"1С:Предприятие 8" в холдинге по перевозке грузов (С. Рогов, "Финансовая газета", N 3, январь 2011 г.)

"1С:Предприятие 8" в холдинге по перевозке грузов

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Транспортно-экспедиционная компания "ЖелДорЭкспедиция" начала работу на рынке железнодорожных и автомобильных грузовых перевозок в 1995 г. Сегодня "ЖелДорЭкспедиция" является холдингом, в состав которого входит более 30 предприятий, выполняющих все работы по оказанию транспортных услуг при перевозке и экспедировании грузов клиентов. Компании принадлежат более 600 железнодорожных вагонов, обслуживанием которых занимается собственное вагоноремонтное депо. Автопарк компании включает более 400 единиц грузового автотранспорта и обеспечивает доставку грузов на регулярной основе по большому количеству направлений. Ее филиалы, расположенные в 104 городах России, обладают инфраструктурой, необходимой для обработки грузов. Клиенты компании имеют возможность заказать экспедирование грузов в 2578 городов России.

В 2008 г. руководство холдинга приняло решение об автоматизации процессов управления и учета в одной из своих дочерних структур, занятой транспортировкой грузов.

Предпосылки проекта автоматизации

Особое значение для компании-перевозчика в силу специфики ее деятельности имеет учет затрат по каждому транспортному средству. Правильно организованный учет затрат позволяет проанализировать их структуру и характер, определить источники появления и, самое главное, разработать мероприятия по управлению затратами.

В нестабильной экономической ситуации управление затратами является одним из ключевых источников экономического роста и развития компании. Грамотное планирование расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств, планирование закупок угля для отопления вагонов с учетом текущей и планируемой экономической ситуации обеспечивают рациональное использование денежных средств компании и управление денежными потоками.

Работы по проекту автоматизации были запланированы одновременно с переходом холдинга на новую схему учета доходов и расходов. В прежней системе доходы и расходы учитывались по дате отправления транспортного средства, в новой - по дате прибытия. Переход к новой схеме потребовал существенного переосмысления структуры, источников, а также момента появления выручки и затрат. Кроме того, требовалось выработать новую ценовую политику, в которой в качестве единицы расчетов будет использоваться не только вес перевозимого груза, но и вид транспортного средства.

В результате анализа текущих потребностей и планов по развитию предприятия специалисты "ЖелДорЭкспедиция" сформулировали основные требования к проекту автоматизации.

Требования к проекту автоматизации

В составе информационной системы следовало предусмотреть механизмы для быстрого и корректного ввода данных: первичных документов, прайс-листов, норм расхода угля по направлениям и т.д. Механизм ценообразования должен был обладать достаточной гибкостью и позволять формировать цены на транспортные услуги в зависимости от структуры спроса, на основе веса перевозимого груза или исходя из вида транспортного средства. В информационной системе должна была быть предусмотрена настройка определения базы для выручки и затрат - по дате выхода транспортного средства в рейс или по дате прибытия. Расчет выручки и затрат следовало вести по каждому транспортному средству на основе квитанций, накопительных карточек и заявок экспедиторов.

В информационной системе должен был быть реализован контроль статуса первичных документов, предусмотрено включение квитанций и накопительных карточек в выписки и счета-фактуры подразделений железной дороги - технологических центров по обработке перевозочных документов ("ТехПД"). Кроме того, она должна была содержать средства для финансового анализа расчетов с поставщиками и покупателями, а также механизмы для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Работы по проекту автоматизации были поручены специалистам фирмы "RG-Soft" (1С:Франчайзи, г. Москва) и выполнены в несколько этапов.

По результатам экспресс-обследования были сформулированы основные цели и задачи, выделены ключевые функциональные подсистемы и общие требования к будущей информационной системе. Макет системы разрабатывался на основе типового прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8" на платформе "1С:Предприятие 8" в итерационном режиме. Использование данного подхода к разработке макета системы способствовало существенному сокращению срока создания отдельных подсистем, а также ознакомлению сотрудников заказчика с основными механизмами программы еще до начала внедрения. Все работы по проекту автоматизации были выполнены точно в срок. Внедрение системы завершилось сдачей полного комплекта финансовой и налоговой отчетности.

Результат автоматизации

Информационная система позволяет компании "ЖелДорЭкспедиция" контролировать расходы, связанные с эксплуатацией транспортных средств. Благодаря детальному учету грузоперевозок, выручки и расходов по вагонам специалисты получили возможность для разработки системы ценообразования по каждому виду транспортного средства и направлению отправки, адекватной текущей экономической ситуации.

Существенно сократилось время обработки документов и количество ошибок при вводе данных, минимизировано влияние человеческого фактора на итоговые финансовые отчеты. Кроме того, система обеспечивает своевременное выявление фактов утери перевозочных документов поставщиком или ошибочного списания денежных средств со счета-справки по "чужим" транспортным средствам. В системе отражены специфические особенности, присутствующие в учете расчетов с "ТехПД".

Подсистема учета и списания угля на вагоны позволяет планировать закупки угля и эффективно распределять его по заправочным станциям. Благодаря включению перевозочных документов в заявки экспедиторов можно оперативно контролировать соответствие направлений, заявленных экспедиторами, фактическим отправкам транспортных средств, а также выявлять и сокращать холостые пробеги вагонов. Автоматизированы учет расчетов с экспедиторами и формирование пакета первичных документов. Предусмотрено получение информации из других информационных систем в автоматическом и полуавтоматическом режиме.

Таким образом, информационная система не только позволяет получать все необходимые данные и формировать документы в оперативном режиме, но и является важным инструментом для управления затратами компании, а также механизмом, обеспечивающим анализ и прогнозирование ее деятельности.

В настоящее время система успешно эксплуатируется в компании "ЖелДорЭкспедиция", ее сопровождением занимаются специалисты компании "RG-Soft".

С. Рогов,

1С:Франчайзи "RG-Soft"

"Финансовая газета", N 3, январь 2011 г.