Ценное - в архив! (В.И. Андреева, "Кадровик.ру", N 1, январь 2011 г.)

Ценное - в архив!

Экспертиза ценности документов

Подготовка дел для последующего хранения и использования - завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Документы организации либо содержатся в архиве в течение длительного времени, либо сохраняются на короткий срок, а затем выделяются к уничтожению.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми из них завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив организации (если он есть). Готовятся они в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями. Этот процесс включает в себя проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Решение о хранении или уничтожении документов принимается по результатам экспертизы их ценности. Она проводится экспертной комиссией (ЭК), действующей постоянно. ЭК создается приказом руководителя и состоит из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующих канцелярией и ведомственным архивом, руководителя кадровой службы и бухгалтерии. Основными задачами ЭК являются:

- рассмотрение проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.

Основанием для отбора документов на постоянное и долговременное хранение является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Постоянному хранению подлежат:

- документы (доклады, справки, сводки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 333);

- личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации, членов руководящих, исполнительных и контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания (ст. 337);

- протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность (ст. 344);

- список (штатно-списочный состав) работников (ст. 349);

- списки (ст. 350) отдельных категорий работников;

- примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые) по месту разработки (ст. 370);

- учебные планы, программы по месту разработки (ст. 371);

- учебно-методические пособия по месту разработки (ст. 372).

На долговременное хранение (75 лет) сдаются следующие категории дел:

- личные дела работников (ст. 337);

- трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел (ст. 338);

- записки, заменяющие приказы по личному составу (ст. 336);

- личные карточки работников, в том числе временных (ст. 339);

- характеристики работников, не имеющих личных дел (ст. 340);

- документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел (ст. 345);

- списки работников организации (ст. 350);

- карточки, указатели к приказам по личному составу (ст. 357);

- книги, журналы, карточки учета (ст. 358) приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного и долговременного хранения отсутствуют, в архиве оставляют их заверенные копии.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и присланная для сведения в службу кадров) подлежит уничтожению. Однако такие документы следует сохранить, если на них есть какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлинниках, либо подлинники находятся в плохом состоянии. Поглощенные документы сдаются в архив в том случае, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов, в том числе кадровых.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Документация постоянного срока хранения отбирается на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром. Изъятию подлежат дублирующие документы, черновики, копии и документы с временным сроком хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшим сроком. По результатам данной экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно), которые рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. На поданную в архив документацию составляются отдельные описи (по унифицированной форме).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным сроком хранения по истечении установленного срока включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Завершенные дела постоянного временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив. Этот процесс включает в себя две процедуры: оформление и описание.

Оформление дел

Оформление дела проводит ответственный за это работник кадровой службы. В зависимости от ценности документов и срока их хранения оно может быть полным или частичным (упрощенным).

Дела временного хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Особое внимание стоит уделить делам постоянного, долговременного хранения и документам по личному составу. Их следует оформлять полностью, включая:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления. В конце каждого обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, - бланки форм внутренней описи.

Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если в деле несколько томов, каждый из них нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется цифрой, следующей за номером конверта. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов было допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и приводятся все особенности нумерации и физического состояния документов: литерные и пропущенные номера листов, номера листов с наклеенными документами, номера листов с конвертами и вложениями в них, номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Для дел с особо ценными документами, прежде всего личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она велась в течение года, внутренняя опись документов. Рекомендуется сопровождать ею и дела, заголовки которых неполно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит поиск необходимой информации. Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. В конце ее составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количества листов описи.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда он очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется бескислотный картон.

Описание дела

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. На обложке дела постоянного и временного хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Заголовок дела должен быть перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто - в уточнении путем полистного просмотра документов. При этом факты и события, отраженные в документации, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывают вид дела (дело, переписка, документы, журнал) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты), затем - автора или корреспондента (если это переписка) и, наконец, вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы - приложения к основному документу, документы, отражающие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к нему составляется аннотация. В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов. Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Проставляя крайние даты дела, указывают начальную (дату самого раннего документа в деле) и конечную дату (дату самого позднего документа в деле). Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год". Если имеются особо ценные документы и невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы, паспорта), их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению ЭК. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей

Опись закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание (приложение 1). Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, располагают в строго определенном порядке. На дела постоянного, временного хранения и дела по личному составу описи составляют раздельно.

Дела относятся к тому году, в котором они начаты. Дело, открытое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Дела, относящиеся к одной группе по году, располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов примерно по такой схеме:

- приказы, распоряжения, указания вышестоящих организаций, относящиеся к основной деятельности;

- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

- планы, сметы;

- отчеты, балансы;

- доклады, переписка и т.д.

Дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту - при этом можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них опись составляется самостоятельно (приложение 2).

Описание каждого дела включает:

- порядковый номер;

- индекс дела;

- заголовок дела (в том числе аннотацию);

- дату;

- количество листов;

- примечания.

