Примерная форма положения об электронном документообороте в медицинской организации (ноябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование медицинской организации]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать положение] [число, месяц, год] М. П.

Положение об электронном документообороте в медицинской организации

[наименование медицинской организации]

ГАРАНТ:

См. положение о порядке ведения медицинской документации пациентов в форме электронных медицинских документов

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение об электронном документообороте в медицинской организации разработано в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации", Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" N 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. года, Федеральным законом "О персональных данных" N 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. года, приказом Министерства здравоохранения РФ от 7 сентября 2020 г. N 947н "Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов".

1.2. Настоящее положение разработано в целях установления единого порядка движения электронных документов с момента их создания (поступления) до отправки (передачи на хранение), а также оптимизации работы [указать наименование медицинской организации] (далее - медицинская организация).

1.3. Организация электронного документооборота в медицинской организации основывается на следующих принципах:

- централизация операций по приему и отправке электронных документов;

- распределение электронных документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- организация предварительного рассмотрения поступающих электронных документов;

- однократность регистрации электронных документов;

- устранение необоснованных согласований проектов электронных документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию электронных документов;

- [иное].

1.4. В медицинской организации в форме электронных документов ведутся: [указать перечень форм и видов электронных документов, включая медицинские документы, формы которых утверждены нормативными правовыми актами, а также иные документы, создаваемые в ходе оказания медицинской помощи, включая медицинские документы, формы которых не утверждены или которые ведутся в произвольной форме].

1.5. Ведение документации осуществляется в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, когда ведение документа на бумажном носителе предусмотрено законодательством РФ.

1.6. Электронный документооборот в медицинской организации включает в себя:

- формирование электронных документов;

- подписание;

- отправку и получение электронных документов;

- проверку электронных документов;

- учет электронных документов;

- предоставление доступа к электронным документам;

- хранение электронных документов.

1.7. Организация и систематический контроль за электронным документооборотом в медицинской организации возлагаются руководителем медицинской организации на [наименование должности, подразделения].

1.8. Ответственным за работу с электронной почтой назначается [наименование должности, подразделения].

1.9. В электронном документообороте медицинской организации выделяются документопотоки: поступающая электронная документация (входящая); отправляемая электронная документация (исходящая); внутренняя электронная документация.

1.10. Для формирования и хранения электронных документов, а также для предоставления доступа к ним используется [указать наименование информационных систем, государственных информационных систем в сфере здравоохранения субъекта Российской Федерации/иных информационных систем, предназначенных для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг] (далее - информационная система).

1.11. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками медицинской организации.

2. Формирование и порядок отправки электронных документов

2.1. Формирование электронных документов медицинской организации осуществляется в следующем порядке: [вписать нужное].

2.2. Электронные документы медицинской организации должны соответствовать следующим требованиям: [указать вид, масштаб, цвет, формат, объем и иные требования].

2.3. В случае если законодательством РФ в сфере охраны здоровья утверждена форма первичной документации, соответствующая формируемому электронному документу, то данный документ должен иметь структуру, реквизиты и содержание, которые соответствуют утвержденной форме первичной документации.

Допускается изменение внешнего вида, взаимного расположения полей и других элементов оформления электронного документа относительно утвержденной формы документа на бумажном носителе с целью его корректного отображения при формировании в форме электронного документа, а также добавление дополнительных структурных элементов (в том числе штриховые коды, включая QR-коды), не меняющих состав информации утвержденной формы документа и предназначенных для использования электронного документа информационными системами при сохранении содержания документа.

2.4. Сформированные электронные документы имеют юридическую силу, и их ненадлежащее оформление влечет предусмотренные для данных документов правовые последствия.

2.5. Отправке подлежат следующие электронные документы медицинской организации: [вписать нужное].

2.6. Сформированный электронный документ предоставляется ответственному за работу с электронной почтой в электронном и бумажном виде.

2.7. Перед отправкой электронные документы подлежат проверке на наличие вирусов, регистрируются в журнале регистрации исходящих электронных документов.

Журнал учета исходящих электронных документов содержит следующие данные:

- порядковый номер;

- исходящий номер электронного документа;

- дату отправки электронного документа;

- наименование электронного документа, его исходящий номер и дату;

- сведения о лице, направившем электронный документ;

- статус, дату получения электронного документа адресатом;

- должность, Ф. И. О. исполнителя.

2.8. Журнал учета исходящих электронных документов ведется на [бумажном/электронном] носителе.

2.9. Сформированные и проверенные электронные документы отправляются в срок [указать срок].

2.10. Замена или досылка ранее отправленных электронных документов осуществляется в следующем порядке: [вписать нужное].

3. Подписание электронного документа

3.1. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника, сформировавшего документ.

