Вопрос: Прошу Вас дать разъяснения по заполнению типовой межотраслевой формы М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а (требование-накладная на отпуск материалов в производство). 1. Должны ли в строках "затребовал" и "разрешил" рядом с фамилией и инициалами, проставлять свои личные подписи стороны затребовавшие и разрешившие. 2. Правильно ли понимание, что личная подпись ставится только там, стоит слово "подпись" и "расшифровка подписи" (ООО "Аудит-новые технологии", июль 2008 г.)

Прошу Вас дать разъяснения по заполнению типовой межотраслевой формы М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а (требование-накладная на отпуск материалов в производство).

1. Должны ли в строках "затребовал" и "разрешил" рядом с фамилией и инициалами, проставлять свои личные подписи стороны затребовавшие и разрешившие.

2. Правильно ли понимание, что личная подпись ставится только там, стоит слово "подпись" и "расшифровка подписи".

1. Относительно необходимости проставления личных подписей сторонами, затребовавшими материальные ценности и разрешившими их отпуск в строках "Затребовал" и "Разрешил" рядом с фамилией и инициалами, сообщаем.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" N 129-ФЗ от 21.11.1996, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Так, согласно Разделу 3 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, относительно составления и заполнения Требования-накладной (форма N М-11), указано, что накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности, а подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя.

Установленной унифицированной формой предусмотрены обязательные реквизиты "Затребовал" и "Разрешил".

Из чего следует, что хотя реквизиты "Затребовал" и "Разрешил" и являются обязательными к заполнению, порядок их заполнения органами статистики, разработавшими указанный первичный документ, не поясняется.

Согласно п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ N 119н от 28.12.2001, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

При этом, первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строки - графы прочеркиваются (п. 12 Методических указаний).

Вместе с тем, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ N 34н от 29.07.1998, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Порядок составления графика документооборота и требования к указанному документу определяются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Министерства финансов СССР N 105 от 29.07.1983.

Согласно п. 1 указанного Положения, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

При этом, работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы (п. 5.5 Положения).

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов в соответствии с положениями п. 9 Методических указаний является, в том числе, наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).

С учетом изложенного, следует заключить, что порядок заполнения реквизитов "Затребовал" и "Разрешил" должен быть должен быть разработан и утвержден обществом самостоятельно.

Логично предположить, что отсутствие личной подписи рядом с фамилией и инициалами при заполнении указанных реквизитов не даст оснований полагать, что данная операция была санкционирована упомянутыми лицами.

В то же время, в соответствии с п. 3 ст. 1 Федерального закона "О бухгалтерском учете", одной из основных задач бухгалтерского учета является обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Таким образом, процедура согласования хозяйственной операции в целях контроля наличия и движения материальных ресурсов может быть исполнена либо путем проставления визы уполномоченного работника, либо путем оформления такого согласования на отдельном листе в зависимости порядка, установленного локальным нормативным документом организации (графиком документооборота).

Так, например, в соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003, согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. При этом, указанный ГОСТ, предусматривает возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования.

Вывод:

Считаем, личные подписи сторонами, затребовавшими материальные ценности и разрешившими их отпуск в строках "Затребовал" и "Разрешил" рядом с фамилией и инициалами в Требовании - накладной формы N М-11 могут не проставляться, если действующим графиком документооборота Вашей организации предусмотрено согласование хозяйственных операций по движению материальных ценностей путем составления отдельного документа или иным установленным образом, позволяющим реализовать требования законодательства по бухгалтерскому учету в отношении обеспечения контроля движения имущества организации.

2. Касательно, места проставления личной подписи относительно реквизитов "подпись" и "расшифровка подписи", сообщаем.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, унифицированную форму "Требование-накладная (форма N М-11)" подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя материальных ценностей.

В состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ . N 119н от 28.12.2001 и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.96 "О бухгалтерском учете", а также ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст*(1), Письмом Минфина РФ N 04-03-1/54 от 05.04.2004.

Из вышеизложенного, по нашему мнению, следует, что у общества отсутствует возможность установить порядок проставления личных подписей ответственных лиц сдатчика и получателя материальных ценностей в месте, отличном от предусмотренного унифицированной формой для реквизита "подпись", также как и возможность не проставлять указанные личные подписи.

Вывод:

Личные подписи ответственных лиц сдатчика и получателя материальных ценностей в требовании - накладной (форма N М-11) следует проставлять в месте, предусмотренном указанной унифицированной формой, то есть там, где стоит слово "подпись".

15 июля 2008 г.

ООО "Аудит-новые технологии", июль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) 3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)