Для чего необходим архив организации? (Е.Н. Попова, журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г.)

Для чего необходим архив организации?

Е.Н. Попова,

заместитель начальника общего отдела

Минтруда России

Журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г., с. 84-89.

- Организационные основы функционирования архива организации.

- Положения об архиве и экспертной комиссии организации, инструкция по делопроизводству.

- Методическое руководство архива работой с документами в подразделениях организации.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обязал государственные и муниципальные органы создавать архивы для хранения, комплектования, учёта и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ст. 13). Несмотря на то, что для других организаций эта норма не является обязательной, на практике все они независимо от статуса, подчинённости, формы собственности и других характеристик создают архивы (или возлагают соответствующие функции на другие структурные подразделения) - без этого невозможно правильно и эффективно организовать работу с документами.

Порядок функционирования архива, как и любого другого структурного подразделения, определяется Положением об архиве, которое утверждается руководителем организации. Рассмотрим, как отразить в таком Положении цели, задачи и функции архива, определяющие содержание его работы.

Архив организации создаётся в целях обеспечения сохранности, государственного учёта и оперативного использования документов архива, своевременного приёма архивных документов от структурных подразделений. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то целевым назначением архива является также упорядочение и подготовка документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, к передаче на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

В Положении об архиве также отражается состав его документов. В архив передаются все законченные делопроизводством дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Кроме того, в архиве могут храниться документы постоянного и временного хранения и по личному составу предшественников организации.

К основным задачам архива относятся:

- обеспечение сохранности документов, хранящихся в архиве;

- государственный учёт документов, хранящихся в архиве, создание справочного аппарата к ним;

- комплектование документами в соответствии с нормативными требованиями;

- использование документов, хранящихся в архиве, в том числе в социально-правовых интересах граждан;

- организация подготовки и своевременной передачи документов архива на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (для организаций, являющихся источником комплектования государственных (муниципальных) архивов).

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1. Обеспечивает сохранность документов путём создания нормативных условий их хранения, рационального размещения документов в хранилище, проведения проверки наличия и состояния документов в архиве не реже одного раза в 5 лет.

2. Осуществляет государственный учёт дел путём ведения системы учётных документов, установленной "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 07.09.2015 N 38830 (далее - "Правила архивов организации").

3. Принимает документы от структурных подразделений организации в соответствии с нормативными требованиями не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводства. Целесообразно сократить этот срок, так как в структурных подразделениях (или у исполнителей) с течением времени возможны утраты документов, в то время как в архиве их сохранность гарантирована. Например, Инструкцией по делопроизводству Минтруда России, утверждённой приказом Минтруда России от 16.02.2015 N 90, предусмотрена передача дел в архив не позднее чем через 2 года.

4. Все поступающие в архив документы должны быть учтены и описаны. Поэтому следующей функцией архива является упорядочение документов, включающее в себя экспертизу ценности документов и подготовку описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также представление описей дел и актов на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их временного хранения, на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК, подробнее о комиссии будет сказано далее). Даже если экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации, архив должен осуществлять методическое руководство и оказание практической помощи в этой работе.

5. Самостоятельной функцией архива, в котором хранятся архивные фонды организаций - предшественников, является проведение экспертизы ценности документов, сосредоточенных в архиве, представление на рассмотрение ЭК организации актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6. Создаёт, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат (НСА) к хранящимся в архиве документам. Основным элементом НСА, конечно, являются описи дел. Однако они не всегда обеспечивают быстрый и эффективный поиск необходимой информации. Поэтому требуется создание дополнительных справочников, например, алфавитных указателей к наградным приказам по личному составу, сведений о местонахождении документов по личному составу и т.п.

7. Организует использование документов архива, в первую очередь исполняет запросы организаций и граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдаёт копии документов в целях служебного и научного использования. Кроме того, важным направлением использования является консультирование юридических и физических лиц по вопросам местонахождения документов по личному составу, необходимых для наведения архивных справок.

Деятельность архива организации всегда тесно связана с постановкой делопроизводства: ведь именно на этой стадии закладывается формирование и оформление дел будущего архивного фонда организации. Поэтому за архивом, как правило, закрепляются такие функции в области делопроизводства, как:

8. Составление номенклатуры дел организации.

9. Контроль правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранении их в структурных подразделениях организации.

10. Оказание методической помощи структурным подразделениям по вопросам делопроизводства и работы архива.

11. Участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

12. Проведение мероприятий (совещания, семинары и т.п.) по повышению квалификации работников, внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству, а также инструктаж работников по вопросам делопроизводства и архивов.

Для архивов, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, обязательными функциями также являются:

13. Подготовка и передача в установленном порядке на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный (муниципальный) архив.

14. В установленном порядке представляет в государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объёме документов, хранящихся в архиве (паспорт архива).

В Положении об архиве также отражается нормативная основа его функционирования - в своей работе архив руководствуется федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов, уполномоченных в области архивного дела, приказами и указаниями вышестоящей организации, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве (Росархив), методическими документами Росархива и соответствующего государственного (муниципального) архива.

Работу с документами регламентируют многие нормативные акты и многие организации: Госкомстат России утверждает стандарты, общероссийские классификаторы, Росархив утверждает нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу, в том числе типовые и отраслевые перечни документов со сроками хранения, Научный институт патентной информации (НИПИстатинформ) разрабатывает альбомы унифицированных форм.

Что конкретно составляет правовую и методическую основу функционирования архива организации? Попытаемся осветить только некоторые положения действующего законодательства в области делопроизводства и архивного дела, непосредственно определяющие его работу.

