Оформляем отношения с дистанционным работником (Г.И. Демидов, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г.)

Оформляем отношения с дистанционным работником

Г.И. Демидов,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г., с. 59-69.

В Письме от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245 Минтруд высказал свое мнение по вопросу заключения трудового договора с дистанционным работником. Следует отметить, что с развитием информационных технологий применение дистанционного труда в отдельных сферах деятельности становится все более популярным и распространенным. Так, вне места расположения работодателя могут работать специалисты с разной степенью квалификации: инженеры, юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и др., деятельность которых не связана с изготовлением каких-либо изделий. Каковы особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе? Как при приеме на работу дистанционного работника выполнить требование о его ознакомлении с локальными актами организации? Надо ли вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку? Какие дополнительные условия можно предусмотреть в договоре с дистанционным работником? Каков порядок получения таким работником копий документов, связанных с работой? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в представленной статье.

Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены в гл. 49.1 ТК РФ. Напомним, что данная глава была введена в Трудовой кодекс Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

Примечание. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Согласно определению, приведенному в ст. 312.1 ТК РФ, дистанционная работа представляет собой выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного (структурного) подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

Обратите внимание! На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

/--------------\        /-------------------------------------------------\

|Взаимодействие|        |В  случае  если  гл.  49.1  ТК  РФ  предусмотрено|

|работодателя и|        |взаимодействие дистанционного работника или лица,|

|  работника   |        |поступающего   на   дистанционную       работу, и|

|              |        |работодателя    путем     обмена     электронными|

|              |        |документами,        используются        усиленные|

|              |        |квалифицированные       электронные       подписи|

|              |        |дистанционного работника или  лица,  поступающего|

|              |-------|на  дистанционную  работу,   и     работодателя в|

|              |        |порядке, установленном федеральными  законами*  и|

|              |        |иными нормативными правовыми актами РФ. Каждая из|

|              |        |сторон указанного  обмена  обязана   направлять в|

|              |        |форме   электронного   документа    подтверждение|

|              |        |получения  электронного   документа   от   другой|

|              |        |стороны в срок, определенный трудовым договором о|

|              |        |дистанционной работе                             |

|              |        \-------------------------------------------------/

|              |        /-------------------------------------------------\

|              |        |Если в соответствии с ТК РФ работник должен  быть|

|              |        |ознакомлен в письменной форме, в  том  числе  под|

|              |        |подпись, с принимаемыми  локальными  нормативными|

|              |        |актами, непосредственно связанными с его трудовой|

|              |-------|деятельностью,     приказами     (распоряжениями)|

|              |        |работодателя, уведомлениями, требованиями и иными|

|              |        |документами, дистанционный  работник  может  быть|

|              |        |ознакомлен  с  ними  путем  обмена   электронными|

|              |        |документами между ним и работодателем            |

|              |        \-------------------------------------------------/

|              |        /-------------------------------------------------\

|              |        |Если согласно ТК РФ работник  вправе  или  обязан|

|              |        |обратиться   к   работодателю    с    заявлением,|

|              |-------|предоставить работодателю объяснения либо  другую|

|              |        |информацию, такой работник может  сделать   это в|

|              |        |форме электронного документа                     |

\--------------/        \-------------------------------------------------/

* См. статью 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Каким образом дистанционному работнику оплачивают больничные листы? Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Каков порядок получения дистанционным работником копий документов, связанных с работой? Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводе на другую работу, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Что касается дистанционного работника, при представлении им заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии документов (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ):

или по почте заказным письмом с уведомлением;

или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

К сведению. Приказом Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 N 234 утверждены Правила оказания услуг почтовой связи. Подпунктом "б" п. 10 этих правил установлено, что заказные письма с уведомлением относятся к регистрируемым почтовым отправлениям, принимаемым от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемым адресату (его уполномоченному представителю) с его распиской в получении. Отследить движение заказного письма с уведомлением о вручении, статус его обработки можно на сайте Почты России по адресу: https://www.pochta.ru/support/popular-questions/tracking/products-locatio n.

Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе

Статьей 312.2 ТК РФ предусмотрено, что трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами.

Обратите внимание! В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Нужно ли направлять работнику бумажный экземпляр договора? Да. Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе.

Срок направления письма - не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора.

Каким образом работник предъявляет документы по требованию работодателя? В соответствии со ст. 65 "Документы, предъявляемые при заключении трудового договора" ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами перечисленные документы могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

К сведению. По общему правилу при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. Однако если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, то ему необходимо самостоятельно получить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Как при приеме на работу дистанционного работника выполнить требование о его ознакомлении с локальными актами организации? Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с названными документами может осуществляться путем обмена электронными документами.

Надо ли вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку? По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка такому работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, который согласно требованию ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ был направлен работнику в бумажной форме.

При отсутствии соглашения сторон о невнесении записей в трудовую книжку дистанционный работник представляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению. На основании заключенного трудового договора о дистанционной работе издается соответствующий приказ работодателя, а также оформляется личная карточка сотрудника.

