Комментарий к постановлению Правительства Российской Федерации от 12.06.2008 N 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей" (Т.Ю. Кошкина, "Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера", N 2, август 2008 г.)

Комментарий к постановлению Правительства
Российской Федерации от 12.06.2008 N 455
"О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда
и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц,
работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета,
расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,
и членов их семей"

Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее - Правила). Этот документ вступил в силу 28.06.2008.

Предоставление данных компенсаций регламентируется ст. 325 ТК РФ, которая претерпела изменения, внесенные Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ. Новая редакция статьи дает ответы на следующие вопросы: когда у работника возникает право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска? Каким образом происходит оплата проезда, если работник воспользуется личным транспортом? В какие сроки и в каком порядке выплачивается компенсация?

Таким образом, в ст. 325 ТК РФ*(1) установлено, что северяне*(2) имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) проезд к месту использования отпуска на территории РФ и обратно любым видом транспорта (кроме такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.

Организации, финансируемые из федерального бюджета, оплачивают также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Расходы на проезд и провоз багажа компенсируются по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет осуществляется по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других документов. Данные выплаты являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на компенсацию. Перечисленные "проездные" гарантии предоставляются только по основному месту работы.

Также в ст. 325 ТК РФ говорится, что порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством РФ. Постановление N 455 предусматривает порядок и утверждает правила компенсации данных расходов.

А теперь перейдем непосредственно к Правилам. О каких нововведениях необходимо знать бухгалтеру?

Состав расходов

Организация может компенсировать стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно, но не выше стоимости проезда (п. 5 Правил):

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Компенсации подлежат также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, стоимость услуг по оформлению проездных документов и приобретению в поездах постельных принадлежностей.

Кроме того, работнику оплачивается проезд автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу. Наконец, в сумму компенсации включается оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза в конкретном виде транспорта).

Обратите внимание: компенсации подлежат фактические расходы работника, подтвержденные проездными документами (билетами).

В случае если работник воспользовался более высокой категорией проезда (например, категория "СВ" в поезде или 1-й класс в самолете), расходы компенсируются в разрешенных п. 5 Правил пределах. При этом работник должен представить справку транспортной организации о стоимости проезда (соответственно, в купейном вагоне скорого фирменного поезда или салоне экономкласса самолета) на дату приобретения билета. Расходы на получение такой справки работнику не возмещаются (п. 6 Правил).

Организация может компенсировать расходы и при отсутствии проездных документов. Прежде всего с работника необходимо потребовать документы, доказывающие пребывание в месте использования отпуска (подтверждающие проживание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющие регистрацию по месту пребывания). Кроме того, понадобится справка транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно. Размер компенсации в этом случае будет равен минимальной стоимости проезда (п. 7 Правил):

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

Использование личного транспорта

Важные положения содержатся в п. 8 Правил, посвященном определению размера компенсации при проезде работника и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом. Напомним, что в соответствии со ст. 325 ТК РФ в этой ситуации компенсация равна наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Данная формулировка и, соответственно, возмещение этих расходов до появления Правил вызывали многочисленные вопросы и трения (в том числе с налоговыми инспекторами).

Официальная позиция чиновников по данной проблеме выражена в Письме Минздравсоцразвития РФ от 24.08.2006 N 1010-13*(3): при использовании личного транспорта работнику производится компенсация стоимости билета в плацкартном вагоне до места проведения отпуска и обратно на основании справки железнодорожной кассы или по фактическим расходам, если затраты по предъявленным кассовым чекам на приобретенный бензин (датированным не ранее даты выезда и не позднее даты прибытия к месту назначения) не превышают стоимости проезда в плацкартном вагоне.

Однако существовала и другая точка зрения, высказанная Верховным судом РФ в Решении от 13.07.2005 N ГКПИ2005-753: размер возмещения расходов по проезду работника к месту проведения отпуска и обратно на личном автомобиле не зависит от стоимости такого проезда на иных видах транспорта. Поэтому возмещение расходов осуществляется по наименьшей стоимости проезда на личном автомобиле кратчайшим путем.

