Как подтвердить затраты на покупку электронного билета? (А. Сормова, "Новая бухгалтерия", выпуск 9, сентябрь 2008 г.)

Как подтвердить затраты на покупку электронного билета?

Недавно на официальном сайте Минфина России было опубликовано письмо, касающееся учета расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения прибыли.

Напомним, что затраты на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Конечно, списать их можно только в случае, если они обоснованы и подтверждены документально (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В командировочных расходах можно учесть полную стоимость проездного билета. В нее входит стоимость проезда, плата за пользование постельными принадлежностями, сервисный сбор и т.п. (письмо Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

В последнее время работники организаций, отправляющиеся в командировку, все чаще приобретают авиа-билеты, например, заказывая их через интернет. При этом для проезда билет на бумажном носителе не нужен. Человек подходит к стойке регистрации, его данные сверяют с электронной базой, и он идет к своему посадочному месту. Однако организации для отчетности необходимо подтверждение затрат на билет.

Отметим, что для электронного билета существуют специальные формы. Так, форма электронного авиабилета утверждена п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, а форма электронного железнодорожного билета - п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102.

Финансовое ведомство ранее подчеркивало, что если электронный билет оформлен не на бланке строгой отчетности, то для подтверждения расходов необходим также чек ККТ (письма Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717, от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596).

В разъяснении, опубликованном на сайте, Минфин еще раз подтвердил свою позицию, высказанную ранее в письме от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649. Главная мысль данного разъяснения заключена, на наш взгляд, в последнем абзаце письма. Финансовое ведомство разрешило принимать в расходы в уменьшение налоговой базы по прибыли затраты на покупку электронного авиа/железнодорожного билета, даже если есть только косвенные подтверждения затрат на покупку билета. При этом в качестве подтверждающих могут служить следующие документы:

- подтверждающие направление сотрудника в командировку (приказ о командировании и т.д.), проживание за границей. Также Минфин упоминает иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке. В их числе, по нашему мнению, организация может представить, например, гостиничные квитанции;

- распечатка электронного билета с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки). При этом вместо электронного билета можно представить посадочный талон.

А. Сормова,

эксперт "ЭЖ"

"Новая бухгалтерия", выпуск 9, сентябрь 2008 г.)