Примерная форма должностной инструкции руководителя подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации (руководство подразделением архива) (ноябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

ГАРАНТ:

Примечание. Возможные наименования должностей, профессий: заведующий архивом, архивным хранением организации.

Должностная инструкция руководителя подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации
(руководство подразделением архива)

[наименование юридического лица]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: "Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления" и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 18 марта 2021 г. N 140н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист архива" и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].

1.2. Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.3. Требования к квалификации: высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности:

1.4. Требования к опыту практической работы: не менее трех лет в области хранения, комплектования, учета и использования дел (документов) в архивах, подразделениях архивного хранения.

1.5. Особые условия допуска к работе:

- прохождение обучения мерам пожарной безопасности;

- прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда.

1.6. Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации должен знать:

- нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела;

- нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации;

- методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий;

- методические документы и национальные стандарты в области учета и использования дел (документов) в организации;

- методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов);

- правила разработки и оформления документации и ее типовых форм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях;

- правила составления и оформления локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);

- правила нормирования труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);

- правила составления бюджета подразделения и отчетности по его исполнению;

- правила организации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- правила учета и использования дел (документов) в организации;

- правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области делопроизводства и архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения в организациях;

- правила и методы составления учетных форм дел (документов) системы документации организации;

- правила отбора дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения;

- правила учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;

- правила организации архивного хранения дел (документов) в соответствии с локальными нормативными актами организации;

- основы программного обеспечения системы электронного архива;

- информационные технологии, используемые при организации учета, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального и архивного фондов организаций;

- особенности труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- методы анализа и расчета экономической эффективности показателей деятельности по архивному хранению дел (документов);

- методы анализа деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов) организации;

- методы контроля соблюдения норм в области оперативного и архивного хранения дел (документов) в организации;

- методы проектирования и планирования работ по совершенствованию архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- методы проектирования и планирования работ в организациях;

- методы проведения мониторинга систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- методы проведения анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- методы проведения анализа эффективности учета и использования дел (документов) временного хранения в организации;

- методы проведения мониторинга учета и использования дел (документов) временного хранения в организации;

- методы обобщения полученных результатов мониторинга и анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- методы совершенствования системы учета и использования, архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- методы совершенствования системы учета и использования архивного хранения дел (документов) по личному составу в организациях;

- методы планирования разработки и внедрения корпоративной системы электронного архива организации;

- критерии ценности дел (документов) для их использования, хранения или выделения к уничтожению;

- критерии ценности и сроки хранения дел (документов) систем документации организации и документированных сфер деятельности;

- порядок и сроки составления отчетности по вопросам архивного хранения дел (документов) в организации;

- порядок разработки, оформления и согласования локальных нормативных актов организаций;

- порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;

- порядок взаимодействия подразделений организации с внешними потребителями архивной информации;

- порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организаций;

- организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа;

- международные стандарты в области управления документами, электронным архивом, информационными технологиями, рисками и документами архивного дела;

- передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом в организации;

- передовой отечественный опыт и научные разработки в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях, управления документами;

- средства и методы сбора, обмена, передачи и обработки информации документированных сфер деятельности организации;

- современные платформы, сертифицированные системы электронного документооборота для оперативного и архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- типовые положения и инструкции по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организациях;

- требования к структуре и содержанию локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- требования охраны труда;

- структуру организации, ее подразделений и направления деятельности.

1.7. Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации должен уметь:

- собирать и структурировать результаты итоговых записей к номенклатуре дел организации;

- проводить очные и заочные заседания экспертной комиссии организации;

- формировать и сохранять документальный фонд организации;

- формировать дела (документы), образующиеся в деятельности структурных подразделений, источниках комплектования и предшественников организации;

- руководить разработкой технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации;

- руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного архива организации;

- руководить защитой информационных ресурсов электронного архива организации от несанкционированного доступа;

- разрабатывать требования к аутсорсинговым услугам внешнего хранения дел (документов);

- анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами и архивного хранения дел (документов);

- анализировать информацию о состоянии системы архивного хранения дел (документов) и требованиях межведомственного электронного взаимодействия;

- анализировать данные о результатах проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов);

- анализировать информацию о состоянии и работоспособности систем архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях;

- анализировать информацию о состоянии системы управления электронным архивом организации;

