Нюансы направления работников в однодневную командировку (М.Н. Волкова, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2017 г.)

Нюансы направления работников в однодневную командировку

М.Н. Волкова,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном (муниципальном)

учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2017 г., с. 30-39.

Многие работодатели направляют своих работников в служебные командировки. При этом такие командировки не всегда длятся несколько дней, иногда бывают и однодневные командировки. Именно такие командировки вызывают множество вопросов, а также привлекают особое внимание контролирующих органов. В статье расскажем об однодневной командировке.

Что такое однодневная командировка?

В начале обратимся к определению понятия служебной командировки. Итак, согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме Трудового кодекса государственные и муниципальные учреждения всех типов при командировании работников должны руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749). Согласно п. 4 Положения N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Кроме того, вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха (п. 11 Положения N 749).

Примечание. Для федеральных государственных служащих Порядок и условия командирования установлены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (далее - Порядок N 813).

От редакции. В статье автор руководствуется Положением N 749, так как нормы Порядка N 813 аналогичны данному положению.

Из приведенных положений законодательства можно сделать вывод, что однодневная командировка - это обычная командировка продолжительностью один день, откуда командированный сотрудник может ежедневно возвращаться к месту жительства.

Оформление однодневной командировки

Однодневную командировку необходимо оформить так же, как и многодневную. В пункте 3 Положения N 749 сказано, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Следовательно, основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку.

Отметим, что дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются буквенным кодом "К" (цифровым кодом "06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется. Если сотрудник в командировке привлекался к работе в установленный для него по основному месту работы выходной день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Обозначать количество часов, отработанных в этот день, необходимо, если работодатель давал сотруднику указания о продолжительности работы в выходной день.

Какие расходы обязан возместить работодатель работнику при однодневной командировке?

По общему правилу при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Виды расходов, которые подлежат возмещению, перечислены в ст. 168 ТК РФ. Итак, в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Кроме того, необходимо учитывать нюансы, установленные Положением N 749:

- при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11);

- если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, расходы на наем жилого помещения при представлении работником соответствующих документов ему возмещаются (п. 11);

- расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12);

- работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном для командировок на территории иностранных государств (п. 20).

Из вышесказанного следует, что при однодневных командировках суммы расходов на оплату жилого помещения и суточных не выплачиваются.

Итак, при направлении работника в однодневную командировку работодатель обязан возместить ему:

расходы на проезд, в том числе на такси или личном (служебном) автомобиле (письма Минфина РФ от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (Письмо Минтруда РФ от 28.11.2013 N 14-2-242).

Обложение НДФЛ возмещаемых расходов при однодневных командировках

Пунктом 1 ст. 210 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Однако в ст. 217 НК РФ приведен перечень доходов, не подлежащих налогообложению. Согласно п. 3 этой статьи не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Кроме того, в силу ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Данные ограничения применяются и при однодневных командировках, если взамен выплаты суточных организация компенсирует дополнительные расходы. Такие разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 26.05.2015 N 03-03-06/30062, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916, ФНС РФ от 26.03.2013 N ЕД-4-3/5200@.

Аналогичного мнения придерживаются Президиум ВАС (Постановление от 11.09.2012 N 4357/12) и некоторые судьи (постановления ФАС МО от 26.04.2012 N А40-83149/11-116-236, от 03.04.2012 N А40-73890/11-91-314).

При однодневных заграничных командировках от обложения НДФЛ освобождены суточные в размере 2 500 руб. (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но суточные за эти поездки положены в меньшем размере. Их выплачивают в размере 50% суммы суточных, установленных в компании для командировок в конкретную страну (п. 20 Положения N 749).

Начисление страховых взносов на суммы возмещаемых расходов при однодневных командировках

Страховые взносы в ПФР и ФФОМС. Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования. При этом ст. 422 НК РФ установлен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. В силу п. 2 данной статьи при оплате плательщиками расходов на командировки работников как на территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Отметим, что с 01.01.2017 полномочия по администрированию страховых взносов переданы налоговым органам. В связи с этим на данный момент каких-либо разъяснений по вопросу обложения страховыми взносами возмещаемых расходов при однодневных командировках не было, поэтому можно применять рекомендации, касающиеся обложения расходов НДФЛ. Следовательно, если взамен суточных организация выплачивает компенсацию дополнительных расходов, суммы такой компенсации не подлежат обложению страховыми взносами (по аналогии с НДФЛ) в размерах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ.

