Пора отдыха - опасности и возможности для организации ("Кадровик. Кадровый менеджмент", N 6, июнь 2008 г.)

Пора отдыха - опасности и возможности для организации

Неумелое распределение времени отпусков неопытным менеджером приводит к конфликтам, но компетентный HR-менеджер может превратить эту процедуру в механизм успешного управления персоналом и даже увеличить результаты работы.

"Продаем" летний отпуск!

Для HR-менеджера важно понять, что трудовой отпуск - это не подарок фирмы, которым руководитель отдела распоряжается по своему усмотрению, а неотъемлемое право работников, и они об этом знают. Прецеденты судебных разбирательств по этому поводу ничтожны, но случаи конфликтов известны в каждой организации.

Некоторым категориям (студентам, матерям несовершеннолетних детей) предоставлено право выбирать время отдыха по собственному желанию: отказ руководителя предоставить отпуск в течение двух лет карается законом. 28 дней на восстановление здоровья и сил, растраченных на благо торговли, - норма, поэтому запреты на отдых отменяются. Зато появляются возможности гибкого манипулирования.

Через несколько лет после работы персонал зарабатывает достаточно средств для удовлетворения своих первичных материальных потребностей. Как правило, у них наступает естественный период усталости. После чего их азарт уменьшается. Отпуск - отличное средство усилить угасающий пыл работников.

Часть работников можно переубедить, чтобы они отдыхали осенью или весной. В последние годы молодожены из коммерческих фирм даже медовый месяц проводят, выбивая выгодные контракты, чтобы, получив премию, улучшить семейное благосостояние. Но есть категория работников, на которых даже не нужно тратить время для споров. Это только испортит с ними отношения. Преданный семьянин с несовершеннолетним потомством предпочтет покинуть фирму, чем позволит домочадцам отправиться куда-нибудь без него. И для HR-менеджера это инструмент тонкой настройки работы персонала в отпускной период.

Опытные директора знают удивительный парадокс в сфере человеческих ресурсов - стремление людей к отдыху увеличивает производительность труда. То есть предоставление отпуска в желаемое сотрудником время может стать одним из видов неденежной мотивации.

Если в организации есть обязательное условие, что время отпуска по желанию могут выбирать себе только лучшие работники, а остальные - когда позволит график, то это способствует тому, что у людей появляется дополнительный стимул заработать себе не только деньги, но и право на свободу выбора.

Для того чтобы менеджеры вступили в соревнование, необходимо разработать параметры оценки их труда: объем выручки или другие показатели качества их работы. HR-менеджер убивает двух зайцев: устраняет повод для интриг и ссор и настраивает людей на здоровое соревнование. А привлечь внимание к акции можно такими объявлениями:

"Разыгрываются отпуска на июль-август! На кону - трудный клиент! Кто сумеет его привлечь в нашу фирму, получает этот приз. Внимание! Его может получить только треть сотрудников отдела. Торопитесь! Условия - у руководителя отдела".

"Акция "Возвращение блудного клиента". Список трудных клиентов выдается по требованию участников акции. Тому, кто подпишет с одним из них новый контракт - первоочередной отпуск по первому требованию!".

"Дополнительные дни к отпуску можно заработать только подписанием крупных контрактов. За сумму договора свыше менеджер по продажам получает дней")

