"1С:Предприятие 8": управление по целям (А. Белов, "Финансовая газета", N 36, сентябрь 2008 г.)

"1С:Предприятие 8": управление по целям

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Среднему и крупному бизнесу в отличие от малого труднее сохранить целостность управления, а также обеспечить высокую эффективность персонала и его вовлечение в процесс достижения стратегических целей организации. При динамичном росте цели становятся все более сложными, абстрактными и не всегда понятными рядовым работникам. В то же время совпадение личных целей работников и целей организации является одним из условий ее долгосрочного экономического успеха, конкурентоспособности и процветания.

Для повышения эффективности управления персоналом компания "Волгасофт" (1С:Франчайзи, г. Волгоград) разработала на платформе "1С:Предприятие 8" типовое прикладное решение "Волгасофт: Управление по целям". С помощью данного программного продукта собственники, а также руководители разных уровней могут решать оперативные и тактические задачи. Программа позволяет выстроить целостную систему мотивации персонала, ориентированную на результат, объективно оценить эффективность работника, подразделения и компании в целом, а также оперативно контролировать ключевые показатели деятельности.

Следует отметить, что сегодня для оценки эффективности как компаний, так и отдельных работников в менеджменте применяется множество методик. Это, например, сбалансированная система показателей - BSC (Balanced Scorecard), управление по целям - MBO (Management by Object), управление эффективностью бизнеса - BPM (Business Performance Management) и т.д. Идеи, описанные в перечисленных методиках, в той или иной мере реализованы в программе "Волгасофт:Управление по целям".

Цели, согласованные со стратегией компании, декомпозируются в программе до уровня подразделений и сотрудников, и именно на этом уровне выполняются их контроль и анализ.

Реализовано управление на основе ключевых показателей эффективности - KPI (Key Performance Indicators), управление оперативными поручениями, управление на основе субъективных оценок деятельности, а также автоматизирован расчет премии на основе данных о выполнении плана.

Управление на основе показателей KPI

Показатели KPI в программе рассчитываются на основе объективных данных. Набор показателей у работника определяется его набором обязанностей. Например, для менеджера по продажам основными показателями эффективности могут быть "сумма продаж за период", "размер валовой прибыли" и "количество новых клиентов", для менеджера по персоналу - "количество вакансий, закрытых за период", "скорость закрытия вакансии" и "количество работников, обученных/аттестованных за период".

Основные показатели имеют более высокий вес по сравнению с второстепенными. Вес показателей в программе можно менять в зависимости от изменения приоритетов на рынке и стратегических ориентиров самой компании.

Набор показателей для той или иной должности представлен в "модели планирования" и может учитывать как сезонные колебания на рынке, так и различный уровень квалификации специалистов, занимающих соответствующие должности.

Управление оперативными поручениями

Для управления оперативными поручениями, задачами и мероприятиями в программе предназначен блок SMART-задач. Под SMART-задачами понимаются задачи, сформулированные в рамках заданных целей, но имеющие собственную значимость. Для менеджера по продажам это может быть, например, "Обзвон 20 клиентов", "Проведение торговой презентации", "Сдача экзамена на знание ассортимента", "Работа на выставке" и т.д.

Возможности программы позволяют составить список задач, определить их приоритеты и установить критерии выполнения. По окончании рабочего периода на основе данных о выполнении порученных задач можно оценить эффективность работника.

К задачам можно прикреплять ссылки на документы электронных систем документооборота, например ссылки на документы системы "1С:Архив". Возможна также рассылка по электронной почте предупреждений работникам о новых задачах и об изменениях в существующих поручениях.

Предусмотрена возможность оформления протоколов собраний, которая позволяет с помощью одного документа сформулировать задачи нескольким работникам.

Автоматизированный учет SMART-задач создает условия для эффективного самоконтроля сотрудника и объективной оценки выполнения поручений.

Управление на основе субъективных оценок

С помощью данной группы критериев выполняется оценка соответствия работника корпоративным стандартам и ожиданиям со стороны других работников. Можно, например, оценить деятельность системного администратора, водителя на соответствие корпоративным стандартам, внешний вид или ориентированность на клиента менеджера по продажам и т.д. Оценка по этим критериям выполняется на основе субъективного мнения других работников, в основном руководителей. Для оценки используется шкала ожидания - "соответствует ожиданиям", "выше" или "ниже ожиданий".

В списке субъективных критериев (стандартов) содержатся их подробное описание, перечень ответственных за оценку по каждому показателю.

Работник, имеющий право оценивать своих коллег по субъективным критериям, должен аргументировать свою оценку. Это позволяет формализовать механизм обратной связи между руководителем или внутренним заказчиком работы и исполнителем.

Расчет премии по результату

Связать воедино эффективность персонала с его финансовой мотивацией позволяет подсистема расчета премии.

В программе предусмотрен расчет "Коэффициента полезности работника". Этот расчет выполняется на основании собранных данных по объективным критериям (показатели KPI), о выполнении оперативных поручений (SMART-задач) и полученных субъективных оценках.

В последующем "Коэффициент полезности работника" используется для расчета премии по заданному алгоритму. При расчете премии можно также учесть "Коэффициент эффективности" подразделения и компании в целом. Таким образом, мотивация на достижение коллективных показателей создает финансовую основу для формирования командного подхода в достижении целей.

Алгоритм расчета премии формируется заранее и известен работникам. База для расчета премии может быть задана как фиксированной ставкой, так и процентом от одного из показателей, например как "процент от прибыли". Прозрачность алгоритма позволяет работнику самостоятельно определить размер его премии по итогам периода и получить полное представление о влиянии собственных достижений на свой финансовый бонус. Это способствует повышению вовлечения работников в деятельность компании.

По итогам периода формируется единый рейтинг всех работников, который можно использовать, например, в качестве основы для нематериальной мотивации лидеров, а также для анализа эффективности отстающих работников.

Возможности анализа

Система обеспечивает проведение многомерного анализа показателей с учетом сезонных колебаний, анализ изменений рыночной конъюнктуры, а также эффективности работников в различные периоды и на разных должностях. Внутри рабочего периода с ее помощью можно рассчитать плановые показатели, приведенные ко времени, прошедшему от начала периода, и проанализировать текущие отклонения. Информация о текущих отклонениях свидетельствует о риске срыва выполнения плана в момент завершения периода и позволяет руководителю своевременно принять меры для исправления ситуации.

Предусмотрена интеграция программного продукта "Волгасофт:Управление по целям" с прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Управление торговлей 8", "1С:Зарплата и управление персоналом 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8". Наличие интеграции позволяет автоматически в реальном времени формировать большинство показателей KPI на основании данных из перечисленных систем.

Программа "Волгасофт:Управление по целям" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

А. Белов,

1С:Франчайзи "ВЦ Волгасофт"

Контактный телефон (8442) 90-06-20

"Финансовая газета", N 36, сентябрь 2008 г.