Комментарий к письму Минфина России от 22.05.2008 N 03-03-06/1/329 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2008 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 22.05.2008 N 03-03-06/1/329

Минфин России подтвердил, что в некоторых случаях работодатель обязан возместить своему сотруднику расходы на переезд в другую местность.

Если сотрудник (пусть даже и бывший) после увольнения вынужден переехать, расходы на переезд может взять на себя работодатель. А в некоторых ситуациях не только может, но и обязан это сделать. Причем подобные затраты при определенных условиях могут быть отнесены организацией в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль в полном объеме с учетом НДС. Именно об этом говорится в комментируемом письме Минфина России. Кроме того, возместить такие транспортные затраты нужно и сотрудникам, перебирающимся в другую местность, по предварительной договоренности с работодателем, в связи с внутрифирменными переводами.

Трудовое законодательство гарантирует

Обязанность оплатить переезд сотрудника для организации-работодателя или предпринимателя, который нанял себе сотрудников, вытекает из статьи 169 Трудового кодекса. Для организаций и учреждений, финансируемых из бюджетов и расположенных в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним местностях) - из статьи 326 Трудового кодекса.

Кроме случаев, когда работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, обязан компенсировать расходы сотрудника по переезду к новому месту работы согласно закону он может это делать и по собственной инициативе. Правда, в последнем случае это необходимо отразить в локальных нормативных актах организации, трудовых или коллективных договорах.

При переезде в другую местность по предварительной договоренности работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные:

- с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества;

- с обустройством на новом месте жительства.

Бухучет и налогообложение

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность нужно отражать по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делается запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73

- начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.

Компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (если они предусмотрены трудовыми договорами), не облагаются зарплатными налогами и взносами:

- НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса;

- ЕСН на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса;

- пенсионными взносами согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ;

- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании пункта 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765.

Такой вывод подтверждается письмами Минфина России от 17.01.2006 N 03-03-04/1/30 и от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140.

В публикуемом письме финансисты предлагают учесть затраты по переезду как расходы на оплату труда на основании статьи 255 Налогового кодекса. Скорее всего, Минфин имеет в виду подпункт 12.1 данной статьи. Однако эта норма рассматривает конкретный случай - переезд работника в связи с увольнением. Именно поэтому, по нашему мнению, в остальных случаях расходы на переезд можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для этого нужно, во-первых, чтобы сумма подъемных была фактически выплачена. Такое требование действует независимо от метода, который налогоплательщик применяет для расчета налога на прибыль организаций (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ, п. 3 ст. 273 НК РФ). Во-вторых, сумма подъемных не должна превышать норму, установленную действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

- постановление Правительства РФ от 02.04.2003 N 187;

- Положения статьи 326 Трудового кодекса и статьи 35 Закона от 19.02.93 N 4520-1.

Такой вывод содержат письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-04-06-01/152, от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255, и от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140.

Спорный момент

Однако, на наш взгляд, с выводом о нормировании затрат по переезду у коммерческих фирм можно поспорить. Есть аргументы, позволяющие включать в налоговые расходы всю сумму подъемных, выплаченных в соответствии с трудовым договором. Они заключаются в следующем.

Во-первых, все перечисленные выше документы устанавливают нормы возмещения расходов, связанных с переездом сотрудников в другую местность, только для бюджетных организаций. На деятельность коммерческих фирм эти правила не распространяются.

Во-вторых, статья 169 Трудового кодекса не устанавливает никаких ограничений в отношении компенсаций, которые фирма обязана выплатить при переезде сотрудника на работу в другую местность. Единственное требование -конкретный размер компенсации должен быть указан в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Таким образом, сумма возмещения расходов, предусмотренная трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), является нормой, установленной в соответствии с действующим законодательством.

Следовательно, фирма может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организаций на всю сумму выплаченных подъемных (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: если работодатель компенсирует затраты на переезд и обустройство человеку, который еще не связан с ним трудовыми отношениями, такие расходы не учитываются в целях налогообложения. К компенсациям, перечисленным в статье 169 Трудового кодекса РФ, они не относятся. Это объясняется тем, что такой гражданин еще не является сотрудником, и у организации еще не возникло обязанности возместить ему затраты (письмо УФНС России по г. Москве от 18.02.2008 N 20-12/015139).

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2008 г.