Типы работников, которые стремятся в отпуск летом	Меры убеждения или воздействия на них
Любители группового отдыха (с друзьями-студен- тами, семейными приятелями, родственниками). Студенты вечерних отделений вузов, слушатели долгосрочных курсов или программ МВА. Недавние выпускники вузов и школ, которые привычно рвутся на каникулы, так как оставшиеся в вузе их друзья в это время отдыхают	В личной беседе объяснить понятие "команда" и "командный дух", которое предполагает дружескую поддержку коллег и руководителя в трудный период. Организовать не реже 1 раза в каждый летний месяц в зависимости от интересов сотрудников корпоратив- ный праздник, спортивные соревнования, поездку на теплоходе, командный тренинг в зеленой зоне (и использовать другие виды коллективного отдыха)
Сотрудники, которые несколько лет подряд не были в отпуске или уходили в отпуск в зимнее или осеннее время. Люди зрелого возраста, выра- аботавшие с годами привычку отдыхать летом на популярных российских курортах. Молодые работ- ники, подверженные распространенному настроению "отдыхать лучше летом, а работать - зимой"	Предложить (для лучших работников с частичной оплатой за счет фирмы) отправиться на курорты других стран, где отдых обойдется примерно в такую же сумму, но купальный период приходится на осень и весну, при скидках и лучшем сервисе
Карьеристы, которые ищут лучшую должность/ок- лад и знают, что активность рекрутинговых агентств и служб персонала повышается в сентяб- ре, поэтому они хотят набраться сил перед поис- ком новой работы	Предложить личный карьерный план, с поэтапным повышением зарплаты и должности при условии усерд- ной работы в жаркое время. Предложить больший про- цент премий от сделок или особые бонусы. Разрабо- тать совместно план работы, предусматривающий планомерное выполнение задания на все лето с последующим награждением
Люди, чей карьерный цикл по каким-либо причинам долгое время был связан с переменой места работы в августе-сентябре, поэтому они психоло- гически настроены не работать летом, хотя не собираются покидать фирму	Предложить больший процент премий от сделок или особые бонусы. Разработать совместно план работы, предусматривающий планомерное выполнение задания на все лето с последующим награждением
Хозяева дач, садов и огородов в ближайших при- городах. Работники, которые являются родителями подростков (особенно матери-одиночки), поэтому волнуются о том, что дети предоставлены сами себе во время каникул	При выполнении норм продаж разрешить временно надомную работу на домашнем телефоне, индивидуаль- ное расписание для его/ее работы, которое позволит отправляться на дачу вне часа пик или больше времени быть с ребенком (например, предложить сокращенный рабочий день в офисе или до 15.00 по пятницам, с 13.00 - по понедельникам)
Владельцы деревенских домов или бывшие деревен- ские жители, у которых остались близкие родст- венники в сельской местности. Люди, имеющие негативный опыт переработок за других без компенсации в отпускной период и убежденные, что их заставят бесплатно работать больше в тот период, когда любимчики отправятся отдыхать, поэтому они хотят сами избежать работы в этот период	Показать на цифрах, что именно летом, когда оста- льные менеджеры по продажам уйдут в отпуск, у них появляется возможность заработать больше, чем в другое время. Предложение выгодной схемы для заработка. Предоставление возможности заключить выгодную сделку, работать с перспективным клиентом
Любители свежих впечатлений, этнографических путешествий, дальних поездок на собственном автомобиле. Любители экстремальных развлечений (сплава на байдарках, регат, дайвинга, парашю- тного спорта, походов в горы)	Поручить особо интересный контракт, новое дело, предоставить право на участие в рискованном проекте. Дать задание, связанное с командировками или исследованием новых сфер для расширения продаж

Торг об отпуске уместен!

Категоричный отказ подчиненному в отпуске - это повод если не для немедленного разрыва отношений и увольнения, то для последующих конфликтов и возможного саботажа. Работа в отделе продаж связана со стрессами, поэтому отказ собственного руководителя - дополнительный удар по нервам.

Людям кажется несправедливым, что нужно торговаться с собственным начальником по поводу отдыха, который заслужен трудом и предусмотрен Конституцией РФ. Поэтому переговоры по этому поводу должны проходить в особенно доверительном стиле.

Что делать с сотрудниками, которые хотят уйти в отпуск летом, когда интересы фирмы требуют их активного участия в работе организации, показано в таблице.

Если предложить подчиненным более заманчивый вариант, они готовы обсуждать его. Но интересы работников различны, поэтому к каждому нужен индивидуальный подход. Если руководитель заинтересован в работнике, то перед тем, как отказать ему в предоставлении летнего отпуска, нужно выяснить причины его упорства и предложить соответствующий контраргумент, а то и некоторое средство от фирмы для решения этого вопроса.

Для особо ценных кадров компания может предложить частичную или полную оплату путевки при условии, если она будет приобретена в другое время года. Карьеристы соглашаются поменять трудовой отпуск на выгодную стажировку или профессиональное обучение, оплаченное фирмой.

Малообеспеченные молодые люди охотно соглашаются поработать летом, если им объявить, что фирма берет на себя оплату их мобильных телефонов, проезда и другие расходы.

