Компенсация за неиспользованный отпуск (О.В. Негребецкая, "Зарплата", N 11, ноябрь 2010 г.)

Компенсация за неиспользованный отпуск

Отшумела пора массовых отпусков, год заканчивается, но не все успели реализовать свое право на отдых. В статье мы поговорим о правилах назначения компенсации за неиспользованный отпуск, рассмотрим порядок ее налогообложения и начисления страховых взносов.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в двух случаях: взамен отпуска, превышающего 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ), и при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).

Компенсация при увольнении

При увольнении сотруднику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Право на компенсацию

Порядок выплаты компенсации установлен пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 N 169 (далее - Правила об отпусках).

Стаж работы у данного работодателя и право на компенсацию. Право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудник получает по истечении шести месяцев работы у данного работодателя.

Резонно предположить, что если работник увольняется, не отработав полгода, то он не имеет права на отпуск, следовательно, и на компенсацию. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в Правилах об отпусках мы не найдем подтверждения данному предположению.

В пункте 35 Правил об отпусках говорится, что количество дней работы, составляющих менее половины месяца, исключается из расчета стажа, дающего право на компенсацию. Из этого следует, что право на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении имеет сотрудник, отработавший более половины месяца. Эта позиция подтверждается и письмом Роструда от 08.06.2007 N 1920-6.

Если ко дню увольнения работник успел потрудиться у данного работодателя более половины месяца, у него возникает право на компенсацию неиспользованного отпуска.

Кому компенсация не положена. При увольнении компенсация за неиспользованные отпуска не выплачивается:

- сотрудникам, проработавшим в организации менее половины месяца. Например, специалист принят на работу 25 октября 2010 года, а уже 2 ноября он уволился по соглашению сторон трудового договора (ст. 78 ТК РФ). В октябре - ноябре сотрудник отработал семь рабочих дней. Следовательно, компенсацию за неиспользованный отпуск ему начислять не нужно;

- исполнителям по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ).

Отпуска, подлежащие компенсации при увольнении

При расчете компенсации нужно учесть не только неиспользованные основные (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), но и дополнительные отпуска.

Примечание. Если отпуск использован авансом

Если незадолго до увольнения сотрудник использовал отпуск за неотработанный до конца рабочий год, то при увольнении из его заработной платы нужно удержать излишне выплаченные отпускные. В некоторых случаях такое удержание не производится, например, при ликвидации организации, отказа работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, и т.д. Это предусмотрено частью 2 статьи 137 Трудового кодекса.

Напомним, что дополнительные отпуска предусмотрены:

- для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

- лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и районах с тяжелыми климатическими условиями (ст. 321, ч. 5 ст. 302 ТК РФ и ст. 14 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях");

- лиц, пострадавших в результате аварии на ЧАЭС (ст. 14, 18, 19 и 20 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- сотрудников с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

- профессиональных спортсменов и спортивных тренеров (ст. 348.10 ТК РФ) и др.

Кроме того, дополнительный отпуск (сверх установленных в законодательстве) организация может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Ниже мы рассмотрим порядок расчета суммы компенсации за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск.

Количество дней отпуска, за которые положена компенсация

Расчет количества дней неиспользованного отпуска, подлежащего компенсации, производится в соответствии с нормами статей 114, 115 и 121 Трудового кодекса и пунктами 28 и 35 Правил об отпусках.

Чтобы определить количество дней неиспользованного отпуска к моменту увольнения работника, следует проанализировать его отпускную историю у данного работодателя, то есть сравнить количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, заработанных сотрудником, с количеством фактически использованных. Разница и будет искомым результатом.

Начнем с определения нормативного количества дней оплачиваемого отпуска.

Стаж работы для отпуска. Количество календарных дней отпуска, предоставляемого за год работы у данного работодателя, составляет 28, то есть на каждый месяц приходится по 2,33 дня (28 календ. дн. : 12 мес.).

При определении количества дней отпуска, которые подлежат компенсации, учитывается не календарный - с 1 января по 31 декабря, а рабочий год. Рабочий год определяется для каждого работника индивидуально. Он составляет 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу к данному работодателю. Если сотрудник приступил к работе, например, 20 октября 2009 года, то первый рабочий год, за который предоставляется отпуск, для него будет с 20 октября 2009 года по 19 октября 2010 года.

