"1С:Предприятие 8" для гостиницы (А. Сандульский, "Финансовая газета", N 32, август 2008 г.)

"1С:Предприятие 8" для гостиницы

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В сферу деятельности администраторов гостиниц входят учет номерного фонда, оформление заявок на поселение, бронирование номеров, регистрация гостей и их размещение, учет взаиморасчетов с гостями и решение других задач.

Для автоматизации деятельности служб размещения и бронирования гостиниц, санаториев, домов отдыха и других аналогичных организаций фирма "Сан-Сити" (1С:Франчайзи, г. Сочи) разработала на платформе "1С:Предприятие 8" прикладное решение "SandSoft:Отель". При его разработке был учтен опыт, полученный специалистами фирмы в процессе автоматизации 20 гостиниц в течение 10 лет.

Использование программы позволяет автоматизировать учет номерного фонда, работу службы размещения, оказание услуг и ведение взаиморасчетов. Предусмотрено ведение учета от имени нескольких юридических лиц. Основные действия в программе можно выполнить с помощью специальных интерфейсов, которые значительно упрощают выполнение операций по обслуживанию клиентов, облегчают контроль за состоянием номерного фонда, а также обеспечивают снижение трудозатрат при выполнении типовых операций и получении отчетов.

Выпущены две версии программы - "базовая" и "полная". При этом "полная" версия содержит все возможности "базовой", позволяя в то же время вести более сложный учет и выполнять дополнительные операции.

Рассмотрим некоторые возможности "полной" версии.

Учет номерного фонда

Учет номерного фонда в программе ведется в разрезе корпусов, этажей и номеров. Для каждого номера указываются количество основных и дополнительных мест, а также тип номера - стандарт, полулюкс, люкс и т.д. Кроме того, для номера можно задать набор характеристик, например указать модели холодильника и телевизора, вид из окна, а также текущее состояние - "Сдается", "На уборке", "На ремонте" и т.д. Сведения о состоянии номера учитываются при размещении гостей.

Для автоматизации операций по обслуживанию номеров в программе реализована возможность назначения и контроля мероприятий по обслуживанию - "почистить кондиционер", "выполнить настройку каналов телевизора" и т.д.

Автоматизация службы размещения

Для бронирования, а также для размещения гостей используется документ "Прибытие". С помощью данного документа определяются и перечень плановых услуг, которые будут оказаны гостю в соответствии с выбранным тарифом проживания, перечень дополнительных услуг, услуги питания, а также устанавливаются параметры начислений "за ранний заезд", "за бронь" и "агентское вознаграждение".

Перевод гостя в другой номер, изменение тарифа и срока проживания выполняются с помощью документа "Переселение". Выезд гостя оформляется с использованием документа "Выселение". В случае выезда гостя из гостиницы позже расчетного часа дополнительное начисление производится посредством документа "Начисление позднего выезда".

В программе предусмотрено квотирование, т.е. резервирование, некоторого количества номеров с определенными параметрами в то же время без указания конкретных номеров и гостей.

Для оптимизации действий администратора при оформлении всех операций с гостями удобно использовать формы "Шахматка" и интерфейс "Служба размещения". В форме "Шахматка" наглядно представлена информация о состоянии номерного фонда, бронировании номеров и размещении гостей по дням в выбранном периоде. Непосредственно при работе с формой можно выполнить действия по бронированию, поселению, переселению и т.д.

Интерфейс "Служба размещения" отражает состояние номерного фонда на текущий день и позволяет зарегистрировать операции по поселению, переселению и выселению. При работе с данной формой можно также получить разнообразные отчеты - "Отчет по заезду", "Отчет по выезжающим", "Состояние номерного фонда" и т.д.

В системе предусмотрено хранение информации о госте, указанной им в анкете, а также полной истории его проживания и взаиморасчетов. Эта информация может быть использована при повторном поселении.

Учет предоставленных услуг

В программе предусмотрен учет услуг по проживанию и плановому питанию, учет плановых дополнительных и разовых услуг, оказанных гостю, а также учет разовых услуг, оказанных сторонним посетителям.

Услуги могут оказывать разные организации. Услуги по проживанию, например, может оказывать одно юридическое лицо, а по питанию - другое. Организация, оказывающая услуги, указывается в документах по начислению и оплате услуг.

Для каждой услуги назначается перечень тарифов. Для каждого вида номера и типа места можно задать свой тариф на услугу. Возможно использование составных тарифов, которые назначаются на несколько услуг. В программе реализована система скидок с установкой сроков их действия и периодичностью по дням недели.

Начисление задолженности по всем плановым услугам, указанным в документе "Прибытие", выполняется один раз в сутки с помощью документа "Ночной аудит". Для начисления задолженности гостям и сторонним лицам за разовые услуги используется документ "Оказание услуг".

Ведение взаиморасчетов

Взаиморасчеты за услуги в программе можно вести как с гостями, так и с юридическими или физическими лицами. Плательщиком за услуги, оказанные гостю, может быть непосредственно гость, другой гость, а также юридическое или стороннее физическое лицо. Расчеты с плательщиками могут выполняться за наличный и безналичный расчет.

Программа также позволяет начислять агентское вознаграждение контрагентам и учитывать его при взаиморасчетах с ними. Начисление агентского вознаграждения может выполняться как фиксированной суммой, так и процентом от выручки за услуги, предоставленные гостям.

Для доступа и просмотра оперативных данных в части расчетов с плательщиками за услуги в системе используется специальный интерфейс "Взаиморасчеты". Данный интерфейс наглядно, в том числе в виде аналитических диаграмм, представляет сведения по взаиморасчетам, а также обеспечивает быстрый доступ к исходным документам.

В программе предусмотрено ведение учета в разрезе касс. Поддерживается работа с фискальными регистраторами.

Отчеты

Программа содержит разнообразные отчеты, которые позволяют получить информацию о работе гостиницы с разной степенью детализации.

В отчете "Бронирование и размещение гостей", например, содержится информация о датах заезда и выезда гостей, свободных номерах, а также о гостях, которые не были выселены по окончании срока проживания. Данные о состоянии номеров, заданиях на обслуживание и уборку также представлены в соответствующем отчете.

С помощью отчета "Загрузка номерного фонда" можно получить информацию о заселенности номеров в количественном и процентном выражениях по корпусам, этажам и типам номеров.

Итоги по взаиморасчетам с контрагентом, а также их структура, представлены в отчете "Баланс взаиморасчетов с контрагентами". В данном отчете отражается информация о количестве гостей, о номероднях и услугах, подлежащих оплате контрагентом, об оплате, полученной от контрагента и не распределенной по услугам, о начисленном агентском вознаграждении и др.

Отчет "Показатели доходности" используется для анализа эффективности работы гостиницы. Он содержит сведения об использовании номерного фонда по корпусам и типам номеров, о проценте загрузки и средней стоимости номера. В нем также представлена информация о распределении выручки по корпусам, типам номеров, видам услуг и дополнительных услуг.

В прикладном решении реализована выгрузка данных в программу "1С:Бухгалтерия 8".

В процессе внедрения решение может быть дополнительно интегрированно с программными продуктами для автоматизации ресторана, с "Тарификатором телефонных переговоров" и модулем "Электронные замки".

Программный продукт получил от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие 8".

А. Сандульский,

1С:Франчайзи "Сан-Сити"

Контактный телефон (8622) 64-38-37

"Финансовая газета", N 32, август 2008 г.