Внутренний PR: составляем кодексы и правила. Из опыта ООО "Телематика" (М. Кравцова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2010 г.)

Внутренний PR: составляем кодексы и правила. Из опыта ООО "Телематика"

Технологии Public Relations сегодня правят миром, превратившись в один из ключевых инструментов экономики и управления. Без хорошо поставленного внешнего PR сегодня трудно достичь высот в бизнесе. А вот PR внутренний, ориентированный на сотрудников, еще только входит в моду, успешно пройдя испытания в крупных компаниях. В статье рассказывается о внутренних PR-коммуникациях ООО "Телематика" и их документационном сопровождении.

Примечание. Пиар - это искусство и наука достижения гармонии с внешним окружением посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности. (Сэм Блэк. Что такое PR?)

Успех современного бизнеса во многом сегодня зависит от так называемого человеческого фактора - команды сотрудников, олицетворяющих компанию, представляющих интересы бизнеса в деловой среде. И придя на работу в компанию, сотрудник далеко не сразу становится привержен ее культуре, идеологии, корпоративным ценностям. Отчасти потому, что нередко эта культура не ярко выражена или носит хаотичный характер, а отчасти и потому, что корпоративные ценности не совпадают с представлениями самого работника о деловых целях и задачах данного бизнеса. И искренне приверженным компании сотрудник может и не стать, и заставить его положительно отзываться о компании без весомых для этого причин никто не сможет. Поэтому так важно своевременно и целенаправленно создавать эти "весомые причины", и компания, ее руководители и служба персонала не должны упускать из виду задачу формирования и укрепления позитивного имиджа компании в глазах ее работников как реальных, так и потенциальных. Целью такой работы должна стать уверенность в том, что каждый сотрудник, услышав нелестную информацию о компании в СМИ или от конкурирующей структуры, сможет четко сказать (прежде всего, самому себе), что он уверен в своей компании и поддерживает ее позицию.

Пиар или паблик рилейшнз (в пер. с англ. public relations - связи с общественностью) - это технологии создания и внедрения образа определенного объекта (объектом может быть идея, товар, услуга, персоналия, организация, торговая марка и т.п.) в ценностный ряд социальной (целевой) группы, с целью закрепления этого образа как идеального и/или необходимого в жизни. Эти технологии - реклама, пропаганда, паблисити, журналистика, агитация, маркетинг и менеджмент - известны сегодня так же, как и то, что пиар бывает "белым" и "черным". Но не только. Пиар бывает еще и "желтым", "коричневым", "серым" и "зеленым", позитивным и негативным, рутинным и аварийным, персональным, организационным и товарным, он-лайн и офф-лайн, событийным и сенсационным, ну и конечно, пиар бывает внешним и внутренним. О последнем и пойдет речь в настоящей статье.

Проблема, которую мы решали

В марте 2010 г. в нашей компании было проведено исследование, цель которого состояла в изучении особенностей организационной культуры и эффективности технологий, формирующих внутренние коммуникации. Необходимо было узнать, эффективно ли взаимодействуют различные подразделения компании между собой, каково отношение персонала к политике, проводимой руководством компании, понятны и близки ли людям провозглашаемые в компании корпоративные ценности и стандарты.

Удалось выяснить, что в компании сильно развит корпоративный дух, который способствует установлению хороших, дружеских отношений между сотрудниками. Во многом это заслуга мастеров тимбилдинга, регулярно работающих с персоналом компании. Однако положительный эффект наблюдается исключительно в личностных отношениях, профессиональная сторона "игрока по команде" не вызывает должного интереса. Иногда сотрудники не могли четко объяснить, чем именно занимается их организация или хотя бы соседний отдел. Особенно часто такие трудности встречались у служащих, напрямую не связанных с разработкой и выпуском продукта, а также вспомогательных рабочих. О развитии своей компании сотрудники отзывались общими фразами, в основном связывая перспективы с участием государства, а не собственными усилиями. Стандарты и ценности компании работники разделяют, но считают, что они скорее формальны и если и применяются на практике, то скорее показательно. Но, несмотря на это, чувствуется лояльность по отношению к политике компании, явных острых углов не выявлено. В целом, настроение персонала "Телематики" можно оценить как удовлетворительное, сотрудники сходятся во мнении, что их место работы не хуже, но и не лучше, чем у других.