Настроенные на максимальные заработки сотрудники готовы не уходить в отпуск, чтобы принять участие в особо выгодном конкурсе для менеджеров по продажам с большой премией.

Работников, планирующих покупку дома или машины, заставит отказаться от отпуска возможность получить в фирме летний кредит.

Есть набор различных мер для того, чтобы оставить работника на посту в пик продаж.

Отдых не в радость?

Мы бы не были точны, если бы не сказали о послеотпускном стрессе и, как пишут зарубежные источники, депрессии. Речь идет, конечно же, не о диагнозе, а о подавленном настроении отгулявшего отпуск сотрудника. Обратите внимание на слово "отгулявшего" - правда, грустно? Перемена обстановки, окружения, ритма жизни требует адаптации, не зря советуют устраивать отпускные путешествия так, чтобы возвратиться домой за 2-3 дня до выхода на работу.

Мнение специалиста

Марина Мелия, генеральный директор психологической консультативной компании "ММ-Класс", советует постепенно входить в режим работы, не принимать важных ответственных решений в первые дни. По традиции компании "ММ-Класс" все сотрудники уходят в отпуск одновременно три раза в год на две недели. Первый послеотпускной рабочий день всегда начинается одинаково - с чаепития и творческих отчетов о проведенных каникулах, городах и странах. Для этого специально в начале рабочего дня выделяется полтора часа.

Перемещение из одного климатического пояса в другой также является стрессом, который при перелетах и контактах с огромным количеством пассажиров нередко заканчивается симптомами простуды. Так что, 2-3 дня будут очень полезны, чтобы прийти в форму и поддержать свой иммунитет витаминами и более привычным домашним отдыхом.

Статистика

Положительные эмоции тоже нуждаются в анализе, что позволяет потом сосредоточить все мысли только на работе. Летом 2002 года компания Gallup провела исследование, охватившее 1000 американцев. Более половины (53 %) после отпуска заявляли, что устали. 19 % отчитались, что чувствуют себя полностью измотанными. Основной причиной считают сокращение времени сна в отпуске.

Чтобы глаза горели

Специалисты отмечают, что за неделю до отпуска и первую неделю после отпуска наблюдается снижение деловой активности сотрудника. Интересно, что его "нерабочее настроение" влияет на окружающих.

Если сотрудник недоволен проведенным отпуском, например, занимался ремонтом квартиры или не имел достаточно средств для желаемого отдыха, то проблему адаптации можно решить, если дать ему по выходу хороший проект с вероятным и значимым результатом или такую работу, от которой бы "глаза горели".

Советы психологов

В чем секрет удачного отпуска?

Наталья Козина, практикующий психолог: Чтобы отпуск был удачным, необходимо, прежде всего, хорошо его распланировать. Желательно за несколько месяцев до его начала. Например, определиться с тем, где, как и с кем его провести; собрать необходимую информацию, разработать маршрут. Во-первых, так и время до отпуска пролетит быстрее, а во-вторых, так вы сможете рационально распределить время отдыха. Также было бы неплохо заранее определиться с тем, что вы собираетесь взять с собой. Я рекомендую ограничиться минимальным набором одежды, парацетамолом и мезимом в аптечке, а также солнцезащитным кремом. Все остальное лучше купить на месте - этим вы оградите себя от возможности забыть дома что-то важное, а кроме того, избавитесь от необходимости тащить за собой тяжеленный чемодан.

Евгения Синькина, психолог: Для того чтобы отпуск был удачным, не стоит быть ярым максималистом и ждать, что все пройдет идеально. Никто не застрахован от нерасторопного сервиса или сорванных экскурсий - относитесь к подобным вещам философски и не позволяйте им портить себе впечатление от отдыха. Также не стремитесь побывать на всех экскурсиях и осмотреть все достопримечательности. Это не только достаточно утомительно, но еще и портит впечатления: вместо ярких воспоминаний вы получите дикую усталость и кашу из впечатлений. Выберите две-три наиболее понравившиеся экскурсии, а остальное - посмотрите в следующий раз, пусть это будет стимулом вернуться.

