Примерная форма порядка организации хранения документов по охране труда (март 2025)

ГАРАНТ:

Настоящая форма разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Межгосударственного стандарта ГОСТ 12.0.230.1-2015 "Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Руководство по применению ГОСТ 12.0.230-2007", введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 июня 2016 г. N 601-ст

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать порядок] [число, месяц, год] М. П.

Порядок организации хранения документов по охране труда

[указать наименование юридического лица]

1. Общие положения

1.1. Порядок организации хранения документов по охране труда (далее - Порядок) разработан в соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Межгосударственного стандарта ГОСТ 12.0.230.1-2015 "Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Руководство по применению ГОСТ 12.0.230-2007", введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 июня 2016 г. N 601-ст, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

1.2. Настоящий Порядок разработан в целях:

- организации хранения документов, образующихся в процессе деятельности [указать наименование юридического лица], связанной с охраной труда;

- комплектования архива [указать наименование юридического лица] документами по охране труда;

- методического руководства и контроля за формированием и оформлением документов по охране труда в структурных подразделениях [указать наименование юридического лица] и своевременной передачей их в архив [указать наименование юридического лица].

1.3. Документация по охране труда включат в себя:

- локальные нормативные акты [указать наименование юридического лица], связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства;

- документы, фиксирующие деятельность работников по соблюдению требований локальных нормативных актов, нормативных требований охраны труда;

- письма и предписания органов власти, надзора и контроля;

- документы, содержащие нормативные требования охраны труда, включая учебно-методические пособия и иные информационного типа документы;

- документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия;

- документы официальной статистической отчетности [указать наименование юридического лица] перед органами государственной власти;

- документы, фиксирующие происшедшие события и факты по охране труда;

- [иное].

К документам, фиксирующим происшедшие события и факты по охране труда, относятся:

- записи данных, вытекающие из осуществления системы управления охраной труда;

- записи данных о связанных с работой травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах;

- записи данных, вытекающие из национальных законов или правил по охране труда;

- записи данных о воздействиях вредных производственных факторов на работников и наблюдений за производственной средой и за состоянием здоровья работников;

- результаты текущего контроля и реагирующего мониторинга.

1.4. Документация по охране труда должна быть оформлена и изложена так, чтобы быть понятной пользователям; периодически анализироваться, при необходимости своевременно корректироваться, распространяться и быть легкодоступной для всех работников [указать наименование юридического лица], кому она предназначена и кого касается.

Вся документация по охране труда выдается только под роспись, а срок ее хранения должен быть точно определен.

1.5. Сроки хранения документации по охране труда утверждены в соответствии с положениями приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" и составляют:

Наименование документа	Срок хранения
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):	по месту проведения: 45 лет в других организациях: 5 лет при вредных и опасных условиях труда: 50/75 лет
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) после истечения срока действия сертификата	5 лет
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда	5 лет
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:	по месту утверждения: постоянно в других организациях: до замены новыми
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):	по месту утверждения: постоянно в других организациях: до замены новыми
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:	по месту утверждения: постоянно в других организациях: до замены новыми
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников	50/75 лет
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда	50/75 лет
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.	1 год после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве	45 лет
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.	1 год после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве	45 лет
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:	по месту утверждения: постоянно в других организациях: до замены новыми
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций	5 лет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК)
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний	50/75 лет
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда	5 лет
Протоколы результатов обучения по охране труда	5 лет
Журналы, книги учета:
инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет
профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда	5 лет
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий	45 лет
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:
по месту составления	45 лет
если травмы связаны с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами	постоянно
в других организациях	5 лет
Нормы обеспечения СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:	по месту утверждения: постоянно в других организациях: 3 года после замены новыми
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.	3 года
Акты, заключения при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда	50/75 лет
Списки (ведомости) на выдачу СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, молока и других равноценных пищевых продуктов, лечебно-профилактического питания	1 год
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств	5 лет экспертно-проверочная комиссия
Переписка по вопросам охраны труда	5 лет

Срок хранения приказов по вопросам охраны труда определяется исходя из содержания и цели издания приказа по вопросам охраны труда.

1.6. Документы по охране труда временного хранения (до 10 лет включительно) формируются в дела, хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы в деле не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Дела, содержащие документы по охране труда временного хранения (до 10 лет включительно), с момента заведения и до истечения срока их хранения хранятся по месту их формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Информационные материалы по информированию работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, с которыми производится ознакомление, в соответствии с Рекомендациями, утвержденными приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 декабря 2021 г. N 894, хранятся:

Вид информационного материала	Место хранения
Перечень действующих нормативных правовых актов по охране труда, включая правила и инструкции	У руководителя (специалиста) службы охраны труда, а также у руководителей структурных подразделений [указать наименование юридического лица]
Правила и инструкции по охране труда для работников	Непосредственно на рабочих местах или участках, в специально отведенных и оборудованных для информирования работников местах (кабинетах или уголках по охране труда)
	В ином доступном для работников [указать наименование юридического лица] месте, определенном руководителем структурного подразделения
	В электронном виде

Ответственным за сохранность документов по охране труда временного хранения (до 10 лет включительно) назначается [указать наименование должности, Ф. И. О. работника].

1.7. Документы по охране труда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел [указать наименование юридического лица] и подлежат полному оформлению.

Полное оформление включает в себя:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

- подшивку или переплет дела (твердая обложка);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела постоянного хранения имеют надпись "Хранить постоянно".

Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года.

В дело группируются документы по охране труда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения одного календарного года.

На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список работников [указать наименование юридического лица], которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело.

Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, который оформил эту опись.

Законченное производством дело (том дела) прошивается и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется работником, оформляющим дело (том дела).

Законченные производством дела, содержащие документы по охране труда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат передаче в архив [указать наименование юридического лица].

Передача дел в архив [указать наименование юридического лица] производится по утвержденным руководителем описям дел.

Опись дела включает в себя:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дату дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

Передача дел в архив [указать наименование юридического лица] осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений.

Прием дел производится работником архива [указать наименование юридического лица] в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для переоформления.

Составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив возлагаются на [наименование структурного подразделения].

Контроль над правильным формированием дел, содержащих документы по охране труда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в подразделениях [указать наименование юридического лица] осуществляется [наименование должности, структурного подразделения].

1.8. Настоящий Порядок вступает в силу с момента его утверждения.

1.9. Настоящий Порядок доводится до сведения работников персонально под роспись.

С порядком ознакомлены:

N п/п	Ф. И. О. работника	Дата	Подпись
1	2	3	4