"1С:Предприятие 8" в охранном бизнесе (Ю. Никулина, "Финансовая газета", N 48, ноябрь 2010 г.)

"1С:Предприятие 8" в охранном бизнесе

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "АН-Секьюрити" (г. Санкт-Петербург) предоставляет услуги по охране объектов розничной торговли, бизнес-центров, производственных предприятий и объектов культуры. Кроме того, в сферу ее деятельности входят сопровождение, в том числе с оружием, грузов и физических лиц, а также обеспечение безопасности на массовых мероприятиях. Она активно развивает техническое направление, в том числе проектирование, монтаж и обслуживание систем безопасности.

В 2003 г. компания начала работать на региональных рынках. Сегодня в состав холдинга входят предприятия в Москве, Ростове-на-Дону, Тольятти, Краснодаре, Мурманске, Красноярске, Волгограде, Уфе, Ставрополе, Нижнем Новгороде и Ярославле.

Быстрый рост бизнеса, который сопровождал выход на новые рынки, привел компанию к необходимости расчета себестоимости услуг, более точного учета затрат по охраняемым объектам, а также контроля расходов. В связи с этим руководство холдинга приняло решение об автоматизации наиболее важных участков - оперативного учета и расчета заработной платы, которые обладают спецификой, связанной с охранной деятельностью компании, а также бухгалтерского и налогового учета. При этом необходимо было организовать ведение учета в организациях и подразделениях холдинга как в Санкт-Петербурге, так и в других регионах. Учетные системы, которые на тот момент использовались, не позволяли решить эти задачи.

Для выполнения работ по проекту автоматизации была приглашена компания "Диалог Информационные Технологии" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург). По результатам обследования бизнес-процессов холдинга специалисты "Диалог Информационные Технологии" предложили использовать для создания информационной системы программный продукт "1С:Комплексная автоматизация 8" на платформе "1С:Предприятие 8". Выбор в пользу данного прикладного решения был обусловлен тем, что оно позволяло решить все задачи проекта автоматизации холдинга и при этом не было перегружено функциями, потребность в которых отсутствовала.

Работы по проекту автоматизации в компании "АН-Секьюрити" и дочерних организациях в г. Санкт-Петербурге были выполнены в течение девяти месяцев. В настоящее время комплексная информационная система, в которой автоматизировано 42 рабочих места, позволяет контролировать и оптимизировать расходы, а также получать необходимую аналитическую информацию. В результате автоматизации повысилась производительность труда менеджеров, расчетчиков заработной платы и складских работников. Начато тиражирование системы в региональных подразделениях холдинга.

Рассмотрим более подробно особенности информационной системы.

Кадровый учет и расчет заработной платы

Подсистема кадрового учета и расчета заработной платы обеспечивает решение нескольких задач. Расчет заработной платы автоматизирован с учетом специфики работы охранного предприятия. Ведется кадровый учет, учет удержаний и отчислений во внебюджетные фонды, а также расчет отпускных и больничных. Предусмотрено ведение табеля учета отработанного времени.

Автоматизация расчета заработной платы, который характеризуется особой сложностью, была одной из приоритетных задач проекта. Созданная информационная система учитывает специфику оплаты труда более 1500 сотрудников компании и позволяет получать полную информацию о структуре заработной платы. Оплата труда сотрудников компании зависит от нескольких факторов - от объекта охраны, категории охранника и конкретного поста. Например, в гипермаркетах охранные услуги тарифицируются по-разному в зависимости от места нахождения поста - около входа или около касс, при этом охранники периодически сменяют друг друга на разных постах. Стоимость спецодежды частично вычитается из заработной платы, что также учитывается в системе.

В результате автоматизации расчет заработной платы выполняется быстрее, ошибки при начислении исключены. Руководство имеет возможность оптимально с точки зрения затрат планировать работу охранников разных категорий.

Снизилась трудоемкость учета отработанного времени каждого охранника и его фактического местонахождения на объекте. В ходе проекта создан удобный механизм, который дает возможность расчетчику использовать данные табеля отработанного времени.

Оперативный учет

Автоматизация контура оперативного учета на основе программы "1С:Комплексная автоматизация 8" позволила решить несколько задач, в том числе одну из важнейших - учет затрат по объектам и расчет фактической себестоимости охранных услуг.

Особенность оперативной деятельности "АН-Секьюрити" состоит в том, что для каждого охраняемого объекта установлены разные тарифы на услуги. Величина затрат, необходимых для охраны объекта, для каждого объекта имеет свое значение.

Новая информационная система предусматривает расчет себестоимости оказанных услуг для каждого охраняемого объекта с учетом расходов на заработную плату, спецодежду и оборудование, транспорт и бензин, а также с учетом накладных расходов и амортизации. Наличие данных о себестоимости охранных услуг для каждого объекта дает возможность руководству принимать обоснованные управленческие решения в части сокращения затрат.

В результате автоматизации повысилась достоверность данных об итоговой стоимости услуг и сроках действия договоров, что облегчило работу бухгалтерии и отдела продаж. Во многих случаях за счет введения по просьбе клиента дополнительных охранных постов или расширения перечня оказываемых услуг сумма фактической оплаты отличается от согласованной с клиентом в основном договоре. Ранее информация о дополнительных услугах в системе не регистрировалась, а присутствовала только в виде дополнительных соглашений к основному договору, оформленных на бумаге. В результате при получении от клиента оплаты за услуги бухгалтеру требовалось дополнительное время, чтобы выяснить причину отклонения величины полученной оплаты от суммы, указанной в договоре.

Все изменения в стоимости услуг, тарифы на дополнительные услуги, а также факты оказания услуг теперь регистрируются в информационной системе и доступны бухгалтеру.

В подсистеме оперативного учета также автоматизирован учет затрат на мобильную связь. При расчете затрат на автотранспорт учитывается пробег автомобилей.

Складской учет

Управление складскими запасами в информационной системе включает учет спецодежды по размерам, цветам и прочим характеристикам, а также учет оборудования - ноутбуков, раций и т.д. Достоверные данные о наличии у каждого охранника оборудования и спецодежды, а также о степени износа спецодежды сейчас можно получить в любое время с помощью отчетов.

Подключение к системе принтера этикеток и терминала сбора данных позволило сократить временные и трудовые затраты на инвентаризацию. Автоматизация складского учета обеспечивает контроль за оборотом товарно-материальных ценностей, что в свою очередь способствует сокращению затрат на приобретение оборудования и спецодежды.

Таким образом, автоматизированная система на основе решения "1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет решать в холдинге "АН-Секьюрити" ключевые задачи бизнеса: эффективное управление затратами и расчет себестоимости, ведение табельного учета и оперативный расчет заработной платы, контроль за работой менеджеров.

В планах дальнейшего развития информационной системы предусмотрена автоматизация бюджетирования и формирования консолидированной отчетности.

Ю. Никулина,

1С:Франчайзи "Диалог ИТ"

"Финансовая газета", N 48, ноябрь 2010 г.