Михаил Хилый, психолог: Для того чтобы отлично отдохнуть, нужно: отключить мобильный, а ноутбук забыть дома. Конечно, нет ничего плохого в том, чтобы ответить на пару рабочих звонков и просмотреть несколько документов. Только в чем же тогда отпуск заключается? В смене обстановки? Любителям работать в отпуске следует запомнить, что отдых - это смена деятельности, а не ее места. К тому же, нервная система страдает от неосознанного напряжения, если вы знаете, что в любой момент из покоя вас может вывести звонок, и вам, бросив все дела, придется решать рабочие вопросы.

Анастасия Шкиль, психолог: Секрет удачного отпуска, прежде всего, в желании отдохнуть. Однако не стоит путать отдых с бездельем. Если все положенные три, а то и четыре недели вы будете сидеть в четырех стенах и предаваться сладкому ничегонеделанию, то ничего хорошего из этого не выйдет. Потому что уже через несколько дней вас начнет одолевать скука, а к концу отпуска вы будете обозленным на весь мир и еще более уставшим. Поэтому удачный отпуск должен быть активным. Если можете куда-то поехать - поезжайте, если нет - к примеру, приведите в порядок квартиру или сделайте ремонт.

По материалам издания "Работа+Карьера"

Многие западные компании практикуют несколько простых, но эффективных принципов организации выхода сотрудника из отпуска на работу. Чаще всего отпуск планируется таким образом, чтобы сотрудник приступил к работе с понедельника.

По статистике специалист, приступивший к работе в среду-четверг и, особенно, в пятницу, испытывает больше стресса и менее продуктивен.

Конечно, не стоит забывать о самом важном элементе встречи вновь вышедшего на работу коллеги - об атмосфере в коллективе в день его выхода. Тон, как правило, задает руководитель подразделения, и в большинстве случаев сотрудники следуют его примеру. Например, сотрудники приносят пирожные и фрукты для совместного чаепития. Все это очень хорошо сказывается на межличностных отношениях в коллективе.

Невозвращенцы

Одной из существенных проблем для HR-службы является стандартное решение сотрудника - уволиться, отгуляв отпуск. По данным HRM.ru до 80% увольнений по инициативе работника приходятся как раз на послеотпускное время. Может быть дело в снижении настроения, в послеотпускной депрессии? Скорее всего, это не так. Многие сотрудники находятся в поиске именно во время отпуска. Решение такого рода является сознательным, выверенным, и шансы на то, что путем переговоров удастся сохранить сотрудника, минимальны. Что делать? Обеспечивать кадровый резерв, работать в контакте с начальниками подразделений и при первом же сомнении в том, что сотрудник вернется после отпуска, не откладывать разговор о его намерениях - так вы получите информацию и будете готовы к поиску. Кстати, зачастую увольнения по собственному желанию случаются из-за того, что руководитель отказывает сотруднику в отпуске.

Опыт компаний

Гули Базарова, руководитель "Центра кадровых технологий-ХХI век", считает, что к встрече возвращенца можно и нужно подходить творчески, например, устроить розыгрыш, в который будут вовлечены все сотрудники отдела. Стол вернувшегося заваливают записками о срочных делах, и два-три часа отпускник весь в мыле бегает от ксерокса к факсу, стремясь выполнить все поручения, и слышит от окружающих, что "все не успевают", "очень много работы за последние две недели" и "как хорошо, что ты вернулся". После коллеги благодарят его за то, что вся работа сделана, и теперь появилось время для того, чтобы слушать отчет об отпуске. Правда такое "погружение" в рабочий ритм скорее производит впечатление на тех, кто отгулял отпуск первый раз.

Анастасия Михайлина, отдел рекрутмента и развития сети гипермаркетов Castorama Russia, советует ввести в практику написание action-plan'а, посвященного делам собирающегося в отпуск сотрудника. Этот план составляется им вместе с непосредственным руководителем, и суть его состоит в ответах на вопросы "что делать, если?". Написанный план обсуждается с сотрудником-заместителем, чтобы убедиться, что ему, как временно ответственному за ход событий лицу, все полностью ясно и понятно. Сотруднику после отпуска по такому плану гораздо удобнее принимать дела, так как ни один из блоков и проектов не будет потерян.

