Примерная форма договора на хранение документов между архивом и организацией (ноябрь 2024)

Договор на хранение документов между архивом и организацией

[место заключения договора]

[число, месяц, год]

[Полное наименование юридического лица], в лице [должность, Ф. И. О.], действующего на основании [наименование документа, подтверждающего полномочия], именуемый в дальнейшем "Исполнитель", "Архив" с одной стороны и [полное наименование юридического лица], в лице [должность, Ф. И. О.], действующего на основании [наименование документа, подтверждающего полномочия], именуемое в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, а вместе именуемые "Стороны", заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Заказчик передает на хранение Архиву документы, а Архив на возмездной основе принимает и обеспечивает их сохранность.

1.2. Архив предоставляет Заказчику следующие услуги:

- прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

- проведение комплекса работ по упорядочению документов, составлению описей, переплету и постраничной нумерации документов, оформлению обложек;

- отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

- изготовление копий документов по запросу Заказчика;

- выдача Заказчику дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале Архива;

- оказание консультативно-методической помощи в совершенствовании организации работы с документами;

- [иные услуги].

1.3. Настоящий договор заключается сроком на [значение] лет.

2. Порядок передачи документов

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами.

2.2. Прием-передача документов на хранение оформляется Актом приема-передачи (Приложение N 1), который подписывается обеими Сторонами.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

2.3. При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера документов и листов.

2.4. В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

2.5. Принятые Архивом на хранение документы немедленно обрабатываются и описываются в соответствии с действующими правилами и нормами работы архивов.

2.6. Передача документов в Архив осуществляется силами и за счет средств Заказчика.

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет [сумма цифрами и прописью] рублей в месяц.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно не позднее [значение] числа месяца, следующего за отчетным.

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. Оплата Заказчиком услуг производится путем [указать способ оплаты].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с настоящим договором.

4.1.2. В процессе хранения документов Заказчика соблюдать охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы.

4.1.3. Выдавать по запросу Заказчика документы, переданные на хранение.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений о составе, объеме, содержании передаваемых на хранение документов.

4.1.5. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, способных привести к порче или утрате передаваемых на хранение документов.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.3. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.4. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2.Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [значение] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [наименование арбитражного суда] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.5. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [вписать нужное - почтовой, факсимильной, электронной связи].

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

7.6. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.7. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

- Приложение N 1 - Акт приема-передачи документов.

8. Реквизиты и подписи сторон

Исполнитель [вписать нужное] [должность, подпись, инициалы, фамилия] М. П.

Заказчик [вписать нужное] [должность, подпись, инициалы, фамилия] М. П.