В ходе исследования мы выявили расхождение между реальными и идеальными корпоративными ценностями (рис. 1).

/-------------------------------------\     /---------------------------------------\

|  Реальные ценности, существующие в  |----|     Идеал корпоративной культуры      |

|   корпоративной культуре компании   |     |                                       |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|Работать  в  команде  не   принято; в|     |Эффективная   и   слаженная   командная|

|порядке    вещей    помочь    коллеге|----|работа                                 |

|благодаря    хорошим    межличностным|     |                                       |

|отношениям                           |     |                                       |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|Инициатива возможна, но необязательна|----|Инициативность сотрудников             |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|Уважение  к  руководству   выражается|----|Уважение к вертикали руководства       |

|формально                            |     |                                       |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|Устойчивая эмоциональная связь  между|----|Наличие чувства корпоративной  идентич-|

|сотрудниками                         |     |ности у сотрудников                    |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|"Наша компания не  хуже  и  не  лучше|----|"Наша компания - лучшее место работы"  |

|других"                              |     |                                       |

|-------------------------------------|     |---------------------------------------|

|Ругаться с коллегами - дурной тон    |----|Благоприятная атмосфера в коллективе   |

\-------------------------------------/     \---------------------------------------/

Рис. 1. Расхождение между реальными и идеальными корпоративными ценностями

Для преодоления этого разрыва было решено сформировать систему внутренних коммуникаций и предпринять ряд мероприятий внутреннего PR.

Корпоративный кодекс

Как известно, регламентировать систему внутренних коммуникаций можно посредством разработки и утверждения корпоративного кодекса компании. Что мы и предприняли. Корпоративный кодекс - это документ или свод документов, описывающий правила ведения дел и взаимоотношений внутри компании. Кодекс может транслировать ценности компании, ориентировать сотрудников на единые корпоративные цели и тем самым повышать корпоративную идентичность. Одна из функций кодекса состоит в регламентации поведения сотрудников в сложных рабочих ситуациях. Повышение эффективности деятельности сотрудников осуществляется путем: регламентации приоритетов во взаимодействии с клиентами, определения порядка принятия решений в сложных ситуациях, указания на неприемлемые формы поведения.

Содержание кодекса компании определяется, прежде всего, ее особенностями, структурой, задачами развития, установками ее руководителей. Типовая структура Корпоративного кодекса включает следующие разделы (табл. 1).

Таблица 1

Типовая структура Корпоративного кодекса

N п/п	Наименование разделов	Краткое содержание разделов
1	Общие положения	Формулируется деловая философия компании, основные ценности компании и принципы взаимоотношений с персоналом, клиентами, партнерами и т.д.
2	Назначение	Определяется цель документа, например, описание принципов, правил и норм поведения, способствующих эффективному развитию компании
3	Взаимоотношения сотрудников	Формулируются основные принципы взаимоотношений компании и ее сотрудников, а также сотрудников между собой. Например, соблюдение трудовой дисциплины, запрет любых форм дискриминации и т.д.
4	Взаимодействие с контрагентами (клиентами)	Формулируются правила общения с контрагентами, партнерами, клиентами компании, в т.ч. и по телефону
5	Рабочее время сотрудников	Формулируется отношение компании к опозданиям, работе во внеурочное время и т.д.
6	Внешний вид сотрудников	Определяются принципы и правила дресс-кода компании
7	Рабочее место	Определяется отношение компании к приему пищи, употреблению алкоголя, курению, игре на компьютере на рабочем месте, а также использованию сотрудниками Интернета, офисной техники, служебного телефона и другого оборудования в личных интересах
8	Конфиденциальная информация	Формулируются правила работы с конфиденциальной информацией
9	Порядок действия Кодекса	Определяется порядок действия кодекса, ответственность за его нарушение, контроль за соблюдением

Кодекс не будет восприниматься сотрудниками как "нечто, навязанное руководством" в случае, если в ходе его создания проводились рабочие группы, в которые привлекались ведущие сотрудники, определяя, что действительно является важным для компании. Исходя из этой идеи, мы "вырастили" свой Корпоративный кодекс следующим образом: мы организовали и провели двухдневное командное выездное мероприятие. Двухдневное, потому что за один день придумать, обсудить и осмыслить всю идеологию нашей компании было невозможно. Командное - чтобы обеспечить интерес и поддержку участников. Выездное - для того, чтобы обеспечить полное погружение сотрудников в разрабатываемую проблему. В ходе мероприятия мы предложили участникам разбиться на подгруппы по подразделениям ("Финансы", "IT", "Кадры" и т.п.). Первый день ушел на то, чтобы сформулировать корпоративную идеологию в подгруппах и обсудить ее сообща. Второй день закончился выработкой проекта документа "Корпоративный кодекс". Этот проект был представлен руководству компании. И в итоге Корпоративный кодекс нашей компании включает следующие разделы*(1):

Раздел 1. Основные положения

1.1 Миссия компании.