Один из самых эффективных инструментов быстрого и качественного вовлечения отдыхавшего в работу - обсуждение action-plan'а, о котором мы писали выше. Это следует делать втроем - вышедший из отпуска специалист, замещавший его сотрудник, и их руководитель. Таким образом, вернувшийся из отдыха сотрудник получает полную и ясную картину состояния своих дел, без риска упустить что-то из внимания, без страха воскликнуть спустя месяц: "Ой, точно, после выхода из отпуска я об этом совсем забыл!". Информация - лучшее средство против стресса и волнения. Кто обладает информацией - тот спокоен.

Но существует и другая сторона проблемы - по разным причинам люди отказываются от отпуска. Потому что боятся потерять место работы, или от того, что работа творческая и действительно приносит удовольствие.

Мнение специалиста

Уставший работник - плохая опора для организации

Елена Майорова, директор по персоналу "Открытое письмо", считает, что проблема распределения очередных отпусков в России стоит очень остро. В то время как в европейских странах работодатели дают сотрудникам не меньше 27 дней отдыха в год, классический период отпуска для российских работников составляет чаще всего одна-две, реже три рабочих недели, в то время как по Трудовому кодексу полагается четыре рабочих недели. Согласно данным "Левада-Центр", 16% россиян вообще не бывают в отпуске по нескольку лет. Наиболее часто встречающаяся причина, по которой увольняется сотрудник, - несвоевременное предоставление отпуска или вообще отказ в отдыхе. Второй существенный момент - в реальности зачастую бывает так, что работодатель только на неделю может отпустить своих работников в отпуск, опять же по причине незаменимости сотрудника. Отпуск, предоставляемый частями, довольно распространен в коммерческих компаниях. Это считается разрешением проблемы, но на деле выглядит не совсем так. Сотрудник, находящийся в отпуске всего неделю, конечно, не отдохнул по-настоящему. Если нет заранее спланированного графика отпусков и все совершается стихийно, трудно регулировать процесс предоставления отпусков. Как правило, желание многих работников использовать отпуск в летние месяцы усиливается по мере приближения лета. Проблема усугубляется тем, что второй год правительство устраивает нам зимние каникулы, во время которых все успевают как следует отдохнуть. Руководство иных компаний до сих пор ошибочно считает необязательным планирование графика отпусков в конце текущего года для сотрудников, полагая, что в Трудовом кодексе записаны формальные правила, которые не следует выполнять. На самом деле Трудовой кодекс реально помогает решить проблему предоставления отпусков работникам в тех компаниях, которые это делают давно и ежегодно.

Обзор подготовлен по материалам:

www.salespro.ru, www.hrm.ru

7 правил как встречать сотрудника из отпуска

1. Проявить внимание, выраженное в ритуальных действиях - цветы, открытка, аплодисменты - заметить, показать, что вернувшийся по-человечески важен для коллектива.

2. Дать выход эмоциям - устроить чаепитие с рассказом отпускника и отчетом об отпуске. Это позволит обменяться эмоциональной энергией и поднимет командный дух.

3. Творческая встреча - розыгрыш, придумать, как пошутить над тем, кто вернулся - такой способ применим для сложившихся коллективов, при этом важно знать меру.

4. Устроить погружение в рабочую реальность: руководитель проводит беседу с отпускником и замещающим сотрудником, информирует о произошедших событиях, при этом помогает предварительное составление action-plan'а. Обсуждение его выполнения, перспектив работы позволяют сотруднику легче адаптироваться.

5. Отложить на некоторое время ответственные задания и снизить стрессовую нагрузку на возвращающегося, если это возможно. Постепенно в течение недели повысить темп работы.

6. Если сотрудник недоволен прошедшим отпуском, то руководитель может поручить ему знакомую работу с явно прогнозируемым результатом, тем самым компенсируя негативные эмоции.

7. Отпуск должен сопровождаться полным или частичным отключением сотрудника от рабочей реальности, иначе получается, что никакого отпуска как будто не было, при таких обстоятельствах встретить того, кто как бы не уходил, затруднительно. Планировать отпуск лучше так, чтобы сотрудник вышел на работу в понедельник.

"Кадровик. Кадровый менеджмент", N 6, июнь 2008 г.