Примерная форма порядка работы с документами и иными материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (май 2025)

[организационно-правовая форма, наименование юридического лица]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего порядок] [число, месяц, год] М. П.

Порядок работы с документами и иными материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

ГАРАНТ:

См.:

приказ о назначении лица, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования";

инструкцию по делопроизводству;

приказ об утверждении порядка работы с документами и иными материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Указа Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

1.2. Настоящий порядок распространяется на работу с документами и иными материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы категории "Для служебного пользования"), за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности [указать наименование юридического лица], ограничения на распространение которой связаны со служебной необходимостью, а также поступившая в [указать наименование юридического лица] несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

К служебной информации ограниченного распространения не относится: [указать вид или источники информации, не относящиеся к служебной информации ограниченного распространения].

1.3. К документам категории "Для служебного пользования" относятся следующие документы: [вписать нужное].

1.4. При работе с документами категории "Для служебного пользования" запрещается:

- обсуждение содержания документов категории "Для служебного пользования";

- осуществление пересылки документов категории "Для служебного пользования" по открытым каналам связи;

- размещение документов категории "Для служебного пользования", а также информации, содержащейся в них, и иных сведений служебного характера на публичных интернет-ресурсах.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка работы с документами категории "Для служебного пользования" работники [указать наименование юридического лица] могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.5. Работа с документами категории "Для служебного пользования" осуществляется в служебных помещениях, исключающих присутствие посторонних лиц.

Двери и окна в указанных помещениях должны быть закрыты.

1.6. Документы категории "Для служебного пользования" печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

Подключение к указанным компьютерам неучтенных машинных носителей информации, а также иных электронных устройств и приборов (телефон, фотокамера и др.) запрещено.

1.7. Оформление документов "Для служебного пользования" осуществляется [указать наименование должности] (далее - исполнитель) в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству [указать наименование юридического лица].

Документы "Для служебного пользования" утверждаются (подписываются) [указать наименование должности руководителя].

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Решение об отнесении документов к категории "Для служебного пользования" вправе принимать исполнитель или [указать наименование должности руководителя].

Исполнитель и [указать наименование должности руководителя], принявшие решение об отнесении документа к категории "Для служебного пользования", и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории "Для служебного пользования".

Исполнитель и [указать наименование должности руководителя] имеют право отменить решение об отнесении документа к категории "Для служебного пользования".

Снятие пометки "Для служебного пользования" производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов исполнителя или должностного лица, подписывающего или утверждающего документ, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

2. Порядок работы с исходящими документами категории "Для служебного пользования"

2.1. На обороте последнего листа исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" ставится отметка об исполнителе.

В левом нижнем углу каждого экземпляра документа категории "Для служебного пользования" проставляются: количество отпечатанных экземпляров, направление отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя, дата печати документа.

2.2. Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в системе электронного документооборота работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются системой электронного документооборота автоматически и из электронной карточки документа переносятся на документ на бумажном носителе. При этом к регистрационному номеру добавляется индекс "Для служебного пользования".

При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов, наличие пометки "Для служебного пользования", подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к электронной карточке документа.

Если к электронной карточке документа прикреплен электронный образ документа, то он должен быть незамедлительно удален.

2.3. Визовый экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

2.4. После регистрации работник, ответственный за ведение делопроизводства, возвращает ответственному исполнителю зарегистрированный документ категории "Для служебного пользования" с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами для отправки.

2.5. При необходимости направления документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в электронную карточку документа группу рассылки, заверяет необходимое количество копий документа и передает их ответственному исполнителю с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются последующие номера экземпляров (копий экземпляров) отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем, подготовившим данный документ, и руководителем [указать наименование юридического лица].

2.6. Документы категории "Для служебного пользования" отправляются адресатам [спецсвязью/заказными (с уведомлением о вручении) почтовыми отправлениями/курьером (работником) при наличии у него доверенности на право получения соответствующей корреспонденции].

Порядок отправки документов категории "Для служебного пользования": [вписать нужное].

Отправка документов категории "Для служебного пользования" по открытым электронным каналам связи и посредством факсимильной связи запрещена.

2.7. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за ведение делопроизводства, без регистрации.

3. Порядок работы с входящими документами категории "Для служебного пользования"

3.1. Входящие документы категории "Для служебного пользования" должны иметь на пакете или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) пометки "Для служебного пользования", свидетельствующие о наличии в документах информации ограниченного распространения.

