Подаем сведения на работников - граждан РФ (О.И. Сонаускене, "Горячая линия бухгалтера", N 14, июль 2008 г.)

Подаем сведения на работников - граждан РФ

Из этой статьи Вы узнаете:

Когда резидент имеет право на возврат налога?

Какой особый порядок определения статуса резидента установлен для граждан Республики Беларусь?

Составление справки о доходах физических лиц не должно вызывать у организации каких-либо проблем. Однако иногда для правильного отражения сведений нужно не только вооружиться Налоговым кодексом РФ, но и проанализировать многочисленные разъяснения Минфина и арбитражную практику.

Любой работник (лицо, не являющееся таковым, но получившее доход от организации) может попросить данную справку для каких-либо своих нужд, предварительно написав соответствующее заявление (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Е.П. Воробьева уточнила: "...справка называется "Сведения о доходах физического лица за 2007 г.". ...должны показать то, что человек получил в 2007 г., и все, что: удержали по отношению к доходам 2007 г. Когда: удержали, никого не интересует, налоговые органы хотят знать, налогоплательщик должен что-то государству за 2007 г. или нет".

Форма справки подается по каждому физическому лицу в количестве, соответствующем числу ставок налога, по которым облагались его доходы. Допустим, в течение налогового периода физическое лицо получило от налогового агента доходы, облагаемые по ставкам 13 и 35%. Тогда по окончании налогового периода налоговый агент представляет в налоговый орган две справки: одну по ставке 13%, другую - по ставке 35%. Ставка налога при этом указывается в заголовке раздела 3 справки.

Сведения о доходах физического лица, в отношении которого налоговый агент сделал перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый период, оформляются в виде новой справки взамен уже представленной. Если в данном случае изменилась ставка налога, то оформляются две новые справки: первая - с прежним значением ставки и незаполненными показателями разделов 3-6, вторая - с новой ставкой и соответствующими показателями. Обе справки должны иметь новые номера и дату составления. Рассмотрим на примере порядок заполнения справки о доходах физического лица за 2007 г.

Пример

Работнику в 2007 г. в течение года выплачивали заработную плату в размере 10 000 руб. в месяц. День выплаты заработной платы в организации - 7-е число месяца, следующего за отработанным. В мае 2007 г. сотрудник не имел дохода, так как находился в отпуске без сохранения заработной платы.

С 15 октября по 10 ноября 2007 г. работник находился на больничном, и в ноябре ему выплатили пособие по временной нетрудоспособности в сумме 9000 руб.

Соответственно, заработная плата за период с 1 по 14 октября составила 5000 руб., а с 11 по 30 ноября - 7000 руб.

В феврале и июле работнику выплатили материальную помощь в размере 1500 руб., а в сентябре выдали премию - 10 000 руб.

По заявлению работника в течение 2007 г. ему предоставлялись налоговые вычеты:

1) стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. согласно подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ;

2) стандартный налоговый вычет в размере 600 руб. на содержание ребенка на основании подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ;

3) имущественный налоговый вычет в связи с приобретением в 2006 г. квартиры. Право на имущественный налоговый вычет работник подтвердил уведомлением, выданным налоговым органом по месту жительства. Согласно уведомлению сумма, израсходованная налогоплательщиком на приобретение жилья, составила 300 000 руб., а сумма, направленная на погашение процентов по ипотечному кредиту, - 50 000 руб.

В собственности у работника находятся акции организации, и в октябре 2007 г. по данным акциям были выплачены дивиденды в размере 5000 руб. Налогооблагаемая сумма составила 4000 руб. Основание - ст. 214 и 275 НК РФ.

В декабре 2007 г. работнику выплатили авторское вознаграждение за изобретение - 20 000 руб. В связи с этим сотрудник подал в бухгалтерию заявление о предоставлении ему профессионального налогового вычета в размере 30% (п. 3 ст. 221 НК РФ).

Обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы физических лиц организация выполнила в установленный срок в полном объеме.

