Приказ Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 4 октября 2011 г. N 105 О перечне документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Роспатента

Приказ Федеральной службы по интеллектуальной собственности
от 4 октября 2011 г. N 105

Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р и приказа Роспатента от 27 июня 2011 г. N 80, приказываю:

Утвердить и ввести в действие с 1 января 2012 г. прилагаемый Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Роспатента.

Руководитель

Б.П. Симонов

ГАРАНТ:

Настоящий Перечень вводится в действие с 1 января 2012 г.

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Роспатента
(утв. приказом Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 4 октября 2011 г. N 105)

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
1	2	3	4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1	Поручения руководства Роспатента структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)	5 л. ЭПК ст. 7	(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
2	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: в) по административно-хозяйственным вопросам	5 л. ст. 19
3	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 л. ЭПК ст. 26
4	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 л. ЭПК ст. 31
1.2. Организационные основы управления
5	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК ст. 58
6	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 л. (1) ЭПК ст. 59	(1) После завершения деятельности рабочих групп
7	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК ст. 67
8	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 л. ЭПК ст. 72
9	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 л. ст. 84
10	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК ст. 87
11	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 л. ЭПК ст. 88
12	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК ст. 89
13	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, "круглых" столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 л. ЭПК ст. 91
14	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 л. ЭПК ст. 93
15	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации	5 л. ЭПК ст. 109
1.3. Контроль
16	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л. ст. 175
17	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. ЭПК ст. 178
1.4. Правовое обеспечение деятельности
18	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства	3 г. ст. 194
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
19	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г. (1) ст. 202	(1) После утверждения
20	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. (1) ст. 203	(1) После снятия с контроля
21	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. (1) ст. 204	(1) После замены новыми
22	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г. ст. 205
23	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г., ст. 206
24	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК ст. 212
25	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л. ст. 213
26	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК ст. 214
27	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК, ст. 256
28	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 г., ст. 257
29	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:	ст. 258	(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
	в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л.
	г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л.
	д) контроля исполнения документов	3 г.
	е) обращений граждан	5 л.
	ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.
	з) фотофонодокументов, видеодокументов	3 г. (1)
	и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.И. Артизов

28 сентября 2011 г.