III. Подготовка и представление отчетов в ИБД структурными подразделениями, территориальными органами, федеральными государственными учреждениями Минюста России в электронном виде (п.п. 7 - 19)

III. Подготовка и представление отчетов в ИБД структурными подразделениями, территориальными органами, федеральными государственными учреждениями Минюста России в электронном виде

7. Для автоматизированной обработки статистической информации Департаментом организации и контроля используется специализированное программное обеспечение, которое осуществляет ввод статистической информации в форматах Excel и pdf.

8. После утверждения приказами Минюста России форм ведомственной статистической отчетности Департамент организации и контроля направляет в структурные подразделения, территориальные органы и федеральные государственные учреждения Минюста России в электронном виде бланки форм в формате табличного редактора Excel.

9. При заполнении отчета в электронном виде внесение любых изменений в бланк формы отчетности не допускается, так как это приводит к искажению информации при автоматизированном вводе отчетов ИБД.

10. Имена листов в книгах EXCEL присваиваются произвольно, но порядок следования листов в отчете должен соответствовать установленному электронному образцу. Первый лист - обязательно титульный.

11. Имя файла с отчетом оформляется в соответствии со следующим шаблоном:

KKKK_FFF_GGMM.xls,

где

КККК - код структурного подразделения, главного управления (управления) Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации, федерального государственного учреждения Минюста России или подведомственной службы;

_ знак подчеркивания;

FFF - трехзначный код формы, указанный на титульном листе каждой формы отчетности (три цифры);

_ знак подчеркивания;

GG - последние цифры отчетного года (две цифры);

ММ - номер последнего месяца отчетного периода (две цифры).

Например, файл с отчетом по форме N 12 за 2010 год из Департамента государственной службы и кадров должен иметь следующее название:

9002_012_1012.xls.

12. Управления Минюста России по субъектам Российской Федерации, действующие в пределах нескольких субъектов Российской Федерации, представляют отчеты по каждому субъекту Российской Федерации отдельно.

13. Отчеты по формам отчетности представляется структурными подразделениями, территориальными органами, федеральными государственными учреждениями Минюста России в Департамент организации и контроля в электронном виде в сроки, установленные приказами Минюста России, утверждающими соответствующие формы отчетности:

в формате "xls" - на электронный адрес "mjstat@minjust.ru";

в формате "pdf" - на электронный адрес "dok@minjust.ru".

При направлении отчета необходимо обеспечить строгое соответствие данных отчета в формате "xls" данным отчета в формате "pdf".

Использование факсимильной связи для передачи отчета допускается только в крайнем случае.

14. Заполнение титульных листов и оформительской части отчета является обязательным, так как позволяет дополнительно идентифицировать отчет при вводе информации.

Последний лист отчета должен содержать:

в формате "xls" - фамилии, инициалы руководителя структурного подразделения, территориального органа, федерального государственного учреждения Минюста России или лица, его замещающего, исполнителя, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета;

в формате "pdf" - копии подписей руководителя структурного подразделения, территориального органа, федерального государственного учреждения Минюста России или лица, его замещающего, исполнителя, их фамилии и инициалы, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета, копию печати территориального органа Минюста России.

15. В случае отсутствия статистических данных по какой-либо форме отчетности отчеты заполняются нулевыми значениями.

16. Контрольным сроком представления отчета считается день, указанный в бланке соответствующей формы отчетности.

Если контрольный срок представления отчета приходится на выходные (праздничные) дни, то он переносится на первый после выходного (праздничного) рабочий день*.

17. Отчеты представляются в Департамент организации и контроля без сопроводительного письма. Сопроводительное письмо к отчету прилагается только в том случае, когда требуется внести какие-либо пояснения к статистическим показателям. Сопроводительное письмо в формате "pdf" направляется по адресу электронной почты Департамента организации и контроля "dok@minjust.ru".

18. По порядку формирования показателей и составления отчетов следует обращаться в структурное подразделение Минюста России, по направлению деятельности которого представляется отчет.

19. По порядку представления отчетов необходимо обращаться в Департамент организации и контроля. Контактные телефоны: 8(495) 955-56-74, 955-59-26, 955-56-87, 459-59-08, 955-58-46.