В 2007 г. работнику были выплачены доходы, облагаемые налогом по ставкам 9 и 13%. Следовательно, организация должна представить в налоговый орган две справки с разными ставками налога.

Справка о доходах, облагаемых по ставке 13%

В заглавной части справки налоговый агент указывает:

1) год, за который представляется справка, - 2007;

2) порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присвоенный самим налоговым агентом, - N 1;

3) четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на учете, - 6453.

В разделах 1 и 2 отражаются сведения о налогоплательщике и налоговом агенте, от которого налогоплательщик получил доходы.

Раздел 3

В этом разделе отражаются доходы физического лица по их видам и месяцам налогового периода.

В заголовке раздела указывается ставка налога, по которой облагаются отраженные в справке доходы, - 13%. Затем последовательно вносятся записи о выплаченных доходах по месяцам. Каждая запись состоит из следующих показателей:

1) номера месяца, в котором был выплачен доход;

2) кода дохода (из справочника "Виды доходов" приложения 2 к форме 2-НДФЛ);

3) суммы дохода (без учета налоговых вычетов) - отражается по указанному коду доходов;

4) кода соответствующего вычета (из справочника "Вычеты" приложения 2 к форме 2-НДФЛ);

5) суммы вычета - отражается по соответствующему коду вычетов.

Последние два показателя приводятся, если по данному виду дохода налогоплательщику были предоставлены профессиональные налоговые вычеты или этот доход частично не подлежал налогообложению (например, согласно п. 28 и 33 ст. 217 НК РФ). Стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), а также имущественные налоговые вычеты, установленные, в частности, подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются.

В разделе 3 каждому месяцу может соответствовать только один доход определенного вида. Если в одном месяце было получено несколько сумм дохода одного вида, значения полученных сумм складываются. Если в одном месяце получены доходы разных видов, то последовательно указывается каждая из полученных сумм с соответствующим кодом дохода.

Организация этот раздел заполняет таким образом.

Код дохода в виде заработной платы - 2000. Данный доход выплачивался в каждом месяце налогового периода - 2007 г., кроме мая, что отражено в разделе 3 одиннадцатью записями с кодом 2000. Сумма премии, выданная работнику в сентябре, включается в состав сентябрьской заработной платы.

Доход в феврале включал заработную плату и материальную помощь (коды 2000 и 2760 соответственно). Следовательно, в разделе 3 за этот месяц будут сделаны две записи. Аналогичным образом производятся записи в июле, ноябре и декабре, когда были получены доходы с различными кодами.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Таким образом, в записи о заработной плате за январь 2007 г., выплаченной работнику 7 февраля того же года, в поле "Месяц" указывается 1 (т.е. январь), в случае выплаты отпускных эти суммы также указываются в справке по коду 2000 в том месяце, за который они начислены.

Пособия по временной нетрудоспособности, по уходу за больным ребенком и другие аналогичные доходы отражаются в справке отдельно по коду 4800 "Иные доходы" в том месяце налогового периода, в котором они были выплачены. Сумма пособия по временной нетрудоспособности, выплаченная работнику в ноябре, отражается так: код дохода - 4800, сумма - 9000 руб.

Согласно справочнику "Виды доходов" код материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, - 2760. В 2007 г. материальную помощь работнику выплачивали дважды.

С 1 января 2006 г. суммы материальной помощи, не превышающие 4000 руб., не подлежат налогообложению. Основание - п. 28 ст. 217 НК РФ. Таким образом, суммам материальной помощи, выплаченным работнику в феврале и июле 2007 г., будет соответствовать вычет по коду 503. Сумма вычета равна сумме каждой из выплат (по 1500 руб. в каждый из указанных месяцев).

Аналогичным образом отражаются авторские вознаграждения: код дохода - 2209, а код вычета - 405.

Раздел 4

Этот раздел заполняется только в случае, если в справке отражаются доходы, облагаемые по ставке 13%. В разделе 4 отражаются сведения о стандартных налоговых вычетах (ст. 218 НК РФ) и имущественном налоговом вычете, установленном подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ. Работник в 2007 г. имел право на два вида стандартных налоговых вычета: на себя и на ребенка.

Налоговый вычет в размере 400 руб. за каждый месяц налогового периода (п. 3 ст. 218 НК РФ) предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (облагаемый по ставке 13%), превысил 20 000 руб.

Налоговый вычет в размере 600 руб. за каждый месяц налогового периода (п. 4 ст. 218 НК РФ) предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (облагаемый по ставке 13%), превысил 40 000 руб.

В течение отдельных месяцев налогового периода сумма стандартных налоговых вычетов может превысить сумму доходов, облагаемых по ставке 13%. Тогда разница между этими суммами переносится на следующие месяцы данного налогового периода (Письмо Минфина России от 28 декабря 2005 г. N 03-05-01-03/139).

Работник в 2007 г. имел право на стандартный вычет в размере 400 руб. - в период с января по февраль 2007 г., а также на ребенка в размере 600 руб. - в период с января по апрель 2007 г.

Информация о праве на имущественный налоговый вычет переносится в справку из уведомления, выданного налогоплательщику налоговым органом. Вычет в сумме, израсходованной налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них, отражается в размере фактически произведенных расходов по коду 311, а вычет в сумме, направленной на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций РФ, - по коду 312.

В пункте 4.1 справки N 1 организация укажет следующие данные:

1) код вычета 103 - сумма вычета 800 руб. (400 руб. х 2 мес);

2) код вычета 101 - сумма вычета 2400 руб. (600 руб. х 4 мес);

3) код вычета 311 - сумма вычета 300 000 руб.;

4) код вычета 312 - сумма вычета 50 000 руб.

Номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, а также код налогового органа, выдавшего уведомление, приводятся соответственно в п. 4.2, 4.3 и 4.4 справки.

В пункте 4.5 отражается общая сумма стандартных налоговых вычетов (включая вычеты на детей), фактически предоставленных физическому лицу за налоговый период.

Организация в п. 4.5 запишет сумму стандартных вычетов - 3200 руб. (2400 руб. + 800 руб.). Эта сумма не должна превышать общую сумму стандартных налоговых вычетов (по кодам 101-107) из п. 4.1 справки.

В п. 4.6 вписывается сумма предоставленного имущественного вычета. Она отражается одним числом. Сумма предоставленного имущественного вычета не должна превышать общей суммы вычетов по кодам 311 и 312, указанной в пункте 4.1 справки, и облагаемой суммы дохода за налоговый период.

У работника общая сумма дохода за 2007 г. составила 143 000 руб. (10 000 руб. х 11 мес. + 10 000 руб. + 1 500 руб. + 1 500 руб. + 20 000 руб.). Сумма всех вычетов из раздела 3 - 9000 руб., стандартных налоговых вычетов - 3200 руб. В итоге имущественный налоговый вычет был предоставлен на всю оставшуюся сумму дохода - 130 800 руб. (143 000 руб. - 9000 руб. - 3200 руб.).

Раздел 5

В этом разделе указываются итоговые суммы выплаченных доходов и исчисленных и удержанных налогов в целом за отчетный налоговый период.

В п. 5.1 отражается общая сумма дохода, выплаченная налоговым агентом физическому лицу, без учета налоговых вычетов. Этот показатель равен сумме всех доходов, указанных в разделе 3.

У работника общая сумма дохода за 2007 г. составила 143 000 руб.

В п. 5.2 записывается облагаемая сумма дохода. Эта сумма есть не что иное, как разница между общей суммой дохода (п. 5.1) и суммой предоставленных налоговых вычетов (сумма показателей "Сумма вычета" раздела 3 и п. 4.5 и 4.6).

По доходам в виде дивидендов в п. 5.2 указывается облагаемая сумма дохода, рассчитанная в соответствии со ст. 214 и 275 НК РФ. Сумма дохода работника, облагаемая по ставке 13%, равна нулю (143000 руб. - 9 000 руб. - 3200 руб. - 130 800 руб.). Соответственно, исчисленная и удержанная суммы налога (п. 5.3 и 5.4 справки N 1) также равны нулю, однако п. 5.1-5.4 заполняются в любом случае (даже при нулевых значениях).

Пункты 5.5-5.7 заполняются при перерасчете налога с доходов прошлых лет. В этих пунктах указывается сумма возврата налога, а также сумма, зачтенная и удержанная при уплате налога. Если исчисленная сумма налога по конкретной ставке превышает удержанную сумму, образуется задолженность по налогу за налогоплательщиком. Она отражается в п. 5.8.

В п. 5 ст. 226 НК РФ указано, что налоговый агент при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств должен письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета, отразив сумму задолженности налогоплательщика. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Справка о доходах, облагаемых по ставке 9%

Разделы 1 и 2 справки N 2 полностью идентичны соответствующим разделам справки N 1.

По ставке 9% облагаются выплаченные работнику дивиденды. Поскольку в отчетном налоговом периоде дивиденды выплачивались только в октябре, в разделе 3 справки N 2 указываются код дохода - 1010 - и сумма дохода - 5000 руб.

Стандартные и имущественные налоговые вычеты предоставляются только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%. Соответственно в справке N 2 раздел 4 не заполняется.

Раздел 5. В п. 5.1 справки N 2 отражается общая сумма дивидендов, распределенных в пользу физического лица, - 5000 руб.

В п. 5.2 организация указывает облагаемую сумму дивидендов (выплаченных работнику), рассчитанную в соответствии со ст. 214 и 275 НК РФ, - 4 000 руб.

В п. 5.3 отражается исчисленная сумма НДФЛ - 360 руб. (4000 руб. х 9%).

Сумма налога была своевременно удержана, поэтому в п. 5.4 также указывается сумма 360 руб.

В разделе 6 приводятся сведения о перечислении указанной суммы налога:

1) код ОКАТО - 40284000000;

2) код бюджетной классификации - 182 1 01 02010 01 1000 110;

3) сумма перечисленного налога - 360 руб.

Е.П. Воробьева напомнила: "У кого есть переходящие отпуска и больничные, например с декабря на январь, то по последним разъяснениям 2008 г. рекомендовано следующее: по переходящим отпускам, отпускным, если выплатили сумму налога в декабре, рекомендуется показывать всю сумму отпускных как доход 2007 г., без разбиения этой суммы на две части, и соответственно, налог, который удержали в декабре, показать как налог 2007 г. С больничным - наоборот: переходящий страховой случай с декабря на январь предполагает, что выплатили пособие уже в январе 2008 г., поэтому нужно: показать это доходом 2008 г. Причем справка обязательно должна сойтись, исчислено равно удержанному, даже если удержание произошло в 2008 г., а начисление налога относится к 2007 г., делается это для того, чтобы налоговым органам не пришло в голову, что им надо разыскивать этого налогоплательщика и требовать заплатить налог, а он уже все заплатил".

Доход в виде оплаты отпуска за декабрь 2007 г. и январь 2008 г., полученный работником в декабре 2007 г., а также суммы исчисленного и удержанного с него налога на доходы физических лиц учитываются при формировании справки по форме N 2-НДФЛ за 2007 г. При заполнении справки о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ суммы оплаты очередного отпуска отражаются в поле того месяца, в котором они фактически выплачены, т.е. в декабре (Письмо ФНС РФ от 9 января 2008 г. N 18-0-09/0001).

Если в справке по форме N 2-НДФЛ суммы исчисленного и удержанного налога не совпадают, инспекция потребует объяснить причины расхождений. Между тем часто налоговые агенты указывают в справке "виртуальную" задолженность по НДФЛ, которой на самом деле не существует. Такая ситуация возникает, когда зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года. С отражением собственно дохода в справке вопросов нет: датой получения дохода в виде заработной платы является последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому зарплата за декабрь 2007 г., даже если она фактически и не выплачена в прошлом году, отражается в качестве дохода 2007 г. Что касается налога, то вполне логично предположить: в справке за 2007 г. указывается только начисленный налог (строка 5.3), а удержанный (строка 5.4) - нет. Ведь фактически налог перечислен в бюджет в январе.

Однако инспекторы потребуют объяснить расхождения. Конечно, можно представить им соответствующие пояснения. Однако проще сумму начисленного налога просто-напросто отразить и в качестве удержанного - никаких расхождений и придирок тогда не будет. То, что сделать нужно именно так, подтвердили в Федеральной налоговой службе. Специалисты ФНС считают, что сумму удержанного НДФЛ правильнее отражать в строке 5.4 справки именно в том периоде, к которому относится налогооблагаемый доход. Когда фактически налог будет перечислен в бюджет, значения не имеет.

Правда, это справедливо, только если налог с зарплаты за декабрь был фактически удержан до представления в инспекцию справки по форме N 2-НДФЛ. Если же налог с начисленной зарплаты так и не был перечислен в бюджет, то в справке эту сумму следует отразить в качестве задолженности по налогу за налогоплательщиком (строка 5.8 справки).

Елена Вячеславовна рассмотрела еще один немаловажный вопрос: "Если организация имеет обособленные подразделения, расположенные в различных регионах. НДФЛ - это тот налог, который в результате должен поступить в региональный бюджет. Поскольку ...НДФЛ, удержанный с заработной платы работников... обособленного подразделения, должен идти именно в регион. При этом не играет ни малейшей роли, само подразделение начисляет зарплату и выплачивает этот налог или это делается из головного офиса централизованно... рассчитанный в головной организации налог должен идти в регион. Налог, сумма, деньги. А вот отчетность... не нужна ни по месту обособленного подразделения, ни по месту головной организации. Справка 2-НДФЛ... должна поступить по месту жительства физического лица".

Подразделения, у которых объем операций и количество сотрудников незначительны, не выделяются на отдельный баланс. Обычно они не имеют и собственного банковского счета. Все денежные и материальные средства эти подразделения получают от головной организации.

Обособленные подразделения без отдельного баланса не ведут бухгалтерский учет. Первичные учетные документы, оформленные в подразделении, передаются в бухгалтерию головной организации. Если в таком подразделении учет все-таки ведется, то он ограничивается лишь обработкой и систематизацией первичных документов.

Тем не менее головная организация должна обеспечить раздельный аналитический учет хозяйственных операций обособленных подразделений, у которых нет отдельного баланса. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, устанавливаемого в учетной политике организации.

Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ по месту своего нахождения, а в отношении исчисленных и удержанных налогов с работников обособленных подразделений этой организации - по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Если обособленное подразделение организации самостоятельно ведет бухгалтерский учет и выплачивает доходы своим работникам, в этом случае удерживать и перечислять налог должно обособленное подразделение российской организации. Все эти полномочия организация должна делегировать обособленному подразделению.

Организация, имеющая обособленные подразделения, должна представлять сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, в налоговую инспекцию по месту своего учета в отношении тех физических лиц (включая работников обособленных подразделений), источником выплаты доходов которых она является. Если обособленное подразделение самостоятельно исполняет обязанности налогового агента, то сведения о доходах, которые подразделение выплатило физическим лицам, подаются в налоговую инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения. Для каждого физического лица в справке по форме 2-НДФЛ указывается код ОКАТО - код территории муниципального образования, в бюджет которого перечислен налог.

Статья подготовлена по материалам конференции "Годовой отчет за 2007 год", проводимой Издательством "Эксмо".

О.И. Сонаускене

"Горячая линия бухгалтера", N 14, июль 2008 г.