Аттестация персонала: документируем правильно (Г. Мольков, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2008 г.)

Аттестация персонала: документируем правильно

Процедура проведения аттестации для различных категорий служащих имеет свои особенности, которые более подробно изложены в соответствующих нормативно-правовых документах. Но состав документов, сопровождающих аттестацию в различных организациях, практически одинаков и включает в себя приказ, график проведения аттестации, представление, характеристику на аттестуемого работника и ряд других документов, об оформлении которых рассказывается в публикации.

Аттестация - дело ответственное, требующее тщательной подготовки и соответствующей компетенции аттестационного органа. Проводится аттестация аттестационной комиссией, которая утверждается приказом руководителя организации, и состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Обычно в состав аттестационной комиссии включаются представители кадровой и юридической служб, представитель соответствующего профсоюзного органа. Кроме того, к работе аттестационной комиссии могут привлекаться независимые эксперты. Решения комиссии обязательно протоколируются. Заседание аттестационной комиссии может считаться правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей ее членов. Решение аттестационной комиссии принимается открытым или тайным голосованием в отсутствие аттестуемого. При равенстве голосов членов комиссии может быть использован голос независимого эксперта. Однако законодательством РФ, скажем в ряде отраслей промышленности или в органах государственной власти, процедура аттестации четко регламентирована. Например, можно обратиться к Положению о проведении аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, утв. постановлением Правительства РФ от 16.05.2000 N 234 "О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий". Согласно п. 6 Положения при аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий комиссия правомочна выносить решения, если на заседании присутствуют не менее половины ее членов с правом решающего голоса. И этот момент обеспечивается, в частности, и тем, что в случаях невозможности присутствия того или иного члена комиссии на заседании по уважительным причинам (болезнь, командировка и т.п.), в обязательном порядке производиться его замена с внесением соответствующего изменения в состав комиссии. А при равенстве голосов принимается решение, за которое голосовал председательствующий на заседании. Если аттестацию проходит сотрудник, являющийся членом аттестационной комиссии, то он в голосовании не участвует.

Процедура проведения аттестации для различных категорий рабочих, служащих имеет свои особенности, которые более подробно изложены в соответствующих нормативно- правовых актах. Разработанные в этих актах формы могут быть использованы для создания собственных аттестационных документов конкретного предприятия (организации). Состав документов, сопровождающих аттестацию в различных организациях, практически одинаков и может включать в себя:

график проведения аттестации;

приказ о проведении аттестации;

заявление работника (форма заявления утверждена приказом Минобразования РФ от 26.06.2000 N 1908 "Об утверждении положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений");

квалификационный лист;

аттестационный лист;

протокол заседания аттестационной комиссии;

аттестационное удостоверение;

характеристику на аттестуемого работника;

представление;

документация по анкетированию и экспертизе различных качеств аттестуемого;

перечни показателей для оценки профессиональных и личностных качеств сотрудника;

отчеты по результатам аттестации.

Адаптированные варианты форм, закрепленных различными приказами силовых ведомств, постановлениями иных органов, и имеющих определенную структуру, будут представлены ниже.

Конечно же, аттестация не может проходить хаотично, поэтому до начала календарного года составляется график проведения аттестации. Подготовкой данного документа могут заниматься: начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, председатель аттестационной комиссии и руководитель службы персонала, то есть, то должностное лицо, которому поручено данное задание. По общему правилу, аттестация не должна проводиться чаще одного раза в год, но и не реже одного раза в два года. Однако законодательно могут устанавливаться и иные сроки. Например, согласно п. 4 Положения о проведении аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий аттестация данной категории проводится один раз в три года.

График проведения аттестации оформляется так же, как и приказ, на общем бланке организации. Вид документа "ГРАФИК", пишут прописными буквами. Заголовок к тесту отвечает на вопрос: чего? Текст графика может быть составлен в виде таблицы. Графы таблицы имеют следующие наименования:

номер по порядку;

Ф. И. О. сотрудника;

должность;

дата проведения аттестации;

дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов.

