Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476 (В.И. Горюшина, "Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, октябрь 2008 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации
от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476

Любая организация при направлении сотрудника в служебную командировку сталкивается с необходимостью приобретения авиа- или железнодорожных билетов. В настоящее время почти во всем мире вводятся безбумажные технологии, например электронный билет. При этом у бухгалтера появляется все больше вопросов, связанных с этим понятием: какими документами нужно подтверждать покупку таких билетов? Как учесть в составе расходов в целях исчисления налога на прибыль затраты на их приобретение?

При направлении сотрудника в служебную командировку расходы организации, имеющие производственный характер и включающие в себя оплату проезда работника к месту командировки и обратно, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ). Данные расходы учитываются при определении налогооблагаемой базы по прибыли. Однако не надо забывать о ст. 252 НК РФ, которой установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы. Итак, как следует из вышеприведенных норм НК РФ, в целях налогообложения прибыли затраты, понесенные налогоплательщиком, должны быть документально подтверждены с учетом действующего законодательства РФ.

Документы, подтверждающие покупку электронного билета

Согласно п. 2 ст. 105 Воздушного кодекса РФ перевозка пассажира и его багажа осуществляется на основании договора, а факт заключения такого договора удостоверяется билетом. Для перевозки пассажиров и багажа воздушным транспортом понятие "электронный билет" было введено с начала 2007 года Приказом Минтранса РФ N 134*(1) (далее - Приказ N 134), а для железнодорожных перевозок - с сентября 2007 года Приказом Минтранса РФ N 1022 (далее - Приказ N 102).

Согласно приказам N 134 и 102 электронный билет - это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной (железнодорожной) перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

Структура электронного билета следующая: электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число электронных полетных купонов может составлять от 1 до 4), электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанция.

Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.

Маршрут/квитанция электронного билета включает информацию о перевозке пассажира и багажа, в том числе:

- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);

- дату отправления рейса;

- наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;

- итоговую стоимость перевозки;

- сборы (если применяются).

Маршрут/квитанция оформляется и выдается обязательно.

Таким образом, маршрут/квитанция, оформленная на бланке строгой отчетности, является документом, подтверждающим затраты на приобретение электронного билета. Данный вывод можно сделать на основании п. 2 Приказа N 134. В нем установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции. В случае если электронный билет оформлен не на бланке строгой отчетности, дополнительно должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на бланке строгой отчетности, или оформленный посредством котрольно-кассовой техники чек. Кроме того, оплату можно подтвердить выпиской из банка, если она производилась по безналичному расчету.

Финансовое ведомство в своих разъяснениях отмечает, что расходы на приобретение электронного билета командированному работнику могут подтверждаться маршрут/квитанцией, чеком или другим документом, оформленным на бланке строгой отчетности. Также указанные затраты могут признаваться при наличии документов, косвенно подтверждающих расходы (документы о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета). Данные выводы содержатся в комментируемом Письме Минфина РФ от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476 и других письмах финансового и налогового ведомств (письма Минфина РФ от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596, УФНС по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124839@).

В.И. Горюшина,

эксперт журнала "Оплата труда:

акты и комментарии для бухгалтера"

"Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, октябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

*(2) Приказ Минтранса РФ от 23.07.2007 N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".