Приложение N 17. Оформление реквизитов документов

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве образования и науки Российской Федерации,
утв. приказом Министерства образования и науки РФ
от 30 декабря 2010 г. N 2232

Оформление реквизитов документов

Документы могут содержать следующие реквизиты:

1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.

Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом размером N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

2. При необходимости в правом верхнем углу печатается слово "Проект" строчными буквами шрифтом размером N 14.

3. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации.

                                        Министерство транспорта

                                        Российской Федерации

                                        Управление делами

3.2. Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами.

                                  Управление делами

                                  Президента Российской Федерации

                                  Начальнику (наименование управления

                                  или отдела)

                                  А.И. ПЕТРОВУ

3.3. Если документ адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                  Руководителям органов исполнительной

                                  власти субъектов Российской Федерации

                                  (по списку)

3.4. При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже).

                                         Генеральному директору

                                         объединения "Агропром"

                                         В.Д. ИВАНОВУ

3.5. При направлении документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12. Фамилия адресата печатается строчными буквами.

                                                         Калинину И.П.

                                         Ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                         Киреевский р-н, г. Липки,

                                         Тульская обл., 301264

3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

4. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 14). В конце заголовка точка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Порядок направления и право подписи (приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от "30" декабря 2010 г. N 2232).

Правила оформления "основания" (приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от "30" декабря 2010 г. N 2232).

5. Текст документа.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается шрифтом размером N 14, через 1,5 интервала, без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

6. Оформление отметки о наличии приложений к документу. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля.

6.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л.

6.2. Если приложения не названы в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л.

2. Проект... на 8 л.

6.3. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 января 2004 г. N А11-1 и приложение к нему на 11 л.

6.4. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. только в адрес.

6.5. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложение: брошюра

7. Подпись документа.

7.1. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

7.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

8. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

8.1. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим директорам департаментов Министерства, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

8.2. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Директор департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

1 марта 2010 г.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

8.3. Гриф согласования располагается н

иже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

         СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

    Российской Федерации

____________________   _____________________

  (личная подпись)      (инициалы, фамилия)

30 марта 2010 г.

          СОГЛАСОВАНО

     Письмо Минфина России

от 31 января 2010 г. N 01-15/155-К

9. Утверждение документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                           Министр образования и науки

                                              Российской Федерации

                                          (личная подпись) И.О. Фамилия

                                                16 марта 2010 г.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснении документ может утверждаться приказом Министерства.

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                        приказом Министерства образования

                                          и науки Российской Федерации

                                            от 12 марта 2010 г. N 34

10. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

Иванова И.И.

629-00-00

11. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя и директора департамента, в котором исполнен документ.

12. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

13. Способы датирования документов.

13.1. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.; но за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993-2010 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью.

Например:

Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки - с 18 по 20 января 2010 года.

13.2. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 04.01.2010 или 10.01.2010).

В конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.