Из периода, который сотрудник отработал в рабочем году, нужно исключить (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

- время его отсутствия на работе без уважительных причин, например в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса (появление на работе в состоянии алкогольного опьянения или в случае, если работник не прошел обязательный медосмотр, и т.п.);

- время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

При этом в отпускной стаж работника включается время (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

- фактической работы;

- когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);

- вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- отстранения от работы специалиста, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Стаж работы для компенсации. Если сотрудник в рабочем году отработал более 11 месяцев, при увольнении ему полагается полная компенсация за 28 календарных дней отпуска, если же менее 11 месяцев, то количество неиспользованных дней отпуска будет рассчитываться пропорционально отработанному им времени по формуле:

/-----------------\        /---------------------\         /------------\

|    Количество   |        |  Продолжительность  |         | Количество |

| неиспользованных|   =    | ежегодного  отпуска |    х    |   полных   |

|      дней       |        |   ----------------  |         |отработанных|

|     отпуска     |        |          12         |         |   месяцев  |

\-----------------/        \---------------------/         \------------/

Такой порядок предусмотрен пунктом 28 Правил об отпусках.

Пример 1. Технолог по изготовлению оконных витражей в стиле Tiffany С.К. Левитин устроился на работу в ЗАО "Художественное стекло" 20 марта 2006 года, а 26 октября 2010 года подал заявление об увольнении. Необходимо определить границы последнего рабочего года и его продолжительность, если известно, что с 10 декабря по 31 декабря 2007 года работник находился в неоплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам.

Решение. Чтобы определить продолжительность последнего рабочего года, проанализируем отпускную историю работника (см. таблицу).

Из-за того что продолжительность неоплачиваемого отпуска превысила 14 календарных дней, окончание второго рабочего года сдвинулось на 8 дней (22 дн. - 14 дн.). Он закончился 27 марта 2008 года, соответственно сдвинулось начало третьего, четвертого и пятого отпускных годов. Таким образом, пятый отпускной год начнется 28 марта 2010 года.

Дата окончания пятого рабочего года определяется с учетом двухнедельной отработки. Она приходится на 8 ноября 2010 года.

Продолжительность пятого рабочего года - 7 месяцев 11 календарных дней. Значит, количество дней отпуска, подлежащих компенсации, будет определяться пропорционально количеству полных месяцев последнего рабочего года.

Таблица

Рабочие годы			Неоплачиваемые отпуска в течение рабочего года			Продолжительность рабочего года
N п/п	Дата начала	Дата окончания	Дата начала	Дата окончания	Дни	Месяцы	Дни
1	20.03.2006	19.03.2007				12	0
2	20.03.2007	27.03.2008	10.12.2007	31.12.2007	22	12	0
3	28.03.2008	27.03.2009				12	0
4	28.03.2009	27.03.2010				12	0
5	28.03.2010	07.11.2010				7	11

Округление продолжительности рабочего года. Согласно пункту 35 Правил об отпусках при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (округлять до целого месяца надо излишки, составляющие 15 дней и более).

Пример 2. На основании результатов решения примера 1 необходимо:

1) определить период, за который будет выплачена компенсация;

2) рассчитать количество дней, за которые будет выплачена компенсация.

Решение. Продолжительность последнего рабочего года - 7 месяцев 11 календарных дней. Дни отбрасываются, так как составляют менее половины месяца. Следовательно, срок, за который нужно выплатить компенсацию, составляет 7 месяцев.

Поскольку сотрудник отработал менее 11 месяцев, ему выплачивается пропорциональная компенсация. Количество дней отпуска, подлежащих оплате, составит 16,33 дня (28 дн. : 12 мес. х 7 мес.).

Округление дробного числа дней неиспользованного отпуска. Нужно ли округлять дробное количество дней? Законодательством этот вопрос не урегулирован. Каждый работодатель сам принимает решение, но с учетом единых требований, установленных в письме Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17: округлять количество неиспользованных дней отпуска до целого числа нужно не по правилам математики, а в пользу работника.

Пример 3. Продолжим пример 2. Предположим, в коллективном договоре ЗАО "Художественное стекло" имеется условие об округлении. Сколько дней неиспользованного отпуска компенсирует работодатель С.К. Левитину?

Решение. Округлив 16,33 дня, по правилам, предложенным Минздравсоцразвития России, мы получим 17 дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации.

