Примерная форма инструкции по кадровому делопроизводству (ноябрь 2024)

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя организации] [число, месяц, год]

Инструкция по кадровому делопроизводству

1. Общие требования

1.1. Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству разработана и утверждена в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

1.2. Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила к порядку оформления, ведения и хранения документации кадрового делопроизводства в [указать наименование юридического лица], связанной с управлением персоналом, кадровым учётом и движением кадров, а также расчетами с персоналом и учётом рабочего времени.

1.3. В кадровом делопроизводстве [указать наименование юридического лица] участвуют:

- документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда (о приеме, переводе, перемещении, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации, поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку (приказы, распоряжения и документы к ним, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним));

- документы по учету кадров (личные карточки, личные дела, журналы, книги учета, невостребованные подлинные личные документы);

- документы по расчетам заработной платы и других выплат (табели учета рабочего времени, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и др.);

- документы по охране труда, в том числе подтверждающие права на льготы (списки, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты и заключения о расследовании несчастных случаев на производстве и др.);

- штатное расписание;

- положения о структурных подразделениях;

- индивидуальные должностные инструкции работников (экземпляр работодателя с отметками работника об ознакомлении, не включенный в состав личного дела);

- [иное].

1.4. Ответственным за ведение кадрового делопроизводства в [указать наименование юридического лица] назначается [указать наименование должности ответственного лица].

Ответственный за ведение кадрового делопроизводства в своей деятельности руководствуется настоящей инструкцией.

В обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства входит: [вписать нужное].

1.5. Работа с персональными данными работников, содержащимися в документах кадрового делопроизводства, осуществляется на основании требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и Положения о работе с персональными данными работников [указать наименование должности руководителя].

1.6. Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству, а также изменения к ней утверждаются приказом [указать наименование должности руководителя].

2. Общие требования к созданию документов кадрового делопроизводства

2.1. Общие требования к созданию документов кадрового делопроизводства в [указать наименование юридического лица] установлены в соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - Национальный стандарт).

2.2. Документы кадрового делопроизводства могут создаваться на бумажном и электронном носителях.

2.3. При создании документа кадрового делопроизводства на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов кадрового делопроизводства на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.4. Для создания документов кадрового делопроизводства используется свободно распространяемый бесплатный шрифт размера [N 12/N 13/N 14]. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

2.5. Абзацный отступ текста документа кадрового делопроизводства - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Если документ кадрового делопроизводства готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

2.6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

2.7. Выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом [предусмотрено в соответствии с (указать наименование и реквизиты нормативно-правового акта)/не предусмотрено].

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 3.6. Национального стандарта нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

2.8. Локальные нормативные акты, а также иные многостраничные документы кадрового делопроизводства оформляются с титульным листом.

ГАРАНТ:

Примечание. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А Национального стандарта.

2.9. При подготовке и оформлении документов кадрового делопроизводства [указать наименование юридического лица] используют следующие реквизиты: [эмблема/код формы документа/наименование организации - автора документа/наименование структурного подразделения - автора документа/наименование должности лица - автора документа/справочные данные об организации/наименование вида документа/дата документа/регистрационный номер документа/ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа/место составления (издания) документа/гриф ограничения доступа к документу/адресат/гриф утверждения документа/заголовок к тексту/текст документа/отметка о приложении/гриф согласования документа/виза/подпись/отметка об электронной подписи/печать/отметка об исполнителе/отметка о заверении копии/отметка о поступлении документа/резолюция/отметка о контроле/отметка о направлении документа в дело].

2.10. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа кадрового делопроизводства над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.2 Национального стандарта эмблема организации разрабатывается и утверждается в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций.

2.11. Код формы документа кадрового делопроизводства располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

ГАРАНТ:

Примечание. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором.

2.12. Наименование [указать наименование юридического лица] на бланке документа кадрового делопроизводства должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в [указать наименование учредительных документов/положений].

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с пп. 5.5, 5.6, 5.7 Национального стандарта сокращенное наименование юридического лица указывается в скобках под полным наименованием юридического лица, если это предусмотрено в учредительных документах.

Над наименованием [указать наименование юридического лица] - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование структурного подразделения [указать наименование юридического лица] - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием [указать наименование юридического лица].