3.2. При получении пакета с документами категории "Для служебного пользования" работник, ответственный за ведение делопроизводства, должен:

- проверить наличие пометки "Для служебного пользования";

- убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

- проверить целостность пакета;

- проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.

3.3. При обнаружении повреждений пакета работник, ответственный за ведение делопроизводства, составляет акт об обнаружении повреждений. Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет, или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.4. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан незамедлительно сообщать руководителю [указать наименование юридического лица] о наличии признаков несанкционированного вскрытия пакета для принятия решения о его принятии.

О наличии признаков несанкционированного вскрытия пакета составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

3.5. После вскрытия пакета работник, ответственный за ведение делопроизводства, проверяет наличие листов, а в документах, имеющих приложения: соответствие учетных номеров, наличие пометок "Для служебного пользования", номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащимся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, составляет акт в двух экземплярах, один экземпляр направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

3.6. Входящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в системе электронного документооборота в соответствии с правилами, определенными Инструкцией по делопроизводству [указать наименование юридического лица].

3.7. После регистрации входящие документы категории "Для служебного пользования" передаются руководителю [указать наименование юридического лица].

Указания руководства по исполнению документа (резолюции) вносятся работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в электронную карточку документа путем заполнения электронной формы, а документ с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается ответственному исполнителю по данному документу через журнал передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" под подпись.

3.8. Если указание по исполнению документа категории "Для служебного пользования" (резолюция) содержит несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю, указанному в поручении первым или обозначенному словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".

Ответственный исполнитель доводит содержание документа с пометкой "Для служебного пользования" до сведения соисполнителей. При ознакомлении с документом с пометкой "Для служебного пользования" соисполнители ставят под резолюцией подпись и дату ознакомления.

При наличии нового указания по исполнению документа с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель возвращает документ на бумажном носителе работнику, ответственному за ведение делопроизводства, через журнал передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" под подпись.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, делает соответствующую запись о смене ответственного исполнителя в электронной карточке документа и передает документ на бумажном носителе новому ответственному исполнителю.

В том же порядке осуществляется передача документов с пометкой "Для служебного пользования" при увольнении или перемещении по службе работников, осуществляющих исполнение указанных документов.

3.9. В случае если документ поступил и был зарегистрирован без пометки "Для служебного пользования", но при этом содержит информацию ограниченного распространения, ответственный исполнитель имеет право на основании служебной записки, согласованной руководством, присвоить документу категорию "Для служебного пользования".

При этом работник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в электронную карточку документа необходимые изменения и делает запись в журнале передачи документов с пометкой "Для служебного пользования".

Если к входящему документу категории "Для служебного пользования" поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, работники, ответственные за ведение делопроизводства, в обязательном порядке связывают электронные карточки документов в системе электронного документооборота.

4. Учет, хранение и порядок доступа к документам категории "Для служебного пользования"

4.1. Исполненные документы категории "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.2. Дела с документами категории "Для служебного пользования", предусмотренные номенклатурой дел, и журналы передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" хранятся в запираемых шкафах в опечатанном виде у лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

Помещаемый в дело документ категории "Для служебного пользования" нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.

Журналы передачи документов с пометкой "Для служебного пользования" до начала ведения прошиваются, страницы нумеруются. Прошитые журналы заверяются печатью "Для документов" и подписью руководителя [указать наименование юридического лица].

По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, документы категории "Для служебного пользования" с установленным сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству [указать наименование юридического лица].

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.3. Ознакомление с документами категории "Для служебного пользования" в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок разрешается только по решению руководителя [указать наименование юридического лица].

Ознакомление с документами категории "Для служебного пользования" осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии работника и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемом в дело, либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа документа ограниченного распространения.

Запросы и разрешения на ознакомление с документами ограниченного распространения приобщаются к соответствующему делу.

Выданные работникам в целях служебной необходимости дела с документами категории "Для служебного пользования" подлежат возврату в тот же день.

С разрешения руководителя [указать наименование юридического лица] отдельные дела с документами категории "Для служебного пользования" могут находиться у работников в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

4.4. Выносить документы категории "Для служебного пользования" из служебных зданий и помещений разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя [указать наименование юридического лица].

4.5. Обо всех случаях утраты документов категории "Для служебного пользования", разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководителю [указать наименование юридического лица].

4.6. Проверка наличия документов категории "Для служебного пользования" проводится не реже [указать срок] комиссией, назначаемой приказом руководителя [указать наименование юридического лица]. Результаты проверок оформляются актами.

В случае утраты документов категории "Для служебного пользования" и разглашения информации ограниченного распространения проводится служебная проверка.