Вопрос: Наша организация имеет на балансе несколько грузовых и легковых автомобилей. На основании каких документов списывается расход бензина и других горюче-смазочных материалов? ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 20, октябрь 2008 г.)

Наша организация имеет на балансе несколько грузовых и легковых автомобилей. На основании каких документов списывается расход бензина и других горюче-смазочных материалов?

Списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) производят в соответствии с данными о пробеге автомобиля с применением действующих норм расхода ГСМ (с учетом надбавок), установленных для определенной марки автомобиля.

В настоящее время действуют нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Нормы расхода топлив). Нормы расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевают установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Данный документ не является нормативным правовым актом, поскольку не прошел регистрации в Минюсте России. В связи с этим необходимо издать локальный нормативный акт, распространяющий его действие на ваше бюджетное учреждение, либо закрепить это в учетной политике учреждения.

Следует учитывать, что согласно вышеуказанному документу для каждой марки автомобиля установлена базовая норма расхода топлива на 100 км пробега. Утверждены надбавки к нормам расхода топлива при эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения (п. 5 Норм расхода топлив). Однако в Нормах расхода топлив установлены дифференцированные предельные значения надбавок от 5 до 50%, поэтому каждое учреждение должно самостоятельно определить размер соответствующей надбавки. При этом приказом руководителя необходимо утвердить как нормы, так и надбавки.

В отдельных случаях норма расхода топлива, наоборот, может снижаться (п. 6 Норм расхода топлив). В таких случаях норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.

В случае если необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.), норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Кроме того, учреждения, на балансе которых числится автотранспорт, могут самостоятельно разрабатывать базовые нормы расхода топлива, руководствуясь соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичный вывод сделан в письмах Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223. В них даны ответы на частные вопросы о списании бензина в отношении того автотранспорта, для которого указанным выше документом нормы не утверждены.

Таким образом, к базовой норме расхода топлива нужно применить определенные надбавки или понижающие коэффициенты с учетом вышеперечисленных условий, предварительно сопоставив фактический расход с Нормами расхода топлив.

Основанием для списания ГСМ является надлежащим образом оформленный путевой лист.

Путевые листы не только служат основанием для списания расхода ГСМ, но и подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Поэтому важно правильно заполнить этот документ. Формы путевых листов для легкового, грузового и специального автотранспорта, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78), используются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, специализированных и такси), и носят обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные организации могут либо использовать формы путевого листа, утвержденные постановлением N 78, либо разработать их самостоятельно (в случае, если учреждение самостоятельно разработало форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике), либо применять иной документ, подтверждающий произведенные расходы по ГСМ, в котором должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, бюджетные учреждения используют формы путевого листа, утвержденные постановлением N 78. В них содержится вся необходимая информация, в том числе для списания ГСМ.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм путевого листа по учету работы автотранспорта, утвержденным постановлением N 78, путевой лист действителен только в течение одного дня или смены. На более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В настоящее время такое требование не обязательно к исполнению. Минфин России в письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указал, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расходов по ГСМ. Если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно оформлять раз в неделю, месяц. Как видим, нет запрета оформлять путевые листы на установленный по усмотрению учреждений срок, однако по таким документам проследить соблюдение маршрута следования, его протяженность и правильность списания ГСМ гораздо сложнее.

В сроки, установленные графиком документооборота, оформленные должным образом путевые листы поступают в бухгалтерию. Проверяется правильность их оформления. Раздел "Движение горючего" путевого листа содержит информацию о количестве выданного бензина, его остатках при выезде и возвращении, а также расход бензина по норме. При проверке данного раздела необходимо учитывать, что расход по норме может быть равен фактическому расходу в идеальном случае. Бывают и другие ситуации. В том случае, если расход по норме превышает фактический расход, списание бензина производится по фактическому расходу. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме. Списание ГСМ, как уже было сказано выше, производят на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода ГСМ, установленных для определенной марки автомобиля с учетом надбавок и понижающих коэффициентов. Следовательно, данные раздела "Движение горючего" путевого листа являются основанием для списания фактического расхода ГСМ в пределах нормы.

Данные по расходу бензина суммируются по всем путевым листам за месяц, и бензин списывается на общую сумму.

Смазочные средства, а именно: масла, тормозные жидкости, тосол списываются также в пределах установленной нормы. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлив нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 литров от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазочных средств - в килограммах.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

В таблице указанного Приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.

Г.М. Федина,

заведующая отделом методологии Управления бухгалтерского учета

и отчетности Министерства финансов Московской области

15 октября 2008 г.

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 20, октябрь 2008 г.