Приложение N 1. Требования по унификации текстов справки, акта, заключения и к написанию названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, должностей, единиц времени, чисел, знаков при составлении и оформлении справки, акта и заключения

Информация об изменениях:

Приказом Казначейства России от 11 ноября 2008 г. N 308 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

к Методическим рекомендациям

по оформлению результатов проверок

деятельности структурных

центрального аппарата

Федерального казначейства

и территориальных органов

Федерального казначейства

(с изменениями от 22 мая, 11 ноября 2008 г.)

I. Требования по унификации текстов справки, акта, заключения

Основу содержания справки, акта и заключения составляет текст.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную точно, ясно и по возможности кратко.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, исключением образных слов и выражений, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов.

Ясность текста определяется прежде всего четкостью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и корректностью формулировок.

Лаконичность (краткость) текста должна достигаться экономным использованием языковых средств, исключением слов и выражений, не несущих дополнительного смысла. Необходимо исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности. Проверяющие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении ясных и полных ответов на все вопросы программы по проверяемому направлению деятельности.

В тексте должна использоваться форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: "проверка установила" или "проверка показала".

В тексте допускается сокращение, принятое в конкретном документе. В этом случае после первого упоминания полного написания словосочетания в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры.

В тексте не допускается включение различного рода выводов, предложений и фактов, не подтвержденных документами, сведений из материалов правоохранительных и контрольных органов, ссылок на показания, данные следственным органам.

В тексте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц субъекта проверки, квалификация их поступков, намерений и т.п.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные и нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены субъектом проверки, в чем выразились нарушения.

Информация должна быть изложена в соответствии с понятиями и терминами, применяемыми в законодательстве Российской Федерации, нормативных правовых актах Минфина России, Федерального казначейства и др. Названия описываемых форм, счетов и т.д. должны соответствовать названиям, указанным в нормативных документах.

В тексте должно быть единообразие в написании имен, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например Иванов В.И., то она в дальнейшем должна писаться так же. Не допускается чередовать в документе сокращение и полную форму.

Нельзя в пределах одного документа сокращать слово по-разному.

Нельзя перегружать справку текстом, который не относится к вопросам программы проверки.

II. Требования к написанию названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, должностей, единиц времени, чисел, знаков при составлении и оформлении справки, акта и заключения

Написание названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, должностей, единиц времени, чисел, знаков и т.д. должно соответствовать единым стандартам, применяемым при составлении и оформлении документов.

Названия федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств) установлены Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004 N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти".

В наименованиях федеральных органов исполнительной власти с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

Допускается использование сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти определен соответствующим распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации.

В тексте не допускается употребления сокращения РФ в место слов Российская Федерация.

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, его структура, порядок его формирования определяются конституцией (уставом) и законами субъекта Российской Федерации с учетом исторических, национальных и иных традиций субъекта Российской Федерации.

В названиях исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации с прописной буквы пишутся слова "Правительство", "Кабинет Министров".

Слово "Администрация" в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации может иметь написание как со строчной, так и с прописной буквы.

Наименование должности высшего должностного лица субъекта Российской Федерации устанавливается конституцией (уставом) субъекта Российской Федерации с учетом исторических, национальных и иных традиций.

Год при указании даты имеет различное написание.

При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: в 2004 году; отчет за 2004 год; смета на 2004 год. Год пишется без наращения падежного окончания: в 2004 году, но не в 2004-м году.

Слова "год" и "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Годы, указывающие начало и окончание периода времени, имеют следующее написание: с 1985 по 1991 год; в 2003-2004 годах; в 1996-2002 годах; в июле 1999 - марте 2000 гг.

Полугодие в тексте пишется словом полностью, например: во втором полугодии 2004 г.; первое полугодие 2004 г.

Квартал традиционно обозначается римской цифрой, например: в I квартале 2004 г.; в III-IV кварталах 2004 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале, но не: в I-м квартале.

Месяцы при цифровом способе представления дат записываются цифрами от 01 до 12. При словесном обозначении месяцы пишутся: в июле 2004 г., но: за 8 месяцев 2004 года; в июле-августе 2004 г.; в июле 2003 - марте 2004 гг.

Для написания чисел используются следующие формы: буквенная, цифровая, буквенно-цифровая.

Буквенная форма многозначных чисел рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом.

Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом.

Для написания многозначных чисел цифровая форма является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами по три цифры (справа налево), например: 34 768; 245 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в обозначениях нормативных документов: N 92965.

Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением "тыс.", "млн.", "млрд.". Это правило распространяется на сочетания крупных круглых чисел с обозначением единиц физических величин, денежных единиц: 200 тыс. рублей.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, рекомендуется писать в тексте, используя буквенно-цифровую форму (5 тыс. рублей; 1 млн. рублей; 185,3 тыс. рублей; 151,2 тыс. долларов США; 105 руб. 24 коп.).

Знаки номера, процентов ставятся только при цифрах к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда числа пишутся в буквенной форме, знаки номера, процентов и т.п. также пишутся словами.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5.

Знаки N, % и т.д. при нескольких числах не удваиваются и ставятся только один раз, например: 50, 60 и 70%, а не 50%, 60%, 70%.

Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаются применять только в формулах; в тексте их необходимо передавать словами (равно, меньше, больше, плюс, минус).

Не рекомендуется отрывать знаки номера, процентов, от соответствующих цифр (при переносах).