Не выносить аудит из избы (Д. Карапетян, "Расчет", N 11, ноябрь 2008 г.)

Не выносить аудит из избы

Несмотря на финансовый кризис и вызванную им необходимость снижения издержек, большинство коммерческих организаций по-прежнему активно внедряют у себя отделы внутреннего аудита. Рецессия в состоянии только приостановить этот процесс на время, и то не всегда. Ведь подобный контроль позволяет выявить и устранить лишние центры расходов в компании за счет оптимизации процессов. А это - одна из первоочередных задач во время кризиса. О том, как устроить работу службы внутреннего аудита, было рассказано на практической конференции, организованной компанией B2B MEDIA.

Зоркое око

Уже давно канули в лету те времена, когда в роли руководителя и собственника выступало одно лицо. Теперь владелец бизнеса может себе позволить себе заниматься своими делами, поставив во главе организации наемного управляющего. Последний обязан досконально и во всех подробностях представлять себе полную картину состояния дел в организации.

В то же время за назначенным руководством нужен глаз да глаз. Чтобы быть уверенными в правильности представляемой администраторами финансовой отчетности, многие собственники создают отделы внутреннего контроля, деятельность которых и заключается в проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Между тем держать у себя в штате аудиторов - удовольствие не из дешевых. Позволить себе такую роскошь могут только крупные компании - например, это целесообразно для организаций, имеющих филиальную сеть. Такие контролеры частенько наведываются в представительства с целью выявления нарушений. Остальные компании вынуждены прибегать к услугам внешних ревизоров.

И жнец, и швец, и на дуде игрец

Если компания собирается создать на предприятии ревизионный отдел, то необходимо помнить, что организация, цели, роль и функции внутреннего аудита определяются руководством или собственником компании в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, а также объемов финансово-экономической деятельности.

Итак, аудит призван обеспечить:

- эффективную работу предприятия, включая повышение рентабельности и предотвращение убытков;

- соблюдение каждым работником предприятия политики руководства;

- сохранность имущества.

Безусловно, что структура службы внутреннего аудита во многом зависит от направления деятельности компании и ее масштабов. Такие отделы могут быть представлены небольшим количеством сотрудников или же включать в себя множество подразделений. Конечно, такие специалисты должны иметь образование, соответствующее их деятельности.

Подбирать сотрудников для службы внутреннего аудита необходимо на основе принципов командной работы. Аудиторы просто обязаны обеспечивать качественный результат своей деятельности. В отделе должны присутствовать и экономисты, и бухгалтеры и, если того требует специфика бизнеса, эксперты в области коммерции, технологии и производства. Например, фирмам, занимающимся транспортными перевозками, желательно иметь среди работников службы внутреннего аудита специалиста в области логистики, в нефтяной компании - экспертов в области бурения, добычи, переработки и т.д.

Как правило, состав аудиторского подразделения выглядит следующим образом. Во главе - руководитель, в обязанности которого входит составление плана-графика проверок, определение состава проверяющих, подготовка аудиторского заключения, отчетов, в том числе и о проделанной работе, составление методических материалов, проведение разъяснительных семинаров и т.д. Кроме того, в составе службы следует иметь специалиста по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов, а также по налогообложению, правовым и финансовым вопросам.

Сказать, что в области внутреннего аудита наблюдается кадровый голод, конечно, нельзя, но определенные трудности при подборе персонала у компаний все же возникают. Зачастую отделы внутреннего аудита пополняются за счет сотрудников из других подразделений. Стабильным спросом пользуются бывшие аудиторы "большой четверки", а также работники Минфина России. Последние охотно пробуют свои силы в этой области. Что касается внутренних аудиторов других предприятий, то спрос на таковых несущественен. Утверждение "молодым везде дорога" на данный момент также не соответствует действительности, что подтверждает статистика, изображенная диаграмме. Молодые аттестованные бухгалтеры и аудиторы (выпускники ВУЗов), как правило, устраиваются на работу по совету знакомых или же по распределению на практику.

