Примерная форма положения о порядке хранения информации и документов, формируемых и составляемых заказчиком (за исключением формируемых и размещаемых в единой информационной системе и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке) при осуществлении закупок товаров, работ, услуг (октябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование государственного (муниципального) заказчика]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение] [число, месяц, год] М. П.

Положение
о порядке хранения информации и документов, формируемых и составляемых заказчиком (за исключением формируемых и размещаемых в единой информационной системе и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке) при осуществлении закупок товаров, работ, услуг

[наименование государственного/муниципального заказчика]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в целях реализации положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон о контрактной системе) и определяет порядок организации учета, хранения и уничтожения информации и документов, формируемых и составляемых [наименование государственного/муниципального заказчика] (за исключением формируемых и размещаемых в единой информационной системе и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке) при осуществлении закупок товаров, работ, услуг (далее соответственно - заказчик, документация по закупкам).

1.2. Документация по закупкам включает в себя:

- информацию и документы, полученные заказчиком при определении начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, начальной суммы цен указанных единиц, максимального значения цены контракта, при обосновании (за исключением включаемых в контракт в качестве обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), в соответствии с частью 4 статьи 93 названного Федерального закона) таких начальной (максимальной) цены, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги;

- приглашения принять участие в закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- документацию о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- заявки участников закупок на участие в закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- запросы об ознакомлении с документацией о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- запросы о предоставлении документации о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- запросы о даче разъяснений положений документации о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- решения о внесении изменений в документацию о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- разъяснения положений документации о закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- журнал регистрации заявок на участие в закрытом конкурсе, закрытом аукционе;

- протоколы, составленные при проведении закрытого конкурса, закрытого аукциона;

- ценовые предложения, поданные участниками закрытого аукциона;

- уведомления, содержащие информацию о присвоенном порядковом номере в отношении заявки на участие в закрытом аукционе участника закупки;

- запросы о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявки на участие в закрытом конкурсе участника закупки;

- разъяснения результатов рассмотрения и оценки заявки на участие в закрытом конкурсе участника закупки;

- запросы о даче разъяснений результатов рассмотрения заявки на участие в закрытом аукционе участника закупки;

- разъяснения результатов рассмотрения заявки на участие в закрытом аукционе участника закупки;

- проекты контрактов, заключаемых по итогам проведения закрытого конкурса, закрытого аукциона;

- [иные документы].

1.3. Документация по закупкам хранится заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки. Конкретные сроки хранения документации по закупкам устанавливаются номенклатурой дел заказчика.

1.4. Заказчик обеспечивает сохранность документации по закупкам и конфиденциальность содержащихся в ней сведений.

2. Основные задачи

2.1. Основными задачами заказчика являются:

- организация учета и хранения документации по закупкам;

- обеспечение сохранности документации по закупкам до момента ее уничтожения.

3. Учет и хранение документации по закупкам

3.1. Организация хранения документации по закупкам обеспечивается ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя заказчика.

3.2. Документация по закупкам, переданная на хранение, должна находиться в специально отведенном для этой цели помещении и располагаться на специальных стеллажах.

3.3. Документация по каждой закупке формируется в отдельное дело, которое является единицей хранения.

3.4. Поступающая на хранение документация по закупкам принимается ответственным лицом не позднее [указать срок] с даты окончания процедуры закупки и регистрируется в специальном журнале.

3.5. Доступ уполномоченных сотрудников заказчика к хранящейся документации по закупкам производится по письменному или устному запросу, под роспись с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов.

3.6. Сотрудникам заказчика документация по закупкам выдается во временное пользование на срок не более [указать срок]. По истечении указанного срока документация по закупкам должна быть возвращена на место ее хранения.

3.7. За пределы расположения заказчика, без соответствующего разрешения руководителя, документацию по закупкам выносить запрещено, за исключением случаев необходимости предоставления документации в надзорные и контролирующие органы.

4. Порядок уничтожения документации по закупкам с истекшим сроком хранения

4.1. Порядок, способ и место проведения мероприятий по уничтожению документации по закупкам с истекшим сроком хранения определяются руководителем заказчика.

4.2. Акт об уничтожении документации по закупкам вместе с описью уничтоженных документов хранится у заказчика в специально формируемом деле.

4.3. Акт об уничтожении документации по закупкам подписывается членами комиссии по уничтожению документов и утверждается руководителем.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящее положение вступает в силу с момента его утверждения.

5.2. Ответственность за организацию хранения документации по закупкам возлагается на ответственное должностное лицо.