1.2. Перспективы компании.

Раздел 2. Принципы внешних отношений с клиентами, партнерами, государством

2.1. Принципы работы с клиентами.

2.2. Партнеры компании.

2.3. Этические принципы профессиональной деятельности персонала компании.

Раздел 3. Принципы внутренних отношений между подразделениями, руководства с персоналом

3.1. Правила и нормы деятельности.

3.2. Командная форма работы.

3.3. Фирменный стиль и символика (логотип, фирменные цвета, слоган, атрибуты деловой деятельности фирмы, все формы рекламы, средства идентификации организации, атрибуты презентаций, PR-кампаний, корпоративный web-сайт, корпоративная газета).

Раздел 4. Действие Кодекса, ответственность за его нарушение, контроль за соблюдением и порядок пересмотра Кодекса

Обеспечить доступ сотрудников к данной информации и организовать процедуру ознакомления сотрудников с ней позволяет издание Корпоративного кодекса в виде отдельной брошюры. Мы предложили выпустить Корпоративный кодекс "Телематики", используя подход и идею компании "Золотой мандарин" (рис. 2).

"Рис. 2. Пример издания документа "Корпоративный кодекс" в виде красочной брошюры"

Информационные каналы

Среди технологий внутреннего пиара сегодня популярны печатные публикации и информационные сообщения. Следует иметь в виду, что печатные материалы - это полностью контролируемое организацией средство коммуникации. Для увеличения гибкости информационной среды можно использовать вопросно-ответную форму, активную работу с электронной почтой (рассылки), привлечение работников к изданию печатных материалов. Достоинством этого средства коммуникации является его относительная дешевизна. Ключевое условие успеха - необходимая и интересная сотрудникам информация.

Печатные публикации могут быть выполнены в форме информационного бюллетеня (листка новостей), газеты или журнала, отчета, доски объявлений. Выбор формы зависит от нескольких факторов. Это - финансирование, предполагаемый тираж, периодичность, способы распространения, особенности целевой аудитории. Для всех форм печатных публикаций нужны специалисты с журналистским образованием, фотографы.

Листок новостей (информационный бюллетень) - самое доступное и дешевое средство. Это небольшая, периодично выпускаемая листовка (обычно 1 лист формата А4 или A3 с двух сторон). Они могут быть тематическими, могут иметь рубрики. Распространяются на проходных, передаются на рабочие места или конкретным сотрудникам (рис. 3).

"Рис. 3 Пример оформления информационного бюллетеня"

В нашей компании листки новостей используют крайне редко, в особых случаях, когда информация имеет срочный, буквально "горящий" характер. Более эффективным для нас является корпоративное периодическое издание.

Корпоративные СМИ - одна из наиболее популярных технологий внутреннего PR - газета, журнал или Internet-ресурс о деятельности компании. При разработке предложений по корпоративному изданию для нашей компании показался интересным в этой связи опыт корпоративной газеты компании "Связной", в котором все подчинено одной идее: внешний вид яркой, современной газеты напоминает продавцам, менеджерам торговых точек и прочим работникам Центров мобильной связи "Связного" то, с чем им чаще всего приходится иметь дело - мобильный телефон. В бумажной версии "мобильника", как и полагается, есть место "Телефонной книге", "Настройкам", "Мультимедиа", "Журналу звонков", "Инструментам", "Сообщениям" и "Приложениям". Все это - названия рубрик концептуально выверенного печатного издания.