График подлежит обязательному утверждению руководителем организации. График должен быть доведен до сведения работников, подлежащих аттестации, в срок не менее одного месяца с начала аттестации. Примерная форма графика проведения аттестации представлена на рис. 1.

Примерная форма

 Наименование организации                        Утвержден

                                       приказом генерального генерального

 -------------------------             директора от              N

                                                   -------------  -------

 -------------------------

График
проведения аттестации работников

                                                                 N

 ---------------------------------                                ---------

  (место составления или издания)

 ------------------------------------------------------------------------

                (наименование структурного подразделения)

  в                году

    ---------------

N п/п	Ф.И.О. сотрудника	Должность	Дата проведения аттестации	Дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов

   ---------------  -------------  -----------------------

     (должность)     (подпись)     (расшифровка подписи)

Рис. 1

Приказ о проведении аттестации составляется и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к приказам по основной деятельности согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный приказ оформляется на общем бланке организации (бланк, на котором отсутствуют справочные данные об организации), подписывается руководителем организации, визируется заинтересованными лицами. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывается цель издания подобного приказа. Обычно целью проведения аттестации является необходимость установления соответствия работника занимаемой должности, повышение мотивации работников к труду, поэтому текст приказа обычно начинается словами: "В целях:..." или "В связи...". Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной части глаголом "приказываю", который печатается с новой строки, прописными буквами, в конце глагола ставится двоеточие. Далее распорядительная часть делится на пункты и подпункты:

о дате и сроках проведения аттестации;

об утверждении списка работников, подлежащих аттестации (сам список дается в приложении к приказу);

о составе аттестационной комиссии, с указанием должностей и Ф. И. О. членов аттестационной комиссии;

об указании начальникам отделов подготовить характеристики на сотрудников и сроках представления данных документов в аттестационную комиссию;

о контроле за исполнением приказа, с указанием должности и фамилии лица, на которое возложен контроль.

Примерная форма приказа о проведении аттестации представлена на рис. 2.

Аттестационное удостоверение - это специальный документ, который выдается на основании результатов аттестации. Однако используется в довольно узких и специализированных областях. Например, согласно Правилам аттестации сварщиков и специалистов сварочного производства, утвержденных постановлением Госгортехнадзора РФ от 30.10.1998 N 63, такой документ выдается для подтверждения возможности использования аттестованного лица при выполнении сварочных работ.

Характеристика - документ, который составляется непосредственным руководителем сотрудника, подлежащего аттестации. Она должна содержать:

объективную оценку личных и деловых качеств сотрудника;

результаты его деятельности за период, предшествующий аттестации, выполнения сотрудником рекомендаций, высказанных при предыдущей аттестации;

индивидуальные способности работника;

мнение руководителя о соответствии сотрудника занимаемой должности.

Оформляется характеристика на листе бумаги формата А-4, подписывается руководителем организации.

Примерная форма

 Наименование организации

 ------------------------

 ------------------------

                                  Приказ

                                    N

                     --------------- --------------

                     (место составления или издания)

                         о проведении аттестации

   В целях

           -------------------------------------------------------------

   Приказываю:

   1. Провести                   аттестацию руководителей и специалистов

              -------------------

   организации.

   2. Утвердить список сотрудников, подлежащих аттестации (приложение).

   3. Создать аттестационную комиссию в составе:

     Председатель -

                    ----------------------------------------------------.

                          (должность, Ф. И. О.)

     Секретарь -    ----------------------------------------------------.

                                (Ф. И. О.)

     Члены комиссии:

     1. Должность, Ф. И. О.

     2. ...

     3. ...

     4. Начальникам отделов подготовить характеристики на  сотрудников  и

представить их в аттестационную комиссию к...

     5. Председателю и  секретарю  аттестационной  комиссии  предоставить

материалы аттестации генеральному директору к "  "               200   г.

                                              --- ---------------   ---

     (не позднее чем за две недели до проведения аттестации).

     6. Начальнику отдела кадров Саенко В.А.  организовать  методическую

помощь в подготовке к проведению аттестации.

