Если вы хотите компьютеризировать бухгалтерский учет (С.А. Елисеев, "Бухгалтерский учет", N 8, апрель 2008 г.)

Если вы хотите компьютеризировать бухгалтерский учет

В статье автору хотелось бы поделиться с читателями опытом внедрения компьютерных систем в бухгалтерии. Представлены часто встречающиеся подходы по внедрению компьютерных систем в процесс бухгалтерского учета.

Представим такую ситуацию: вы современный руководитель и вам стало жалко своего заваленного бумагами бухгалтера, или же вы тот самый бухгалтер, который устал тратить больше половины своего рабочего времени на ручное заполнение первичных документов, а остальное время на арифметический пересчет результатов. Тогда появляется единственно возможное решение - компьютеризация бухгалтерского учета на вашей фирме. Правда, после принятия этого решения можно столкнуться с рядом проблем.

Первая и порой самая трудноразрешимая проблема - это сведение к общему знаменателю двух мнений, бухгалтера и руководителя, относительно современных методов бухгалтерского учета.

Данный пункт многим может показаться недостаточно значимым, но если его не брать в расчет, можно получить очень интересную ситуацию, результатом которой будет отсутствие эффекта от внедрения. Может так случиться, что или руководитель не выделит денежных средств на закупку компьютеров и программного обеспечения для бухгалтерии, с одной стороны, или же приобретенная компьютерная техника станет лишней деталью интерьера в бухгалтерии.

Если у вас на предприятии существует согласие между руководством и бухгалтерией по поводу того, какие методы бухгалтерского учета использовать, то грамотный руководитель дальнейшую инициативу должен передать в руки своего главного бухгалтера.

От руководителя требуется только правильно изложить ожидаемые результаты от компьютеризации учета главному бухгалтеру, который, в свою очередь, должен постараться перевести пожелания шефа на язык бухгалтерии.

Далее возникает ситуация, когда стоит предостеречь главного бухгалтера от поспешности в выборе той или иной бухгалтерской программы. Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации.

Предположим, вы уже настроились на выбор определенной программы, что-то слышали о ней, видели и пробовали ее в работе, тогда последуйте совету - выбирайте ее.

Очень часто складывается ситуация, когда у остальных программ реклама их возможностей сильно обгоняет реальные характеристики. Наилучшее решение в такой ситуации - это получить консультацию у специалистов, владеющих знаниями в области компьютерной бухгалтерии и которым вы доверяете. Часто только они квалифицированно могут помочь в подборе всего необходимого для создания полноценно работающего бухгалтерского компьютеризированного комплекса.

Если именно вы являетесь тем человеком, который определяет, что в конечном итоге будет работать в бухгалтерии на вашем предприятии, то хочется предостеречь еще от одной интересной современной российской особенности выбора - предложения с завышенной стоимостью внедрения компьютерной системы из-за учета материальных интересов посредников и иных заинтересованных лиц. Как правило, такой выбор является далеким от оптимального за счет увеличивающихся расходов на внедрение системы бухгалтерского учета на предприятии. Внедрение "навязанной" системы в конечном итоге может привести к усложнению учета на предприятии.

Эффективное решение проблемы - это обращение в известную фирму, специализирующуюся на компьютерной бухгалтерии. Еще один совет - по возможности выбирайте фирму, которая занимается только продажей бухгалтерского программного обеспечения, а не всего, что связано с компьютерами. Обычно такие фирмы содержат штат высококвалифицированных специалистов по различным системам бухгалтерского учета.

Часто такие фирмы занимаются продажей только широко разрекламированных и достаточно популярных конфигураций для ведения бухгалтерского учета фирмы "1С", их задача состоит в красивой презентации сего продукта и получении сверхприбылей с продажи/установки компонентов, убедив вас, что это именно то, что вам нужно.

Поверьте, найти оптимально подходящую бухгалтерскую программу во много раз сложнее, чем заказать компьютер нужной конфигурации. Сегодня сложилась такая ситуация, что на рынке финансово-экономических программ, в частности бухгалтерских, количество фирм-разработчиков достигает нескольких сотен. При таком богатстве выбора задача главного бухгалтера сводится к выбору не более дорогой или дешевой программы, а именно к выбору подходящей.