Возможны вариации

Схемы взаимодействия службы внутреннего аудита с другими отделами различаются в зависимости от специализации и структуры предприятия. Где-то контролеры подчиняются генеральному директору, в некоторых организациях - напрямую совету директоров.

Анна Андреева, Вице-президент по финансам "Geopromining", в ходе своего выступления на конференции рассмотрела один из вариантов организации взаимодействия менеджмента и службы внутреннего аудита (см. схему).

Процедура работы с аудиторскими рекомендациями, а также используемые форматы документов должны быть формализованы. Менеджмент необходимо проинформировать надлежащим образом о процессах работы и взаимодействия после окончания проверки. В то время как ожидания участников процесса должны быть согласованы. Среди управленцев должен быть проведен тренинг или разъяснительная работа. В отдельных случаях руководитель службы внутреннего аудита может не требовать плана действий, если факт выполнения рекомендаций подтверждается.

Тонкая грань понимания

Возникновение в организации отделов внутреннего контроля порой воспринимается персоналом в штыки. Сотрудникам кажется, что присматривать за ними незачем. Приходя с проверкой, аудиторы раз за разом вынуждены объяснять, что их появление обусловлено директивой сверху. Кроме того, сотрудники отрицательно относятся ко всем мероприятиям, нововведениям, направленным на снижение рисков и при этом способствующим усилению контроля за ними.

Бухгалтерские службы зачастую тоже занимают подобную позицию. В то же время как раз для специалистов учета внутренний аудит - хорошее подспорье, позволяющее отладить систему учета, устранить пробелы, узнать о новых менее рискованных или более эффективных вариантах оптимизации налогообложения. Обычно внешняя аудиторская проверка воспринимается как страшный сон: пришли ревизоры, потребовали в минимальные сроки максимальный объем информации и документов, все раскритиковали, составили заключение с почти невыполнимыми рекомендациями. Если же подобный контроль будет осуществляться методично, с утвержденной периодичностью, то работникам учета удастся избежать треволнений.

Предприимчивость города берет

На какие только хитрости не идут работники, чтобы оставить в дураках свое начальство! Примеров тому множество. Вот один из них. Крупный энергетический холдинг принял решение сократить штат сотрудников, чтобы уменьшить фонд оплаты труда компании. По прошествии некоторого времени, проанализировав информацию, аудиторы предприятия пришли к выводу, что уровень выплачиваемой заработной платы не уменьшился. Придя с проверкой на одно из линейных подразделений организации, контролеры обнаружили, что часть персонала (уборщицы) этого филиала была переведена на созданную специально по этому случаю клиринговую фирму. Таким образом, директор филиала хотел решить проблему сокращения штата. Данная ситуация показывает, к чему может привести отсутствие службы внутреннего аудита на предприятии. В любом случае, организовывать или нет такой отдел - решать только владельцам бизнеса.

Д. Карапетян

            Организация процесса внутреннего аудита на предприятии.

  Выполнение ------ Обсуждение результатов аудита ------ Разработка управляющим

    аудита             и выявленных проблем                  плана действий

                       |                                          |

                       |                               Анализ аудитором плана

                       |                              действий на адекватность,

                       |                                   сроки и т.п.

                       |                                          |

                       |                                          

                       |                                 Выдача рекомендаций

                       |                             менеджменту. Ранжирование

                       |                             рекомендаций в зависимости

                    да |                                    от проблем

                       |                                          |

                       |                                          

Конец  ---- Пробел в контроле  ------- Тестирование ---- Выполнение плана

       нет      обнаружен?               контроля             действий

Около 2/3 руководителей служб внутреннего аудита российских организаций подчинены президенту, генеральному или финансовому директору и лишь 37% подотчетны совету директоров компании.

На базе каких сотрудников основывается служба внутреннего аудита?

10% - молодые аттестованные бухгалтера и аудиторы (выпускники ВУЗов)

25% - представители Минфина России и аудиторских компаний "большой четверки"

25% - внутренние аудиторы из других организаций

40% - работники других отделов предприятия

"Расчет", N 11, ноябрь 2008 г.