Документальное оформление

Компенсация начисляется на основании приказа о прекращении трудового договора с работником по форме N Т-8. Бухгалтерия оформляет записку-расчет по форме N Т-61.

Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает сотрудник кадровой службы, а оборотную - бухгалтер организации. Такой порядок оформления расчетных документов при увольнении сотрудника утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Выплачивается компенсация по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88). Если же она была начислена одновременно с заработной платой, то ее можно выплатить по ведомостям (форма N Т-53 или Т-49, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) (абз. 3 и 4 п. 17 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40). Можно перечислить компенсацию и на личный счет работника в банке.

Порядок расчета компенсации при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается исходя из среднего заработка работника (ст. 114 и ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Порядок его расчета установлен в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение о среднем заработке). Алгоритм расчета компенсации при увольнении приведен ниже.

Алгоритм расчета компенсации при увольнении

Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для исчисления среднего заработка

Шаг 2. Определяем сумму учитываемых выплат

Шаг 3. Определяем средний дневной заработок работника

Шаг 4. Рассчитываем сумму компенсации за неиспользованный отпуск

Рассмотрим алгоритм расчета подробнее.

Продолжительность расчетного периода

По общему правилу расчетным периодом для исчисления суммы компенсации за неиспользованный отпуск являются последние 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник увольняется (абз. 2 п. 2 Положения о среднем заработке).

Если специалист отработал менее 12 месяцев, то в расчетный период включается время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.

Если же у сотрудника не было фактически отработанных дней или начисленной зарплаты и до расчетного периода, то в него будут включены дни, отработанные им в месяце увольнения (п. 7 Положения о среднем заработке).

Некоторые периоды, а также начисленные за это время суммы нужно исключить из расчетного, например, когда работник (п. 5 Положения о среднем заработке):

- получал средний заработок в соответствии с законодательством (например, за время командировки);

- болел или получал пособие по беременности и родам;

- был в отпуске без сохранения зарплаты.

Сумма учитываемых выплат

При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, в частности, учитываются следующие начисления работнику (п. 2 Положения о среднем заработке):

- зарплата;

- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (доплаты за работу во вредных условиях, в ночное время, выходные и праздничные дни и др.);

- выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате). Это значит, что в расчет среднего дневного заработка входит районный коэффициент (надбавка), поэтому к рассчитанной сумме компенсации за дни неиспользованного отпуска он повторно не применяется;

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, ученую степень и т.п.

Из общей суммы выплат работнику нужно исключить суммы, перечисленные в пункте 5 Положения о среднем заработке.

Кроме того, при исчислении заработка за расчетный период не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха). Об этом говорится в пункте 3 Положения о среднем заработке.

Как рассчитать средний дневной заработок

При определении среднего заработка для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении используется средний дневной заработок (абз. 2 п. 9 Положения о среднем заработке). Порядок его расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период.

Расчетный период отработан полностью. В этом случае средний дневной заработок рассчитывается так: сумма заработной платы, фактически начисленная сотруднику за расчетный период, делится на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ и абз. 10 п. 10 Положения о среднем заработке).

Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок в этом случае определяется по следующей формуле (абз. 2 и 3 п. 10 Положения о среднем заработке):

/---------\   /----------------------------------------------------------\

|         |   |                 Сумма учитываемых выплат                 |

| Средний |   | -------------------------------------------------------- |

| дневной | = |29,4 х Количество полных календарных месяцев + заработок +|

|заработок|   | Количество календарных дней, приходящихся на отработанное|

|         |   |   время в не полностью отработанных календарных месяцах  |

\---------/   \----------------------------------------------------------/

При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается так: 29,4 нужно разделить на количество календарных дней месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное сотрудником в не полностью отработанном месяце (абз. 3 п. 10 Положения о среднем заработке).

Размер компенсации за неиспользованный отпуск

Чтобы рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск увольняющемуся работнику, нужно средний дневной заработок умножить на количество календарных дней неиспользованного отпуска. Это следует из пункта 9 Положения о среднем заработке.

Пример 4. Воспользуемся условиями примеров 1-3, дополнив их. Работник С.К. Левитин находился на больничном 7 календарных дней - с 8 по 14 сентября 2010 года. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 5320 руб. В каком размере нужно выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, если за расчетный период ему было начислено 252 920 руб. (с учетом пособия)?