Основным на данном направлении является Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.), который, во-первых, определяет состав Архивного фонда Российской Федерации и его государственной части (ст. 70). Во-вторых, законодательно закрепляет круг источников комплектования государственных и муниципальных архивов (ст. 20). В-третьих, законом установлены сроки хранения документов. В частности, определено, что срок ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации составляет 15 лет и документов по личному составу - 50 лет.

Различные аспекты работы с документами отражены в ряде других, в том числе не связанных непосредственно с делопроизводством или архивным делом, нормативных правовых актах.

Так, на оформление документов напрямую влияет законодательство о государственном гербе Российской Федерации, которое определяет использование изображения государственного герба в бланках документов, устанавливает порядок изготовления бланков и печатей.

В постановлении Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" даны основные направления постановки делопроизводства.

"Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, устанавливают, в частности, обязательные реквизиты документа и требования к разработке и утверждению инструкции по делопроизводству.

Несмотря на то что эти документы адресованы федеральным органам исполнительной власти, большинство их положений могут быть использованы в делопроизводстве любой организации (например, едины для всех организаций форма, порядок составления и ведения номенклатуры дел, применяемые реквизиты документа и правила их заполнения и т.п.).

Непосредственно архивам организаций адресованы "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", в которых прописана технология архивных процессов по всем направлениям работы архива организации. Эти Правила должны стать настольной книгой работников архивов организаций, так же как и перечни документов со сроками хранения, которые определяют нормативные сроки хранения документов.

С учётом требований законодательства в организации следует разработать конкретные нормативные и методические документы, отражающие специфику её работы в области делопроизводства и архивного дела. Обязательной является Инструкция по делопроизводству, которой принадлежит важнейшее место в системе нормативно-методического обеспечения работы с документами.

Инструкция по делопроизводству организации (далее - Инструкция) утверждается приказом руководителя организации (для организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов - по согласованию с соответствующим архивом).

При разработке Инструкции рекомендуем использовать подготовленные Росархивом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которые содержат применимые всеми организациями положения о структуре и составе Инструкции, отработанные формулировки по постановке делопроизводства, организации контроля исполнения документов, заполнению реквизитов различных видов служебных документов и т.п.

Рассмотрим примерную структуру Инструкции.

Традиционно в первом разделе отражаются общие положения по разработке и применению Инструкции.

Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в организации, начиная со стадии приёма корреспонденции до хранения и использования законченных делопроизводством документов, как в структурных подразделениях, так и в архиве организации; отражает все этапы прохождения документов; определяет требования к оформлению обязательных реквизитов, а также особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками организации.

В следующем разделе даются определения основных понятий, применяемых в Инструкции.

Самостоятельный раздел посвящается созданию документов в организации, в нём раскрывается состав и оформление реквизитов документов (наиболее полный перечень реквизитов содержат "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"), а также особенности подготовки и оформления различных видов документов: приказов, протоколов, поручений, писем и др.

В четвёртом разделе отражают следующие этапы организации документооборота в организации (в том числе с учётом применения электронных систем): приём и первичная обработка документов, порядок регистрации поступающих документов, рассмотрение документов руководством организации и доведение их до исполнителей, порядок регистрации исходящих документов, отправка документов, учёт и анализ документооборота.

В самостоятельный раздел следует выделить вопросы организации контроля исполнения документов и поручений.

При необходимости в Инструкции освещается порядок приёма и передачи информации по каналам оперативных видов связи: факсимильная, телеграфная и телефонная связь, электронная почта, а также организация работы на копировально-множительной технике.

Раздел "Документальный фонд организации" раскрывает порядок формирования, оформления и хранения дел в структурных подразделениях и архиве организации; разработки и ведения номенклатуры дел; передачи документов на хранение в архив.

К Инструкции целесообразно подготовить комплекс приложений с формами и образцами. В состав приложений могут входить, например, образцы должностных бланков (то есть именных бланков руководителей организации) и бланков письма, приказа организации; списки рассылок служебной корреспонденции; примерные перечни документов, на которые ставится гербовая печать; образцы оформления служебных писем и телеграмм; форма номенклатуры дел и требования по её заполнению; формы титульного листа и листа-заверителя для оформления дел постоянного хранения и по личному составу, описи дел, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.

Наряду с Инструкцией для методического обеспечения работы с документами могут разрабатываться и другие методические документы: рекомендации, памятки, информационные письма и т.п., например,

- по организации делопроизводства в структурных подразделениях организации (рекомендации по постановке делопроизводства),

- по подготовке и ведению Номенклатуры дел организации (содержат требования по формированию и заполнению граф номенклатуры дел;

- по подготовке и передаче дел в архив организации (закрепляют порядок оформления дел и их передачи в архив);

- по работе пользователей с архивными документами.

Как уже говорилось, для решения вопросов, связанных с постановкой делопроизводства и работой архива, в организации создаётся экспертная комиссия. Деятельность такой комиссии предусмотрена "Правилами архивов организации". ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создаётся приказом организации и действует на основании соответствующего Положения.

ЭК создаётся для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации (для организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. Задачей ЭК также является отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации).

ЭК состоит из председателя и членов комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов организации, при необходимости в состав ЭК могут входить заместитель председателя и секретарь комиссии. К работе комиссии могут также привлекаться эксперты - архивисты и документоведы.

ЭК выполняет следующие функции:

- организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;

- рассматривает и согласовывает номенклатуру дел организации;

- рассматривает и согласовывает описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие акты;

- готовит предложения по срокам хранения документов, не включённых в нормативные перечни, или об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов;

- разрабатывает предложения и рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, их отбора и подготовки для передачи на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы.

Заседания ЭК проводятся по мере необходимости. Заседание ЭК считается правомочным, если на нём присутствует более половины её состава.

Все заседания ЭК протоколируются.

Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании ЭК.

На этой нормативной основе строится работа архива организации. Некоторые конкретные направления его деятельности будут рассмотрены в следующих статьях.