Для корпоративного печатного издания нашей компании разработаны следующие разделы:

"Свежие новости" - новости компании, важные для каждого сотрудника;

"Эврика!" - рассказывает о новых предложениях по улучшению различных аспектов работы компании или отдела, в частности;

"О чем говорят" - обсуждение актуальных тем компании;

"Наши достижения" - содержит информацию как о достижениях отдельных сотрудников и подразделений, так и компании в целом;

"Внешний мир" - содержит статьи на внекорпоративные темы, но так или иначе связанные со спецификой деятельности компании;

"Кружки по интересам" - содержит статьи на темы по заявкам сотрудников (о психологии, кулинарии, спорте и т.д.);

"Скоро на работе" - оповещение о предстоящих корпоративных мероприятиях, днях рождениях;

"Отдохнули" - отчеты о проведенных корпоративных мероприятиях.

Важным средством формирования корпоративной идеологии являются ежегодные отчеты, которые несут систематизированную комплексную информацию о деятельности компании за год, о самых значительных событиях и планах на будущее. Типовой отчет о деятельности компании включает следующие разделы:

обращение высшего руководства;

описание компании;

обсуждение текущих задач;

отчет об использовании фондов;

финансовое положение;

социальная ответственность;

материалы, акцентирующие внимание на человеческом факторе, показывающие значимость людей для организации.

Могут выполнять PR-функции и доски объявлений. Практика показывает, для того, чтобы быть эффективным средством коммуникации, они должны визуально привлекать внимание, находиться в интенсивно посещаемом месте. Доску следует регулярно обновлять, каждое сообщение должно быть оформлено на отдельных листках. Хотя в нашей компании это средство коммуникации не прижилось.

Чтобы корпоративное издание стало действенным каналом внутренних связей и коммуникации, необходимо, чтобы как можно больше сотрудников компании выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам.

Внутреннее видео, радио - более дорогостоящие и трудоемкие средства внутренней коммуникации. Они требуют большой технологической базы, но их преимущества очевидны:

комбинирование звука, света, цвета, движения повышают воздействие;

обеспечивается повышенное внимание;

появляется возможность использования компьютерной графики.

Например, компания-разработчик средств программного обеспечения и комплексных решений предлагает готовый корпоративный портал, насыщение которого соответствующей информацией позволит решить задачу совмещения визуальной информации, видео- и аудио-сопровождения (рис. 4).

"Рис. 4. Образец интерфейса корпоративного портала"

Но корпоративные средства информирования персонала дополняют, а не заменяют прямое персональное общение, необходимое для успешных деловых взаимоотношений. Справочник, газета или буклет не станут для сотрудника заменой дружеского рукопожатия. Встречи с руководством особенно удаются, когда руководитель - харизматичная личность, лидер. Такие встречи могут создать сильную мотивацию у сотрудников. Задача мероприятий в этой области - персональный PR руководства и топ-менеджеров компании, формирование организационной идеологии, поиск образа корпоративного героя. "Как нам повезло с начальством!" - главный вывод, который должны сделать сотрудники в итоге.

Организация коммуникаций с руководством компании

Практика показывает, что непосредственные коммуникации с руководством компании организуются обычно в следующих формах:

Конференция.

Брифинг или собрание.

Совещание.

Корпоративные мероприятия, в том числе:

- торжественные события, совместное проведение внутрикорпоративных, государственных, национальных и других праздников;

- специальные награды, приветствия, проводы на пенсию, годовщины, юбилеи, памятные даты;

- коллективные обеды, ужины, банкеты, фуршеты, пикники, выезды на природу;

- танцевальные вечера, дискотеки, балы;

- туристические походы, лыжные прогулки, старты;

- коллективное посещение концертов, театральных представлений.

В нашей компании для этих целей разработана годовая программа корпоративных мероприятий, за организацию и проведение которых назначено ответственное лицо из состава работников службы управления персоналом. Для каждого мероприятия разработан график подготовки и проведения.

В годовую программу корпоративных мероприятий мы предложили включить не только праздники традиционные, но и спортивно-командные мероприятия. Как в популярном советском фильме "Самая обаятельная и привлекательная" сотрудники НИИ в свободное время играли в настольный теннис, так и сегодня традиции спортивных мероприятий возобновляются - кто-то организует кросс или лыжный поход, игру в футбол или соревнования по боулингу, играет в бильярд, гольф или теннис.

