Учет трудовых книжек (Г.В. Мокрецова, "Советник в сфере образования", N 4, июль-август 2008 г.)

Учет трудовых книжек

С целью разъяснения порядка выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства опубликовали письмо от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (далее - Письмо N 42-2.2-06/63), в котором предложили бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу бланков строгой отчетности.

Рассмотрим на примере порядок отражения выдачи трудовой книжки и вкладыша в нее, который предлагается в названном письме.

Пример 1

В университете в январе 2008 года была выдана трудовая книжка новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки. Стоимость трудовой книжки 150 руб., в том числе НДС.

В учете операции по выдаче трудовой книжки будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдана трудовая книжка работнику:
- согласно рекомендациям письма	1 205 03 560	1 401 01 130	150
- с учетом приказа N 25н	1 205 10 560	1 401 01 180	150
Поступили денежные средства от реализации трудовой книжки в кассу учреждения:
- согласно рекомендациям письма	1 201 04 510	1 205 03 660	150
- с учетом приказа N 25н	1 201 04 510	1 205 10 660	150
Отражены денежные средства на лицевом счете учреждения, полученные от реализации трудовой книжки	1 304 05 226	1 201 04 610	150
Перечислены в доход федерального бюджета денежные средства, полученные от реализации трудовой книжки	1 210 02 130 (180)	1 304 05 226	150

Использование в Письме N 42-2.2-06/63 счета 1 401 01 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг" предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ). Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ передача организацией права собственности на бланк трудовой книжки или вкладыша к ней работнику на возмездной основе, в том числе в случае их приобретения организацией без НДС, признается реализацией товара и, соответственно, подлежит обложению НДС.

Следовательно, при продаже трудовой книжки сумма НДС должна уплачиваться в бюджет за счет средств, полученных от работника организации (п. 1 ст. 168 НК РФ).

Таким образом, если расценивать выдачу трудовой книжки и вкладыша в нее новому сотруднику как их реализацию, то при отражении операций по выдаче следует принимать во внимание письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1.-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1.-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств. Заметим, что варианты отражения операций по реализации государственного имущества, предложенные письмами N 42-7.1-01/2.2-371 и N 42-7.1-01/2.2-404, отличаются друг от друга.

Рассмотрим проводки, рекомендуемые для отражения операций по реализации имущества, в данном случае трудовых книжек, письмом Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-371, на примере.

Пример 2

Университет в январе 2008 года по счету (в организации) приобрел трудовые книжки в количестве 100 шт. на сумму 17 700 руб. Цена каждой из них составляет 177 руб. за штуку. В этом же месяце в университет принят новый работник, который ранее нигде не работал и трудовой книжки не имел.

В бюджетном учете будут составлены следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением:
- согласно рекомендациям письма	1 401 01 226	1 302 07 730	17 700
- с учетом приказа N 25н	1 401 01 226	1 302 09 730	17 700
Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС):
- согласно рекомендациям письма	1 302 07 830	1 304 05 226	17 700
- с учетом приказа N 25н	1 302 09 830	1 304 05 226	17 700
Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.)	03		100
Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой службы:
- списаны с кассира как с материально ответственного лица трудовые книжки		03	100
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров	03		100
Начислена задолженность бюджету за реализуемую трудовую книжку	1 205 02 560	1 303 05 730	150
Начислена задолженность покупателя трудовой книжки по НДС, подлежащему перечислению в бюджет	2 205 10 560	2 401 01 180	27
Поступили денежные средства за трудовую книжку (платежное поручение)*	1 303 05 830	1 205 02 660	150
Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой книжки	2 201 01 510	2 205 10 660	27
Перечислена сумма НДС в бюджет	2 401 01 180	2 201 01 610	27

Письмо Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-371 предусматривает денежные средства от реализации имущества сразу отражать на счете органа Федерального казначейства, открытом на балансовом счете 40101. Как правило, денежные средства от реализации трудовой книжки поступают в кассу учреждения, поэтому предлагается отражать операции по поступлению денежных средств следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили денежные средства за трудовую книжку в кассу бюджетного учреждения	1 201 04 510	1 205 02 660	150
Зачислены денежные средства за трудовую книжку на счет учреждения	1 201 01 510	1 201 04 610	150
Перечислены денежные средства за трудовую книжку в бюджет	1 303 05 830	2 201 01 610	150
Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой книжки	2 201 04 510	2 205 10 660	27
Перечислена сумма НДС из кассы на счет бюджетного учреждения	2 201 01 510	2 201 04 610	27
Перечислена сумма НДС в бюджет	2 401 01 180	2 201 01 610	27

Примечание.

Поскольку, согласно приказу N 25н, по коду, отражающему вид деятельности, 3, показывается деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении, а не деятельность за счет целевых средств и безвозмездных поступлений, как это было до внесения изменений в Инструкцию N 25н, в данных операциях указывается код вида деятельности 2 - деятельность, приносящая доход.

Письмо Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-404 предлагает несколько иной способ отражения реализации имущества. Рассмотрим предлагаемую корреспонденцию счетов на примере.

Пример 3

Условия примера аналогичны условиям примера 2.

В бюджетном учете выдача трудовой книжки работнику будет отражена следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением
- согласно рекомендациям письма	1 401 01 226	1 302 07 730	17 700
- с учетом приказа N 25н	1 401 01 226	1 302 09 730	17 700
Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС)
- согласно рекомендациям письма	1 302 07 830	1 304 05 226	17 700
- с учетом приказа N 25н	1 302 09 830	1 304 05 226	17 700
Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.)	03		100
Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой службы:
- списаны с кассира как с материально ответственного лица трудовые книжки		03	100
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров	03		100
Начислен доход от реализации трудовой книжки
- согласно рекомендациям письма	2 205 03 560	2 401 01 130	177
- с учетом приказа N 25н	2 205 10 560	2 401 01 180	177
Начислен НДС в бюджет
- согласно рекомендациям письма	2 401 01 130	2 303 04 730	27
- с учетом приказа N 25н	2 401 01 180	2 303 04 730	27
Произведена оплата трудовой книжки сотрудником
- согласно рекомендациям письма	2 201 04 510	2 205 03 660	177
- с учетом приказа N 25н	2 201 04 510	2 205 10 660	177
Одновременно списан бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (в количестве 1 шт. и в условной оценке 1 руб.)		03	1
Внесены учреждением наличные денежные средства на банковский счет	2 201 01 510	2 201 04 610	177
Перечислена в доход бюджета сумма НДС	2 303 04 830	2 201 01 610	27

Обратите внимание: если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 разд. 8 Правил, согласно которому работник, приобретая бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении (в рассматриваемом нами примере - 177 руб.). Кроме того, следует учитывать, что бюджетная организация приобретает трудовые книжки для сотрудников, а не для себя, следовательно, взимание платы - это возмещение сотрудникам затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков трудовой книжки. Выдачу бланка трудовой книжки работнику и вкладыша в нее стоит рассматривать как реализацию, включающую сумму НДС.

Г.В. Мокрецова,

главный бухгалтер Вятского государственного университета

"Советник в сфере образования", N 4, июль-август 2008 г.