Решение. Расчетным периодом будут являться 12 месяцев, предшествующих увольнению, то есть с 1 ноября 2009 года по 31 октября 2010 года.

Из суммы учитываемых выплат исключим пособие по временной нетрудоспособности. Соответственно не будем учитывать и календарные дни, приходящиеся на период заболевания.

Определим средний дневной заработок сотрудника. Поскольку расчетный период он отработал не полностью, воспользуемся второй формулой.

11 месяцев из расчетного периода (с ноября 2009 года по август 2010 года и октябрь 2010 года) сотрудник отработал полностью. За эти месяцы в расчет включается 323,4 календарного дня (29,4 х 11 мес.). Теперь определим количество календарных дней в не полностью отработанном месяце (сентябре). Оно равно 22,54 [29,4 : 30 календ. дн. х (30 календ. дн. - 7 календ. дн.)].

Таким образом, средний дневной заработок работника составит 715,73 руб. [(252 920 руб. - 5320 руб.) : (323,4 календ. дн. + 22,54 календ. дн.)].

Теперь определим сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Количество дней отпуска, за которые полагается компенсация, - 17. Таким образом, сумма компенсации равна 12 167,41 руб. (715,73 руб. х 17 календ. дн.).

Напомним, что компенсацию за неиспользованный отпуск работнику нужно выдать в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Если же этот срок был пропущен, работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за задержку в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Такой порядок установлен в статье 236 Трудового кодекса.

Бухгалтерский учет компенсации

Согласно пункту 8 ПБУ 10/99 компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности (в расходах на оплату труда). Начисление компенсации отражается по дебету счетов учета затрат 20 (23, 26, 29, 44...) и кредиту счета 70. А ее выплата - по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счетов 50, 51.

Замена отпуска денежной компенсацией

Согласно части 1 статьи 126 Трудового кодекса заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Если сотрудник не использовал отпуск в течение двух или более лет, то заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ), или любое количество дней из этой части.

Таким образом, компенсацию вправе получить только те сотрудники, которым положены дополнительные или удлиненные отпуска.

Кому положен удлиненный отпуск

По трудовому законодательству. Удлиненный основной отпуск предоставляется по основаниям, предусмотренным законом (ч. 2 ст. 115 ТК РФ), например:

- работникам моложе 18 лет - продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

- работающим инвалидам (независимо от группы инвалидности) - продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Закона РФ от 24.11.95 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

- педагогическим работникам - от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 "О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам").

Пример 5. Начальнику цеха Н.В. Дымову, работающему в ЗАО "Каустик", полагается основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

В 2008 году ежегодный оплачиваемый отпуск работник использовал не полностью, а только 14 календарных дней, в 2009 году - 24 календарных дня. Он обратился с просьбой компенсировать ему неиспользованные дни отпуска в денежной форме. Необходимо определить, за какое количество дней ему положена денежная компенсация.

Решение. Количество календарных дней, превышающих общую норму основного оплачиваемого отпуска за каждый год, в данном случае составляет 2.

Денежная компенсация за 2008 и 2009 годы должна быть выплачена всего за 4 календарных дня. Остальные 18 календарных дней (28 календ. дн. - 14 календ. дн. + 28 календ. дн. - 24 календ. дн.) работник должен отгулять.

По коллективному договору. Некоторые работодатели в целях привлечения лучших специалистов включают в соцпакет возможность дополнительного отдыха, например, дополнительную неделю отпуска. Такие отпуска работники могут использовать по своему усмотрению и по согласованию с руководителем, а могут и не использовать. Работодатель за это наказан не будет. За неиспользованные дополнительные отпуска также можно выплатить компенсацию. Причем в данном случае можно компенсировать все дни дополнительного отпуска, так как они априори превышают продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако при выплате компенсации за такие отпуска работодатель должен учесть особенности налогообложения.

Замена запрещается

Запрещено заменять компенсацией неиспользованный отпуск в случаях, не связанных с увольнением:

- беременным женщинам;

- сотрудникам в возрасте до 18 лет;

- сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Это предусмотрено частью 3 статьи 126 Трудового кодекса.