Примерный образец

График подготовки и проведения Дня рождения компании

Месяц

Июнь

Июль

Число

1-3

4-6

7-9

11-13

14-17

18-21

22-25

26-30

1-2

3-4

5-6

8-12

Дата мероприятия

Планирование:

Определить задачи

Подготовить проект бюджета

Подготовить презентацию руководству

Составить план действий

Утвердить задачи, план, концепцию и бюджет у руководства

Составить задание провайдеру

Выбрать список для тендера

Подготовка провайдерами предложений

Определить подарки и призы (что дарить, где приобретать)

Выбрать провайдеров

Согласовать с юристами договоры с провайдерами

Заключить договоры с провайдерами

Организация:

Купить подарки и призы

Прописать и утвердить сценарий

Выбрать и арендовать место проведения

Разослать информационное письмо сотрудникам

Подготовить и разослать приглашения

Распределить задания с провайдером

Провайдер осуществляет подготовку

Контроль готовности провайдера

Трансфер участников

Выбрать ведущего, артистов, тренеров, фотографов, операторов

Проведение:

Всем напомнить о формате (проезде, дресс-коде и т.д.)

Подготовка помещения

Завоз необходимого оборудования

Анализ результатов

В ходе корпоративных мероприятий персонал больше узнает об истории создания и развития компании, о корпоративных "героических личностях", о внешней деятельности компании (например, благотворительных и спонсорских проектах компании, о победах ее сотрудников на профессиональных конкурсах, и т.п.). Многочисленные опросы показывают, что большинство сотрудников благодарны руководству компании за возможность отдыха и неформального общения с коллегами. Нередко именно благодаря грамотно организованным корпоративным мероприятиям у сотрудников формируется чувство сопричастности, усиливается общая лояльность персонала, повышается его приверженность идеям и культуре компании, работники начинают больше ассоциировать себя с компанией, а компанию - с собой, появляется так называемая "защищенность брендом". Очевидно, что именно эти цели преследует внутренний пиар.

Тренинг Welcome!

Целям внутреннего пиара отвечает и проводимое в компании обучение персонала. Тренинги выполняют не только обучающую функцию, но и налаживают связи между сотрудниками, усиливают привязанность работника к своей компании. За основу нашего решения мы взяли опыт одной известной компании, где существует практика проведения тренинга Welcome! - вводного ознакомительно-обучающего мероприятия, который посещают все сотрудники компании. Такой тренинг проводится в компании один раз в три недели, его проводит специалист по обучению и развитию персонала. На трехчасовом Welcome! тренинге новичкам показывают 10-минутный фильм о компании и рассказывают:

об истории и структуре компании;

о достижениях компании и ключевых сотрудниках;

о продукции, которую производит компания;

об особенностях рынка в целом.

Завершается тренинг ознакомлением с продукцией компании и экскурсией в производственные цеха, которую проводит менеджер по персоналу.

Тренинговые группы формируются по принципу сборных (или открытых) тренингов, когда в одной группе обучаются сотрудники разных подразделений, что позволяет им лучше познакомиться друг с другом, обменяться опытом.

Для нашей компании был разработан собственный тренинг Welcome! смешанного типа, т.е. он включает в себя как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Именно данный тип на сегодняшний день является самым популярным. Связано это с тем, что он позволяет создавать сбалансированные программы: специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками.

В начале тренинга Welcome! предусмотрено приветствие генерального директора либо одного из топ-менеджеров того направления, в которое вливается большинство новеньких. Участие в таком мероприятии представителя руководства повышает статус вводного курса и позитивно воспринимается участниками тренинга. В качестве альтернативного варианта мы предложили создать видео-обращение первых лиц компании.

Примечание. Благодаря грамотно организованным корпоративным мероприятиям у сотрудников формируется чувство сопричастности, повышается приверженность идеям и культуре компании, появляется чувство "защищенности брендом".

Примерный образец

     ООО "Телематика"                               Утверждаю

_______________________________

   наименование организации

   Программа                              _______________________________

Тренинга Welcome!                              наименование должности

                                              руководителя организации

                                          __________ ____________________

                                           подпись   расшифровка подписи

                                          "  "                   20    г.