С появлением Правил данная проблема решена. Теперь однозначно установлено, что организация возмещает фактически произведенные расходы на приобретение топлива (на основании чеков автозаправочных станций), но не выше стоимости проезда, рассчитанной исходя из норм расхода ГСМ для данного транспортного средства и кратчайшего маршрута следования.

Итак, какие выводы можно сделать из всего вышеизложенного? Во-первых, при определении размера компенсации не следует ориентироваться на стоимость железнодорожных билетов (как того требовали чиновники из Минздравсоцразвития и ФНС РФ), соответственно, справка о цене таких билетов организации не нужна. Во-вторых, определить (или проконтролировать) расстояние по кратчайшему маршруту бухгалтеру поможет атлас автомобильных дорог. В-третьих, исходя из нормы расхода топлива и установленного расстояния следует рассчитать общее количество ГСМ, подлежащее оплате. В-четвертых, пристальное внимание бухгалтер должен уделить чекам АЗС, представленным работником (проконтролировать даты заправок и вид топлива). В-пятых, как и при проезде любыми другими видами транспорта (ж/д, водным, воздушным), работник должен представить документ, подтверждающий пребывание его в санатории, доме отдыха, гостинице, на туристической базе и т.д.

Возможно, что общая сумма расходов работника на ГСМ (согласно представленным чекам АЗС) не совпадет с той, которую бухгалтер рассчитал исходя из кратчайшего маршрута и нормы расхода топлива. В любом случае возмещению подлежит меньшая из этих сумм.

Другие нюансы

Пунктом 9 Правил предусмотрено: если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании выданной транспортной организацией справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 Правил категориями проезда, но не более фактически произведенных расходов.

Если работник использует отпуск за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, ему компенсируются расходы по проезду до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции. Для получения компенсации работник должен дополнительно представить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ.

Если самолет не производил посадку в ближайшем к месту пересечения государственной границы аэропорту, работник представляет справку транспортной организации о стоимости проезда по территории России, включенной в стоимость билета.

Порядок расчетов с работниками

Для получения компенсации работник не позднее чем за две недели до начала отпуска представляет соответствующее заявление. В нем указываются (п. 11 Правил):

- ФИО членов семьи, имеющих право на компенсацию расходов*(4);

- даты рождения несовершеннолетних детей;

- место использования отпуска работником и членами его семьи;

- виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

- маршрут следования;

- примерная стоимость проезда.

Компенсация в размере примерной стоимости проезда выплачивается не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск. В течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска работник, получивший денежные средства, должен представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), а также справки транспортной организации о стоимости проезда (в установленных Правилами случаях). На основании представленного отчета производится окончательный расчет с работником.

В пункте 4 Правил закреплено положение о том, что право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы. В дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации появляется начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника возникает одновременно с возникновением такого права у самого работника.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Обратите внимание: Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета.

В заключение напомним, что выплаченные северянам суммы возмещения стоимости расходов по проезду и провозу багажа (при соблюдении требований ст. 325 ТК РФ и Правил) в целях налогообложения признаются компенсационными. Иными словами, они не облагаются ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и не включаются в совокупный годовой доход физического лица в целях исчисления НДФЛ (пп. 9 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ).

Т.Ю. Кошкина,

эксперт журнала "Оплата труда в бюджетном учреждении:

акты и комментарии для бухгалтера"

"Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера", N 2, август 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. также ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

*(2) Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Постановлением Совета министров СССР от 10.11.1967 N 1029.

*(3) Разъяснения Минздравсоцразвития были направлены главным налоговым ведомством страны (для руководства и использования в работе) территориальным органам ФНС (см. Письмо от 12.09.2006 N ВЕ-6-16/918@).

*(4) Также необходимо приложить копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копию трудовой книжки неработающего члена семьи.