Оплачиваем сверхурочную работу (В.И. Горюшина, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.)

Оплачиваем сверхурочную работу

На многих предприятиях сотрудники по мере необходимости задерживаются на работе по окончании рабочего времени для решения какой-либо срочной задачи, а иногда это происходит по требованию работодателя. Также бывают ситуации, когда необходимо выполнять свои трудовые обязанности в выходные или праздничные дни. У бухгалтера в связи с такими ситуациями возникает множество вопросов. Как определить, что относится к ненормированному рабочему дню, а что к сверхурочной работе? Как рассчитать оплату труда сотрудников в таких случаях? В какой ситуации положены дополнительные выплаты, а в какой - дополнительный отпуск? Облагаются ли данные выплаты зарплатными налогами?

Чтобы ответить на все эти вопросы, необходимо обратиться к трудовому законодательству. Вспомним для начала, что такое нормальная продолжительность рабочего времени.

Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые согласно действующему законодательству относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ). Трудовым кодексом установлено, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. При этом у некоторых категорий работников она согласно ст. 92 ТК РФ должна быть меньше:

- для работников в возрасте до 16 лет - не более 24 часов в неделю;

- для работников от 16 до 18 лет и инвалидам I или II группы - не более 35 часов в неделю;

- для работников, занятых на работах, связанных с вредными или опасными условиями труда, - не более 36 часов в неделю.

Трудовым кодексом и иными федеральными законами может устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени и для других категорий работников (ст. 92 ТК РФ).

При этом продолжительность ежедневной рабочей смены также регулируется законодательством (ст. 94 ТК РФ).

Сверхурочная работа

Сверхурочная работа - это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учтенный период (ст. 99 ТК РФ).

Работодатель может привлечь сотрудника к сверхурочной работе только с письменного согласия последнего. Однако законодательно установлены случаи привлечения работника к работе по окончанию его рабочего дня и без его согласия:

- при производстве работ по предотвращению или устранению последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

- при производстве общественно необходимых работ, направленных на устранение непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;

- при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также в случаях, связанных с угрозой жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части.

Обратите внимание: Согласно ст. 99 ТК РФ работодатель обязан вести точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника: законодательно установлено, что продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работодатель при привлечении сотрудников к сверхурочной работе обязан оплачивать ее или по желанию сотрудника вместо повышенной оплаты труда предоставить дополнительный отпуск. Сверхурочная работа оплачивается в следующем порядке (ст. 152 ТК РФ):

- за первые два часа - не менее чем в полуторном размере;

- за последующие часы - не менее чем в двойном размере.

Конкретные размеры оплаты за такую работу могут быть определены в коллективном или трудовом договорах, в локальных нормативных актах. Указанная статья Трудового кодекса регулирует также предоставление дополнительного отпуска вместо повышенной оплаты труда. В ней говорится, что дополнительный отпуск не может быть меньше по времени, чем время, отработанное сверхурочно.

Пример 1.

Сотрудник ООО "Ласточка" Веселов Д.В. работает в течение пятидневной рабочей недели (40 часов в неделю) с двумя выходными днями, суббота и воскресенье, заработная плата составляет 10 000 руб. Он был привлечен к сверхурочной работе 25.04.2008 (это пятница) и отработал в этот день 3 часа сверх нормативных. Рассчитаем доплату сотруднику за сверхурочную работу.

В апреле норматив рабочего времени составляет 175 часов, таким образом, часовая оплата труда составит 57,14 руб. (10 000 руб. / 175 ч). За первые 2 часа данному работнику доплата составляет 172,42 руб., так как согласно трудовому законодательству они оплачиваются в полуторном размере (57,14 руб. х 2 ч х 1,5). За следующий час работы доплата будет равна 114,28 руб., так как согласно ст. 152 ТК РФ последующие часы оплачиваются в двойном размере. Всего доплата за сверхурочные за этот рабочий день составит 286,70 руб.

Ненормированный рабочий день

На практике работодателю выгоднее рассматривать выполнение работ после рабочего времени как ненормированный рабочий день, поскольку продолжительность срочных работ трудовым законодательством не регулируется, как и не предусмотрена дополнительная их оплата. Работники, занятые в режиме ненормированного рабочего дня, обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, то есть обязаны явиться к началу следующего рабочего дня без опоздания независимо от количества переработанного накануне времени.