                                           --- -----------------    ---

1. Сведения о компании:

- Видение, миссия

- История создания

- Описание сегмента рынка, на котором работает компания

- Позиция компании на рынке

- Основные конкуренты

- Основные клиенты и партнеры

- Победы и достижения

- Стратегические приоритеты и цели на текущий период

- Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги:

- Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)

- Описание создаваемого продукта

- Конкурентные преимущества продукта

- Успешные проекты

- Технология построения отношений с клиентами

- Логистика

3. Организация: структура и культура

- Структура, ключевые фигуры

- Основные положения Корпоративного кодекса компании

- Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

- Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

- Профессиональное развитие и развитие карьеры: возможности в области обучения, предоставляемые компанией, базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников

- Политика вознаграждений

- Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот

- Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.

5. Просмотр фильма о компании для закрепления и наглядности услышанной информации. Фильм рассказывает о создании и процессе становления компании, о выпускаемом продукте, а также содержит интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками и видеоряд с корпоративных мероприятий.

Основную часть курса проводит менеджер HR-отдела, отвечающий за подбор и адаптацию.

Описанием продукта (услуг), занимаются работники соответствующего профиля - технологи, маркетологи.

В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и в то же время будет дополнительной мотивацией для самого работника.

В конце курса новичкам предоставляется возможность задать все интересующие их вопросы и обсудить между собой полученную информацию.

Продолжительность тренинга Welcome! обычно зависит от потребностей самой компании, т.е. от объема информации, которую планируется донести до вновь прибывших сотрудников. Диапазон продолжительности варьируется от 2 часов до 2 дней, а в некоторых организациях курс длится до 5 рабочих дней, но при этом включает и обучающие элементы. В "Телематике" на тренинг Welcome! отводится 4 часа.

Периодичность программы напрямую зависит от того, как часто и в каком количестве в организацию приходят новые сотрудники. Тренинг может проводиться еженедельно или ежемесячно. Для нашей компании оптимальным вариантом является повторение тренинга каждые два месяца. Планирование занятий на конкретное число и определенные часы, допустим, 05 числа (через каждый месяц) с 12.00 до 16.00, позволяет линейным руководителям не забывать, что новый сотрудник его подразделения в это время будет отсутствовать.

Корпоративная библиотека

И еще одно. Важным ресурсом внутренних коммуникаций стала для нашей компании корпоративная библиотека. Это одна из форм хранения знаний внутри компании. Библиотека формируются из двух основных источников:

внутренние знания, накопленные самой компанией, лучшие практики компании: научные и технические, аналитические отчеты, результаты маркетинговых исследований, выполненные работы и проекты;

внешние знания, содержащиеся в книгах, газетах и журналах - новое в технике и технологии производства, управлении, маркетинге, финансах.

Сотрудники получают аккумулированную из этих двух источников информацию, идеи для создания новых товаров и услуг, корригирования стратегии и тактики компании, определенные стандарты отдельных видов работ и т.д. Что касается "внешней" составляющей корпоративной библиотеки, то, как показывает опыт, люди читают бизнес-литературу для того, чтобы:

быстро найти решение конкретной задачи;

найти что-нибудь полезное для профессионального роста, обновления компетенции;

легче справляться с текущей работой;

изучить историю успеха ведущих мировых компаний и их лидеров;

быть в курсе современных бизнес-тенденций.

Перед созданием корпоративной библиотеки "Телематики" мы ставили следующие цели:

повысить профессиональный уровень наших сотрудников;

расширить набор ключевых компетенций, количество используемых персоналом в работе методик и инструментов;

создать дополнительный источник информации для принятия эффективных управленческих решений;

Примерный образец

     ООО "Телематика"                               Утверждаю

_______________________________

   наименование организации

                                              Генеральный директор

  Правила                                 _______________________________

                                               наименование должности

                                              руководителя организации

_______________________________     _________________ ___________________

                                        подпись       расшифровка подписи

пользования Корпоративной                 "  "                   20    г.

библиотекой                                --- -----------------    ---

Правила пользования Корпоративной библиотекой разработаны в соответствии с Положением о Корпоративной библиотеке от 9 июля 2009 г. и Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле".

Правила пользования Корпоративной библиотекой регламентируют общий порядок организации обслуживания сотрудников компании "Телематика" (далее - читателей), права и обязанности Корпоративной библиотеки (далее - библиотеки) и читателей.

1. Читатели, их права, обязанности и ответственность

1.1. Сотрудники компании имеют право бесплатно пользоваться основными видами библиотечно-информационных услуг:

получать полную информацию о составе фондов библиотеки через систему каталогов и картотек;

получать из фонда библиотеки для временного пользования любые издания или их копии;

получать консультативную помощь в поиске и выборе необходимого материала;

продлевать срок пользования литературой в установленном порядке.