3.2. Лица, имеющие право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации: [вписать нужное].

3.3. Электронный документ помимо усиленной квалифицированной электронной подписи медицинского работника должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя медицинской организации либо лица, уполномоченного руководителем медицинской организации действовать от имени медицинской организации (далее - электронная подпись), в случае, если соответствующий документ на бумажном носителе подлежит заверению печатью медицинской организации.

3.4. Электронные подписи должны соответствовать электронным подписям в CMS-формате.

4. Визуализация электронного документа

4.1. Образ электронного документа должен содержать:

а) наименование медицинской организации и ее адрес в пределах места нахождения;

б) текст электронного документа;

в) дату составления электронного документа;

г) наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за формирование электронного документа;

д) сведения об электронной подписи, которой был подписан электронный документ (отметка об электронной подписи).

4.2. Информация о подписании электронного документа электронной подписью должна содержать текст "ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ" и должна быть расположена в верхней части отметки об электронной подписи и выровнена горизонтально по центру области.

Сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи, использованном при подписании, должны располагаться в нижней части отметки об электронной подписи и содержать следующие элементы:

а) номер сертификата ключа проверки электронной подписи;

б) данные владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;

в) срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи;

г) наименование медицинской организации.

4.3. Элементы сведений о сертификате ключа проверки электронной подписи, использованном при подписании документа, должны располагаться на отдельных строках друг под другом.

Элемент "Номер сертификата ключа проверки электронной подписи" должен содержать текст "Сертификат" и номер сертификата электронной подписи, использованного при подписании документа.

Элемент "Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи" должен содержать текст "Владелец", фамилию, имя и отчество (при наличии) владельца сертификата электронной подписи либо наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер юридического лица в случае, если владельцем сертификата электронной подписи является юридическое лицо.

Элемент "Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи" должен содержать текст "Действителен с", дату начала действия сертификата электронной подписи, текст "по" и дату окончания действия сертификата.

5. Прием и обработка электронных документов, поступающих в медицинскую организацию

5.1. Прием и обработку поступающих в медицинскую организацию электронных документов осуществляют [наименование подразделения].

5.2. Приему и обработке подлежат следующие поступающие в медицинскую организацию электронные документы: [вписать нужное].

5.3. Поступающие в медицинскую организацию электронные документы должны соответствовать следующим требованиям: [указать вид, масштаб, цвет, формат, объем и иные требования].

5.4. Электронные документы считаются полученными медицинской организацией в случае [вписать нужное].

5.5. Электронные документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

5.6. Первичная обработка электронных документов включает в себя: [вписать нужное].

5.7. Прием электронных документов включает в себя: [вписать нужное].

5.8. Работники, принимающие электронные документы, обязаны: [вписать нужное].

5.9. Обработка электронных документов и передача их исполнителям должна осуществляться в кратчайшие сроки в день их поступления в медицинскую организацию.

5.10. Электронные документы, поступившие в медицинскую организацию, подлежат регистрации в следующем порядке: [указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ].

5.11. Поступившие в медицинскую организацию электронные документы подлежат регистрации в журнале учета входящих электронных документов, содержащем следующие данные:

- порядковый номер;

- входящий номер электронного документа;

- дату получения электронного документа;

- наименование электронного документа, его исходящий номер и дату;

- сведения о лице, направившем электронный документ;

- статус, дату исполнения электронного документа;

- должность, Ф. И. О. исполнителя.

5.12. Журнал учета входящих электронных документов ведется на [бумажном/электронном] носителе.

5.13. Регистрационный номер служит для идентификации электронного документа, хранения и последующего поиска.

5.14. Поступившие электронные документы передаются на рассмотрение руководителю медицинской организации в зависимости от их назначения и содержания.

5.15. Зарегистрированные электронные документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем, передаются на рассмотрение руководителю. Рассмотренные руководителем электронные документы возвращаются с соответствующей резолюцией и передаются в структурное подразделение для исполнения или помещаются в дело.

5.16. Зарегистрированные электронные документы, не требующие обязательного рассмотрения руководителем, направляются непосредственно в структурное подразделение.

5.17. К электронным документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания.

6. Обеспечение информационной безопасности электронных документов

6.1. В целях сохранения конфиденциальности информации, содержащейся в передаваемых и получаемых медицинской организацией электронных документах, а также обеспечения целостности передаваемой информации медицинская организация использует программно-технические средства и организационные меры.

6.2. К программно-техническим средствам, применяемым медицинской организацией, относятся: [вписать нужное].

6.3. Организационные меры включают в себя: [вписать нужное].