Особенности применения норм законодательства и оформления документов, связанные с установлением ненормированного рабочего дня, представлены в Письме Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1.

Ненормированный рабочий день согласно ст. 101 ТК РФ - это особый режим работы, имеющий следующие отличительные особенности:

- по распоряжению руководителя при необходимости отдельные работники выполняют свои трудовые функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени;

- привлечение таких сотрудников носит эпизодический характер, то есть привлекаться к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени они должны иногда, в определенных случаях, а не систематически.

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом с учетом мнения представительного органа работников. На практике, как правило, ненормированный рабочий день устанавливается для административного, управленческого и технического персонала. Это, например, директора, бухгалтеры и сотрудники, чья работа связана с обеспечением деятельности предприятия в целом или жизнедеятельности населения.

Таким образом, особенностью ненормированного рабочего дня является то, что работник, подчиняясь режиму организации, может быть привлечен к выполнению своих служебных обязанностей как до начала рабочего дня, так и после него, установленного графиком или правилами внутреннего трудового распорядка, то есть возникает переработка рабочего времени. Однако на основании ст. 119 ТК РФ переработка при ненормированном рабочем дне не оплачивается как сверхурочная работа. В этом случае работнику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее 3 календарных дней.

Обратите внимание: До 06.10.2006 ТК РФ позволял оплачивать переработку работникам с ненормированным рабочим днем как сверхурочную работу в случае фактического непредставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска и при письменном заявлении такого сотрудника.

С 6 октября 2006 года вступил в силу Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации", изменивший ст. 119 ТК РФ. С этого момента и по настоящее время данная статья обязывает работодателей предоставлять работникам с ненормированным рабочим днем только ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, который не может быть менее 3 календарных дней, и ни о какой компенсации речь не идет.

Право на дополнительный отпуск возникает независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня. Дополнительный и ежегодный основной оплачиваемый отпуск таких работников суммируются. В случае переноса либо неиспользования дополнительного отпуска, а также при увольнении право на указанный отпуск реализуется в порядке, установленном трудовым законодательством РФ для ежегодных оплачиваемых отпусков.

Также отметим, что ненормированный рабочий день не означает, что на работников не распространяется режим нормального рабочего времени: работники с ненормированным рабочим днем привлекаются к работе в выходные или праздничные дни наравне с другими сотрудниками, то есть на них распространяется действие ст. 113 и 153 ТК РФ.

Проанализировав нормы Трудового кодекса о ненормированном рабочем дне, можно сделать следующие выводы:

- условие о ненормированном рабочем дне должно быть прописано в трудовом договоре;

- работодатель имеет право привлекать сотрудников к сверхурочной работе без соблюдения процедур, указанных в ст. 99 ТК РФ;

- работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка;

- привлечение работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени должно не носить систематический характер, а происходить только в определенных случаях, то есть эпизодически (ст. 101 ТК РФ). На эту норму законодательства Роструд в Письме N 1316-6-1 от 07.06.2008 обращает особое внимание.

Пример 2.

Сотрудник фирмы ООО "Аметист" Волков Д.К. относится к работникам, которым согласно перечню должностей данной организации и положением коллективного договора установлен ненормированный рабочий день. Волков Д.К. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Заработная плата за 12 месяцев составила 170 000 руб. Рассчитаем количество дней в отпуске и отпускные.

Так как в условиях примера не сказано, какое количество дней дополнительного отпуска полагается данному сотруднику, то возьмем 3 дня (ст. 119 ТК РФ). Таким образом, отпуск Волкова Д.К. составит 31 день (28 + 3).

Чтобы подсчитать отпускные, рассчитаем средний дневной заработок. Он составит 481,86 руб. (170 000 руб. / 12 мес. / 29,4).

Итак отпускные равны 14 937,66 руб. (481,86 руб. х 28 дн. + 481,86 х 3 дн.).

Дополнительный отпуск, как и основной, относится к фонду оплаты труда, таким образом, бухгалтер обязан начислить все зарплатные налоги.

Работа в выходные и праздничные дни

Привлечение сотрудников в выходные и праздничные дни запрещается на основании ст. 113 ТК РФ. Однако в указанной статье существуют оговорки, при каких условиях привлечение сотрудников в выходные и праздничные дни возможно.