2.13. На всех документах кадрового делопроизводства указывается наименование вида документа, которое располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

2.14. Дата документа кадрового делопроизводства соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа кадрового делопроизводства записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой#.

2.15. Гриф ограничения доступа к документу кадрового делопроизводства проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.14 Национального стандарта виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.16. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа кадрового делопроизводства. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.16 Национального стандарта гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа кадрового делопроизводства должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа кадрового делопроизводства распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

При утверждении документа кадрового делопроизводства коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

2.17. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, слева от границы левого поля.

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.17 Национального стандарта заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

2.18. Текст документов кадрового делопроизводства составляется на русском языке.

2.19. В тексте документа кадрового делопроизводства, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю"). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности [указать наименование юридического лица], его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа. В деловых (служебных) письмах используются формы изложения от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа, если письмо оформлено на должностном бланке. В текстах документов кадрового делопроизводства употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах может использоваться вступительное обращение. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.20. В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах кадрового делопроизводства под текстом от границы левого поля оформляется отметка о приложении.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

2.21. Проекты документов по кадровому делопроизводству подлежат согласованию.

На документах кадрового делопроизводства, согласованных должностными лицами, проставляется гриф согласования документа. Гриф согласования в зависимости от вида документа кадрового делопроизводства и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - нетитульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

2.22. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа кадрового делопроизводства. Визой оформляется внутреннее согласование документа кадрового делопроизводства. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.21 Национального стандарта в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

В документах кадрового делопроизводства, подлинники которых хранятся в [указать наименование юридического лица], визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах кадрового делопроизводства визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

2.23. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Если документ кадрового делопроизводства оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование [указать наименование юридического лица]. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа кадрового делопроизводства на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа кадрового делопроизводства несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа кадрового делопроизводства несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах кадрового делопроизводства, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

При подписании документа кадрового документооборота лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

При подписании документа кадрового делопроизводства лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.24. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа кадрового делопроизводства, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

- место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

- элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

- элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

ГАРАНТ:

Примечание. В соответствии с п. 5.23 Национального стандарта отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

2.25. Документы кадрового делопроизводства заверяют печатью [указать наименование юридического лица]. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.26. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа кадрового делопроизводства от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.27. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) кадрового делопроизводства подлиннику документа кадрового делопроизводства. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

2.28. Отметка о поступлении документа кадрового делопроизводства служит для подтверждения факта поступления документа кадрового делопроизводства в [указать наименование юридического лица] и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.29. Резолюция содержит указание по исполнению документа кадрового делопроизводства. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа кадрового делопроизводства, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

2.30. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа кадрового делопроизводства на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

2.31. Отметка о направлении документа кадрового делопроизводства в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа кадрового делопроизводства в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ГАРАНТ:

Примечание. Примеры оформления реквизитов документов содержатся в Национальном стандарте.

2.32. При ведении документов кадрового делопроизводства [указать наименование юридического лица] по вопросам учета кадров, рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда в [указать наименование юридического лица] используются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

3. Бланки документов

3.1. В соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, для изготовления бланков документов кадрового делопроизводства используется бумага форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148x210 мм), А6 (105х148 мм).

Каждый лист документа кадрового делопроизводства, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Документы кадрового делопроизводства длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2. [Указать наименование юридического лица] использует [электронные шаблоны бланков/бланки документов, изготовленные на бумажном носителе], которые должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов кадрового делопроизводства на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем [указать наименование юридического лица].

Бланки документов кадрового делопроизводства следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов кадрового делопроизводства должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.3. Бланки документов кадрового делопроизводства оформляются в соответствии с приложением Б Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

3.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

3.5. В [указать наименование юридического лица] устанавливаются следующие виды бланков документов кадрового делопроизводства: [указать виды применяемых бланков, установленные нормативными правовыми актами юридического лица].

ГАРАНТ:

Примечание. Образцы бланков документов приведены в приложении Б Национального стандарта.

3.6. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов кадрового делопроизводства, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк включает реквизиты: [указать применяемые реквизиты].

Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизиты: [вписать нужное], бланк письма должностного лица включает реквизиты: [вписать нужное].