При оценке фирм, которые, возможно, станут вашими партнерами по внедрению компьютеризированного программного обеспечения на вашем предприятии, стоит обратить особое внимание на серьезность подходов к сопровождению предлагаемых программ.

Фирмы, занимающиеся распространением бухгалтерских программ, хотелось бы условно разделить на три группы.

Первая. Фирмы, предлагающие программы по ценам явно ниже рыночных. Помните, что никто не будет продавать в ущерб себе. Обычно вам предложат или старую версию, или нелегальную копию. В настоящее время на рынке программного обеспечения сложилась еще одна парадоксальная ситуация, когда с целью увеличения прибыли от разработки программ авторы и фирмы-разработчики предлагают очень лакомые предложения для создания и развития инфраструктуры своей дилерской сети.

В современных условиях российского рынка программного обеспечения существует один оригинальный способ официальной покупки программного обеспечения. Так, при оформлении дилерских соглашений при покупке, например, трех комплектов программ можно заключить дилерское соглашение с разработчиком. Дилеру в таком случае предоставляется скидка в 50%, и его телефон публикуется в рекламе разработчика бухгалтерских программ. Такой дилер может продать две программы, а одну оставить себе, заработав на продаже и сэкономив на покупке программы для себя. Так что не пользуйтесь услугами случайного дилера, желание сэкономить деньги при покупке может обернуться как минимум троекратными потерями при внедрении комплекса из-за того, что придется тратить время на поиск новых специалистов по сопровождению вашей системы.

Если вам не повезет и вы попадете на таких махинаторов и приобретете программу для вашей бухгалтерии именно у них, то ожидать квалифицированной помощи и технической поддержки от таких фирм просто невозможно. Будьте внимательны и постарайтесь оценить предложения по стоимости программного обеспечения хотя бы у нескольких фирм в вашем регионе. Данная группа фирм является самой опасной для конечного покупателя.

Вторая группа. Фирмы, работающие по принципу магазина "продал и забыл". Продажа бухгалтерских программ в таких магазинах производится запечатанными коробочными версиями наряду с большим ассортиментом других товаров. Из имеющихся в наличии бухгалтерских программ вам самим предлагается выбрать любую.

Если вы сделали неправильный выбор, то это только ваши проблемы. Доверять менеджерам таких магазинов автор также не советует. Менеджеры и продавцы фирм этой группы зачастую не являются специалистами в бухгалтерии и не имеют ни малейшего представления о том, чем "Коробка N 1" отличается от "Коробки N 2", кроме цвета упаковки и того, что на них написано.

Много таких магазинов не предоставляют возможности ознакомления с товаром при покупке, т.е. о том, что вы приобрели, вы узнаете только когда откроете коробку и прочитаете инструкцию, которая заботливо была вложена туда разработчиком. Прочитав инструкцию от корки до корки и оборвав телефоны технической поддержки, вы начинаете понимать, что купили не то, что вам необходимо для работы.

Автор однажды сам был свидетелем ситуации, когда в магазине очень известной компьютерной сети в Москве на просьбу помочь в выборе программы для бухгалтерии фирмы, работающей по упрощенной системе налогообложения, менеджер-консультант пытался предложить купить два пакета программ известной американской фирмы Microsoft, которые не то что к упрощенной системе налогообложения, но и собственно к самой отечественной бухгалтерии никакого отношения не имеют.

Третья группа. Фирмы, где можно рассчитывать на комплексный подход к компьютеризации задач вашей бухгалтерии. Специалисты таких фирм оказывают, как правило, весь комплекс требуемых для компьютеризации бухгалтерии услуг. Такие фирмы "на слуху", и их при желании можно легко найти по следующим признакам:

- они дают регулярную рекламу о продаже бухгалтерских программ;

- у них заключены договоры с фирмами-разработчиками на право продаж и сопровождение этих программ;

- как правило, в прайс-листе предлагается покупателю несколько бухгалтерских программ разного класса;

- они кроме продаж осуществляют консультации, помощь в установке и настройке, обучение пользователей, гарантийные и послегарантийные обязательства фирм-разработчиков;

- в фирме кроме программистов имеется квалифицированный бухгалтер-консультант, способный разговаривать с бухгалтером на одном языке.