В описи дела со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое из них получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них включается в опись под самостоятельным номером. Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается указать полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Опись дел кадровой службы подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем службы кадров. Если служба кадров представляет собой крупное подразделение и в ней есть ЭК, то опись до ее утверждения рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в двух (при наличии ЭК - в трех) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй передается в архив вместе с делами, а третий подшивается к протоколу ЭК.

Справка

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организациях, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Сдача дел в архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив организации, если он есть, проводится по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям.

Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут. Под заверительной надписью ставится дата приема - передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны.

Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.

Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре дел (приложения 3 и 4). Разрешено держать их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются в государственные архивы.

Приложение 1

Образец оформления описи дел

      Открытое акционерное общество "Прогресс" (ОАО "Прогресс")

-------------------------------------------------------------------------

                   (наименование организации)

                         Отдел кадров

-------------------------------------------------------------------------

            (наименование структурного подразделения)

                                                Утверждаю

                                                Начальник отдела кадров

                                                Кротов      В.И. Кротов

                                                26.01.2007

Опись N 04сп/2005
дел по личному составу отдела кадров за 2005 год

N п\п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела
01	04-03	Приказы по личному составу за 2005 год	10.01.2005 27.12.2005	105	75 лет
...	...	...	...	...	...	...
05	04-05	Личное дело уволенного работника - Анисимова Николая Ивановича	01.04.2000 15.10.2005	18	75 лет
06	04-05	Личное дело уволенного работника - Кузнецовой Юлии Ивановны	04.05.2002 13.12.2005	12	75 лет
08	04-07	Трудовые договоры с уволенными работниками	2005	64	75 лет	Не вошедшие в состав личных дел

В данную опись внесено      8 (восемь)      ед. хр. с N 01 по N 08, в том числе:

                       --------------------             --      --

                       (цифрами и прописью)

литерные номера:________________________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________________________

Инспектор по кадрам           Семенова       М.В. Семенова

                              25.01.2007

Согласовано                       Согласовано

Начальник канцелярии              Протокол ЭК структурного подразделения

Рюмина     И.Д. Рюмина            от ___________________ N ____________________

25.01.2007

Приложение 2

Образец оформления описи дел по личному составу

Закрытое акционерное общество                     Утверждаю

"Форум" (ЗАО "Форум")                             Директор ЗАО "Форум"

Фонд N _________________                          Соколов    Р.В. Соколов

                                                  28.01.2007

Опись N 05ок/2006

дел по личному составу

за 2006 год

Отдел кадров
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
...	...	...	...	...	...
3	05-03	Приказы по личному составу	10.01.2006 27.12.2006	158
...	...	...	...	...	...

В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр. с N________ по N________ в том числе:

                              (цифрами и прописью)

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________

Инспектор по кадрам          Круглова Ю.И.              Круглова

                              27.01.2007

Начальник отдела кадров

Егорова      A.E. Егорова

27.01.2007

Согласовано                       Согласовано

Протокол ЭК                       Протокол ЭПК (название архивного учреждения)

от 25.01.2007 N 3                 от 20.01.2007 N 15

   ----------   -                    ----------   --

Приложение 3

Образец оформления номенклатуры дел

Закрытое акционерное общество                   Утверждаю

"Форум" (ЗАО "Форум")                           Директор ЗАО "Форум"

                                                Соколов      Р.В. Соколов

                                                24.12.2006

Номенклатура дел

24.12.2006 N 1

----------   -

Москва

На 2007 год

   ----

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
05 Отдел кадров
05-01	Положение об отделе кадров		Пост, ст. 16
05-02	Должностные инструкции работников		75 л* ЭПК ст. 35а	*В составе личных дел
05-03	Приказы по личному составу		75 л. ЭПК ст. 336
05-04	Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках		5 л. ЭПК ст. 336
...	...	...	...	...
05-10	Книга учета трудовых договоров		75 л. ст. 358д
...	...	...	...	...
05-14	Протоколы заседания аттестационной комиссии		15 л. ЭПК ст. 359
...	...	...	...	...
05-18	Графики предоставления отпусков		1 г. ст. 356
05-19	Табели учета рабочего времени		1 г. ст. 281
...	...	...	...	...

Зав. канцелярией                Никонова                    З.П. Никонова

                               22.12.2006

Зав. архивом

Мудрова     В.Д. Мудрова

22.12.2006

Согласовано                       Согласовано

Протокол ЭК                       Протокол ЭПК (название архивного учреждения)

от 21.12.2006 N 2                 от 15.12.2006 N 15

   ----------   -                    ----------   --

Приложение 4

Образец оформления итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2006 году

                                                            ----

в ЗАО "Форум"

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного	85
Временного (свыше 10 лет)	117	39
Временного (до 10 лет включительно)	223		72
Итого	425	39	72

Зав. канцелярией                     Никонова       З.П. Никонова

                                    22.01.2007

Итоговые сведения переданы в архив

Зав. канцелярией                     Никонова       З.П. Никонова

                                    22.01.2007

В.И. Андреева,

канд. ист. наук,

профессор кафедры трудового права и права социального

обеспечения Российской академии правосудия,

член Комитета по трудовому законодательству

Национального союза кадровиков

"Кадровик.ру", N 1, январь 2011 г.