников обязанности по выявлению пропаж и порчи имущества в номере и штрафуют их за неисполнение этих обязанностей. Такую позицию тоже можно поставить под сомнение, но иногда на самом деле бывает, что недостача произошла при попустительстве (халатности) ответственного работника. Если это будет доказано и работник признает себя виновным в том, что не уследил за нечистым на руку постояльцем, работодатель взыскивает недостачу с работника. Не секрет, что у самих работников гостиниц и отелей тоже есть искушение воспользоваться имуществом гостиницы в личных целях. Одни это искушение перебарывают, а другие - нет, и рано или поздно попадают в разряд неблагонадежных лиц, с которых взыскиваются недостачи.

Недостача по вине работника

В этом случае при расчетах нужно обратиться к трудовому законодательству, нормами которого следует руководствоваться в разрешении различных спорных вопросов. Под прямым действительным ущербом, причиненным работником, понимается реальное уменьшение или ухудшение состояния имущества работодателя (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника, обслуживающего денежные, товарные ценности или иное имущество при исполнении им трудовых обязанностей, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности.

По распоряжению руководства с работника может удерживаться не более 20% его заработка в месяц, а если в действиях работника содержатся признаки преступления, то размер удержаний за причиненный ущерб организации не может превышать 70% заработка. Предельная величина удержаний определяется исходя из суммы зарплаты, оставшейся после вычета налогов. Выявленная недостача имущества по вине работника позволяет работодателю воспользоваться п. 7 ст. 81 ТК РФ и расторгнуть трудовой договор в случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя.

Пример 4

После выезда гостей в номерах гостиницы выявлена недостача (полотенец и посуды), в то время как согласно инструкции обслуживающий персонал должен был проверить перед выездом гостя состояние и наличие имеющегося в номере имущества. Часть вины в утрате имущества лежит на сотруднике, который не исполнил свои должностные обязанности добросовестно, за что с него удерживается стоимость утраченных ценностей (5 000 руб.). Месячный заработок работника составляет 10 000 руб. (после удержания НДФЛ).

В бухгалтерском учете гостиницы будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена выявленная недостача полотенец и посуды	94	10	5 000
Недостача отнесена на работника гостиницы	73	94	5 000
Удержана из заработной платы работника часть суммы причиненного ущерба в пределах 20% заработка	70	73	2 000

Оставшаяся сумма недостачи будет удерживаться из следующих зарплат работника до полного погашения причиненного гостинице ущерба.

Утрата ключей от номера

Иногда невнимательные постояльцы гостиницы теряют ключи от номера (в том числе карточки с магнитной полосой). В таком случае отдельные организации гостиничного комплекса настаивают на уплате штрафа. Однако такое требование некорректно: так как в данном случае нет достаточных оснований для наложения штрафа, это скорее возмещение причиненного гостинице (отелю) ущерба, связанного с потерей ключа от номера. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода). Безусловно, ключ - это не та вещь, при утрате которой у организации могут возникнуть недополученные доходы, поэтому максимум, что может взыскать гостиница, - это стоимость ключа и смены замка (если в этом есть необходимость). Для предотвращения подобных ситуаций можно взять пример с западных коллег, которые практикуют установку дверей с кодовым замком, для открытия которых нужно только знать код (набор цифр и букв, написанный порой в обыкновенном блокноте). Постоялец может не беспокоиться за сохранность ключа, достаточно знать код, который могут напомнить сотрудники ресепшен гостиничного комплекса. Но это западная практика, в России не все стремятся внедрять такую систему, считая ее небезопасной для самих гостей и постояльцев.

Несколько слов об обратной ситуации

Предположим, что в гостинице произошла пропажа имущества постояльца, что тоже, к сожалению, бывает. Гость, обнаруживший пропажу вещей, должен сразу заявить об этом администрации гостиницы или отеля, в противном случае отельер освобождается от ответственности за несохранность вещей клиента (п. 3 ст. 925 ГК РФ). Также постоялец может остаться ни с чем, если администрация докажет, что кража произошла из-за того, что гость не соблюдал правила проживания (в частности, оставил открытыми окна и двери). Во всех остальных случаях администрация гостиницы возмещает стоимость украденных вещей. Для этого не обязательно вызывать правоохранительные органы, можно уладить недоразумение собственными силами. Возмещение производится либо виновником пропажи (если, конечно, он установлен, что маловероятно), либо за счет гостиницы (отеля).

Практика показывает, что гостиницы и отели не спешат расплачиваться денежными средствами, предлагая пострадавшему гостю натуральное возмещение в виде бесплатного питания, посещения сауны, такси (трансфера) и иных дополнительных услуг, предлагаемых гостям за отдельную плату. Есть два выхода из указанной ситуации.

Первый способ заключается в том, что в учете не показывается ни возникновение задолженности перед постояльцем, ни оказание ему дополнительного сервиса. При отсутствии денежных расчетов это вполне возможно (сервиса как будто и нет), но вряд ли объективно. Правильнее, если бухгалтер отразит обе операции в учете, проведя взаимозачет требований.

Пример 5

Предположим, что гостем обнаружена пропажа собственного имущества, о чем своевременно сообщено администрации отеля. После небольшого собственного расследования руководство отеля принимает решение компенсировать стоимость потери оказанием дополнительных услуг (сауны и массажа) бесплатно. Стоимость оказанных услуг составила 20 000 руб., на эту же сумму произведен взаимозачет с суммой требования клиента. В целях упрощения примера обязательства по НДС не рассматриваются.

В бухгалтерском учете отеля будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена выявленная задолженность перед постояльцем	91	76	20 000
Оказаны дополнительные услуги клиенту	62	91	20 000
Произведен взаимозачет требований постояльца и отеля	76	62	20 000

Читатель может возразить: не всегда утерянные вещи клиента равноценны по стоимости оказанным ему бесплатно дополнительным услугам. Да, такое может быть, но оценить достоверно стоимость утерянных вещей гостя не представляется возможным, что дает право оценить их по той стоимости компенсации, на которую договорились администрация и пострадавший постоялец. Пока не доказано обратное, эту оценку можно считать объективной, тем более что стоимость оказанных услуг есть в прайсе гостиницы и обвинить последнюю в занижении налоговой базы по доходам не получится. Это можно сделать по расходам, если недостача имущества гостя не подтверждена документами от сотрудников правоохранительных органов. Но если гостиница уплачивает ЕНВД с оказываемых постояльцу дополнительных услуг, факт подтверждения доходов и расходов для нее не играет роли, а в бухучете операции можно отразить на основании своей "первички", с которой проблем возникнуть не должно. Главное - помнить об обязательных реквизитах.

* * *

В целом порядок учета и налогообложения пропаж, хищений (повреждений) гостиничного имущества несложен. Нужно лишь запастись необходимыми документами, позволяющими либо взыскать ущерб с виновного лица, либо списать его на некомпенсируемые убытки гостиницы (отеля). Но лучше, чтобы таких малоприятных фактов было меньше. Для этого необходимо принимать меры, способствующие предотвращению мелкого мошенничества.

С.В. Гордеева,

эксперт журнала

"Туристические и гостиничные услуги:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2010 г.