Отпуск в рабочих днях

Если отпуск работнику предоставляется в рабочих днях, то его часть, подлежащую компенсации, нужно пересчитать в календарные дни. Дело в том, что для расчета общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска нужно сложить количество календарных дней основного и дополнительного отпусков (ст. 120 ТК РФ). Порядок пересчета приведен в письме Роструда от 01.02.2002 N 625-ВВ:

1) отсчитать от начала отпуска количество дней основного отпуска в календарных днях, а затем - количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю (без учета воскресенья);

2) определить дату последнего дня отпуска.

Пример 6. С 7 сентября 2010 года оператору по выращиванию дрожжей ЗАО "Гидролиз" О.Д. Ржаному предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Кроме того, сотрудник имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью 12 рабочих дней (раздел XI приложения N 1 к Списку производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденному постановлением Правительства РФ от 25.10.74 N 298/П-22). Как рассчитать общую продолжительность отпуска?

Решение. Определяем дату окончания основного отпуска - 4 октября 2009 года. С 5 октября отсчитываем 12 рабочих дней. Последним днем отпуска будет 18 октября 2009 года (10 и 17 октября - воскресенье - из расчета исключаются). Таким образом, общая продолжительность отпуска составит 42 календарных дня.

Оплачивать дни дополнительного отпуска после пересчета рабочих дней в календарные нужно точно так же, как и календарные дни основного отпуска (ст. 139 ТК РФ).

Документальное оформление выплаты компенсации

Для замены части отпуска денежной компенсацией, не связанной с увольнением, сотрудник должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Образец заявления приведен на с. 63.

Образец заявления

Генеральному директору

ЗАО "Каустик"

Качалову СМ.

Заявление

В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть ежегодных оплачиваемых отпусков за 2008 и 2009 годы в количестве четырех календарных дней.

18 ноября 2010 года                    Дымов                   Н.В. Дымов

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя о замене части отпуска денежной компенсацией (образец документа приведен на с. 64).

Образец приказа

Закрытое акционерное общество "Каустик"

Приказ N 114
о замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией

г. Волгоград                                          22 ноября 2010 года

В соответствии со статьей 126 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

Начальнику цеха Н.В. Дымову заменить денежной компенсацией часть ежегодных оплачиваемых отпусков за период работы с 15 ноября 2008 года по 14 ноября 2010 года, превышающих 28 календарных дней за каждый год работы, в количестве четырех календарных дней.

Основание: заявление Н.В. Дымова от 18.11.2010.

Генеральный директор                      Качалов            С.М. Качалов

С приказом ознакомлен                     Дымов                Н.В. Дымов

Унифицированной формы для расчета суммы компенсации, не связанной с увольнением, законодательством не предусмотрено. Для этого можно воспользоваться запиской-расчетом по форме N Т-60 или составить такой документ самостоятельно.

Расчет компенсации за неиспользованные дни отпуска, превышающие 28 календарных дней, производится в таком же порядке, как и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Единственное отличие - сумма компенсации (шаг 4) определяется умножением среднего дневного заработка на количество дней отпуска, превышающее 28 календарных дней, за которые предоставляется компенсация (абз. 2 п. 9 Положения о среднем заработке). А вот в какой день ее следует выплатить работнику, закон не устанавливает. Как правило, она выплачивается вместе с заработной платой.

Допустима ли компенсация за прерванный отпуск?

Если работник был вынужден выйти из отпуска раньше срока, то неиспользованная в связи с этим часть отпуска может быть (ч. 2 ст. 125 ТК РФ):

- предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года;

- присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Нельзя предоставлять компенсацию за дни отпуска, не использованные в связи с отзывом. Если сотрудник не использует оставшиеся дни отпуска в текущем рабочем году, то они переносятся на следующий рабочий год.

Если сотрудника отозвали из отпуска, то начисленные ему отпускные нужно пересчитать. За те дни, которые он отработал вместо отпуска, ему нужно начислить зарплату, а часть отпускных за неиспользованные дни отпуска подлежат возврату или зачету. Затем, когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска, средний заработок для их оплаты нужно будет рассчитать заново (ст. 139 ТК РФ).

Отметим, что запрещается отзывать из отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):

- работников в возрасте до 18 лет;

- беременных женщин;

- работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Налоги и взносы с компенсации за неиспользованный отпуск

Порядок налогообложения и начисления страховых взносов един как для компенсации, выплачиваемой при увольнении, так и для компенсации части неиспользованного отпуска, превышающей 28 календарных дней за каждый рабочий год. Рассмотрим его подробнее.