- выбирать оптимальную систему электронного документооборота для обеспечения архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- осуществлять методическое обеспечение архивного хранения дел (документов);

- проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;

- защищать информационные ресурсы архива, подразделения архивного хранения от несанкционированного доступа;

- консультировать работников подразделения и организации по современным методам работы с документами в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов);

- вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), межведомственного электронного взаимодействия, учета и использования дел (документов) в организациях;

- внедрять новые технологии в деятельность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- организовывать обучение работников организации современным методам работы в корпоративной системе электронного архива организации;

- организовывать работу по сбору и систематизации сведений об оперативном и архивном хранении дел (документов) организации;

- организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;

- организовывать обучение работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- оценивать эффективность процессов документированных сфер деятельности организации;

- оценивать работу подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) и отдельных работников;

- определять приоритетные направления развития подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- определять компетенции и ответственность заместителей руководителя, сотрудников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- обеспечивать доступ подразделений организации к архивным делам (документам);

- обеспечивать доступ к архивным делам (документам) внешних потребителей архивной информации организации;

- разрабатывать политику (дорожную карту) организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- разрабатывать эффективную кадровую политику, принимать меры по повышению лояльности и мотивации работников;

- разрабатывать локальные нормативные акты организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов);

- разрабатывать требования к структуре базы данных экспертной комиссии организации;

- разрабатывать требования к номенклатуре дел организации;

- обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) со структурными подразделениями и должностными лицами организации;

- обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) с внешними потребителями архивной информации;

- составлять рекомендации по вопросам документированных сфер деятельности организации;

- составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- составлять бюджет подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- составлять отчет об исполнении бюджета подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации.

2. Должностные обязанности

2.1. При выполнении должностных обязанностей по руководству подразделением архива руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации осуществляет следующие трудовые функции:

2.1.1. Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации, в том числе:

- определение целей и задач подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- разработка положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- разработка должностных инструкций работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- планирование деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- контроль выполнения работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации;

- определение потребности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах;

- подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- определение эффективности деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;

- мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов).

2.1.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов), в том числе:

- определение регламентов архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- разработка политики (дорожной карты) организации в области архивного хранения дел (документов) организации;

- разработка локальных нормативных актов организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- согласование локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

- ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов);

- консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации;

- актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации.

2.1.3. Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации, в том числе:

- внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;

- расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;

- регулирование деятельности по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации;

- поддержание системы архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии;

- внедрение современных методов и средств обработки информации в системе архивного хранения дел (документов);

- разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации;

- консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов);

- консультирование работников организации по запросам внешних потребителей архивной информации организации.

2.1.4. Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации, в том числе:

- контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации;

- предупреждение нарушений при архивном хранении дел (документов) в организации;

- выявление нарушений в подготовке, обработке дел (документов) организации, определение мер по их устранению;

- контроль формирования дел (документов) и организации оперативного хранения дел (документов) в организации;

- проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов);

- мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга;

- контроль своевременного устранения недостатков в работе с архивными делами (документами) организации;

- проведение мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов);

- определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов).

2.1.5. Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации, в том числе:

- определение направлений развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- определение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- устранение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- разработка методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;

- разработка и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;

- регулирование деятельности по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации.

2.1.6. Внедрение системы электронного архива организации, в том числе:

- анализ и оценка требований к системе электронного архива организации;

- подготовка технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации;

- выбор организации - разработчика корпоративной системы электронного архива;

- определение уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива;

- оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации;

- установка корпоративной системы электронного архива в организации;

- составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива.

2.1.7. Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации, в том числе:

- разработка положения об экспертной комиссии организации, его согласование и утверждение;

- подготовка заседаний экспертной комиссии организации;

- создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности экспертной комиссии;

- представление на согласование экспертной комиссии номенклатуры дел организации;

- проверка наличия и условий сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации;

- отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения;

- представление на согласование экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и документов по личному составу;

- представление на согласование экспертной комиссии актов о выделении на уничтожение дел (документов);

- протоколирование решений экспертной комиссией организации;

- оказание методической помощи председателю и членам экспертной комиссии организации.

2.1.8. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т. д.

3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.5. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.6. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации].

4. Ответственность

Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации несет ответственность:

4.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность, инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]