Приложение N 16. Порядок раскладки, хранения и изъятия адресных листков

Приложение N 16
к Административному регламенту

Порядок
раскладки, хранения и изъятия адресных листков

1. Адресные листки подбираются и раскладываются в адресно-справочные учеты в алфавитном порядке.

2. Адресные листки на лиц, фамилии которых начинаются с одинаковой буквы, подбираются, соответственно, по алфавиту на вторую букву фамилии, затем на третью и так далее.

Например: Злотников, Багданов, Балеев, Бобкин, Биктагиров, Гаврильчик, Галеев, Горюнова, Елин, Кааба, Кабаков, Махмутов, Кириллов, Михайлова, Миролюбов, Савосина, Сагдеев, Середин, Палаткин, Пастущук, Чебыкин, Шилова и т.д.

3. Адресные листки с одинаковыми фамилиями раскладываются в картотеку в последовательном порядке с соблюдением алфавита по именам и отчествам.

     Например:

         Мартынов Олег Антонович;

              Мартынов Олег Афанасьевич;

              Мартынов Олег Васильевич.

4. При совпадении фамилий, имен и отчеств адресные листки раскладываются по годам рождения, а затем в алфавитном порядке по городам, районам и населенным пунктам места рождения.

Например:

Андрианычев Александр Владимирович, 1926 г. р., уроженец г. Казани

Андрианычев Александр Владимирович, 1923 г. р., уроженец г. Калинина

Андрианычев Александр Владимирович, 1923 г. р., уроженец г. Красногорска, Московской области.

5. Адресные листки на лиц, имеющих двойные фамилии, должны находиться в двух местах, и при раскладке каждый раз принимается во внимание только первая фамилия.

Например: Кириллов-Миролюбов и Миролюбов-Кириллов.

6. Адресные листки с фамилиями, сходными по написанию и произношению, раскладываются вместе.

Например: Чайкин - Гайкин, Щевелев - Шевелев, Фоменко - Хоменко.

При объединении таких фамилий меньшее количество листков присоединяется к большему, а в картотеку вкладываются указатели, какие фамилии куда присоединены.

7. Объединение адресных листков производится только с разрешения начальника подразделения АСР.

8. При раскладке адресных листков и в работе с картотекой следует руководствоваться следующими правилами:

а) Удвоенные гласные и согласные буквы считать за одну.

Например: Апполонов - Аполонов, Тийк - Тик;

б) Вторая и третья буквы "е" в первом слоге фамилии подкладываются как "и".

Например: Семенов - Сименов, Кретов - Критов, Челидзе - Чилидзе;

в) Адресные листки с фамилиями, имеющими начальную букву "о", а также в первом или втором слоге "о", подкладываются как буква "а".

Например: Орехов - Арехов, Собинов - Савинов, Ваношин - Вана'шин, Иоан - Иан;

г) "И" краткое ("й") подаладывается как "и" простое.

Например: Йооритс - Иаритс, Майоров - Маиоров;

д) Буква "э" как первоначальная, так и последующая в фамилиях, именах и отчествах подкладывается как буква "е".

Например: Эндла - Ендла, Эрнест Элеонора - Ернест Елеонора;

е) Фамилии с окончанием "ов" подкладываются как "ев" лишь после шипящих.

Например: Щипачов - Щипачев, Балашов - Балашев, но Грибанов, Петухов подкладьваются без изменений;

ж) Фамилии с приставками тер-, шах-, де - объединяются.

Например: Шах Назаров - Шахназаров, Тер Окопян - Теракапян, Де Валье - Девалье;

з) В китайских, корейских, вьетнамских фамилиях разделение во внимание не принимается.

Например: Дун Ки-ан, Дункиан, Чон До-ин - Чондоин, Фунг Ван Кунг - Фунгванкунг, Нгуен Доа - Нгуендоа, Кан Хи Вон - Канхивон;

и) В иранских фамилиях приставки: сын, дочь, оглы во внимание не принимаются.

Например: Заде дочь Башира; фамилия Башир, имя Заде;

к) Испанские фамилии раскладываются в следующем порядке: первое слово как фамилия, последнее - имя.

Например: Родригес Сабатель Эсэкиель будет Радригес Есекиель, при этом "Сабатель" во внимание не принимается.

л) На все другие иностранные фамилии адресные листки раскладываются по двум первым словам.

Например: Юсеф-Наср Эль Дин Махамед Ахмед, фамилия - Юсеф, имя - Наср, при этом остальное во внимание не принимается.

9. В случаях поступления листков прибытия на граждан, когда на них имеются в картотеке листки прибытия с другим адресом, последние изымаются лишь после установления причин непоступления листков убытия. При необходимости запрашивается структурное подразделение территориального органа ФМС России, на территории которого должно быть оформлено снятие с регистрационного учета.