Налог на прибыль

Компенсация в соответствии с законом. При расчете налога на прибыль компенсация за неиспользованный отпуск включается в расходы на оплату труда, только если она выплачивается (п. 8 ст. 255 НК РФ):

- за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней;

- в соответствии с трудовым законодательством.

Аналогичным образом учитывается компенсация за неиспользованные отпуска прошлых лет.

Компенсация за часть отпуска, не превышающую 28 календарных дней. Если организация заменяет компенсацией часть отпуска, не превышающую 28 календарных дней, то сумму компенсации учесть при расчете налога на прибыль нельзя (п. 49 ст. 270 НК РФ), поскольку Трудовой кодекс запрещает заменять компенсацией ежегодный отпуск, не превышающий 28 календарных дней (п. 1 письма Минфина России от 11.10.2007 N 03-03-06/2/189).

Компенсация за дополнительный отпуск, предоставляемый по коллективному договору. Нельзя учесть при расчете налога на прибыль и компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск, установленный в коллективном договоре (письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/1/284). Дело в том, что в расходы по налогу на прибыль не включают затраты на оплату дополнительных отпусков по коллективному договору (п. 24 ст. 270 НК РФ). А значит, и компенсацию за такие отпуска при расчете налога учесть нельзя.

Налоговый учет компенсации. При расчете налога на прибыль сумма компенсации за неиспользованный отпуск учитывается в расходах на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса. Аналогичным образом учитываются расходы на выплату компенсации за отпуска, не использованные работником в течение двух и более лет (письмо Минфина России от 20.05.2005 N 03-03-01-02/2/90).

При методе начисления расходы на выплату компенсации в налоговом учете списываются в том же месяце, что и в бухгалтерском учете (п. 4 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе - в момент ее фактической выплаты работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

НДФЛ

На сумму компенсации за неиспользованный отпуск, как связанной, так и не связанной с увольнением, начисляется НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Страховые взносы

Подпунктом "д" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" установлено, что не облагаются страховыми взносами все виды компенсаций работникам, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей (в пределах законодательных норм).

При этом в подпункте "д" пункта 2 указано, что обложению также не подлежат выплаты, связанные с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.

Спорное мнение. На основании норм закона специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 19.10.2010 N 1239-19 пришли к выводу, что компенсация за неиспользованные дни отпуска, не связанная с увольнением, не облагается страховыми взносами.

Опираясь на данное письмо, мы сделали вывод, что порядок начисления страховых взносов на компенсацию за неиспользованный отпуск зависит от того, в связи с каким событием она выплачивается (при увольнении или без увольнения) (журнал "Зарплата", 2010, N 9, с. 54-55). Это ошибочная позиция.

Те, кто в период сдачи отчетности за девять месяцев 2010 года получил в региональных отделениях ПФР и ФСС России информационные буклеты журнала "Зарплата", могли ознакомиться с правильной точкой зрения.

Окончательное решение. В ходе консультаций при подготовке буклетов специалисты Минздравсоцразвития России обнародовали иной подход к начислению страховых взносов с компенсации за неиспользованный отпуск. Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, выплаченная по любому основанию (как в связи с увольнением, так и без увольнения), облагается страховыми взносами.

Взносы на случай травматизма

Страховые взносы на случай травматизма на сумму компенсации начислять не нужно. Это следует из пункта 1 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765.

Пример 7. Продолжим пример 5. Итак, начальнику цеха Н.В. Дымову положена компенсация за 4 календарных дня. Как отразить в учете начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, если средний дневной заработок сотрудника составляет 423,16 руб.?

Решение. Рассчитаем сумму компенсации. Она равна 1692,64 руб. (423,16 руб. х 4 календ. дн.).

На сумму компенсации бухгалтер начислил НДФЛ в сумме 220 руб. (1692,64 руб. х 13%).

В декабре в учете были сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 70

- 1692,64 руб. - начислена работнику компенсация, не связанная с увольнением;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 220 руб. - удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50

- 1472,64 руб. (1692,64 руб. - 220 руб.) - выплачена работнику компенсация;

Дебет 20 Кредит 69

- 440,09 руб. (1692,64 руб. х 26%) - начислены страховые взносы.

О.В. Негребецкая,

научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 11, ноябрь 2010 г.