Документальное оформление поощрения работника (Л. Санкина, "Кадровик.ру", N 1, январь 2011 г.)

Документальное оформление поощрения работника

Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них:

- объявление благодарности;

- выплата премии;

- награждение ценным подарком;

- награждение почетной грамотой;

- представление к званию лучшего в профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации могут быть предусмотрены и иные виды поощрений, например присвоение почетных званий ("лучший бухгалтер", "лучший слесарь", "заслуженный работник организации") и др. Федеральными законами в отдельных отраслях экономики утверждены уставы и положения о дисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т.п.), которые также содержат положения о мерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в книгу почета и др.). За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Следует учитывать, что премии, включенные в систему оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, поощрением не являются.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.) В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае, применяются два основных документа - представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, которые используют в пределах одной организации, обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако часто их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй - излагается основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (приложение 1).

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. Например, последовательность может быть такой: служба кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме N Т-11 (о поощрении нескольких работников - в форме N Т-11а). Пример этого документа представлен в приложении 2. Содержательная часть включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации": все включенные в них реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов не допускается. Это касается, прежде всего, стоимости ценного подарка, которая должна быть указана цифрами и прописью.

Награждение ценным подарком - единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесообразно - он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами N Т-11 и N Т-11а, утвержденными Госкомстатом РФ, не предусмотрена процедура визирования - они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, например, если порядок согласования приказов в конкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы N Т-2 (приложение 3).

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках" от 16.04.2003 N 225, установлено, что в трудовые книжки вносятся сведения:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий;

- других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя не позднее недельного срока. При этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример такой записи приведен в приложении 4.

Количество экземпляров приказа зависит от принятого в организации порядка формирования дел, но как минимум их должно быть два. Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой счет работника соответствующих денежных средств. Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа - для ознакомления.

Приложение 1

Пример оформления представления о поощрении работника

         Закрытое                        Генеральному директору

   акционерное общество                  Т.Р. Романову

     "Металлопрокат"

      Представление           Отделу  кадров подготовить к 26.11.2010

                              приказ, бухгалтерии оформить  выделение

      24.11.2010 N 22         30 000 рублей

                              25.11.2010 Романов

      Москва

О поощрении Михалкиной А.В.

Михалкина Анна Витальевна 1970 г. рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (закончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.

По итогам аттестации 2009 г. была рекомендована к повышению в должности и переведена с должности специалиста на должность заместителя главного бухгалтера.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.

     Главный бухгалтер            Исаева            В.А. Исаева

     Начальник отдела кадров

     Осипова В.И.    Осипова

     24.11.2010

     Зам. генерального директора

     Доронин П.Ю.    Доронин

     24.11.2010

     В дело N 03-05

     Зайцева    29.11.2010

Приложение 2

Пример оформления приказа о поощрении

Унифицированная форма N Т-11

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301026  |

                                                            |-----------|

 Закрытое акционерное общество "Металлопрокат"       по ОКПО|           |

----------------------------------------------------        \-----------/

                (ЗАО "Металлопрокат")

-------------------------------------------------------------------------

                  наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                                 |       95/лс       |    26.11.2010    |

                         Приказ  \--------------------------------------/

                     (распоряжение)

                 о поощрении работника

                                                    /-------------------\

                                                    |  Табельный номер  |

                                                    |-------------------|

                  Михалкина Анна Витальевна         |        785        |

--------------------------------------------------- \-------------------/

                   фамилия, имя, отчество

                             Бухгалтерия

-------------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                    Заместитель главного бухгалтера

-------------------------------------------------------------------------

                  должность (специальность, профессия)

                        за добросовестный труд

-------------------------------------------------------------------------

               за высокий профессионализм и в связи с юбилеем

-------------------------------------------------------------------------

                           мотив поощрения

-------------------------------------------------------------------------

                    объявить благодарность и премировать

-------------------------------------------------------------------------

   вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)

_________________________________________________________________________

в сумме                    Тридцать тысяч рублей

         ----------------------------------------------------------------

                                  прописью

________________________________________________________ руб. ______ коп.

                                                  ( 30 000 руб.  00 коп.)

                                                    ------       --

                                                    цифрами

Основание:

            представление главного бухгалтера 24.11.2010 N 22

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель организации Генеральный директор     Романов    Т.Р. Романов

                         ____________________ ______________ ____________

                               должность      личная подпись  расшифровка

                                                               подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен          Михалкина        "29"    ноября      2010 г.

                          ----------------     --   ----------      --

                           личная подпись

     В дело N 03-08

     Зайцева   29.11.2010

Приложение 3

Пример занесения записи о поощрении в личную карточку работника

4-я страница формы N Т-2

VII. Награды (поощрения), почетные звания

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4
Благодарность и премия	приказ	95/лс	26.11.2010

Приложение 4

Пример оформления записи о поощрении в трудовой книжке

Сведения о награждениях

ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество "Металлопрокат"
				(ЗАО "Металлопрокат")
1	02	12	2010	Объявлена благодарность и выделена премия	Приказ N 95/лс
					от 26.11.2010

Л. Санкина,

доцент кафедры документоведения РГГУ, Москва

"Кадровик.ру", N 1, январь 2011 г.