     7.  Контроль  за  исполнением  приказа  возложить   на   заместителя

генерального директора Александрову А.П.

     Генеральный директор       подпись          С.М. Ищенков

Рис. 2

Примерная форма

 Наименование организации          -------------------------------------

                                   (наименование аттестационной комиссии)

 ------------------------          от

                                     -----------------------------------

 ------------------------                          (ФИО)

                                    ------------------------------------

                                        (должность, место работы)

Заявление

     Прошу аттестовать меня в 20   году на     квалификационную категорию

по должности (должностям)      ----       -----

     С Положением о порядке аттестации

     --------------------------------------------------------------------

     ознакомлен (а).

     Наличие квалификационной категории

                                       ----------------------------------

     срок ее действия

                     ----------------------------------------------------

     Основанием для аттестации на указанную в заявлении категорию  считаю

следующие результаты работы:

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     Считаю наиболее приемлемым прохождение аттестации в форме

                                                              -----------

     --------------------------------------------------------------------

     Сообщаю о себе следующие сведения:

     1. Образование (какое  учебное  заведение  окончил  (а),  полученная

специальность и квалификация)

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     2. Стаж работы (по специальности)      , в данной должности

                                      ------                    --------,

     в данном организации

                         -----------------------------------------------.

     3. Наличие наград, званий, ученой степени, ученого звания

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     4. Сведения о повышении квалификации

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     "  "            200_ г.                   Подпись

      --- -----------                                 -------------------

Рис. 3

Примерная форма

Квалификационный лист

     на

       ------------------------------------------------------------------

                                         (должность)

     для присвоения (подтверждения)

                                   --------------------------------------

                                          (категории)

     1.

        -----------------------------------------------------------------

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

     2.

        -----------------------------------------------------------------

                 (наименование учреждения, подразделения)

     3. Дата и год рождения "    "            200     г.

                             ----- -----------   ---

     4. Образование

                   ------------------------------------------------------

                  (наименование учреждения образования,

        -----------------------------------------------------------------

                      год окончания, номер диплома)

     5. Квалификация по диплому

                               ------------------------------------------

     6. Работа по окончании учреждения образования

     с             по

        ----------   ----------------------------------------------------

                                  (должность, организация)

     с             по

        ----------    ---------------------------------------------------

     с             по

        ----------   ----------------------------------------------------

     7. Повышение квалификации

                              -------------------------------------------

                                   (где, когда, продолжительность)

        -----------------------------------------------------------------

     8. Ученая степень, звание

                               ------------------------------------------

     9. Знание иностранного языка

                                 ----------------------------------------

                                   (наименование, степень знания)

     10. Направлен (а):

     - личная инициатива

     - по представлению

     - иное

     11. Опубликовано работ               Изобретения

                           --------------             -------------------

                            (количество)               (количество)

     Рационализаторские предложения

                                   --------------------------------------

                                           (количество)

     12. Оценка деятельности

                            ---------------------------------------------

     13. Претендует на                                   квалификационную

                       ---------------------------------

     категорию по специальности

                                -----------------------------------------

     14. Дата присвоения квалификационной категории

                                                   ----------------------

                                                         (по плану)

     руководитель

                  ----------------   ------------------------------------

                        (подпись)           (расшифровка подписи)

     М. П.

     С квалификационным

     листом ознакомлен (а)

                          ---------------   -----------------------------

                              (подпись)         (инициалы, фамилия)

     "   "              200_ г.

      --- -------------

Рис. 4

Примерная форма

Аттестационный лист

     1. Фамилия, имя, отчество

                               ------------------------------------------

     2. Год, число и месяц рождения

                                   --------------------------------------

     3. Сведения о профессиональном образовании, наличии ученой  степени,

ученого звания

              -----------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     4. Наименование занимаемой должности на  момент  аттестации  и  дата

назначения на должность

                       --------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     5. Стаж работы по должности

                                -----------------------------------------

     6. Общий трудовой стаж

                           ----------------------------------------------

     7. Вопросы, заданные сотруднику, и краткие ответы на них

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     8. Замечания и предложения, высказанные аттестационной комиссией