7. Хранение электронных документов

7.1. Хранение электронных документов, предусматривая резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, восстановление электронных документов и их метаданных из резервных копий, а также протоколирование и сохранение сведений о предоставлении доступа и о других операциях с электронными документами и метаданными, автоматизированное ведение электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания вносимых изменений, обеспечивается с использованием информационной системы, указанной в п. 1.10 настоящего положения.

7.2. При передаче электронных документов в архив медицинской организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- формирование в информационной системе медицинской организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

- проверка архивом медицинской организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив медицинской организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

7.3. Прием электронных документов в архив медицинской организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью [Ф. И. О., должность руководителя медицинской организации/Ф. И. О. уполномоченного руководителем медицинской организации должностного лица].

7.4. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

- наименование медицинской организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер описи электронных дел, документов;

- номер дела по описи;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов;

- крайние даты документов электронного дела;

- при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

7.5. Электронные медицинские документы хранятся в информационной системе не менее срока хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе.

7.6. В случае внесения исправлений в электронный документ должно обеспечиваться хранение всех версий электронного документа, а также их подписей в составе метаданных версий электронного документа, на протяжении всего срока хранения электронного документа.

8. Выдача документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов

8.1. В случае если законодательством Российской Федерации предусмотрено представление документации пациенту (его законному представителю) или в государственный орган на бумажном носителе, медицинская организация обязана по запросу пациента (его законного представителя) или государственного органа за свой счет изготавливать документ на бумажном носителе, подтверждающий содержание электронного документа (далее - бумажная копия электронного документа).

8.2. При личном обращении пациента (его законного представителя) в медицинскую организацию с запросом, предусмотренным пунктом 8.1 настоящего положения, бумажная копия электронного документа предоставляется ему в течение [указать срок].

Бумажная копия электронного медицинского документа предоставляется государственному органу в течение [указать срок] дней со дня получения соответствующего запроса, если нормативными правовыми актами не установлены иные сроки предоставления документов (их копий) по запросу соответствующего государственного органа.

8.3. В бумажной копии электронного документа не допускается внесение рукописных изменений, бумажная копия электронного документа должна соответствовать требованиям пунктов 4.1-4.2 настоящего положения.

8.4. Соответствие бумажной копии электронного документа оригиналу должно быть удостоверено подписью уполномоченного сотрудника медицинской организации.

9. Доступ медицинских работников к электронным документам

9.1. Доступ к электронным документам имеют следующие медицинские работники: [перечень документов].

9.2. Порядок предоставления доступа медицинских работников к электронным документам: [вписать нужное].

10. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, составляемые в форме электронного документа

10.1. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, который подписывается квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, регулирующими ведение учета и составление отчетности, - простой электронной подписью.

Если государственный орган или иное лицо потребуют от медицинской организации представить на бумажном носителе копии сформированного в электронном виде первичного учетного документа или регистра бухгалтерского учета, то медицинская организация обязана это сделать.

10.2. Формирование первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

10.3. Электронные документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая подписи уполномоченных лиц организации, проставляемые для придания документу юридической силы, содержащие простые электронные подписи, принимаются к бухгалтерскому учету при условии их подписания квалифицированными электронными подписями субъекта учета.

10.4. Скан-копии первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи, принимаются к бухгалтерскому учету при условии:

1) отражения в них всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя медицинской организации или уполномоченных им на то лиц;

2) удостоверения соответствия скан-копии подлиннику документа квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за оформление документом факта хозяйственной жизни, и (или) лица, ответственного за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

10.5. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в медицинской организации в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в базу данных (таблицу, совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

10.6. Электронный регистр передается в архив ежемесячно не позднее [указать срок].

10.7. Созданные электронные регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение [указать срок].

10.8. В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года формируется резервная копия баз данных электронного архива за истекший год.

10.9. Резервная копия электронного архива и резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т. п. с закрытой сессией). На лицевой стороне указывается следующая информация:

- дата формирования копии, период, за который сформирована резервная копия;

- общий объем информации;

- порядковый номер копии в соответствии с журналом учета переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов;

- Ф. И. О. уполномоченного исполнителя;

- срок хранения данного носителя информации.

10.10. Доступ к первичным (сводным) учетным документам и регистрам бухгалтерского учета, составляемым в форме электронного документа, имеют следующие медицинские работники: [перечень должностей].

10.11. Порядок предоставления доступа медицинских работников к электронным документам: [вписать нужное].

11. Заключительные положения

11.1. Настоящее положение вступает в силу с момента его утверждения.

11.2. Медицинская организация обеспечивает неограниченный доступ к настоящему документу.

11.3. Настоящее положение доводится до сведения всех работников персонально под роспись.

С положением ознакомлены:

N п/п	Ф. И. О. работника	Дата	Подпись
1	2	3	4