Приложение. Положение об Отделе обеспечения сохранности и автоматизированного государственного учета в Управлении организации архивных услуг

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от 31 марта 2010 г. N 28

Положение
об Отделе обеспечения сохранности и автоматизированного государственного учета в Управлении организации архивных услуг

1. Общие положения

1.1. Отдел обеспечения сохранности и автоматизированного государственного учета (далее - Отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.01.2010 N 1 "О внесении изменения в структуру и введении штатного расписания центрального аппарата Росархива на 2010 год" входит в состав Управления организации архивных услуг Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно начальнику Управления организации архивных услуг.

1.4. Отдел курирует заместитель руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей между руководством Росархива.

2. Задачи Отдела

2.1. Обеспечение участия Росархива в разработке предложений к основным направлениям государственной политики в области организации хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, информатизации архивного дела, а также реализации государственной политики по указанным направлениям архивного дела.

2.2. Оказание организационно-методической помощи федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам по профильным Отделу направлениям деятельности.

2.3. Организация централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук.

2.4. Контроль за временным вывозом за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Изучение, обобщение и распространение положительного отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий, внедрение в практику работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, передовых форм и методов работы по профильным Отделу направлениям деятельности.

3. Функции Отдела

3.1. Готовит предложения к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации федеральных целевых программ, а также разработки и выполнении перспективных и текущих планов деятельности Росархива по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.3. Анализирует состояние работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по профильным Отделу направлениям деятельности, вносит предложения по ее совершенствованию.

3.4. Принимает участие в рассмотрении проектов планов работы федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, отчетов об их выполнении по профильным Отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения; рассматривает совместно с другими структурными подразделениями Росархива проекты уставов подведомственных ему федеральных государственных учреждений, участвует в составлении отчетов об использовании ассигнований на выполнение федеральных целевых программ.

3.5. Участвует совместно с другими структурными подразделениями Росархива в комплексных проверках подведомственных ему федеральных государственных учреждений и организует тематические проверки по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.6. Организует и координирует работу федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по организации хранения и учету архивных документов в части проверки наличия и состояния документов, проведения комплекса работ с уникальными и особо ценными документами, определения состава и объема документов, подлежащих реставрационной и консервационно-профилактической обработке, подшивке и переплету, страховому копированию, контроля за качеством и сроками проведения этих работ; в области информатизации архивного дела, создания и ведения в автоматизированном режиме справочно-поисковых средств к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам.

3.7. Организует работу по централизованному хранению страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.8. Ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук.

3.9. Организует ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.10. Участвует в разработке основных направлений и тематики научно-исследовательской и методической работы по профильным Отделу вопросам; рассматривает и дает заключения на проекты национальных стандартов в области архивного дела, организационно-методических документов, промежуточные и итоговые результаты научных исследований по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, организует их внедрение.

3.11. Осуществляет координацию деятельности федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, по мобилизационной подготовке.

3.12. Готовит для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключения о возможности временного вывоза за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации, контролирует своевременность их возврата.

3.13. Оказывает помощь федеральным государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в совершенствовании организации и методики их работы по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.14. Принимает участие в определении номенклатуры платных работ и услуг, оказываемых подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями, юридическим и физическим лицам по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.15. Подготавливает предложения и участвует в установленном порядке в проведении работы по совершенствованию сети и структуры федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, решении вопросов распределения архивных фондов между ними.

3.16. Принимает участие совместно с другими структурными подразделениями Росархива в распределении и перераспределении между подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.17. Совместно с Отделом финансово-экономической работы и организации государственных закупок участвует в решении проблем безопасности и технического оснащения федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву.

3.18. Совместно с Отделом комплектования и документационного обеспечения управления участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.19. Участвует в подготовке и проведении научных конференций, совещаний и семинаров, заседаний научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.20. Вносит на рассмотрение коллегий Росархива и Минкультуры России вопросы, относящиеся к компетенции Отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению.

3.21. Координирует деятельность Центра информационных технологий Росархива.

3.22. Организует работу:

Экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям Росархива;

Комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в федеральных государственных архивах.

3.23. Принимает участие в разработке проектов программ, учебных планов, методических документов по повышению деловой квалификации работников федеральных государственных учреждений, подведомственных Росархиву, и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, в организации и проведении стажировок, других мероприятий по повышению квалификации по вопросам, входящих в компетенцию Отдела.

3.24. Изучает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений России и зарубежных архивов, внедряет рациональные формы и методы работы по профильным Отделу направлениям деятельности.

3.25. Готовит и оперативно предоставляет информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям.

3.26. Участвует в установленном порядке в осуществлении международных связей Росархива, в том числе в подготовке проектов договоров по международному сотрудничеству по вопросам, входящим в компетенцию Отдела; готовит материалы по профильным вопросам в связи с участием Росархива в работе международных организаций по архивному делу.

3.27. Подготавливает предложения к проектам планов работы и командировок Федерального архивного агентства.

3.28. Принимает участие совместно с Отделом государственной службы, кадров и наград в подборе кадров Отдела.

3.29. Консультирует работников аппарата Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по профильным Отделу направлениям, принимает меры к устранению недостатков.

4. Права Отдела

Отделу предоставляется право по поручению и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.4. Привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, входящих в компетенцию Отдела, отнесенных к сфере деятельности Росархива, научные и иные организации, ученых и специалистов.

4.5. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.6. Подготавливать в установленном порядке указания, рекомендации подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.7. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

5. Организация работы Отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления организации архивных услуг - начальник Отдела обеспечения сохранности и автоматизированного государственного учета (далее - начальник Отдела), назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации архивных услуг с обсуждением на коллегии Росархива.

5.2. Начальник Отдела в пределах своей компетенции:

организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников Отдела, возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, направлении на повышение квалификации;

распределяет обязанности между своим заместителем и работниками Отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива и поручениями руководителя Росархива или заместителей руководителя, а также начальником Управления организации архивных услуг.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, подведомственными ему федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых Отделом работ.

Работники Отдела назначаются на должность приказом руководителя Росархива по представлению начальника Отдела и согласованию с начальником Управления организации архивных услуг и заместителем руководителя Росархива - куратора Отдела.

5.6. Служебная деятельность работников Отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, настоящим Положением и должностными регламентами.