Специалисты фирм третьей группы готовы предоставить вам свои услуги по всем этапам внедрения компьютеризированной системы.

При подходе к задачам по внедрению бухгалтерских комплексов необходимо начать с анализа существующей системы учета заказчика и определения необходимого уровня автоматизации задач на фирме. После этого специалисты должны предоставить заключение о возможности внедрения типовой конфигурации на вашем предприятии или о необходимости дополнительной индивидуальной адаптации бухгалтерского комплекса. Затем, ознакомившись с результатами, главный бухгалтер должен принять решение о том, что и как будет внедрено в бухгалтерии на фирме.

При принятии положительного решения о внедрении советуем вам дополнительно привлечь сотрудников специализированной фирмы к вводу первоначальных данных, обучению сотрудников и созданию системы взаимодействия сотрудников, работающих в бухгалтерии. Это приведет к дополнительным затратам, но расходы или даже ущерб от ошибок в начале работы компьютеризированной бухгалтерии в дальнейшем может оказаться более существенным и дорогим.

Предположим, вы приобрели в фирме с хорошей репутацией подходящую именно вам программу. Не забудьте получить сопроводительную документацию. Если у вас нет собственного специалиста, то попросите у фирмы-продавца помочь в квалифицированной установке и первоначальной настройке программы - не стоит на этом экономить! Не отказывайтесь от короткого ознакомления с возможностями программы в офисе вашей фирмы, квалифицированный специалист наверняка расскажет что-нибудь интересное и самое главное - полезное.

В настоящий момент любая бухгалтерская программа требует специализированной настройки под ваши задачи. Совет: лучше не прибегайте к услугам случайных специалистов, обратитесь на фирму, где вы приобрели программу. Качественное сопровождение - основа успешной работы с программой. Любая программа всегда должна соответствовать законодательству, а значит, ее необходимо своевременно обновлять (новые релизы программ, конфигураций, комплектов отчетности).

Тут хотелось бы привести пример из российской практики. Не секрет, что час работы специалиста в крупных мегаполисах часто больше, чем в регионах, и многие руководители предпочитают экономить на этом. Как показывает практика, такие консультации и удаленное обслуживание не приводят к существенной экономии, а только добавляют путаницу и увеличивают временной срок решения возникающих у бухгалтера проблем.

Описанная выше третья группа фирм является оптимальным, хотя и не самым дешевым по первоначальным затратам, выбором.

Теперь, когда вы узнали, какие бывают плюсы и минусы у фирм-продавцов бухгалтерских программ, надеемся, вы примите правильное решение и определите, кто займется внедрением новой программы бухгалтерского учета на вашем предприятии.

Одним из промежуточных, не очень сложных, но важных этапов внедрения является подбор оптимальных конфигураций ваших будущих компьютеров. Конечно, прежде чем сделать окончательный выбор, необходимо выяснить, какие минимальные требования предъявляют бухгалтерские программы. Обычно вполне достаточно приобрести компьютер среднего класса стандартной конфигурации и принтер.

Следует обратить особое внимание, что экономия на качестве монитора и принтера может привести к большим потерям для фирмы, так как ошибки в работе бухгалтера из-за нечетко рассмотренной или напечатанной цифры могут стать большой проблемой для руководства и всей фирмы.

Как только вы получили исчерпывающую информацию о существующих бухгалтерских программах, определились с конфигурациями компьютеров и сделали свой выбор - начинайте внедрение. Пройдет некоторое время, и вы будете только удивляться, как же это вы раньше-то работали!

С.А. Елисеев

"Бухгалтерский учет", N 8, апрель 2008 г.