Какие дополнительные условия можно предусмотреть в договоре с дистанционным работником? На основании ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут устанавливаться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с предусмотренным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

о неразглашении охраняемой законом тайны (служебной, коммерческой и иной);

об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

о видах и условиях дополнительного страхования работника;

об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

В трудовой договор о дистанционной работе по соглашению сторон могут быть включены условия:

о порядке внесения записей в трудовую книжку;

о порядке и сроках обеспечения дистанционного работника необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

о порядке и сроках представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе;

о размерах, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;вопросы

о сроках подтверждения электронных документов, порядке предоставления информации и пр.;

о дополнительных основаниях для прекращения трудового договора.

Можно ли заключить дистанционный договор с гражданином, проживающим в другой стране? По мнению Минтруда, нет. В Письме от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245 специалисты ведомства указали, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ. В обоснование данной позиции Минтруд указал следующее: заключение трудового договора на таких условиях будет нарушать действующие нормы ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ). Это будет невозможно в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ).

Такое мнение Минтруд неоднократно высказывал и ранее (письма от 07.12.2016 N 14-2/ООГ-10811, от 15.04.2016 N 17-3/ООГ-578, от 05.12.2015 N 17-3/В-534), рекомендуя работодателям заключать с гражданами, проживающими за пределами РФ, вместо трудовых гражданско-правовые договоры.

Особенности организации и охраны труда дистанционных работников

Согласно ст. 312.3 ТК РФ в трудовом договоре о дистанционной работе необходимо определить:

порядок и сроки обеспечения дистанционного работника необходимыми для исполнения им своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе;

размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств;

порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель:

исполняет обязанности, предусмотренные абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;

осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Напомним, что по правилам ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель должен обеспечить:

расследование и учет в установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17);

выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21).

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и другими нормативными правовыми актами субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

В соответствии со ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Если работодателю необходимо, чтобы дистанционный работник участвовал в производственном процессе одновременно с работающими на стационарных рабочих местах, в договоре можно установить пятидневную рабочую неделю (40 часов) с двумя выходными днями: субботой и воскресеньем (ч. 2 ст. 91, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).

В случае, когда у работодателя отсутствует необходимость взаимодействия с дистанционным работником в режиме онлайн, возможен иной режим рабочего времени, например, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику.

Примечание. В трудовом договоре можно установить границы, в рамках которых работодатель вправе требовать от работника находиться на связи (онлайн).

К сведению. В трудовом договоре можно указать, что правила внутреннего трудового распорядка распространяются на работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора. Дело в том, что, с одной стороны, работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка организации (ст. 15 ТК РФ), а с другой - он вправе самостоятельно распределять свое рабочее время и время отдыха (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе в соответствии с Трудовым кодексом и другими актами, содержащими нормы трудового права.

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Такой учет осуществляется в табеле учета рабочего времени (по самостоятельно разработанной организацией форме или формам Т-12, Т-13, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Так, абз. 9 разд. 2 Указаний*(1), утвержденных данным постановлением, предусмотрено, что затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Что касается дистанционного работника, он не обязан являться для выполнения своей трудовой функции в место нахождения работодателя, следовательно, в табеле учета рабочего времени можно отмечать только отклонения от нормы (периоды временной нетрудоспособности, отпусков и другие случаи освобождения от работы). При отсутствии подобных периодов предполагается, что работник отработал установленную для него норму рабочего времени. Для начисления заработной платы в табеле учета рабочего времени целесообразно проставлять общее количество отработанных часов (норму за вычетом отклонений) за расчетный период (полмесяца, месяц).

Примечание. В трудовом договоре должны быть указаны конкретные основания для его расторжения по инициативе работодателя.

К сведению. При установлении в трудовом договоре дистанционному работнику определенного режима рабочего времени и времени отдыха его можно привлекать к сверхурочной работе и работе в выходной день. При этом на него будут полностью распространяться положения ст. 99 и 113 ТК РФ.

Прекращение трудового договора о дистанционной работе

Согласно ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ). При этом редакция данной статьи не исключает возможность прекращения трудового договора с дистанционным работником по общим основаниям, установленным ТК РФ для всех работников.

В случае если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Соблюсти требование об ознакомлении работника с записью об увольнении в личной карточке можно путем обмена электронными документами.

* * *

Итак, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ. При заключении трудового договора с дистанционным работником можно дополнительно предусмотреть порядок внесения записи в трудовую книжку, порядок и сроки обеспечения дистанционного работника необходимым оборудованием, порядок и сроки представления таким работником отчетов о выполненной работе. В договоре можно отразить обязанность работника в определенное время находиться в определенном месте и выходить на связь. Также могут быть предусмотрены дополнительные основания для прекращения трудового договора.

В процессе трудовой деятельности дистанционного работника обмен с работодателем практически всеми документами может осуществляться в электронном виде. При обмене электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе, а после прекращения трудового договора - оформленную надлежащим образом бумажную копию приказа об увольнении.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.