1.2. Читатели обязаны:

бережно относиться к книгам, периодике и другим произведениям печати, полученным из фондов библиотеки;

возвращать книги в установленные сроки;

не выносить их из помещения библиотеки, если они не записаны в читательском формуляре;

не делать в них пометок, подчеркиваний;

не вырывать и не сгибать страниц;

не вынимать карточек из каталогов и картотек.

1.3. При получении книг, периодики и других произведений печати читатели должны тщательно просмотреть их и в случае обнаружения каких-либо дефектов сообщить об этом дежурному библиотекарю; в противном случае ответственность за порчу несет читатель, пользовавшийся изданием последним.

1.4. Читатель не имеет права для получения литературы пользоваться чужим читательским билетом.

1.5. При сдаче литературы читатели имеют право сверить наличие сданных книг с читательским формуляром.

1.6. Читатели, утерявшие или испортившие книгу, периодическое издание, обязаны:

заменить ее экземпляром того же издания;

заменить равноценной по содержанию и стоимости;

заменить ее ксерокопией того же издания;

1.7. При выбытии из организации читатели обязаны вернуть в библиотеку числящиеся за ними издания.

1.8. Читатели обязаны соблюдать правила пользования библиотекой. Читатели, нарушившие правила пользования библиотекой или причинившие библиотеке ущерб, лишаются пользования библиотекой на срок от шести месяцев до одного года.

2. Права и обязанности библиотеки

2.1. Библиотека в своей деятельности обеспечивает реализацию прав читателей, установленных в пунктах 1.1., 1.2.

2.2. Библиотека обслуживает читателей в соответствии с Положением о Корпоративной библиотеке и Правилами пользования Корпоративной библиотекой.

2.3. Библиотека организует дифференцированное обслуживание на абонементах, применяя методы индивидуального и группового обслуживания.

2.4. Библиотека обязана:

информировать читателей о всех предоставляемых библиотекой услугах;

обеспечить читателям возможность пользоваться всеми фондами библиотеки;

популяризировать свои фонды через библиотечно-библиографические указатели, каталоги и картотеки, через электронные ресурсы компании;

совершенствовать библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание читателей, внедряя компьютеризацию и передовую технику;

обеспечить высокую культуру обслуживания;

оказывать читателям помощь в выборе необходимых произведений печати и иных материалов;

осуществлять постоянный контроль за возвращением в библиотеку выданных книг;

создавать и поддерживать в библиотеке комфортные условия для работы читателей.

3. Порядок записи читателей в библиотеку

3.1. Запись читателей в библиотеку производится на основании приказа генерального директора о приеме на работу в компанию.

3.2. Запись читателей в библиотеку и первичная выдача книг производится самому читателю по предъявлении читательского билета.

3.3. При записи в библиотеку читатели должны ознакомиться с Правилами пользования библиотекой и подтвердить обязательства их выполнения своей подписью.

4. Порядок пользования абонементом

4.1. Для заказа и получения литературы читатели предъявляют читательский билет и расписываются на книжном формуляре.

4.2. Срок пользования литературой - один месяц.

4.3. Читатели могут продлить срок пользования взятой литературой, если на нее нет запроса.

4.4. Читатели, не сдавшие в срок литературу по уважительным причинам, обязаны своевременно известить об этом.

- аккумулировать внутреннюю информацию и знания сотрудников организации;

- сократить затраты на аутсорсинг внешних консультантов и экспертов и на обучение персонала;

- способствовать внедрению единых корпоративных стандартов.

В настоящее время библиотечный фонд ООО "Телематика" составляет 300 книг. Ежемесячно он пополняется на 10-20 изданий. Библиотека состоит из разделов, каждый из которых соответствуют определенному кругу читателей, в т.ч. менеджмент, информационные технологии, маркетинг и PR, работа с клиентами, психология. С помощью такого инструмента, как корпоративная библиотека, мы повышаем уровень квалификации сотрудников, предоставляем быстрый доступ к необходимой информации, экономим рабочее время, и в целом улучшаем корпоративную культуру. Система работы с библиотекой организована по стандартному принципу: каждый сотрудник, независимо от занимаемой должности, имеет право оформить читательский билет и пользоваться библиотекой. При увольнении сотрудника из организации, он должен предоставить в HR-отдел справку из библиотеки об отсутствии задолженностей.