Только с письменного согласия сотрудника - в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений.

Без согласия сотрудника:

- для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

- для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;

- для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также в случаях, когда ставится под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере:

- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки;

- работникам, получающим оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, если же работа производилась сверх месячной нормы времени, то в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада.

В данной статье Трудового кодекса предусмотрено также, что работник имеет право взять другой выходной день. В этом случае работа в выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Пример 3.

Сотрудник фирмы ООО "Оптимат" Власов В.Н. работает в течение пятидневной рабочей недели (40 часов в неделю) с двумя выходными днями, суббота и воскресенье, заработная плата составляет 12 000 руб. В апреле из-за производственной необходимости ему пришлось выйти работать в свой выходной день и проработать 6 часов. Власов В.Н. отказался взять другой выходной день. Рассчитаем заработную плату за этот месяц.

В апреле 22 рабочих дня, норма рабочего времени за этот месяц составляет 175 часов. Значит, оплата за этот день составит 411,42 руб. (12 000 руб. / 175 ч х 6 ч), а так как по условию примера сотрудник отказался взять другой выходной, эта сумма удваивается и составит 822,84 руб. (411,42 руб. х 2).

Работа в ночное время

Работой в ночное время считается работа с 22 до 6 часов (ст. 96 ТК РФ). К работе в ночное время могут быть привлечены не все сотрудники организации. Так, к ней не допускаются беременные женщины и работники, не достигшие 18 лет. Также есть категории работников, которые могут быть привлечены к работе в ночное время только с их письменного согласия:

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

- инвалиды;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет, а также опекуны детей указанного возраста.

Оплата труда в ночное время регулируется ст. 154 ТК РФ, в которой указано, что каждый час работы оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Размеры оплаты труда в ночное время устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Однако Правительство РФ устанавливает минимальные размеры оплаты труда в ночное время. В настоящее время минимальный размер составляет 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время, установлен Постановлением Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 (далее - Постановление N 554).

Пример 4.

Новикова А.Н. работает в ООО "Барс" диспетчером по графику работы "день, ночь, отсыпной, выходной". Ее часовая ставка составляет 60 руб./ч. Режим работы, когда данный сотрудник выходит в ночь, с 20.00 до 8.00. Рассчитаем зарплату именно за эту ночную смену.

Данному сотруднику часы работы с 20.00 до 22.00 и с 6.00 до 8.00 будут оплачиваться по часовой ставке 60 руб./ч, таким образом, получается 240 руб. (4 ч х 60 руб.), за ночное время с 22.00 до 6.00 оплата составит 576 руб. (8 ч х 60 руб. + 8 ч х 60 руб. х 20%). Общая зарплата за ночную смену составит 816 руб.

В данном примере оплату за ночное время рассчитывали исходя из минимального размера доплаты (20%), установленного Постановлением N 554. Однако в коллективном договоре или других локальных нормативных актах организации может быть предусмотрена и более высокая доплата.

Налогообложение доплат

На практике часто доплаты сотрудникам, связанные с выполнением трудовых обязанностей в условиях, отличных от нормальной продолжительности рабочего времени, путают с компенсациями. Напомним, что компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат в пределах установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщика трудовых обязанностей.

В отличие от компенсаций, дополнительные выплаты, предусмотренные ст. 152, 153, 154 ТК РФ, - это повышенная оплата труда, связанная с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей сверх нормальной продолжительности рабочего дня. Эти выплаты не являются компенсационными, связанными с возмещением расходов по выполнению трудовых обязательств (расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и др. (ст. 168 ТК РФ)).

НДФЛ. Доплаты, производимые работодателем согласно ст. 152-154 ТК РФ при выполнении работ в условиях, отклоняющихся от нормальных, являются повышенной оплатой труда, а не компенсацией, соответственно, ст. 217 НК РФ на них не распространяется и они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

ЕСН. Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам. Такие доплаты подлежат обложению ЕСН и, соответственно, с них делаются взносы на ОПС и в ФСС.

Налог на прибыль. В статье 255 НК РФ говорится, что к расходам на оплату труда включаются начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Согласно вышеуказанной статье дополнительные выплаты работникам, связанные с выполнением трудовых обязанностей, отклоняющихся от нормального режима работы, могут быть отнесены к расходам на оплату труда, а значит, уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В.И. Горюшина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.