Присвоение инвентарных номеров в "1С: Бухгалтерии для бюджетных учреждений" ("БУХ.1С", N 11, ноябрь 2008 г.)

Присвоение инвентарных номеров в "1С:
Бухгалтерии для бюджетных учреждений"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В статье, подготовленной методистами фирмы "1С", предлагается удобный вариант формирования структуры справочника "Нефинансовые активы", позволяющий избежать путаницы в идентификации инвентарных объектов.

В применяемой до 1 января 2005 года Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утв. приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н) регламентировался порядок присвоения инвентарных номеров объектам основных средств и нематериальных активов. Первые разряды инвентарного номера должны были включать номер счета бухгалтерского учета, на котором должен числиться принимаемый к учету объект.

Ныне действующая Инструкция по бюджетному учету (утв. приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н, далее - Инструкция) не содержит требований по формированию инвентарных номеров. Но отмечает, что инвентарные номера должны быть уникальными (п. 18 Инструкции).

Вместе с тем порядок присвоения инвентарных номеров, при котором код счета бюджетного учета указывается в первых разрядах инвентарного номера, принимают многие ведомства централизованно, а также многие учреждения самостоятельно. Не в последнюю очередь потому, что ОС, приобретенным до 1 января 2005 года, инвентарные номера были присвоены именно в таком порядке.

Присвоение в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" кодов (инвентарных и номенклатурных номеров) новым элементам справочника Основные средства производится автоматически. При этом подчиненность элементов организована в пределах группы, в которую они входят.

Это значит, что, если вы введете в справочник Основные средства группы и в каждой группе введете правильно первый элемент, то номера остальным элементам будут присваиваться автоматически. Это сделано исходя из практики работы бюджетных учреждений и с учетом особенностей текстовых кодов элементов справочника Основные средства (необходимо для формирования буквенных префиксов инвентарных номеров при ведении учета нескольких учреждений в одной информационной базе).

Например, в группе 10104000000000 "Машины и оборудование" первый элемент надо ввести с кодом "10104000000001", а в группе 10105000000000 "Транспортные средства" - с кодом "10105000000001". Удобно это сделать, скопировав код группы и увеличив его на 1.

После того, как в группу введен первый элемент с правильным инвентарным номером, при вводе следующего элемента в эту группу инвентарные номера будут присваиваться автоматически, увеличиваясь на 1.

При использовании текстового кода коды групп рекомендуется нумеровать с изменением номера в первых разрядах, например:

код группы 1 - 1000000000000000000000;

код группы 2 - 2000000000000000000000 и т.д.

Коды подгрупп в следующем разряде формируются аналогично:

код подгруппы 1 группы 1 - 1100000000000000000000;

код подгруппы 2 группы 1 - 1200000000000000000000;

...

код подгруппы 1 группы 2 - 2100000000000000000000;

код подгруппы 2 группы 2 - 2200000000000000000000 и т.д.

Для того, чтобы инвентарные номера присваивались автоматически по определенному алгоритму, важно изначально продумать структуру справочника Основные средства и порядок нумерации его групп и подгрупп.

Рекомендуем в первых разрядах инвентарного номера указывать коды синтетического и аналитического счетов учета основных средств (нематериальных активов, непроизведенных активов). Это упростит идентификацию объектов при инвентаризации, перемещении и списании.

С учетом рекомендаций структура справочника может выглядеть, например, так.

На первом уровне будут группы по видам нефинансовых активов (НФА):

101000000000 "Основные средства";

102000000000 "Нематериальные активы";

103000000000 "Непроизведенные активы";

106000000000 "Капитальные вложения".

На втором уровне - подгруппы по аналитическим счетам учета НФА. Например, группа "Основные средства" будет структурирована так:

101010000000 "Жилые помещения";

101020000000 "Нежилые помещения";

101030000000 "Сооружения";

101040000000 "Машины и оборудование";

101050000000 "Транспортные средства";

...

101090000000 "Прочие основные средства".

На третьем уровне формируются подгруппы по группам НФА в рамках аналитического счета. Например, в подгруппе "Машины и оборудование" группы "Основные средства" могут быть представлены подгруппы третьего уровня:

101041000000 "Вычислительная техника";

101042000000 "Бытовая техника" и т.п.

На четвертом уровне справочника формируются инвентарные (номенклатурные) номера, например:

101041000001 "Компьютер (Samsung X20)";

101041000002 "Принтер-сканер HP 1100 LS" и т.п.

"БУХ.1С", N 11, ноябрь 2008 г.