Бланк конкретного вида документа кадрового делопроизводства, кроме письма, включает реквизиты: [указать применяемые реквизиты], при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов [вписать нужное]. Бланк конкретного вида документа кадрового делопроизводства структурного подразделения дополнительно включает реквизиты: [вписать нужное], бланк должностного лица структурного подразделения дополнительно включает реквизиты: [вписать нужное].

4. Порядок хранения документов кадрового делопроизводства

4.1. Хранение документов кадрового делопроизводства в [указать наименование юридического лица] осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень).

4.2. Ответственным за организацию хранения и обеспечение сохранности документов кадрового делопроизводства назначается [указать наименование должности ответственного лица].

В обязанности ответственного за организацию хранения и обеспечение сохранности документов кадрового делопроизводства#:

- определение сроков хранения документов кадрового делопроизводства;

- разработка с учетом нормативных сроков номенклатуры дел отделов кадров;

- оформление дел;

- составление описей дел, подлежащих передаче в архив;

- [иное].

4.3. Документы по личному составу хранятся в [указать наименование юридического лица] в течение 50 или 75 лет. В государственный или муниципальный архив документы по личному составу могут быть переданы лишь в следующих случаях:

- при ликвидации [указать наименование юридического лица] независимо от того, является она или нет источником комплектования, документы подлежат экспертизе ценности, и при этом передача в архив считается возможной, если у [указать наименование юридического лица] не будет правопреемника;

- по решению суда;

- при угрозе их сохранности в [указать наименование юридического лица].

4.4. При хранении документации кадрового делопроизводства должны соблюдаться следующие требования:

- исполненные документы кадрового делопроизводства подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел;

- хранение документов кадрового делопроизводства, картотек, книг учета необходимо осуществлять в помещении кадровой службы, оборудованном специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

4.5. В случае пропажи, уничтожения или порчи документов кадрового делопроизводства руководитель [указать наименование юридического лица] назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению документов кадрового делопроизводства.

При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

По факту пропажи, уничтожения, порчи документов кадрового делопроизводства составляется акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа кадрового делопроизводства и подлежащий хранению вместе с ней.

4.6. Сроки хранения документов кадрового делопроизводства:

Категория документов кадрового делопроизводства	Срок хранения
Личные дела руководителей и работников	50/75 лет
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:	50/75 лет
о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	5 лет
о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью	5 лет
о служебных проверках	5 лет
о направлении в командировку работников	5 лет
о дисциплинарных взысканиях	3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50/75 лет
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем	3 года
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:
решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей	15 лет
протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв	5 лет
конкурсные бюллетени	5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):
претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор	3 года
лиц, не принятых на работу	1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации	5 лет
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
по месту утверждения	постоянном
в других организациях	3 года
Согласие на обработку персональных данных	3 года
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	3 года
Должностные регламенты (инструкции) работников	50/75 лет
Личные карточки работников	50/75 лет
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников	5 лет
Листы собеседования, стажировочные листы водителей	5 лет
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	до востребования
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50/75 лет
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год
Отчеты работников о командировках	5 лет
Графики отпусков	3 года
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	3 года
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет
Кодексы профессиональной этики:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	до замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним	1 год
Списки:
членов руководящих и исполнительных органов организации	постоянно
ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	постоянно
награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	постоянно
работников, прошедших аттестацию	5 лет
кандидатов на выдвижение по должности	до замены новыми
совмещающих работу с получением образования	5 лет
работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку	5 лет
лиц, выезжающих за границу	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	50/75 лет
личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов)	50/75 лет
учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	50/75 лет
бланков трудовых книжек и вкладыша в нее	5 лет
выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 лет
лиц, подлежащих воинскому учету	5 лет
отпусков	5 лет
прихода и ухода работников, местных командировок	1 год
регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	50/75 лет
выдачи служебных заграничных паспортов	5 лет
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	до замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	до замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:
по месту утверждения	5 лет
в других организациях	до замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	до минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	до минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:
по месту утверждения	постоянно
в других организациях	5 лет
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	постоянно
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	постоянно
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет
Книга почета организации	постоянно
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет