Практические вопросы организации договорной работы (А. Соколов, "Корпоративный юрист", N 3, март 2008 г.)

Практические вопросы организации договорной работы

Деятельность по составлению, заключению и визированию договоров включена в функции юридической службы компании. Автор дает рекомендации по эффективной организации договорной работы, позволяющей повысить ее качество и оптимизировать производственные процессы в подразделении

Часто можно услышать, что юрист - профессия творческая. И с этим сложно спорить. Между тем большая часть правовой работы весьма и весьма ограничена жесткими рамками закона, в то время как организация договорной работы практически на 100% осуществляется по усмотрению юриста, занимающегося решением соответствующих вопросов. Так что позвольте раскрыться таланту творца и попробуйте получить максимум удовлетворения от возможности качественно организовать и регламентировать процессы договорной работы и эффективно управлять ими!

С чего начать?

С анализа текущей ситуации, в ходе которого потребуется ответить на следующие вопросы:

1) есть ли в компании регламент договорной работы и насколько он соответствует ее потребностям (либо не пора ли его создать);

2) есть ли неудобства в имеющемся порядке осуществления договорной работы для юристов и иных сотрудников, принимающих в ней участие;

3) насколько нивелированы возможные риски, возникающие в ходе заключения компанией договоров;

4) существуют ли в компании формы договоров и насколько они способствуют упрощению и ускорению процедуры заключения договоров;

5) нет ли потребности в создании автоматизированной системы подготовки, заключения, контроля исполнения и учета договоров компании и т.п. Если, например, количество заключаемых договоров, согласующих под разделений, лиц, имеющих право заключать договоры от имени компании, цена договоров или иной важный для компании показатель превышает определенную величину, значит, пора оптимизировать соответствующие правила договорной работы. Представляется, что если в компании более одного согласующего подразделения или уполномоченного на подписание договора лица, то в ней, по крайней мере, должны быть четко определены сферы ответственности таких подразделений и лиц. В противном случае рано или поздно возникнут разногласия.

После оценки текущей ситуации целесообразно четко обозначить роль юристов в сфере организации договорной работы. И эта роль должна быть ведущей вне зависимости от того, к чьей компетенции отнесено выполнение данных функций - правового подразделения или специального подразделения компании, призванного осуществлять организационное планирование и регламентацию внутренних процессов. Возьмите рычаги управления в свои руки и создайте максимально эффективную систему договорной работы. Польза от этого и, прежде всего, для правового подразделения очевидна: сократятся потребности в соответствующих ресурсах (не говоря уже о возможности реализовать масштабный и полезный для компании в целом проект по оптимизации и совершенствованию договорной работы и снижению правовых рисков).

При этом необходимо четко ограничить сферу ответственности правового подразделения при осуществлении договорной работы. Юристы должны выполнять только те функции, которые относятся к их компетенции: помощь подразделениям в разработке форм договоров в случаях, требующих специальных юридических знаний; согласование договоров со стороны правового подразделения; контроль за порядком ведения договорной работы.

Автоматизация договорной работы

В определенный момент перед правовым подразделением компании встает вопрос о необходимости автоматизации договорной работы, осуществление которой с использованием современных систем электронного документооборота и учета предоставляет множество преимуществ. В частности, полная автоматизация контроля за формами, содержанием, сроками и объемами исполнения договоров, а также бухгалтерского, налогового, финансового, управленческого учета договоров, обязательств и результатов их исполнения позволяет высвободить большое количество времени сотрудников.

Между тем масштабный проект автоматизации договорной работы требует соответствующих ресурсов, трудовых и денежных. Поэтому перед началом его реализации необходимо проанализировать ряд данных: количество договоров и их цену, количество и состав согласующих подразделений, глубину и единство системы бюджетирования компании, разветвленность компании и удаленность ее подразделений от управляющего центра, возможности уже задействованных в компании систем электронного документооборота и др.

Иногда процессы договорной работы достаточно автоматизировать на базе существующих в компании систем электронной почты и управления временем (Microsoft Outlook, Lotus Notes и т.д.). При этом даже можно обойтись без создания дополнительных модулей для этих программ. Например, посредством электронной почты весьма просто и эффективно оптимизируется процедура согласования и подписания договора. В регламенте по осуществлению договорной работы фиксируется ряд правил, закрепляющих порядок и формат обмена электронными сообщениями между подразделением, инициировавшим заключение договора, согласующими подразделениями, лицом, подписывающим договор, и подразделениями, ответственными за учет, хранение и контроль исполнения договоров. На практике это реализуется так: электронное сообщение с запросом согласования и вложением текста договора направляется согласующим подразделениям; после устранения замечаний ответственное подразделение направляет лицу, подписывающему договор, электронное сообщение с вложением окончательного визового экземпляра договора и результатов согласований; уполномоченное лицо распечатывает чистовой экземпляр договора и представляет его на подпись.

Алгоритм и система

Системная алгоритмизация всех процессов договорной работы позволяют многократно повысить их эффективность. Можно начать с построения общего алгоритма договорной работы либо с алгоритмов отдельных процессов, которые в дальнейшем составят единую схему действий. В любом случае, наглядное представление всей договорной работы в виде логичной последовательности операций позволит выявить пробелы и повторяемость процессов, перевести их на язык, доступный электронным системам документооборота (программа понимает только язык алгоритмов, основанный на командах "да" или "нет") и т.д.

Разработка алгоритмов - длительный и трудоемкий процесс. Но если в итоге создается идеальная последовательность действий по сопровождению полного цикла "жизни" договора (от момента возникновения потребности или идеи его заключения и до передачи на хранение), которая способна обеспечить минимизацию правовых и коммерческих рисков компании и повысить эффективность работы сотрудников, то затраченные усилия себя оправдают. (Фрагмент детализированного алгоритма договорной работы см. во вкладке.)

"Рис. 1"

Предмет организации и регламентации

Договорная работа каждой компании отличается своей спецификой, что отражается в содержании соответствующего локального нормативного акта (далее - регламент). Между тем есть ряд основных моментов договорной работы, подлежащих организации и регламентации вне зависимости от ее особенностей, потребность в упорядочении которых возникает с определенной регулярностью.

Выбор контрагента

Выбор контрагента обычно производится довольно просто: предложенный товар, работа или услуга устраивает компанию, а личность контрагента удовлетворяет предъявляемым требованиям - договор можно заключать. Вопрос лишь в том, кто и как разрабатывает эти требования и проводит проверку контрагента и его предложения на соответствие им?

Если договорная работа осуществляется активно, а количество договоров и контрагентов исчисляется десятками, сотнями, тысячами, закономерно возникают повторяющиеся операции, которые целесообразно организовывать на основании определенных принципов, позволяющих систематизировать и упростить процессы, повысить экономическую эффективность договорной работы и минимизировать риски. В таком случае имеет смысл обобщить и стандартизировать соответствующие процедуры, предусмотрев отдельный раздел в регламенте и определив следующие базовые позиции:

основания коллегиального и единоличного принятия решения о выборе контрагента;

порядок утверждения перечня требований к контрагентам и их предложениям;

порядок проверки выбранного контрагента на соответствие требованиям регламента;

порядок проведения торгов, если таковые необходимы. Качественная организация и регламентация процедур отбора контр агентов позволит предельно сократить количество обращений в правовое под разделение с запросами об оказании содействия, особенно в случаях, когда необходимость проведения конкурсных процедур установлена законом и детально им урегулирована. Кроме того, единожды определив правила игры в данной сфере, правовое подразделение имеет все основания делегировать дальнейшую работу по этому направлению профильным подразделениям компании. И хотя организацию и проведение конкурсных процедур зачастую относят к функциональным обязанностям правового подразделения, это вряд ли можно считать оправданным.

Проверка контрагента

Проверка контрагента, обеспечивающая безопасность коммерческих взаимоотношений с ним, проходит в два этапа:

1) проверка предварительная, проводимая до начала каких-либо действий по установлению связей с контрагентом;

2) проверка последующая, осуществляемая параллельно с ведением переговоров, процедур выбора контрагента и подготовкой проектов договоров. В ходе предварительной проверки выявляется:

государственная регистрация контрагента (факт и правомерность);

отсутствие информации о принадлежности контрагента или его сотрудников к осуществлению криминальной деятельности;

наличие судебных споров, которые могут привести к банкротству контрагента или серьезно повлиять на его финансовое состояние;

наличие претензий государственных органов, которые могут повлечь приостановку деятельности контрагента;

качество исполнения контрагентом обязательств перед иными лицами и компанией, если ранее имели место взаимоотношения с ним;

кредитная история контрагента.

С учетом специфики предмета предварительной проверки ее должно осуществлять подразделение, отвечающее за экономическую безопасность компании.

После получения положительного заключения подразделения безопасности в отношении конкретного контр агента и начала действий, направленных на заключение с ним договора, необходимо провести дополнительную проверку контрагента на предмет:

наличия у него необходимых лицензий и иных разрешений;

наличия у него полномочий на распоряжение предметом договора;

достаточности полномочий лица, которое будет подписывать договор от имени контрагента;

необходимости и правильности оформления корпоративных решений органами управления контрагента и др.

Данный этап проверки сопровождается получением от контрагента или иных лиц подлинников или надлежащих копий документов, подтверждающих исследуемые факты. Переданные бумаги в дальнейшем составят дело или досье контрагента, хранящееся в компании. Выполнение этого этапа проверки целесообразно поручить подразделению, ответственному за заключение договора, снабдив его необходимым инструментарием: памятками, инструкциями, чек-листами, образцами подлежащих проверке документов и т.д.

Для компании с большим числом контрагентов может оказаться полезным создание электронной базы данных образцов подписей уполномоченных лиц контрагентов, позволяющей оперативно производить проверку подписей. При этом особого внимания требует установление порядка получения образцов подписей, обеспечивающего, во-первых, их достоверность, а во-вторых, актуальность базы данных на каждый конкретный период времени.

Согласование договоров

Эффективный инструмент управления рабочим временем сотрудников за счет снижения нагрузки по согласованию договоров - разработка системы критериев, дифференцирующих состав согласующих подразделений в зависимости от видов, типов, групп договоров, а также минимизирующих количество таких подразделений. Типичный набор согласующих подразделений включает ответственного исполнителя, ответственного руководителя, бэк-офис, бухгалтерию, экономистов, финансистов (казначея), налоговое подразделение, подразделение ВЭД и (или) иное специфическое подразделение для данного вида договора, корпоративное подразделение, подразделение безопасности, правовое подразделение - итого 11 подразделений. Пример минимизации состава согласующих подразделений (по соглашениям о конфиденциальности): ответственный исполнитель, ответственный руководитель, подразделение безопасности, правовое подразделение - всего 4 подразделения, т.е. "экономия" составляет 7 подразделений.

Набор критериев для дифференциации состава визирующих подразделений определяется спецификой договорной работы каждой конкретной компании. Это могут быть: виды договоров в соответствии с классификацией особенной части ГК РФ; типы, группы сделок по сфере или региону деятельности компании; статус контрагентов (государственные органы, аффилированные лица, субъекты естественной монополии и др.); факт использования какой-либо заранее разработанной формы договора; цена договора и многие другие.

В частности, за счет разработки и активного использования таких критериев для правового подразделения можно значительно уменьшить нагрузку на его сотрудников и освободить их рабочее время для решения более важных задач. Например, с юристами можно не согласовывать договоры: заключаемые по согласованной ранее с правовым подразделением неизмененной форме; цена которых ниже определенного предела; являющиеся приложением/дополнением, изменяющим строго определенный набор условий основного договора и т.д.

В любом случае, при определении целесообразности исключения того или иного подразделения из состава согласующих важно соблюдать разумный баланс между необходимостью оптимизации процедуры согласования договора и вероятностью и значимостью риска, наступление которого возможно в результате такого исключения.

Функцию контроля за необходимостью проведения корпоративных процедур - как со стороны компании, так и со стороны контрагента - обычно осуществляет правовое или специальное корпоративное подразделение. Но ее также можно делегировать подразделениям, занимающимся подготовкой договоров. Для этого достаточно разработать четкий и детализированный порядок и критерии контроля, доступные и понятные сотрудникам, не имеющим специального образования.

Если несколько согласующих подразделений входят в состав одного более крупного, оказывается эффективным принцип "одного окна", когда ответственный исполнитель по договору сдает его на согласование уполномоченному лицу более крупного подразделения и получает согласованный договор с визами всех необходимых подразделений у того же лица.

Сфера ответственности согласующих подразделений

Четкая организация и регламентация сфер ответственности согласующих подразделений - насущная потребность любой компании, в которой договоры визируются более чем одним подразделением. Закрепленная в регламенте компетенция согласующих подразделений должна: 1) содержать полный перечень вопросов, требующих проверки при согласовании договора, 2) не допускать пробелов и дублирования функций. Это кропотливая работа, особенно в части определения компетенции подразделений с близким функционалом (например, бухгалтерского и налогового, экономического и финансового, правового и корпоративного), но крайне необходимая для обеспечения полной комплексной проверки договоров, предотвращения возможных разногласий и четкого разделения ответственности.

Делегирование полномочий

Масштабная эффективная, а главное, безопасная договорная работа невозможна без продуманной и отлаженной системы делегирования полномочий на подписание договоров. Большая часть вопросов делегирования решается при построении системы выдачи доверенностей. Однако в некоторых случаях основы делегирования полномочий на подписание договоров целесообразно закрепить в ходе организации и регламентации процессов договорной работы (например, порядок установления и контроля лимитов ответственности лиц, подписывающих договоры; случаи и порядок использования этих лимитов; соотношение лимитов ответственности и оснований выбора контрагентов; порядок проверки соблюдения лимитов и т.д.).

Форма - основной инструмент подготовки договора

Использование форм договоров, предварительно согласованных со всеми возможными подразделениями, - самый эффективный способ оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки и согласования, количества согласующих подразделений, количества и значимости рисков. Формы договоров могут быть разнообразными как по содержанию, так и по целям использования. Далее кратко рассмотрены некоторые возможные виды форм договоров.

Примерная структура договора - одностраничный документ, наглядно демонстрирующий оптимальную структуру, содержание и оформление договора; включает преамбулу, наименование разделов, реквизиты и место для подписей.

Общая форма гражданско-правового договора - достаточно емкий (более 10 страниц) образец последовательного, логичного и четко структурированного изложения условий гражданско-правового договора с различными вариантами типичных формулировок наиболее часто изменяемых пунктов, подготовленный на базе примерной структуры договора. Содержит примеры использования перекрестных ссылок. Служит пособием для менеджеров, ранее не имевших опыта договорной работы.

Стандартные условия договора - набор универсальных условий, не подлежащих изменению и обязательно включаемых в любой договор (условия о конфиденциальности, форс-мажорных обстоятельствах, порядке решения споров, в том числе обязательно досудебном порядке, подсудности и применимом праве).

Стандартная форма договора - форма, не подлежащая изменению, за исключением открытых для редактирования полей. Стандартная форма перед ее утверждением в данном качестве должна быть согласована со всеми визирующими подразделениями. При применении таких форм число необходимых согласований минимально.

Примерная форма договора - предварительно согласованная со всеми визирующими подразделениями форма, которая, в отличие от стандартной, может изменяться в любых пределах. Обычно не уменьшает количества согласующих подразделений, но ускоряет процедуру согласования.

Иные общедоступные формы договоров - любые иные формы договоров, как разработанные внутри компании, так и предоставленные третьими лицами, в том числе контрагентами.

Стандартные офисные программы (Microsoft Word, Excel, Access) предоставляют широкий набор средств для разработки, автоматизации, использования и защиты форм договоров. К их числу можно отнести такие возможности, как:

создание закрытых для редактирования форм договоров;

защита форм договоров от изменения скрытыми средствами: водяные знаки, уникальные шрифты, отслеживание истории изменения и движения договора с использованием электронных средств (текстовых и табличных редакторов, электронной почты и пр.);

использование выпадающих списков заранее предопределенных возможных значений для наиболее часто используемых изменяющихся условий договоров (даты, сроки, наименования, количество, цена, процентные ставки, реквизиты и т.д.);

связывание между собой выпадающих списков (изменение набора возможных значений одного списка в зависимости от выбора определенного значения другого списка);

создание контекстной справки к любому фрагменту текста договора, вызываемой на экран любым пользователем нажатием клавиши F1, и др. Рассмотренный комплекс инструментов договорной работы - отличная база для делегирования функций по подготовке проектов конкретных договоров менеджерам подразделений, в деятельности которых возникает необходимость заключения договоров. Квалифицированный менеджер, специалист в своей сфере, обладая необходимым набором инструментов, может самостоятельно подготовить качественный договор, обращаясь к юристу только в случаях, действительно требующих специальных юридических знаний. Подобное делегирование полномочий даст заметный положительный эффект, высвободив значительное количество рабочего времени сотрудников правового подразделения.

В ходе разработки форм договоров можно привить менеджерам полезную привычку не использовать смешанные договоры и предельно ограничить применение непоименованных договоров. Любой смешанный договор можно и нужно излагать в виде отдельных договоров-документов, каждый из которых посвящен самостоятельному предмету. Такие договоры проще писать, согласовывать, исполнять и применять меры ответственности по ним; соответственно, по ним недобросовестному контр агенту будет сложнее избежать надлежащего исполнения обязательств. Не будет лишним закрепить подобное правило на уровне приказа по компании.

Внедрение и обучение

Внедрение и обучение - это основные стадии организации договорной работы. Написать правила - меньшая часть дела, надо заставить их работать. Успешное внедрение зависит от наличия в ваших рядах союзника - первого лица компании, поэтому крайне важно убедить его в необходимости предлагаемых нововведений.

К несомненным и весомым плюсам усовершенствования работы с договорами можно отнести:

полный контроль над процессами в указанной сфере и управление ими;

возможность проведения комплексной проверки всех договоров и, как следствие, весомые аргументы для переговоров с контрагентами на основе полученных замечаний и предложений согласующих подразделений, факты для принятия взвешенного решения и уверенность в тексте подписываемого чистового экземпляра договора;

разделение ответственности, оптимизацию деятельности, минимизацию рисков, а в конечном итоге - личное спокойствие. Используйте все возможные фор мы обучения персонала компании. Не ограничивайте круг обучаемых: в него должны войти и рядовые сотрудники, проверяющие счета-фактуры или составляющие акты осмотра объекта, и первое лицо компании, которому может весьма пригодиться краткий чек-лист с перечнем позиций, требующих проверки перед подписанием договора (например, наличие виз, отсутствие замечаний, запарафированные страницы договора и пр.). Дайте сотрудникам, осуществляющим договорную работу, максимум необходимой им информации - и, преодолев период отторжения и недовольства новыми правилами, вы получите благодарность за то, что усовершенствовали, научили, показали.

Применяйте нестандартные ходы: пригласите на семинар или совещание основных контрагентов. Это необычный, но очень полезный и эффективный инструмент выработки взаимовыгодных решений. Если контрагент увидит, в результате какой кропотливой работы появляются те или иные условия договора, обычно вызывающие разногласия, какое количество людей трудится над ними, какое число аргументов оценивается при формулировании пунктов договора, он, может, и признает вашу правоту.

Помогайте всем, но не забывайте про себя! Узнайте у своих сотрудников, по каким принципам и критериям они проводят правовую экспертизу договора. Скорее всего, вы получите весьма разнообразные ответы. Систематизировав и унифицировав критерии правовой экспертизы договоров, вы сможете дополнительно оптимизировать договорную работу внутри отдела и повысить ее качество.

Можно двигаться от простого к сложному. Для начала достаточно простейшего чек-листа с минимальным набором позиций для проверки: заключенность договора (форма, государственная регистрация, существенные условия), соблюдение императивных норм, эффективное использование диспозитивных норм, соблюдение порядка договорной работы. В дальнейшем чек-листы можно совершенствовать, наполняя и расширяя позиции для проверки: конкретные наборы существенных условий, наиболее значимые диспозитивные условия по видам договоров, иные необходимые позиции.

А. Соколов,

юрист

"Корпоративный юрист", N 3, март 2008 г.