Особенности внедрения СЭД в компаниях среднего и малого бизнеса (Н. Пестерев, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2008 г.)

Особенности внедрения СЭД
в компаниях среднего и малого бизнеса

В настоящее время сложно выделить четкие критерии, позволяющие говорить, что компания относится к так называемому сектору среднего и малого бизнеса (СМБ). Сколько вендоров, столько и мнений. Например, некоторые относят компании к СМБ по количеству их персонала или по числу компьютерной техники. По нашему мнению, к сектору СМБ можно отнести компании, в которых автоматизировано не более 100 рабочих мест.

Сегодня заинтересованность СМБ в системах электронного документооборота (СЭД) активно формируется: около 70% клиентов компании DIRECTUM - это компании сектора СМБ. Четких отраслевых границ при внедрении СЭД в СМБ не наблюдается. Единственное, что можно выделить, это компании сферы продаж. Исходя из особенностей таких компаний наибольший интерес для них представляют CRM-системы. Они обращаются к СЭД тогда, когда их рост достигает критической отметки, за которой потребность в этих системах очевидна.

СЭД в компаниях сектора СМБ должны обеспечивать:

автоматизацию максимального числа бизнес-процессов при минимальных затратах (как финансовых, так и временных). Необходимый и достаточный функционал СЭД позволяет решать проблемы потери и затрудненного поиска документов, повысить оперативность работы с ними. Решение этих проблем в свою очередь ведет к повышению управляемости компаний, т.е. гарантирует ей стабильность и упроченное конкурентное положение;

максимально легкое внедрение. Система должна быть "коробочной" (или иметь "коробочный" вариант), чтобы внедрение могли провести сотрудники самой компании-заказчика, не затрачивая дополнительных ресурсов на оплату работы внешних консультантов;

масштабируемость. СЭД должна гибко трансформироваться с развитием компании.

Выбор СЭД

Выбирая СЭД, компании СМБ-сектора должны прежде всего четко осознавать собственные потребности и сформулировать задачи, которые призвана решить система автоматизации. Если компания не располагает ресурсами и знаниями, достаточными для бизнес-анализа, лучше потратить определенную сумму для привлечения экспертов-аналитиков.

Если компания-заказчик не готова платить за лицензионное программное обеспечение и дальнейшее лицензионное обслуживание, ей необходимо понять, что время "пиратских" систем прошло. Никто и никогда не даст гарантии эффекта от внедрения нелицензионной системы автоматизации.

Процесс внедрения

Проектные работы по внедрению СЭД в СМБ могут проходить по нескольким сценариям. Во-первых, это внедрение собственными силами компании. Во-вторых, привлечение компании-вендора для выполнения проектных работ. Разумеется, первый вариант отличается меньшими финансовыми затратами. Однако при внедрении любой системы могут возникнуть проблемные и непредвиденные ситуации. Чтобы избежать этого, рекомендуется следовать типовым проектным решениям - методам, проверенным многочисленными практиками внедрения и учитывающим многочисленные "узкие" места этого процесса. В частности, в нашей компании такие типовые проектные решения разработаны и могут передаваться заказчикам.

Что касается особенностей этапа обследования, то здесь следует отметить, что для компаний сектора СМБ желательно проводить его максимально быстро, разумеется, без потери качества.

Распределение ресурсов и формирование проектной команды также проходят стандартно. Если компания-заказчик внедряет систему самостоятельно, то от нее потребуются силы экспертов и заинтересованного руководства. Если внедрение проводится сторонними силами, то проектная команда включает помимо экспертов и руководства специалистов компании-вендора.

Широта и глубина охвата автоматизацией деятельности персонала подразделений компаний СМБ будут максимальными. В этом специфика и преимущества работы с данным сектором: численность персонала невелика, поэтому можно охватить всех сотрудников в рамках одного проекта автоматизации, что естественным образом в разы повышает эффект от внедрения системы.

Возможные проблемы

К организационным проблемам следует отнести неготовность персонала компании-заказчика к внедрению и незаинтересованность руководства. Зачастую сотрудники не хотят выделять время на изучение системы, адаптацию к работе в ней. Следовательно, система не используется, постепенно формируется непонимание, для чего автоматизировали, и неоправданное негативное отношение к СЭД.

Экономические проблемы возникают, когда желание автоматизировать "все и сразу" не контролируется соблюдением первоначально сформулированных целей. Разброс в последовательности процесса автоматизации ведет к тому, что время проекта затягивается, а значит, компания несет финансовые потери. Только решив основные задачи, можно переходить на автоматизацию "вторичных" бизнес-процессов.

Главная техническая проблема при внедрении СЭД в СМБ - это не столько маломощность компьютерной техники, когда мы говорим об архитектуре клиент-сервер, и даже не столько проблемы коммуникационного характера (ненадежность сети). Действительно проблемным становится поддержание работы системы, т.е. наличие грамотного технического специалиста. Часто приходится сталкиваться с тем, что в компаниях СМБ квалификация администраторов находится на недостаточном уровне, тем более это обостряется с внедрением сложной системы. Поэтому компаниям либо приходится нанимать опытного специалиста, а значит, тратить средства на адекватную заработную плату либо обучать собственного сотрудника, что также оборачивается определенными финансовыми затратами.

Эффект от внедрения

Получить отдачу от внедрения СЭД в компании СМБ-сектора можно, если учитывать рекомендации и делать максимальное для того, чтобы избежать проблем, описанных выше, а эффект, естественно, будет выражаться в повышении управляемости компанией, в росте ее конкурентоспособности, в укреплении позиций на рынке и в конечном счете в финансовой прибыли.

Н. Пестерев,

руководитель проекта внедрения DIRECTUM

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2008 г.