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Порядок уплаты данных взносов, как и ранее, регулируется Федеральным законом N 125-ФЗ*(1). Согласно п. 1 ст. 20.1 этого закона объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, осуществляемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы. Однако в ст. 20.2 названного закона приведен перечень сумм, которые не подлежат обложению страховыми взносами. В пункте 2 этой статьи сказано, что при оплате страхователями расходов на командировки работников как на территории РФ, так и за ее пределами не облагаются страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения. Сотрудники ФСС в Письме от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 высказали следующее мнение: расходы страхователя при направлении работника в однодневную командировку не являются суточными независимо от основания для их выплаты, в связи с чем такие суммы подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Ведомство согласилось с тем, что взносы можно не начислять, если выплата оформлена как компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением им трудовых обязанностей (Письмо Минтруда РФ от 06.11.2013 N 17-4/10/2-6751, а также Письмо ПФР N НП-30-26/9660, ФСС РФ N 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014).

Таким образом, из представленных разъяснений следует, что для освобождения от обложения страховыми взносами расходы, компенсируемые по однодневной командировке, нужно документально подтвердить.

Отметим, что суды придерживаются иного мнения: фиксированная выплата за однодневную командировку не облагается взносами независимо от того, есть ли подтверждающие документы. Эта выплата представляет собой возмещение работнику расходов. То есть она не является доходом или экономической выгодой сотрудника и поэтому не облагается страховыми взносами (постановления АС ВВО от 12.03.2015 N Ф01-468/2015, АС ЗСО от 04.03.2015 N Ф04-15458/2015, АС УО от 22.09.2014 N Ф09-6539/14, от 08.09.2014 N Ф09-5850/14).

Учитываются ли расходы на однодневные командировки в целях налогообложения прибыли?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы налогоплательщика на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, суточные, полевое довольствие.

При этом в письмах Минфина РФ от 16.07.2015 N 03-03-07/40892, от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 сказано, что налогоплательщик имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении.

Таким образом, если работодатель возмещает работнику затраты, понесенные им в однодневной командировке, они, по мнению финансового ведомства, могут учитываться в прочих расходах.

Бухгалтерский учет

Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, предусмотрено: расходы на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, оплату постельных принадлежностей в поезде, суточные, расходы на наем жилого помещения отражаются по коду вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" и относятся на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 16.05.2016 N 02-05-11/27777, от 25.03.2016 N 02-05-10/16883.

В бюджетном (бухгалтерском) учете рассматриваемые операции отражаются:

- казенным учреждением - на основании положений Инструкции N 162н*(2);

- бюджетным учреждением - согласно п. 367 Инструкции N 157н*(3), положениям Инструкции N 174н*(4);

- автономным учреждением - в силу п. 367 Инструкции N 157н, положений Инструкции N 183н*(5).

Бюджетные учреждения. Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется записью:

Дебет счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 12 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг" (на стоимость проезда), 0 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг")

Кредит счетов 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации"

Принятые к учету расходы, произведенные работником в связи со служебной командировкой, отражаются проводкой:

Дебет счета 0 109 80 000 "Общехозяйственные расходы" (0 109 80 212 "Общехозяйственные расходы в части прочих выплат", 0 109 80 222 "Общехозяйственные расходы в части транспортных услуг") либо 0 109 70 000 "Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг"

Кредит счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 12 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг")

Автономные учреждения. Выдача денег подотчетному лицу оформляется следующим образом:

Дебет счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам", 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг", 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг")

Кредит счетов 0 201 34 000 "Касса", 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 27 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации"

Принятые к учету расходы, произведенные работником в связи со служебной командировкой, отражаются проводкой:

Дебет счетов 0 109 80 000 "Общехозяйственные расходы" (0 109 80 222 "Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части транспортных услуг"), 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам"

Кредит счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0 208 12 000 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 000 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг")

Казенные учреждения. Выдача денежных средств подотчетному лицу отражается в учете следующим образом:

Дебет счета 1 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (1 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам", 1 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг")

Кредит счетов 1 201 21 610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации", 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"

Принятые к учету расходы, осуществленные работником в связи со служебной командировкой, отражаются записью:

Дебет счета 1 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам" (1 401 20 222, 1 401 20 226)

Кредит счета 1 208 12 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам" (1 208 22 660, 1 208 26 660)

* * *

В заключение отметим основные нюансы направления работников в однодневную командировку.

1. Однодневная командировка - это обычная командировка продолжительностью один день, откуда командированный сотрудник может ежедневно возвращаться к месту жительства.

2. Основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку.

3. Расходы на наем жилого помещения не оплачиваются, и суточные не выдаются.

4. Возмещаемыми расходами являются только расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

5. Для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов при направлении работника в однодневную командировку денежные средства, выплачиваемые работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ.

6. Для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.