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     9. Рекомендации предыдущей аттестации

     * выполнены

     * выполнены частично

     * не выполнены

     10. Решение аттестационной комиссии

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     11. Количественный состав аттестационной комиссии

                                                       ------------------

     На заседании присутствовало           членов аттестационной комиссии

                                -----------

     Количество голосов: "за"                , "против"

                              --------------           ------------------

     12. Примечания

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------------

     Председатель

     аттестационной комиссии

                              -----------------   -----------------------

                                     (подпись)      (расшифровка подписи)

     Заместитель председателя

     аттестационной комиссии    -----------------   -----------------------

     Секретарь

     аттестационной комиссии    -----------------   -----------------------

     Члены

     аттестационной комиссии    -----------------   -----------------------

     Дата проведения аттестации "   "               200_ г.

                                 ---- -------------

     С аттестационным листом ознакомлен (а)

                                           --------------------------------

                                           (подпись)(расшифровка подписи)

     М.П.

Рис. 5

Примерная форма

                                Протокол N

                                           -----------

                    Заседания аттестационной комиссии

------------------------------------------------------------------------

   (наименование учреждения, организации, место проведения аттестации)

Председатель комиссии

                     ---------------------------------------------------

                             (должность, ФИО)

Члены комиссии:

1.

------------------------------------------------------------------------

                           (ФИО)                   (должность)

2.

------------------------------------------------------------------------

3.

------------------------------------------------------------------------

4.

------------------------------------------------------------------------

Секретарь комиссии

                  ------------------------------------------------------

                           (ФИО)                   (должность)

На заседании аттестационной комиссии были рассмотрены вопросы:

------------------------------------------------------------------------

                      (ФИО аттестуемого, должность)

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

Аттестационная комиссия пришла к заключению:

------------------------------------------------------------------------

               (решение комиссии по аттестационному листу)

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------

На заседании аттестационной комиссии присутствовали:

1.

------------------------------------------------------------------------

                            (ФИО) (должность)

2.

------------------------------------------------------------------------

3.

------------------------------------------------------------------------

Председатель комиссии

                      --------------------------------------------------

                                     (должность, ФИО)

Члены комиссии:

1.

------------------------------------------------------------------------

                            (ФИО) (должность)

2.

------------------------------------------------------------------------

3.

------------------------------------------------------------------------

4.

------------------------------------------------------------------------

Секретарь комиссии

                   -----------------------------------------------------

                            (ФИО)                         (должность)

 "  "            200   г.

  ---  ----------    --

Рис. 6

Представление - заполняется для руководителей и специалистов. Составляется руководителем структурного подразделения совместно с отделом кадров. Аттестуемый должен быть ознакомлен с представлением не позднее, чем за две недели до аттестации. Аттестационный лист сдается в аттестационную комиссию не позднее, чем за неделю до аттестации. Для оценки руководителей (к категории относятся: руководители структурных подразделений, начальники отделов и заместители руководителя) создается экспертная группа, в состав которой включаются представители различных подразделений. Форма представления на специалиста и на руководителя оформляется и составляется отдельно. Оформляется представление на листе бумаги (формат А-4) и включает:

ФИО сотрудника;

должность сотрудника;

место работы;

функциональные обязанности;

показатели результативности труда и оценку этих показателей;

предложения по оценке и рекомендации;

должность, подпись, Ф. И.О. исполнителя;

дату ознакомления и подпись аттестуемого;

дату проведения аттестации.

Текст представления удобнее оформлять в анкетной форме.

В целом процесс аттестации является неотъемлемой частью кадрового мониторинга. Каждый руководитель самостоятельно решает вопрос о необходимости проведения аттестации сотрудников и о возможностях осуществления данной процедуры. Варианты документирования также могут быть выбраны в соответствии с направлением деятельности организации. Вопрос аттестации должен быть решен работодателем на локальном уровне, если законодательством не предусмотрено иное.

Г. Мольков,

к.э.н., доцент Государственного университета управления

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2008 г.