Перерасход ГСМ. Кто виноват? (О.А. Терехина, "Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.)

Перерасход ГСМ. Кто виноват?

Недавно нашим предприятием был приобретен автомобиль "Volkswagen Touareg 3,2", который предназначался для служебных поездок генерального директора. Согласно новым минтрансовским нормам базовый расход бензина для этого автомобиля должен составлять 13,9 литра на 100 километров. Учитывая, что машина эксплуатируется в Москве, мы посчитали возможным применять повышающий коэффициент 25 процентов (проезд по городу с населением свыше 3 млн. человек). Все эти нормы сразу были закреплены приказом руководителя фирмы.

В штат организации был принят водитель. Поскольку списание ГСМ в нашей организации происходит на основании путевых листов (с приложенными кассовыми чеками), водитель обязан заполнять этот документ согласно должностной инструкции.

С первых же дней работы нового водителя у нас стали возникать проблемы. Так, например, в его путевом листе значилось, что автомобиль проехал за 3 дня 411 километров. При этом нормативный расход топлива согласно минтрансовским рекомендациям составил:

0,01 х 13,9 л х 411 км х (1 + 0,01 х 25) = 71,4 л.

Однако при снятии остатков бензина в баке на конец периода был выявлен фактический расход топлива, равный 90 литров. При этом водитель утверждал, что перерасход связан с особенностью работы двигателя. Такая ситуация повторялась неоднократно.

Мне предстояло разобраться, что же это на самом деле - хищение со стороны водителя или неправильно разработанные нормы. Данный вопрос волновал меня еще и по причине того, что расходы по ГСМ я могу учесть в целях налогообложения лишь в пределах утвержденных на предприятии лимитов.

Итак, совместно с руководством было принято решение о проведении технической экспертизы, в ходе которой было установлено, что двигатель автомобиля находится в отличном состоянии и никаких предпосылок для повышенного расхода топлива нет. В результате внутренних разбирательств выяснилось, что водитель за счет предприятия заправлял свой личный автомобиль.

В этой ситуации мы воспользовались правом, закрепленным статьей 238 Трудового кодекса, где сказано, что сотрудник обязан возместить работодателю причиненный ему действительный ущерб. В итоге мы удержали из заработной платы водителя сумму недостачи.

Для того чтобы впредь избежать проведения экспертиз по каждому факту превышения расходования норм топлива, руководство приняло решение зафиксировать во внутренних документах следующее. В случае если фактический расход ГСМ при эксплуатации автомобиля не соответствует нормативу, перерасход будет компенсировать виновный сотрудник. Эта норма была прописана:

в приказе об утвержденных на предприятии нормах расхода ГСМ, с которым под роспись был ознакомлен наш горе-водитель;

в трудовом договоре с водителем;

в должностной инструкции водителя.

Как показало время, эти меры оказались эффективными.

О.А. Терехина,

главный бухгалтер

Комментарий редакции

Очень важно не только приобрести топливо и сохранить его без потерь, но и использовать его, не выходя за пределы установленных норм. Причем фирме не обязательно руководствоваться только минтрансовскими нормативами. Нормы могут быть разработаны и утверждены самой организацией (подробно об этом мы писали в "АБ" N 5, 2008, стр. 25).

Как показывает практика, для бухгалтера один из самых сложных моментов при списании ГСМ на затраты - разобраться с отчетами водителей о фактическом использовании полученного топлива. Основными отчетными документами являются путевой лист, оформленный в установленном порядке за определенный период времени, а также требования-накладные на получение ГСМ с отметкой о пробеге автомобиля с момента последней заправки.

С отклонениями фактического расхода топлива от нормативного сталкиваются многие фирмы. И здесь действительно важно определить, виноват ли в этом водитель, или нормы разработаны без учета особенностей автомобиля. Чаще всего перерасход ГСМ бывает вызван техническими неисправностями машины или особыми условиями работы транспортных механизмов. Однако не редки ситуации, когда перерасход горючего возникает и по вине водителей транспортных средств. Если виновный будет установлен, то, как справедливо было отмечено, он обязан возместить работодателю причиненный ущерб. При этом никакого отдельного договора (например, о материальной ответственности) ни с водителем, ни с другими работниками организации в данном случае заключать не нужно. Согласно статье 241 Трудового кодекса за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено другими законодательными актами. Что же касается предложенного нашим читателем варианта (прописать во внутренних документах компании условие о компенсации перерасхода топлива за счет виновного лица), то это вполне допустимая мера. Но только при условии, что норма расхода бензина рассчитана точно и не допускает никаких возможных погрешностей в сторону увеличения.

"Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.