Расчет неиспользованных дней основного и дополнительного отпуска в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (Е. Лобынцева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 50, декабрь 2010 г.)

Расчет неиспользованных дней основного и дополнительного отпуска в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В ст. 114 главы 19 ТК РФ говорится, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Следовательно, в любой организации существует необходимость учета и хранения данных о периодах нахождения сотрудников в ежегодном отпуске. Работникам кадровой службы, а в небольших организациях и бухгалтеру по расчету заработной платы требуется где-то хранить данные о периодах отпуска и рассчитывать остаток дней неиспользованного отпуска. В большинстве случаев для хранения этих данных используются бумажные носители или создаются электронные таблицы. Это эффективно в небольших организациях, а если сотрудников много?

Работникам также могут полагаться дополнительные дни ежегодного отпуска, предусмотренные ст. 116-119 главы 19 ТК РФ, которые тоже нужно учитывать и хранить.

В настоящей статье мы рассмотрим механизм хранения данных об отпусках и расчета остатков дней отпуска, реализованный в программе "1С:Зарплата и Управление персоналом 8", который в ее последних релизах был дополнен и усовершенствован. Он прост в обращении и доступен для понимания даже пользователю, не знакомому с программами линейки "1С:Предприятие 8".

Пользователю потребуется лишь выполнить некоторые настройки для учета дней фактически использованного отпуска, т.е. сделать выбор, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска. В программе отпуска регламентированного учета могут регистрироваться посредством кадровых документов (т.е. документа "Отпуска организации") либо расчетных (т.е. документа "Начисление отпуска сотрудникам организации").

Следует отметить, что в программе "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" предусмотрена возможность регистрировать факт компенсации отпуска в денежной форме. Если в организации практикуется денежная компенсация отпуска, то списание дней отпуска производится с помощью расчетного документа "Начисление отпуска сотрудникам организации". В этом документе регистрируются оплаченные дни как использованные. Поэтому перед началом работы в программе важно учесть все факторы и произвести соответствующую настройку в параметрах учета, раздел "Кадровый учет", признак "Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков". Эту настройку в процессе ведения учета в программе лучше не изменять.

Пользователю также предоставляется возможность настроить округление дней отпуска при увольнении в параметрах учета, раздел "Кадровый учет", признак "Округлять дни компенсации отпуска при увольнении".

Данные о всех видах отпусков, используемых в программе, хранятся в справочнике "Виды ежегодных отпусков". Основной ежегодный отпуск уже настроен в программе, а его остальные виды пользователь может создавать сам.

Кроме того, в программе можно реализовать следующую ситуацию. Если в организации существует должность, для которой предусмотрен более длительный отпуск (ст. 116-119 главы 19 ТК РФ), пользователь может для определенной должности указать количество дней отпуска. В справочнике "Должности организаций" для должности на закладке "Ежегодные отпуска" нужно указать вид ежегодного отпуска и количество его дней в год.

В случае если в организации работает сотрудник, у которого количество дней отпуска в год отличается от количества дней других сотрудников, то через форму "Остатки отпусков" для него можно указать количество дней отпуска (рис. 1).

"Рис. 1"

При увольнении сотрудника в кадровом документе "Увольнение организации" автоматически проставляются оставшиеся неиспользованные дни отпуска, на основании этих данных формируется расчетный документ "Расчет при увольнении".

Как отмечалось ранее, для расчета основного ежегодного оплачиваемого отпуска в базе уже осуществлены определенные настройки: созданы вид ежегодного отпуска и предопределенный вид расчета "Оплата отпуска по календарным дням".

Данные по дополнительному ежегодному отпуску настраиваются и хранятся так же, как и по основному отпуску, нужно лишь сделать некоторые настройки.

Для расчета остатка дней по дополнительному ежегодному отпуску следует сначала создать элемент справочника "Вид ежегодного отпуска".

Количество дней отпуска в год можно указать для всех сотрудников организации, индивидуально для сотрудника через форму "Остатки отпусков" либо для должности через справочник "Должности организации".

Остатки дней дополнительного ежегодного отпуска хранятся и рассчитываются по аналогии с основным отпуском.

Для расчета дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо создать и настроить план расчета, у которого по классификатору отражено "Дополнительный отпуск", и указать вид ежегодного отпуска (рис. 2).

"Рис. 2"

Регистрация дополнительного отпуска осуществляется посредством кадрового документа "Отпуска организаций" и расчетного документа "Начисление отпуска сотрудникам организации" в разделе "Дополнительный отпуск" (рис. 3).

"Рис. 3"

Полное сторнирование отпуска производится с помощью документа "Сторнирование" (рис. 4).

"Рис. 4"

Чтобы исправить период отпуска (в случае ошибки, досрочного отзыва из отпуска или в каких-либо других случаях), необходимо в следующем периоде ввести документ-исправление. Для этого требуется войти в документ, которым был оформлен отпуск (в кадровом учете - "Отпуска организаций", в расчете заработной платы - "Начисление отпуска сотрудникам организации"), нажать на кнопку "Исправить" и в текущем периоде создать и рассчитать документ-исправление.

В случае если сотрудник во время отпуска заболел, нужно ввести документ "Начисление по больничному листу", который отсторнирует дни отпуска в регистре накопления "Фактические отпуска организаций". Продление отпуска на дни болезни оформляется с помощью новых документов "Отпуска организаций" и "Начисление отпуска сотрудникам организации". Для просмотра остатков дней отпуска можно воспользоваться "Отчетом по отпускам".

Можно сформировать и отчет по каждому сотруднику посредством формы "Остатки отпусков" (рис. 5).

"Рис. 5"

Данные по остаткам дней отпуска можно получить более простым способом: воспользовавшись печатной формой "Справка по отпуску", формируемой в элементе справочника "Сотрудники".

Таким образом, можно получить подробные отчеты по каждому сотруднику с указанием периодов, за которые был использован отпуск.

Конечно, возникает вопрос, как действовать при переходе на "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" с других программ? Если был осуществлен перенос данных из программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7", то данные об отпусках перенесутся автоматически. В остальных случаях данные об остатках дней отпуска нужно вносить вручную в форму "Остатки отпусков" по кнопке "Редактировать остаток отпуска".

Е. Лобынцева,

Компания RG-Soft

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 50, декабрь 2010 г.