Вопрос: Наша организация (общество с ограниченной ответственностью) работает уже больше десяти лет. Скопилось очень много документов. Подскажите, пожалуйста, сколько времени их хранить? ("Упрощенка", N 10, октябрь 2008 г.)

Наша организация (общество с ограниченной ответственностью) работает уже больше десяти лет. Скопилось очень много документов. Подскажите, пожалуйста, сколько времени их хранить?

Сроки хранения зависят от вида документов. Например, согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ для бухгалтерских документов они регламентируются архивным законодательством и составляют не менее пяти лет. Речь идет о "первичке", регистрах и отчетности. Более конкретные сроки указаны в разделе 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Перечень утвержден руководителем Федеральной архивной службы РФ 6 октября 2000 года.

В Налоговом кодексе тоже есть соответствующие положения. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для расчета налогов, а также подтверждающие доходы, расходы и уплаченные налоги, должны оставаться у налогоплательщика четыре года. Заметим, что доходы и расходы подтверждают именно первичные учетные документы, а для них, как мы только что сказали, существует другой срок хранения. Понятно, разделить бумаги на бухгалтерские и налоговые скорее всего не удастся, поэтому все документы советуем беречь пять лет. Если, конечно, законодательством не предусмотрен более длительный срок.

Кроме бухгалтерских и налоговых документов общество с ограниченной ответственностью должно хранить (ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ):

- учредительные документы, а также их зарегистрированные изменения и дополнения;

- протоколы собраний учредителей с решениями, относящимися к созданию общества и утверждению денежной оценки вкладов в уставный капитал, выраженных в натуральной форме;

- свидетельство о государственной регистрации общества;

- документы о правах на имущество, находящееся на балансе;

- внутренние документы;

- положения о филиалах и представительствах;

- документы, связанные с эмиссией облигаций и других ценных бумаг;

- протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии;

- списки аффилированных лиц;

- заключения ревизионной комиссии (ревизора), аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- прочие документы, требуемые федеральными законами и другими правовыми актами РФ, уставом общества, внутренними распоряжениями, решениями общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов.

Сроки хранения по данной группе указаны в пункте 1 Перечня типовых управленческих документов.

1 октября 2008 г.

"Упрощенка", N 10, октябрь 2008 г.