Мы предложили создать веб-модуль "Корпоративная библиотека "Телематика", куда будет выкладываться вся необходимая в работе документация и обеспечиваться доступ к электронным изданиям (книгам, статьям). Сотрудники получат возможность скачивать материалы самостоятельно. Для этого каждый сотрудник компании должен получить свой логин и пароль (рис. 5).

"Рис. 5. Пример главной страницы корпоративной библиотеки (ввод логина и пароля)"

Примечание. Для оценки качества мероприятий внутреннего PR следует выбрать несколько важных показателей и анализировать корреляцию их роста или падения в сравнении с результатами за предыдущие отчетные периоды.

Библиотека будет содержать тематический рубрикатор. В основной части сотрудник сможет увидеть новые добавленные материалы (рис. 6).

"Рис. 6. Пример рубрикатора корпоративной библиотеки"

Оценивать качество мероприятий внутреннего PR непросто, поэтому лучше всего выбрать несколько важных показателей и анализировать результаты именно по ним, отслеживая корреляцию роста или падения показателей в сравнении со своими же результатами за предыдущие отчетные периоды. Разумеется, после того, как проводится оценка, необходимо сделать определенные выводы, внести коррективы и снова продолжить работу, потому что деятельность по формированию системы внутреннего PR не может быть конечна. Конечен некий отдельный проект, после него инициируется следующий. Даже если есть какая-то отлаженная структура - СМИ, Интернет, доска объявлений и т.п. и она работает, все равно она требует поддержки, обновления, креатива, каких-то дополнений, проверки.

Библиография

1. Каплин Р. Корпоративная библиотека как источник знаний компании // Тренинги в бизнесе, 2008. - N 4.

2. Внутрикорпоративный пиар: действует изнутри, результат снаружи // www.publlclty.com.ua - [Электронный ресурс]. Url: http://www.publlclty.com.ua/article/%28p%29praktichni-poradi%28-p%29/vnut rikorporativniy-piar-deystvuet-iznutri-rezultat-snaruzhi.html. - Дата обращения - 20.06.2010.

3. Построение эффективной системы внутреннего PR // www.hrm.ru - [Электронный ресурс]. Url: http://www.hrm.ru/db/hrm/70D99D59EC0F238CC325755B0077D3F7/vld/artlcle/art lcle.html - Дата обращения - 19.06.2010.

4. Рутицкая В. Корпоративная культура и внутренний PR // www.hr-portal.ru - [Электронный ресурс]. Url: http:// www.hr-portal.ru/artlcle/korporatlvnaya-kultura-1-vnutrennll-pr. - Дата обращения - 21.06.2010.

5. О корпоративных газетах и журналах // www.medlallne-pressa.ru - [Электронный ресурс]. - Дата обращения - 21.06.2010.

6. Дизайн корпоративного кодекса - http://kukosh.com - [Электронный ресурс]. - Url: http://kukosh.com/my-ehto-sdelall/ne-stydno-pokazat/?tx_ttnews[tt_news]=1 22&cHash=f342cfcccf. - Дата обращения - 20.06.2010.

7. Самохвалова М. Черный PR: так вот ты какой, оказывается, северный олень... // www.pressclub.host.ru/BlackPR.shtml - [Электронный ресурс]. - Дата обращения - 29.06.2010.

М. Кравцова,

менеджер HR-отдела,

ООО "Телематика"

Словарь кадрового делопроизводства

В ГОСТ 7.60-2003 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу "Издания. Основные виды. Термины и определения" указано, что "Бюллетень - периодическое или продолжающееся издание, выпускаемое оперативно, содержащее краткие официальные материалы по вопросам, входящим в круг ведения выпускающей его организации". Данный ГОСТ классифицирует бюллетени на бюллетени-таблицы, статистические бюллетени, бюллетени-хроники, нормативные бюллетени, рекламные бюллетени и справочные бюллетени.

Информационный бюллетень - издание, выпускаемое с целью информирования целевой группы людей по определенным вопросам. Информационный бюллетень, как правило, состоит их подборки актуальной тематической информации.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Текст документа полностью не приводится в целях соблюдения политики конфиденциальности.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.